03 Overdrachtsdocument gemeenteraad Venray 2018-2022

Inhoud 1

Inleiding ...................................................................................................................... 2 Aanleiding ....................................................................................................................... 2 Basis voor het overdrachtsdocument ................................................................................... 2 Opbouw document ............................................................................................................ 2 Follow-up ........................................................................................................................ 2

2

De Venrayse werkwijze toegelicht ................................................................................... 4 Besluitvormingstraject ...................................................................................................... 4 Agendavorming ................................................................................................................ 4 Presidium ........................................................................................................................ 5 Seniorenconvent .............................................................................................................. 5 Werkgeverscommissie ....................................................................................................... 5 Rekenkamer .................................................................................................................... 5 Overige werkvormen en werkgroepen ................................................................................. 5

3

Vergaderstructuur en werkvormen .................................................................................. 6 Raadsavonden en Teams-meetings ..................................................................................... 6 Commissies ..................................................................................................................... 8 Gemeenteraad ................................................................................................................. 9 Presidium ....................................................................................................................... 10 Werkgeverscommissie ...................................................................................................... 11 Rekenkamer ................................................................................................................... 12 Raadswerkgroepen .......................................................................................................... 12

4

Informatievoorziening .................................................................................................. 16

5

Wisselwerking en omgangsvormen ................................................................................ 17

6

Startprogramma gemeenteraad 2022-2026 .................................................................... 18

7

Ondersteuning van de gemeenteraad: de Griffie .............................................................. 19

8

Reglementen en verordeningen ..................................................................................... 20

9

Bijlage ....................................................................................................................... 21

1

1

Inleiding

Aanleiding Op 16 maart 2022 zijn de gemeenteraadsverkiezingen. Op 30 maart worden de gekozen leden van de gemeenteraad 2022-2026 geïnstalleerd. In 2018 is aan de gemeenteraad het overdrachtsdocument gemeenteraad 2014-2018 aangeboden. Dit overdrachtsdocument richt zich vooral op de werkwijze van de raad en commissies en het functioneren van de diverse gremia als raad, commissies, presidium en werkgroepen. Tijdens de tweedaagse heisessie van de raad in juni 2018 is het overdrachtsdocument besproken, alle adviezen zijn besproken en de raad heeft bepaald hoe de adviezen worden opgevolgd. Dit is beschreven in de ontwikkelagenda gemeenteraad 2018-2022. Deze ontwikkelagenda is jaarlijks aan de orde gesteld tijdens de heisessies en tussentijds in het presidium. Door de raad is uitgesproken dat ook voor de gemeenteraad van 20222026 een overdrachtsdocument wordt opgesteld. De insteek is om op basis van de ervaring van de lopende raadsperiode te evalueren en een aantal adviezen en suggesties mee te geven. Het betreft zaken die beter kunnen maar ook zaken die juist vastgehouden moeten worden. Basis voor het overdrachtsdocument Basis voor dit overdrachtsdocument vormt de ontwikkelagenda gemeenteraad 20182022. In 2020 is een enquête gehouden onder raads- en commissieleden over thema’s uit de ontwikkelagenda. De opbrengst daarvan is met de raad besproken tijdens een heisessie in juli 2021.

Het presidium heeft vervolgens conclusies vastgesteld die zijn neergelegd in dit document. Daarnaast is op andere momenten en in andere gremia ook gesproken over een stukje overdracht naar de nieuwe gemeenteraad. Zo heeft de raadswerkgroep burgercontacten een concreet advies geformuleerd over raadscommunicatie. Ook wordt met dit overdrachtsdocument een stuk inhoudelijke overdracht aangeboden. Vanuit de ambtelijke organisatie zijn stukjes thematische overdracht opgesteld. Bij wijze van experiment is de opzet van deze losse documenten vormvrij gelaten. De verschillende inhoudelijke documenten vormen bijlagen bij dit overdrachtsdocument. Aan de nieuwe gemeenteraad wordt separaat ook een overdrachtsdocument van het college van B&W aangeboden. Opbouw document In dit overdrachtsdocument wordt eerst de Venrayse werkwijze geschetst. Hierin worden de verschillende gremia en werkvormen beschreven die er zijn. Daarna wordt de opbrengst van de besprekingen in de raad en het presidium uiteengezet. Op basis van deze gegevens en gesprekken wordt een aantal adviezen geformuleerd. Deze worden verdeeld in de volgende thema’s: - Vergaderstructuur en werkvormen; - Informatievoorziening; - Wisselwerking en omgangsvormen; - Startprogramma raad 2022-2026; - Ondersteuning van de gemeenteraad: de griffie; - Reglementen en verordeningen. Inhoudelijke overdracht op thema’s is opgenomen in de bijlage.

Follow-up Het is aan de nieuwe leden van de gemeenteraad welke suggesties en adviezen worden overgenomen. 2

Geadviseerd wordt dit overdrachtsdocument direct na de verkiezingen bij de hand te houden, het kan ook input vormen voor de coalitie-onderhandelingen. Daarnaast wordt voorgesteld dit overdrachtsdocument te bespreken in een van de eerste presidiumvergaderingen van de raadsperiode 2022-2026 én tijdens de tweedaagse heisessie op 17 en 18 juni 2022. Het presidium of de raad kan de griffie de opdracht geven één en ander verder uit te werken of te implementeren.

3

2

De Venrayse werkwijze toegelicht

Besluitvormingstraject Het besluitvormingstraject wordt getypeerd als het ‘commissiestelsel’. De Venrayse vergaderstructuur kent een drietal raadscommissies ofwel commissies van advies (Wonen, Werken & Besturen en Leven). De commissies verzamelen informatie beeldvorming) en brengen advies uit aan de gemeenteraad (uitwisseling van standpunten, oordeelvorming). Daarnaast bespreken de commissies ook onderwerpen binnen hun werkveld met het college. Beeldvorming (presentaties en vragen stellen) vindt plaats tijdens het Sprekersplein. Het Sprekersplein kent twee onderdelen: inspraak door inwoners en presentaties door ambtenaren over onderwerpen die later op de agenda van commissie en raad komen. Het Sprekersplein vindt plaats in de week voorafgaand aan de commissievergaderingen. De adviezen van de commissie over raadsvoorstellen zijn input voor de agendavorming van de raad. Tijdens de raadsvergadering vindt besluitvorming plaats. Agendavorming De agenda’s van de commissies komen tot stand in overleg tussen de griffie en commissievoorzitters. Op basis van raadsvoorstellen die zijn voorbereid door het college en aangeboden informatie bepaalt dit agenda-overleg welke onderwerpen aan bod komen en welke ambtenaren en eventueel externen worden uitgenodigd. De concept agenda van de raad wordt besproken en bepaald in het presidium.

