03 Evaluatie document

EVALUATIE OMGEVINGSDIALOOG (oktober 2022)

Inleiding De omgeving verandert en hoe de omgeving kijkt naar een ontwikkeling in de buurt verandert ook. Als gemeente bewegen we mee met de veranderende maatschappij. Het beleid ontstaat niet meer enkel achter het bureau, omdat we de burger meer en meer betrekken bij de keuzes. Doordat de traditionele sturende rol wijzigt naar een meer faciliterende rol ontstaat er meer participatie, een aanpak die in de Omgevingswet wordt verankerd. Ook de uitbreiding van een bedrijf of woning is het niet alleen een zaak van initiatiefnemer en gemeente. Steeds vaker wordt de omgeving betrokken bij de ontwikkeling: op eigen initiatief, op advies van de gemeente of op initiatief van de buurt. Met deze vorm van participatie, die vaak omgevingsdialoog wordt genoemd, is al de nodige ervaring opgedaan binnen de gemeente Venray en andere gemeenten. Op 25 november 2019 heeft het college besloten de omgevingsdialoog verplicht te stellen bij ruimtelijke procedures en is ingestemd met de handreiking omgevingsdialoog gemeente Venray als hulpmiddel voor het organiseren en houden van een omgevingsdialoog. Ook is afgesproken dat de invoering van deze dialoog voor de inwerkingtreding van de Omgevingswet geëvalueerd wordt.

De omgevingsdialoog in het kort Doel van de omgevingsdialoog De omgevingsdialoog heeft het volgende doel: •

De buurt heeft kennis kunnen nemen van de plannen;

•

De initiatiefnemer heeft kennis kunnen nemen van de bevindingen van de buurt;

•

De initiatiefnemer heeft aangegeven hoe rekening kan worden gehouden met de wensen en zorgen van de buurt;

Dat betekent niet dat de initiatiefnemer aan alle wensen vanuit de omgeving moet voldoen of dat er draagvlak moet zijn. Wel moet er zorgvuldig met de bezwaren en zorgen worden omgegaan. Kaders voor de omgevingsdialoog De omgevingsdialoog is een vorm van participatie. Participatie kan op verschillende niveaus plaatsvinden. Zie hiervoor het onderstaande schema. Bij de omgevingsdialoog is de participatie gericht op de niveaus ‘raadplegen’ en ‘informeren’.

De algemene richtlijnen voor een dialoog In feite is een omgevingsdialoog een kwestie van fatsoen, je betrekt de buren bij je plannen door hen vroegtijdig te informeren. Dat kan op verschillende manieren. Inmiddels is er wel de behoefte ontstaan om deze betrokkenheid niet ‘terloops’ te laten plaatsvinden. Zeker bij grotere initiatieven is het van belang om de tijd te nemen. Bij het organiseren van een omgevingsdialoog is het voor alle deelnemers van belang om bewust te zijn van de kracht van een dialoog en daarbij het besef dat een gesprek niet automatisch een dialoog is. Bij een dialoog staat niet de discussie centraal waarbij de één de ander wil overtuigen van zijn of haar gelijk. Het gaat juist om ruimte te nemen om met aandacht te luisteren om de ander te begrijpen. Daarbij gaat het ook om de mogelijkheid om vragen te stellen en de erkenning dat er meerdere gezichtspunten zijn, zonder daar meteen over te oordelen. Een goede omgevingsdialoog wordt ook bepaald door het nakomen van de afspraken die worden gemaakt. De relatie met de procedure Elke ruimtelijke procedure begint met een startgesprek tussen de gemeente en de initiatiefnemer. In dit gesprek worden onder andere de voorwaarden om medewerking te verlenen en de voor de procedure noodzakelijke onderzoeken besproken. Het is logisch dat in dit gesprek ook de omgevingsdialoog ter sprake komt.

De gemeente adviseert de initiatiefnemer om in een zo vroeg mogelijk stadium een omgevingsdialoog te houden en is bereid om over de aanpak haar ervaring te delen. Uiteindelijk zal de gemeente beoordelen of de omgevingsdialoog voldoende is gevoerd.

De evaluatie Inleiding Vanwege privacywetgeving was het niet mogelijk om mensen die deel hebben genomen aan een dialoog rechtstreeks aan te schrijven met de vraag om hun bevindingen met ons te delen. Om deze reden is ervoor gekozen om een vragenlijst op te stellen die als een webformulier op de website is geplaatst. Adviseurs die veel bij ruimtelijke plannen binnen de gemeente Venray betrokken zijn, zijn actief benaderd en gewezen op deze vragenlijst. Daarnaast is via sociale media en via een publicatie op de gemeentepagina in de Peel en Maas aandacht gevraagd voor deze vragenlijst. Vragen De volgende vragen zijn gesteld: -

Heeft u als initiatiefnemer, als omwonende of als adviseur aan de dialoog deelgenomen?

-

Was vooraf voldoende helder wat de bedoeling was van de omgevingsdialoog en op welke wijze en waarover meegepraat kon worden?

-

Was voor u duidelijk wat de rol van de gemeente in de omgevingsdialoog was?

-

Wat zijn uw positieve ervaringen met de omgevingsdialoog?

-

Welke verbeterpunten ziet u?

-

Heeft u nog suggesties voor de gemeente of de initiatiefnemer hoe de omgevingsdialoog verbeterd kan worden?