Nadat de raadscommissies hun adviezen hebben uitgebracht over de behandelwijze in de raad stelt het presidium de concept agenda op.

4

Presidium Het presidium heeft naast het vaststellen van de concept agenda van de raad ook als taak het bevorderen van dualisme en het voorbereiden en afdoen van: - regels ten behoeve van de griffie; - raadsvoorstellen over de werkwijze van de raad en/of vanwege de raad ingestelde bestuursorganen; - planning van de raad; - overige door de raad aan te geven werkzaamheden. Seniorenconvent Het seniorenconvent is een overleg voor het verstrekken van informatie van de burgemeester of het college over aangelegenheden die vanwege vertrouwelijkheid, voorlopigheid of anderszins niet openbaar gemaakt kan worden. Tevens kan informatie over aangelegenheden van de fractievoorzitters met de burgemeester gedeeld worden. Werkgeverscommissie De werkgeverscommissie oefent namens de raad het werkgeverschap uit ten aanzien van de griffier en de griffiemedewerkers. Daarbij heeft de commissie de bevoegdheid tot voorbereiding en uitvoering van tot het werkgeverschap van de raad behorende besluiten en regelingen. Auditcommissie De auditcommissie vormt aanspreekpunt en gesprekspartner van de accountant en adviseert de raad over onder meer zaken rond de controle van de jaarrekening. Rekenkamer De rekenkamer voert onderzoek uit naar de effecten van het gemeentelijk beleid en naar de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid.

De rekenkamer ondersteunt de gemeenteraad hiermee bij de uitoefening van zijn controlerende rol. Overige werkvormen en werkgroepen Naast de raadscommissies vinden ook raadsavonden en werkbezoeken plaats. Doel kan zijn informatie verzamelen, vroegtijdig betrokken worden als raad bij de totstandkoming van beleid en kaders meegeven of weten wat er speelt. Voor bepaalde projecten en terugkerende thema’s kan de raad werkgroepen oprichten. In een werkgroep neemt meestal één vertegenwoordiger per fractie zitting. Momenteel zijn een drietal raadswerkgroepen actief: burgercontacten, inclusie-agenda en Omgevingswet. De werkgroep burgercontacten is doorlopend op zoek naar het vergroten van de betrokkenheid van inwoners bij de politiek. De werkgroep Omgevingswet is nauw betrokken bij alle stappen die gezet worden bij het invoeringstraject van de Omgevingswet. De werkgroep inclusie-agenda houdt zich bezig met de totstandkoming van de inclusie-agenda. De werkgroepen burgercontacten en omgevingswet waren reeds actief in de raadsperiode 2014-2018 en de werkgroep inclusie-agenda is opgericht in 2020. Naast Venrayse raadswerkgroepen bestaan er ook enkele regionale raadswerkgroepen die gericht zijn op de regionale samenwerking. Informatie daarover is buiten dit document gehouden en wordt in het startprogramma meegenomen.

5

3

Vergaderstructuur en werkvormen

In 2020 is een enquête uitgezet onder raads- en commissieleden, hierbij is gericht gevraagd naar de ervaringen met de bestaande besluitvormingscyclus, het werken via MS Teams en de informatievoorziening. De opbrengst van deze enquête is besproken tijdens de heisessie op 10 juli 2021. De uitspraken en conclusies die daar zijn verwoord zijn door het presidium bekrachtigd en vormen de basis voor dit overdrachtsdocument. In algemene zin en onder meer als gevolg van de maatregelen rond COVID-19 is een aantal zaken onderzocht en uitgewerkt: - digitale presentaties / webinars; - hybride bijeenkomsten; - instructie voor ambtenaren over de mogelijke vormen om de raad te informeren en betrekken. Raadsavonden en Teams-meetings Een raadsavond is een bijeenkomst voor raadsleden en commissieleden over een gemeentelijk beleidsonderwerp georganiseerd op verzoek van de raad en/of het college. De gemeente (raad/college) is verantwoordelijk voor de inhoud en de organisatie. Bijeenkomsten die door externe partijen georganiseerd worden zijn geen raadsavond. De raadsavond geeft invulling aan de wens van de raad om aan de voorkant betrokken te worden bij totstandkoming van beleid enerzijds en aan de wens van het college om de raad vroegtijdig te betrekken en mee te nemen bij ontwikkelingen. Het aantal raadsavonden is sterk toegenomen de afgelopen jaren.

In 2020 bleek uit de enquête dat het aantal raadsavonden als ‘precies goed’ werd ervaren, medio 2021 wordt het aantal raadsavonden als ‘te veel’ beoordeeld. Jaarlijks worden in de vergaderkalender 10 data gereserveerd voor raadsavonden. In de praktijk worden meer raadsavonden gehouden, omdat er meer verzoeken zijn dan beschikbare data. In 2019 en 2020 zijn er 13 raadsavonden geweest; in 2021 waren het er 26. Tijdens de heisessie van 2021 is opgehaald welke spelregels moeten gelden voor raadsavonden. De uitgangspunten: - Een raadsavond is niet politiek van aard en vindt in een besloten setting plaats. - Raadsleden en commissieleden worden uitgenodigd. - We moeten op zoek naar kaders betreffende de inhoud, urgentie/relevantie en opzet/invulling van raadsavonden. - Aandacht moet er zijn voor de opbrengst van een raadsavond; een korte samenvatting van wat de raadsavond heeft opgeleverd moet teruggekoppeld worden aan het einde van de raadsavond. De laatste 5 minuten van elke raadsavond worden hiervoor ingezet. - De donderdagavond is het vaste moment voor een raadsavond. - Jaarlijks vinden 10 raadsavonden plaats op vooraf geplande momenten. - Op 1 avond kunnen meerdere onderwerpen geagendeerd worden. In 2020 en 2021 moesten veel bijeenkomsten, waaronder raadsavonden, noodgedwongen in MS Teams worden gehouden.

De voor- en nadelen van deze werkwijze zijn tijdens de heisessie van 2021 besproken. De conclusie is dat Teams weliswaar niet ideaal is voor raadsavonden, maar mogelijk wel blijvend nut heeft voor bepaalde andere bijeenkomsten, zoals korte presentaties. In de tweede helft van 2021 en de eerste helft van 2022 zijn diverse onderwerpen toegelicht tijdens korte digitale Teams-sessies, zowel op initiatief van de raad als de ambtelijke organisatie. Daarmee is als vanzelf een nieuwe digitale werkvorm ontstaan. Deze werkvorm heeft nog geen structurele plek in de Venrayse werkwijze. 6

De griffie heeft, samen met de ambtelijke organisatie, alle mogelijkheden om de raad te informeren en betrekken op een rij gezet. In samenspraak met team communicatie is een handreiking voor ambtenaren opgesteld die hierop aansluit. In het verlengde hiervan heeft het presidium een advies opgesteld met kaders en richtlijnen voor de planning van de raad. De nieuwe digitale werkvorm is hierin meegenomen. Ook zijn er heldere regels opgenomen omtrent raadsavonden, zodat beter aangestuurd kan worden op een efficiënte en beheersbare planning. Het advies van het presidium is opgenomen in de bijlage 1. Advies: - Bespreek en herbevestig het overzicht van mogelijkheden om de raad te informeren en betrekken met de gestelde kaders en richtlijnen. - Geef de griffie opdracht om de inzet van de verschillende mogelijkheden doorlopend af te stemmen met de ambtelijke organisatie. - Evalueer de werkwijze jaarlijks en stel deze, indien nodig, bij.

Werkbezoeken De raad wordt op locatie geïnformeerd over een onderwerp middels werkbezoeken. Het aantal werkbezoeken is redelijk constant en ze worden positief gewaardeerd. De uitgangspunten: - Bij het plannen van een werkbezoek is de relevantie en inhoud helder. - Een werkbezoek is concreet en de toegevoegde waarde zit in het informeren op locatie. - In voorkomende gevallen kan een werkbezoek ook digitaal. - Per kwartaal worden maximaal 2 werkbezoeken gepland. Deze uitgangspunten zijn opgenomen in het genoemde overzicht bij raadsavonden. Advies aansluitend bij het advies bij raadsavonden: - Toets verzoeken op deze criteria in het presidium.

Sprekersplein In 2019 heeft de raad het Sprekersplein ingevoerd. Inspraak en presentaties zijn daarmee verplaatst van de (raad en) commissies naar een aparte avond in de week voorafgaand aan de commissies. Inspraak en de inhoud van de presentaties kan daarmee worden meegenomen in de voorbereiding van commissievergaderingen. De opzet maakt het laagdrempelig voor inwoners om in te spreken, daarbij stimuleert het de ontmoeting tussen inwoners en de raadsleden. Het Sprekersplein is een succes en past goed in de Venrayse werkwijze. Het wordt positief gewaardeerd door zowel de raad als door inwoners. De uitgangspunten: - Inspraak en presentaties blijven op dezelfde avond tijdens het sprekersplein. - Bij de presentaties wordt gekeken naar relevantie en urgentie. - Er zijn maximaal 2 presentaties per avond (tijdsduur 20 min.). - De inspraak (tijdsduur 7 min. per spreker) wordt na de presentaties gepland zodat inwoners en raadsleden elkaar na afloop ontmoeten en spreken. - Aanvang presentaties 19.00 uur, aanvang inspraak 20.00 uur. Advies: - Handhaaf het Sprekersplein in de huidige opzet in de raadzaal. - Evalueer het Sprekersplein tussentijds in 2024.

7

Commissies De commissies adviseren de gemeenteraad over een onderwerp of een voorstel binnen de in de verordening omschreven werkvelden. Bij raadsvoorstellen adviseert de commissie over de wijze van agenderen in de raad: wordt een voorstel een bespreekstuk of een hamerstuk. Er zijn discussies geweest over de rol van de commissies. De uitgangspunten: - Commissies zijn oordeelsvormend, beeldvorming vindt plaats voorafgaand aan de commissie, besluitvorming vindt plaats in de raad. - De bestaande vergaderstructuur blijft ongewijzigd. - De bestaande manier van vragen stellen (en deadlines) wordt gehandhaafd. - Technische vragen worden vooraf schriftelijk gesteld. - Verduidelijkende en politieke vragen worden tijdens de commissie gesteld met een maximum van 4 vragen per fractie. - Het aantal commissieleden is onbeperkt, wel worden beperkingen gesteld qua facilitering van ICT-middelen. - Voor de commissie Wonen moet worden nagedacht over de behandelwijze van bestemmingsplannen, ook in het licht van de komst van de Omgevingswet. In de verordening op de raadscommissies is vastgelegd hoe inhoudelijke onderwerpen (bijv. “Wmo”, “afval” of “duurzaamheid”) worden verdeeld over de commissies. Aan de hand daarvan worden raadsvoorstellen verdeeld over de agenda’s. Sinds de laatste actualisatie van de verordening (2015) zijn er onderwerpen veranderd, bijgekomen en weggevallen.

Bovendien is gaandeweg gebleken dat er soms onduidelijkheid is over waar sommige onderwerpen precies thuishoren. De commissievoorzitters hebben, samen met griffie, gekeken naar de verdeling in de verordening. Met het oog op een mogelijke actualisatie van de verordening hebben zij een advies opgesteld (bijlage volgt nog) voor herziening van de verdeling. Advies: - Actualiseer de verordening op de raadscommissies en herzie de verdeling van het werkveld van de commissies. - Bespreek de wijze waarop vragen gesteld kunnen worden en maak desgewenst nadere afspraken. - Onderzoek de mogelijkheden voor de behandelwijze van bestemmingsplannen / omgevingsplannen. - Neem in het startprogramma de Venrayse vergaderstructuur nadrukkelijk op voor startende raadsleden. - Bespreek jaarlijks tijdens een heisessie het functioneren van de commissies.