Resultaten Er zijn 14 vragenlijsten ingevuld: 9 door een omwonende, 2 door een adviseur en 3 door een initiatiefnemer. Hoewel het aantal reacties beperkt is, zijn er toch een aantal algemene conclusies te trekken die zowel door de omwonenden, de adviseurs en de initiatiefnemers gedeeld worden. 1. Initiatiefnemers en adviseurs zijn goed op de hoogte van de bedoeling van de omgevingsdialoog, maar voor omwonenden geldt dit in mindere mate. 2. De tijdige inbreng vooraf is van groot belang. Naar elkaar luisteren is noodzakelijk om een succesvolle dialoog te kunnen voeren. Het moet geen afvinklijstje zijn, want dat gevoel hebben omwonenden weleens. Zij ervaren dan dat er al vanaf de start van de dialoog geen ruimte meer is om input te leveren. Het plan ligt al helemaal vast en de dialoog is een ‘formaliteit’. 3. Deelnemers moeten op basis van gelijkwaardigheid met elkaar praten. Het managen van verwachtingen is daarbij belangrijk. Dit voorkomt teleurstellingen bij deelnemers aan een omgevingsdialoog. 4. Er moet duidelijk worden gemaakt of en wat er met de inbreng uit de dialoog gedaan wordt. 5. De rol van de gemeente is belangrijk. Deze rol moet terughoudend zijn met aandacht voor de belangen van alle deelnemers aan een omgevingsdialoog. 6. Persoonlijk contact en elkaar in vertrouwde omgeving ontmoeten komen de dialoog ten goede. 7.

Eerdere ervaringen met de gemeente of de initiatiefnemer kunnen het proces beïnvloeden.

Uit de ingevulde vragenlijsten zijn ook twee tips gegeven om de dialoog te verbeteren: -

Werk met werk- en/of klankbordgroepen

-

Zet de omgevingsdialoog breder in dan alleen bij ruimtelijke ontwikkelingen.

Vervolg evaluatie Voor het vervolg zijn de volgende aanbevelingen van belang: 1. Dat adviseurs en initiatiefnemers meer kennis hebben van de bedoeling van de omgevingsdialoog is waarschijnlijk een direct gevolg van het startgesprek dat aan het begin van elke procedure plaatsvindt met de initiatiefnemer en zijn of haar adviseur. Het voeren van de omgevingsdialoog wordt in dit startgesprek namelijk nadrukkelijk besproken. Het is van belang dat de kennisachterstand bij omwonenden minder wordt. Gebleken is dat de handreiking omgevingsdialoog die in 2019 is vastgesteld op de website moeilijk vindbaar is. Daarnaast beslaat de handreiking meerdere pagina’s. Een kortere handreiking waarin de belangrijkste aspecten van de dialoog weergegeven worden en een duidelijkere plek op de website, zouden hierbij kunnen helpen. 2. Een actieve inhoudelijke rol van de gemeente in een omgevingsdialoog is niet logisch. Partijen moeten op basis van gelijkwaardigheid met elkaar kunnen praten. Bij grote of gevoelige ontwikkelingen kan de aanwezigheid van de gemeente als toehoorder gewenst zijn om het verloop van de dialoog te kunnen volgen, maar hier moet terughoudend mee omgegaan worden. Een actieve rol bij een presentatie van het initiatief roept de schijn van partijdigheid op. 3. Op basis van het verslag kan de gemeente concluderen of de dialoog op juiste wijze is verlopen.

Indien het verslag daarvoor niet voldoende is of er komen signalen binnen bij de gemeente dat er onrust is, dan kan de gemeente ook zelf met de verschillende partijen in gesprek gaan. Een handtekening onder het verslag waaruit blijkt dat de inhoud van het verslag een goede weergave is van de dialoog is gewenst, maar niet af te dwingen. Niet alle omwonenden zijn namelijk bereid een handtekening onder een verslag te zetten. Het niet zetten van een handtekening onder een verslag kan dan ook geen reden zijn om een dialoog als onvoldoende te bestempelen. Vanuit privacy wetgeving moet er ook een verslag van de dialoog worden opgesteld zonder namen, handtekeningen en andere persoonsgegevens. Dit betekent dat een verslag met handtekeningen alleen voor intern gebruik is en alleen vertrouwelijk aan de gemeenteraad of het college ter kennisname kan worden gebracht. 4. Het breder inzetten van de omgevingsdialoog is een logisch vervolg. Niet alleen ruimtelijke ontwikkelingen die afwijken van het bestemmingsplan hebben invloed op de omgeving. Om deze reden zal ook bij vergunningaanvragen die passen in het bestemmingsplan aandacht gevraagd worden voor het houden van een dialoog met de direct omwonenden. Het verplicht aanleveren van een verslag van de dialoog is hier niet verplicht. 5. Bij grotere ontwikkelingen is het werken met klankbordgroepen succesvol gebleken.

Initiatiefnemers zullen hier in het startgesprek actief op gewezen worden. Afsluitend Participatie in brede zin wordt belangrijker wordt onder de Omgevingswet. Gemeenten worden verplicht om hier algemeen beleid voor op te stellen. De omgevingsdialoog maakt daar onderdeel van uit. Het algemene participatiebeleid zal apart aan de raad worden voorgelegd ter besluitvorming.