Auditcommissie De auditcommissie fungeert als aanspreekpunt voor de accountant bij het formuleren van kaders voor de controle-opdracht, is gesprekspartner van de accountant inzake de uitgevoerde accountantscontrole en adviseert de raad onder meer over speerpunten, het controleprotocol en de jaarrekening. De auditcommissie heeft een ontwikkeling doorgemaakt en heeft periodiek gesproken over de planning & control cyclus in brede zin, de ontwikkeling van planning & control documenten en de procedures daaromtrent. De auditcommissie adviseert het presidium en de raad gevraagd en ongevraagd. De uitgangspunten: - De auditcommissie vergadert 4 maal per jaar waarvan 2 maal met de accountant. - De leden van de auditcommissie hebben kennis van of interesse in gemeentefinanciën. Minder van belang is dat elke fractie uit de gemeenteraad vertegenwoordigd is in de auditcommissie. 8

-

Gezien het specifieke karakter van de auditcommissie is het van belang dat de leden een stuk inhoudelijke verdieping wordt aangeboden. De auditcommissie adviseert en het presidium gaat over de procedures rond planning & control documenten.

Het presidium heeft met de rekenkamer gesproken over de opvolging en monitoring van rekenkameronderzoeken. Beiden zien mogelijkheden om de auditcommissie hierin een rol te laten vervullen. De auditcommissie kan periodiek inventariseren op welke wijze invulling is gegeven aan de aanbevelingen die door de raad zijn overgenomen. Input hiervoor zal primair komen van het college en de griffie. Advies: - Herzie het reglement op de auditcommissie en neem daarbij specifiek de samenstelling en taken van de commissie onder de loep. - Bespreek of het volgen van de uitwerking van rekenkamerrapporten kan worden ondergebracht bij de auditcommissie. - Biedt bij aanvang van de raadsperiode een training op maat aan voor de leden van de auditcommissie. Gemeenteraad Het presidium bepaalt de agenda van raadsvergaderingen en evalueert het verloop ervan. Op basis hiervan wordt continue gewerkt aan ontwikkeling en verbetering. Afspraken worden gemaakt over aanpak en procedures. Voorzitters gemeenteraad en commissies Bij aanvang van de raadsperiode 2018-2022 zijn de voorzitters van de commissies en de plaatsvervangend voorzitters van de raad en de commissies benoemd. In september 2018 is een eerste voorzittersbijeenkomst georganiseerd met als doel afstemming van een uniforme werkwijze.

Insteek was dat eenmaal per half jaar dit voorzittersoverleg te herhalen om afspraken te kunnen maken, casussen te kunnen bespreken en van elkaar te kunnen leren. Door omstandigheden en wisselingen heeft dit overleg niet meer plaatsgevonden. Advies: - Organiseer in september 2022 een startbijeenkomst van het voorzittersoverleg. - Plan elk half jaar een voorzittersoverleg met als doel afstemming, intervisie en ontwikkeling.

Ongeschreven werkafspraken over moties en amendementen Zonder dat het is vastgelegd bestaat er binnen de raad een soort gentlemen’s agreement dat raadsfracties moties en amendementen, die ze voornemens zijn in te dienen, vooraf met de andere fracties delen. Vaak gebeurt dit, soms niet. Deze werkafspraak is meermaals onderwerp van gesprek geweest in het presidium. Juridisch gezien is het niet afdwingbaar omdat het een recht van een raadslid is om ook ter vergadering nog met een motie of amendement te komen. Advies: - Bespreek tijdens de tweedaagse heisessie welke werkafspraken hierover gemaakt worden.

9

Integriteit Het onderwerp integriteit heeft de afgelopen periode nadrukkelijk op de agenda gestaan. Bij aanvang van de raadsperiode is een gezamenlijke introductiesessie voor college en raad georganiseerd tijdens de tweedaagse heisessie. Insteek was om jaarlijks voor de raad een bijeenkomst over integriteit te plannen. Door omstandigheden is dit in 2019 en 2020 niet aan de orde geweest. In 2021 heeft een verdiepende sessie plaatsgevonden en een sessie over morele oordeelsvorming. Doorlopend hebben gesprekken plaatsgevonden over specifieke casussen. In 2021 is een integriteitsonderzoek gehouden naar aanleiding van de publicatie in NRC over de gronddeal tussen het waterschap en wethouder Loonen. Voor de gedragscodes integriteit is een nieuw model beschikbaar. Daarbij heeft Berenschot in 2021 enkele aanbevelingen gedaan n.a.v. hun onderzoek. Advies: - Maak tijdens de tweedaagse heisessie in juni een gezamenlijke start met het college en bespreek het thema integriteit. - Werk met een 4-jarig plan om doorlopend aandacht te hebben voor integriteit. - Bespreek en herzie de gedragscode en het integriteitsconvenant. - Neem de aanbevelingen uit het rapport van Berenschot ‘Onderzoeksrapport naar de handelwijze van wethouder Loonen in het Loobeekdal’ van juni 2021 mee. Lijst geheime stukken De raad stelt elke vergadering een lijst met geheime stukken vast. Deze lijst groeit.

Er is behoefte aan een opschoningsactie. De griffie en Team Kwaliteit hebben mogelijke oplossingsrichtingen bekeken. De conclusie is dat dit dossier integraal en gezamenlijk opgepakt moet worden. Alvorens de lijst op te schonen, is het zaak om het proces rond geheime stukken tegen het licht te houden. De volgende punten zijn daarbij van belang: - aanhaken bij juridische kwaliteitszorg in het algemeen en bewustwording/instructies omtrent privacy/bescherming persoonsgegevens; - combinatie zoeken met ontwikkelingen omtrent de ICT-applicatie voor bestuurlijke stukken; - combinatie met acties rondom de Wet open overheid; - ten slotte een opschoningsactie van de huidige lijst inzetten door de griffie in samenwerking met de beleidsmedewerkers/college. Ook de lay-out van de lijst kan dan worden herzien. De opgeschoonde lijst wordt door de raad vastgesteld. Advies: - Bespreek de lijst geheime stukken in het presidium en zet bovenstaande acties in gang in afstemming met de gemeentesecretaris.

Presidium Het presidium is verantwoordelijk voor de concept agenda van de raad. Tevens heeft het presidium een belangrijke taak als het gaat om het creëren en bewaken van de voorwaarden die de raad nodig heeft om zijn taken uit te voeren. Het presidium bespreekt de werkwijze van de raad alsook diverse andere praktische en procedurele zaken. Ook de planning van de raad, de P&C-kalender en eventuele raadsbrede trainingen/cursussen worden door het presidium behandeld. Tijdens elke presidiumvergadering wordt de planning van de raad besproken, dit is een lange termijn planning waarin is opgenomen welke thema’s en voorstellen wanneer aan de orde komen. Het is aan het presidium om op basis van deze planning aan te geven op welke wijze specifieke thema’s naar de raad moeten komen. Zo kan een raadsavond of werkbezoek wenselijk zijn voordat een raadsvoorstel wordt voorgelegd. 10

Voor raadsavonden en werkbezoeken worden voorstellen vanuit de organisatie gedaan. De afgelopen jaren is het aantal raadsavonden fors toegenomen. Een voorstel voor een raadsavond wordt bij het presidium neergelegd met een memo waarin doel, aanleiding, opzet en beoogd resultaat wordt verwoord. Op basis hiervan kan het presidium de afweging maken of het onderwerp van toegevoegde waarde is en wordt ingepland. De praktijk leert dat alle verzoeken gehonoreerd worden en er in de beleving van raadsleden te veel bijeenkomsten worden gepland. Met het overzicht in de bijlage 1 (reeds beschreven bij raadsavonden) kan het presidium aansturen op de meest efficiënte en effectieve werkvorm. Advies: - Bespreek bij aanvang van de raadsperiode welke ambitie en werkwijze bij het presidium en de raad past voor de komende periode. - Betrek hierbij het overzicht in de bijlage 1 ‘uitgangspunten planning van de raad’. - Bespreek de planning van de raad medio 2022 eenmalig met het college. Planning en control cyclus Het presidium stelt jaarlijks de planning en behandelwijze van planning & control documenten (kadernota, begroting, bestuursrapportages en jaarrekening) vast. De afgelopen jaren is geëxperimenteerd met verschillende vormen van het uitspreken van de Algemene Beschouwingen en behandelwijzen van de kadernota en begroting.

De auditcommissie evalueert de planning & control cyclus en adviseert het presidium. Advies: - Bespreek de procedures rond de behandeling van kadernota, begroting, bestuursrapportages en de jaarrekening en specifiek de wijze waarop invulling wordt gegeven aan de algemene beschouwingen. Majeure projecten Grote en langlopende projecten met financiële en/of maatschappelijke impact kunnen worden bestempeld als majeur project door het presidium. Voor deze majeure projecten geldt dat 3 maal per jaar een voortgangsrapportage aan de orde gesteld wordt in de raadscommissies. Voor 2022 is een andere invulling gekozen, tijdens het startprogramma worden de projecten toegelicht, daarnaast vinden twee rapportagemomenten plaats in 2022. Advies: - Neem de majeure projecten mee in het startprogramma van de raad waarbij de achtergrond van het project, de status en het vervolg geschetst wordt. - Bespreek de structurele wijze van rapporteren over majeure projecten.

Werkgeverscommissie Vanuit de raad is de werkgeverscommissie belast met het werkgeverschap ten aanzien van de griffier en de griffiemedewerkers. De werkgeverscommissie heeft periodiek overleg met de griffier (eenmaal per raadscyclus) en jaarlijks een klankbordgesprek. Deze commissie bestaat uit 3 raadsleden. Deze leden worden door de raad voorgedragen en benoemd bij aanvang van de raadsperiode. De werkgeverscommissie informeert het presidium over de koers en gemaakte afspraken. Wanneer er prioriteiten gesteld moeten worden dan wordt dit in het presidium geagendeerd. De werkgeverscommissie heeft in 2021 op basis van een advies van een extern onafhankelijk bureau de raad voorgesteld de formatie van de griffie uit te breiden. De raad heeft aldus besloten in december 2021. Ook in 2021 is de verordening op de werkgeverscommissie herzien en gewijzigd vastgesteld. Belangrijkste toevoeging is dat de 3 leden van de werkgeverscommissie 11

benoemd worden op basis van hun kennis en affiniteit met het uitvoering geven aan werkgeverschap. Advies: - Plan een overleg met de werkgeverscommissie 2018-2022 voor overdracht. - Handhaaf de overlegstructuur met de griffie(r). - Bespreek met de HRM-adviseur de rol en positie van de werkgeverscommissie en de arbeidsvoorwaardenregeling van de griffie.

Rekenkamer De rekenkamer onderzoekt het beleid van de gemeente Venray. Zij is ingesteld door de gemeenteraad. De rekenkamer bestaat uit 2 externe deskundigen. Zij worden ondersteund door een secretaris-onderzoeker. De rekenkamer voert haar taken onafhankelijk en onpartijdig uit. De rekenkamer wil het presteren en de verantwoording van de gemeente Venray verbeteren. Zij brengt gevraagd en ongevraagd advies uit. De rekenkamer is geen onderdeel van de raad, maar de rekenkamer helpt de raad wel bij zijn kaderstellende en controlerende rol. De uitkomsten van de onderzoeken zijn met name bedoeld om van te leren en te verbeteren. De rekenkamer vindt het belangrijk dat zij niet ingezet wordt ‘afrekeninstrument’. Sinds 2020 is de rekenkamer zoals hierboven omschreven. Daarvoor was sprake van een rekenkamercommissie waarin ook een drietal raadsleden zitting hadden. De rekenkamer stemt de werkwijze, het samenspel met de raad en de opzet en start van onderzoeken af met het presidium. Het presidium is in de gelegenheid om onderwerpen aan te reiken ten behoeve van een onderzoek. De rekenkamer bepaalt haar eigen agenda. Advies : - Neem in het startprogramma het onderdeel ‘kennismaking rekenkamer’ op. - Agendeer een periodieke overleg met de rekenkamer in het presidium in het kader van verwachtingsmanagement en om de voortgang van onderzoeken te bespreken.

Raadswerkgroepen De raad van Venray heeft een drietal raadswerkgroepen. Een raadswerkgroep is een vertegenwoordiging van de gemeenteraad die op een specifiek groot en langlopend thema of op een bepaald werkveld de verdieping zoekt en periodiek overlegt met een vertegenwoordiging van de ambtelijke organisatie. Buiten de politieke omgeving wordt constructief samengewerkt. De overleggen hebben een wat informeler karakter en zijn niet openbaar. Wanneer besluitvorming in beeld komt wordt de reguliere besluitvormingscyclus via commissie en gemeenteraad doorlopen. Uitgangspunten: - Elke fractie is in de gelegenheid deel te nemen in de raadswerkgroepen met een vaste vertegenwoordiger. - De raadswerkgroepen zijn minder formeel en hebben een a-politiek karakter. - De raadswerkgroepen koppelen direct terug naar het presidium en slaan de verbinding met de raad zodra daar aanleiding voor is.

12

Advies: - Neem de opzet van raadswerkgroepen mee in het startprogramma van de raad. - Zorg voor een ‘warme overdracht’ tijdens de eerste bijeenkomst van de raadswerkgroepen in de nieuwe raadsperiode. - Bespreek de separate overdrachtsdocumenten en het doel van de raadswerkgroep. - Maak een plan voor de raadsperiode 2022-2026.

Raadswerkgroep omgevingswet De raadswerkgroep omgevingswet is betrokken bij de voorbereiding van de Omgevingswet die op 1 oktober 2022 of 1 januari 2023 wordt ingevoerd. Het betreft een lang en complex implementatieproces tot 31 december 2029 waarbij de ambtelijke organisatie, het college van B&W, de gemeenteraad, inwoners en bedrijven samen een complex veranderproces doormaken. De raadswerkgroep komt 4 maal per jaar bijeen en bespreekt belangrijke ontwikkelingen, veranderingen en verkent samen noodzakelijke keuzes. Hiermee wordt de raad op het juiste informatieniveau gebracht, worden opgaven, planning en risico’s geschetst en wordt samen koers bepaald richting 2030. De raadswerkgroep heeft in 2021 het ‘Koersdocument implementatie Omgevingswet gemeente Venray’ besproken. Dit is een nota en overdrachtsdocument waarin strategie en uitgangspunten voor de invoering van de Omgevingswet in de gemeente Venray worden beschreven. De raadswerkgroep acht dit van belang voor de gemeenteraad 2022-2026. Dit koersdocument is vastgesteld door de raad en als separate bijlage (2) toegevoegd aan dit overdrachtsdocument. Dit kan worden beschouwd als het eerste deel van de overdracht. Na de verkiezingen wordt het koersdocument aangevuld met de actuele stand van zaken van de deelprojecten Omgevingsvisie, Omgevingsplan, VTHdienstverlening, Procesaanpak Digitaal Stelsel Omgevingswet.

Advies: - Continueer de raadswerkgroep omgevingswet waarin elke fracties is vertegenwoordigd. - Neem in het startprogramma van de raad een startbijeenkomst op over de omgevingswet waarin de nota van uitgangspunten / het koersdocument wordt toegelicht. - Informeer de nieuwe raad over de aanpak van het omgevingsplan en de procedure rond omgevingsplannen. Maak duidelijk hoe de huidige praktijk omtrent bestemmingsplannen is en licht toe wat daarin wijzigt met de komst van de Omgevingswet/Omgevingsplan.

Raadswerkgroep burgercontacten De raadswerkgroep burgercontacten zet in op het dichter bij elkaar brengen van inwoners en politiek. Dit richt zich onder meer op toegankelijkheid van vergaderstukken, informatie over bijeenkomsten en over de werkwijze van de raad. Het raadsinformatiesysteem is openbaar en voor iedereen toegankelijk. De afgelopen jaren is in overleg met de werkgroep ingezet op verbetering en uitbreiding van het raadsinformatiesysteem. Naast het ontsluiten van informatie is ingezet op het bereiken van (doelgroepen) inwoners en de interactie met inwoners. Jaarlijks vindt een kinderdebat en een jongerendebat plaats, in 2019 is het plan besproken om een jeugdraad op te richten en ook in 2019 is het Sprekersplein ingesteld. In 2021 heeft de conferentie ‘Samen leven, samen leren’ plaatsgevonden, een breed opgezette tweedaagse bijeenkomst met inwoners over zelfsturing en participatie. Een lid van de raadswerkgroep is nauw betrokken bij de voorbereiding en het vervolgtraject wat momenteel loopt. 13

In algemene zin heeft de werkgroep ook gesproken over de mogelijkheden om bij voorbeeld via social media te communiceren namens de gehele raad. Recent heeft een werksessie plaatsgevonden onder begeleiding van team communicatie, dit heeft geleid tot het ‘communicatieplan nieuwe gemeenteraad’. Dit plan is bijgevoegd (3) en kan gezien worden als een advies aan de gemeenteraad 2022-2026 en de raadswerkgroep.

Advies: - Continueer de raadswerkgroep burgercontacten waarin elke fractie vertegenwoordigd kan zijn. - Neem in het startprogramma van de raad het advies over raadscommunicatie op en bepaal hoe dit wordt opgevolgd, in het bijzonder de kennismaking met nieuwe raadsleden. - Pak het oprichten van een jeugdraad samen met de ambtelijke organisatie op wanneer er blijvende afspraken zijn gemaakt over de wijze van vergaderen.

Raadswerkgroep inclusie-agenda Inclusie gaat over de mate waarin iedereen op gelijke wijze kan deelnemen aan de samenleving. De gemeente moet een agenda opstellen voor de bevordering van inclusie. De raad heeft als gevolg van een motie een werkgroep ingesteld om de totstandkoming van deze inclusie-agenda te begeleiden. De raad functioneert hier als opdrachtgever. De inhoudelijke input komt uit de Venrayse samenleving. Het college heeft een uitvoerende rol. De werkgroep heeft geadviseerd om een extern bureau in de arm te nemen voor het traject. Dit project loopt nog. Advies: - Continueer de raadswerkgroep inclusie-agenda. - Hoewel inclusie een voortdurend thema is, zal op enig moment een (eerste) inclusieagenda worden opgeleverd. Na vaststelling moet bepaald worden op welke manier de raad betrokken blijft bij dit thema.

Klankbordgroep sociaal domein De Klankbordgroep Sociaal Domein is in juni 2021 opgericht. Deze is voortgekomen uit de discussie rond maatregelen over beheersing van kosten in het sociale domein. Vertegenwoordigers van de fracties en ambtelijke organisatie hebben samen het doel en de spelregels van de klankbordgroep opgesteld. Het presidium heeft de opzet bekrachtigd. De klankbordgroep is laagdrempelig, er vindt informeel gesprek plaats tussen de raad en de ambtelijke organisatie. Hier kan meer diepgang op onderwerpen gezocht worden, en daarmee ook uitwisseling van gedachtes en inzicht in elkaars overwegingen. Er is veel ruimte voor vragen en de intentie is om van en met elkaar te leren om zo het goede gesprek te voeren. De klankbordgroep is niet politiek en er wordt geen beleid gesondeerd. De agenda wordt gezamenlijk bepaald. Per fractie neemt één raadslid of commissielid deel. De wethouder is normaliter niet aanwezig. Ter ondersteuning kan iemand van de griffie aanwezig zijn. De klankbordgroep is sinds zijn oprichting tweemaal samengekomen. Advies: - Zet de klankbordgroep in huidige vorm voort. - Maak afspraken over een volgend evaluatiemoment.

14

Digitaal ethische commissie Met een motie is door de raad op 15 februari 2022 uitgesproken dat de mogelijke instelling van een digitaal ethische commissie wordt opgenomen in dit overdrachtsdocument. Advies: - Overweeg de instelling van een digitaal ethische commissie voor Venray.

15

4

Informatievoorziening

De raad (raads- en commissieleden) ontvangt alle informatie en stukken voor vergaderingen via het (openbare) raadsinformatiesysteem. Buiten de vergaderstukken is er ook andere informatie van het college en van de griffie. Hierbij gaat het onder meer om brieven van inwoners, besluitenlijst B&W, raadsinformatiebrieven, persberichten, nieuwsbrieven, uitnodigingen en het wekelijkse GriffieNieuws. Informatievoorziening vanuit het college Op meerdere momenten is gepeild hoe de informatievoorziening vanuit het college wordt ervaren; is de informatie tijdig, duidelijk en volledig? De uitspraken: - De aangeboden informatie is duidelijk. - De hoeveelheid B&W-nota’s en raadsinformatiebrieven wordt goed gewaardeerd. - De zichtbaarheid van nieuwe informatie kan verbeterd worden. Gerealiseerde actiepunten: - In het GriffieNieuws wordt een apart kopje opgenomen met raadsinformatiebrieven. - Besluiten van de laatste B&W-vergadering worden als eerste opgenomen bij de ingekomen stukken in het GriffieNieuws. Informatievoorziening vanuit de griffie De griffie verstrekt de informatie van het college en communiceert daarnaast ook uit eigen beweging. De informatievoorziening vanuit de griffie wordt uitgesproken positief beoordeeld, de hoeveelheid wordt als ‘precies goed’ ervaren.

Het GriffieNieuws wordt door een ruime meerderheid gelezen, de frequentie en lengte wordt ook als ‘precies goed’ beoordeeld. Het raadsinformatiesysteem is uitgebreid met enkele onderdelen. De meerderheid van de raads- en commissieleden bekijkt de nieuwe modules geregeld. De uitgangspunten: - Alle vergaderstukken worden aangeboden via het raadsinformatiesysteem. - Alle ingekomen brieven van inwoners, organisaties en het college worden gepubliceerd op het raadsinformatiesysteem. - Alle vragen, toezeggingen en moties worden gepubliceerd op het raadsinformatiesysteem. - De griffie verstuurt per mail wekelijks op donderdag het GriffieNieuws met actuele onderwerpen en een overzicht van nieuwe informatie die is toegevoegd op het raadsinformatiesysteem. - Updates rond commissie- en raadsvergaderingen worden (dagelijks) per mail verstuurd vanaf een week voor de betreffende vergadering. - Persberichten die uitgaan naar de perscontacten worden direct per mail naar de raad gestuurd wanneer het van belang is dat de raadsleden de inhoud kennen voordat het in de media verschijnt. Advies: - Besteed in het startprogramma aandacht aan de informatie die beschikbaar komt voor raadsleden, geef toelichting op het raadsinformatiesysteem en de verschillende modules en ga in op de vindbaarheid van informatie.

- Handhaaf de huidige opzet en werkwijze van het GriffieNieuws en besteed hier aandacht aan in het startprogramma.

16

5

Wisselwerking en omgangsvormen

Bij aanvang van de raadsperiode 2018-2022 is een introductiedag voor raadsleden georganiseerd met als insteek kennismaken met de (projecten in de) gemeente Venray en kennismaken met de ambtelijke organisatie. Speerpunt is geweest het dichter bij elkaar brengen van politiek en organisatie zodat wederzijds begrip en onderling contact groeit. Het traject politiek bestuurlijke sensitiviteit is door ruim 100 ambtenaren doorlopen en raadsleden zijn hierbij nauw betrokken geweest. Verder heeft een (digitale) kennismaking plaatsgevonden tussen raadsleden en het management. De raad kijkt tevreden en positief terug op beide initiatieven. Uitgesproken is dat het de wens is van zowel raadsleden en managers om elkaar enkele keren per jaar te ontmoeten en te informeren over actuele onderwerpen. Uitgangspunten: - Bij aanvang van de nieuwe raadsperiode opnieuw een introductiedag plannen waarbij raadsleden en ambtenaren elkaar ontmoeten. - Tijdens de tweedaagse heisessie kan worden besproken hoe de raad wil inzetten op wisselwerking en omgangsvormen. Advies: - Bouw structureel meer informele en/of interactieve momenten in tussen raad en organisatie. - Zet in op een vervolg van het traject politiek bestuurlijke sensitiviteit en geef raadsleden opnieuw een rol bij de organisatieontwikkeling waar het gaat om het vergroten van politieke sensitiviteit.

Elke gemeente heeft als elke organisatie zijn eigen cultuur en eigen omgangsvormen. Voor raadsleden zijn er formele en minder formele bijeenkomsten en contacten. Openbare vergaderingen kennen een formeel karakter, raadsavonden kennen een wat losser en informeler karakter. Het is goed om te beseffen dat de aard van verschillende bijeenkomsten ook verschillende omgangsvormen kent. Omgangsvormen onderling maar ook omgangsvormen met het college, de ambtelijke organisatie en de griffie. Voor nieuwe raadsleden is niet altijd duidelijk welke afspraken en gebruiken er zijn. Van belang is om hier bij aanvang van de nieuwe raadsperiode aandacht aan te besteden. Tijdens de tweedaagse heisessie, die enkele maanden na het aantreden van de gemeenteraad plaatsvindt, kan worden ingegaan op collectieve afspraken die de nieuwe gemeenteraad wil maken. Het gaat dan onder meer om de vraag ‘Wat voor raad willen we zijn?’ Advies: - Sta kort na de installatie van de nieuwe gemeenteraad stil bij de gebruiken en omgangsvormen van de Venrayse gemeenteraad. - Bespreek tijdens de tweedaagse heisessie in juni, ook op basis van de eerste maanden ervaring, wat voor raad je wilt zijn. - Maak afspraken over hoe raadsleden met elkaar omgaan en met het college, de ambtelijke organisatie, de pers, inwoners en de griffie.

17

6

Startprogramma gemeenteraad 2022-2026

In 2018 is een inwerkprogramma aangeboden aan de gemeenteraad. Op basis van de ervaringen is een aantal aandachtspunten meegegeven voor het startprogramma van de raad 2022-2026. Het startprogramma begint kort na de installatie van de raad op 30 maart. Inzet is dat er vanaf dat moment een wekelijkse ontmoeting plaatsvindt. Dat kan zijn in de vorm van een vergadering, een instructiemoment of een informatieve sessie. Naast de ontmoetingen moet er aandacht zijn voor de digitale leeromgeving voor raadsleden. Raadsleden worden op gerichte thema’s verwezen naar deze leeromgeving en kunnen op elk gewenst moment een aantal modules doorlopen en filmpjes bekijken. Vanuit de griffie wordt een introductiepakket samengesteld dat als handleiding kan dienen voor de eerste periode als raadslid. In juni vindt een tweedaagse heisessie plaats op locatie. In aansluiting op het startprogramma wordt een 4-jarig ontwikkelprogramma voor de raad opgesteld.

Advies: Neem in het startprogramma gemeenteraad 2022-2026 de volgende onderdelen op: - introductiedag; kennismaking, uitleg rol raad / college, ‘tour’ langs projecten, kennismaking ambtelijke organisatie; - toelichting Venrayse werkwijze en gebruiken; - toelichting Notubiz; - tweedaagse heisessie in juni (integriteit, communicatie, overdrachtsdocument); - toelichting majeure projecten; - toelichting P&C-cyclus; - toelichting Omgevingswet – bestemmingsplannen. Inmiddels is de opzet van startprogramma uitgewerkt en onder de aandacht gebracht bij de lijsttrekkers van de politieke partijen. Hiermee is reeds invulling gegeven aan bovenstaand advies. Advies: - Bespreek tijdens de heisessie hoe het 4-jarig ontwikkelplan van de raad moet worden vormgegeven.

18

7

Ondersteuning van de gemeenteraad: de Griffie

De griffie is de belangrijkste ondersteuning van de gemeenteraad, vormt het scharnier tussen de raad, het college en de ambtelijke organisatie en behartigt de belangen van de raad. In overleg met ambtenaren, college en andere betrokkenen speelt de griffie bij de voorbereiding van voorstellen die naar de raad gaan een belangrijke rol. De griffie organiseert en faciliteert het primaire besluitvormingsproces en vervult de rol als eerste adviseur van de raad. De griffie kan het vakmanschap van de raad en de raadsleden vergroten, de positie van de raad verstevigen en de raad ondersteunen in de veranderende maatschappij. De werkgeverscommissie voert het werkgeverschap van de griffie uit namens de raad zoals beschreven in hoofdstuk 3. Uit het onderzoek dat ten grondslag ligt aan het raadsbesluit van december 2021 waarmee de griffie op sterkte is gebracht komen enkele aanbevelingen naar voren. De Venrayse gemeenteraad is een ambitieuze en assertieve raad. Dit blijkt uit de ontwikkelagenda 2018-2022 en de verschillende bijeenkomsten waarin de raad wensen en ambities bespreekt. Het is zaak om prioriteiten te stellen als raad. Daarnaast kan het lonen om ook binnen de griffie nadere prioriteiten te stellen. Het opstellen van een griffieplan waarin de ambities van de raad worden uitgewerkt en concreet gemaakt kan hierbij een middel zijn.

Dit griffieplan kan worden besproken met de werkgeverscommissie en het presidium. Advies: ‒ Besteed in het startprogramma aandacht aan kennismaking met de griffie. ‒ Bespreek wat de verwachtingen zijn ten aanzien van de griffie. ‒ Bespreek de genoemde aanbevelingen uit het onderzoek en de opvolging.

19

8

Reglementen en verordeningen

De raad en zijn commissies kennen een aantal reglementen en verordeningen. Dit kan gezien worden als lokale regelgeving. In het overzicht is in beeld gebracht welke regelingen er zijn en van wanneer ze dateren. De afgelopen periode zijn enkele regelingen herzien en opnieuw vastgesteld. Andere regelingen staan nog op de planning. In de heisessie van juli 2021 is over de actualisatie van verordeningen gesproken. Het presidium heeft de lijst van verordeningen besproken en daarbij een indicatieve prioritering aangegeven voor de actualisatie. In opdracht van het presidium is vervolgens een kleine werkgroep ingesteld. Deze werkgroep heeft de verordening op de werkgeverscommissie geactualiseerd en de commissieverordening onderzocht. De Verordening op de raadscommissies kan op korte termijn worden geactualiseerd. De omschrijving en verdeling van het werkveld van de commissies moet worden herzien. De commissievoorzitters hebben deze verdeling besproken en een advies uitgebracht. De werkgroep heeft de technische en juridische aspecten bekeken. De nieuwe raad of het presidium kan de uitgangspunten voor de verordening bespreken en de herziene verordening vaststellen.

Naam (verkort)

Vaststelling

Verordening raadscommissies

22-12-2015

Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning

17-12-2019

Gedragscode ambtsdragers

16-05-2017

Reglement auditcommissie

18-09-2007

Reglement van Orde raad

21-02-2017

Verordening vertrouwenscommissie

23-09-2014

Instructie raadsgriffier

28-05-2002

Reglement raadspresidium

26-03-2013

Verordening werkgeverscommissie

14-12-2021

Verordening burgerinitiatief gemeente Venray

30-01-2018

Verordening rekenkamer

17-12-2019

Verordening rechtspositie

17-12-2019

Advies: - Bespreek welke reglementen en verordeningen wanneer herzien moeten worden en stel hiertoe een werkgroep in vanuit de raad. 20

9

Bijlagen

- Bijlage 1 Advies uitgangspunten planning van de raad - Bijlage 2 Koersdocument implementatie Omgevingswet - Bijlage 3 Communicatieplan nieuwe gemeenteraad - Bijlage 4 Boekje Omgevingsprogramma Landelijk Gebied - Bijlage 5 Conclusies en aanbevelingen commissievoorzitters 2018-2022 over verdeling onderwerpen commissies

21