03 De Venrayse Werkwijze

De Venrayse werkwijze

Het besluitvormingsproces In bovenstaand overzicht is het besluitvormingsproces schematisch weergegeven. Het besluitvormingstraject van de raad van Venray is ingericht met raadscommissies en doorloopt een cyclus van 6 weken. Deze werkwijze vormt het uitgangspunt voor de raadsperiode 2026-2030. Fase Voorbereiding – de agendacommissie – week 1 In de fase voorbereiding worden agenda’s opgesteld voor beeldvormende avonden, commissievergaderingen en raadsvergaderingen. Dit gebeurt op basis van een Lange Termijn Agenda (LTA) en op basis van voorstellen en behandelverzoeken die worden aangereikt vanuit het college en vanuit de gemeenteraad. Belangrijk uitgangspunt is dat de raad grip heeft op de agenda en zelf kan sturen op de planning. De raad bepaalt immers zijn eigen agenda. Naast het opstellen van agenda’s wordt in deze fase onder meer ook gesproken over de jaarplanning en over het ontwikkelprogramma van de raad. Ook wordt teruggeblikt op de vorige vergadercyclus in het kader van reflectie en ontwikkeling. De werkwijze van de agendacommissie: - De agendacommissie vergadert bij de start van een vergadercyclus. - Alle fracties zijn vertegenwoordigd, fractievoorzitters zijn lid van de agendacommissie. - Vanuit de organisatie zit een vertegenwoordiger aan tafel (gemeentesecretaris (of diens vervanger) of ambtelijk adviseur of beiden)

-

-

De agendacommissie wordt ondersteund door de griffie, de burgemeester is voorzitter. De lange termijnplanning = lange termijn agenda (LTA) vormt de basis voor de totstandkoming van agenda’s. De agendacommissie beoordeelt of voorliggende voorstellen rijp zijn voor behandeling. De agendacommissie kijkt vooruit over meerdere vergadercycli (minimaal 2 cycli vooruit) naast de lopende cyclus. De agendacommissie geeft invulling aan de beeldvormende bijeenkomsten op basis van voorstellen en verzoeken vanuit de raad en vanuit het college / de organisatie. De agendacommissie bepaalt de route van een onderwerp of voorstel (kan over meerdere vergadercycli gaan). Het college en de organisatie kan suggesties doen. De agendacommissie kan voorstellen rechtstreeks “als hamerstuk” plaatsen op de concept raadsagenda, dus zonder commissiebehandeling. Uitgangspunt is dat dit kan wanneer de leden van de agendacommissie hier unaniem in zijn (voorbeelden zijn benoemingen commissie bezwaarschriften, beslissing op bezwaar, suppletie-uitkering ontplofbare oorlogsresten). De agendacommissie maakt actief werk van agendaspreiding in de planning. De motielijst (voortgangsrapportage van aangenomen moties) wordt geagendeerd voor de agendacommissie. De agendacommissie bepaalt op basis van de LTA de communicatiekalender.

Beeldvorming → Oordeelsvorming → Besluitvorming; korte toelichting. Dit is een methode om gestructureerd en transparant tot besluitvorming te komen. Beeldvorming: "Wat is het vraagstuk en wat zijn de feiten?" In deze eerste fase verzamelen raadsleden informatie over een voorstel of onderwerp. Doel van beeldvorming = het creëren van een gemeenschappelijk, feitelijk beeld, nog voordat er wordt gediscussieerd of besloten. Oordeelsvorming: "Wat vinden we ervan?" Zodra de feiten helder zijn, gaan de politieke fracties met elkaar in debat. Doel van oordeelsvorming = het afwegen van de verzamelde informatie om te komen tot een gedegen politiek standpunt of advies. Besluitvorming: "Wat gaan we doen?" In de laatste fase neemt de gemeenteraad een formeel besluit tijdens de raadsvergadering. Doel van besluitvorming: het nemen van een formeel, definitief besluit over een voorstel, gebaseerd op de eerder verzamelde informatie en gevormde oordelen.

Fase Beeldvorming – week 2 Doel bij deze fase is het creëren van een compleet en gemeenschappelijk beeld. - Feiten verzamelen: Wat weten we (en wat weten we nog niet)? - Context begrijpen: Welke achtergrondinformatie is nodig? - Gemeenschappelijk beeld: Zorgen dat iedereen dezelfde informatie heeft.

De werkwijze in fase beeldvorming: - De beeldvormende bijeenkomsten worden gepland op dinsdag, woensdag en indien nodig op donderdag in week 2 van de vergadercyclus. Het bestaande Sprekersplein en de huidige raadsavonden worden hiermee gecombineerd. - De beeldvormende bijeenkomsten zijn openbaar. - Beeldvormende avonden worden voorgezeten door een raadslid. - Het Sprekersplein waarbij inwoners kunnen inspreken wordt altijd gepland op een vast tijdstip, dinsdag om 19.30 uur. - De agendacommissie bespreekt de invulling van beeldvormende avonden en bepaalt de agenda voor de volgende 2 vergadercycli. - Er wordt gewerkt met categorisering van agendapunten: o Informeren van raadsleden o In gesprek met raadsleden o Raadsleden denken mee - Er wordt gewerkt met tijdblokken, de agendacommissie bepaalt de benodigde tijd per thema o.b.v. aangereikte informatie: 30 / 45 / 60 min. - Per onderwerp wordt door de organisatie / griffie een korte gesprekswijzer gemaakt (wie is initiatiefnemer, categorie, gespreksvorm, rollen van deelnemers, achtergrond dossier). Het format wordt door de griffie beschikbaar gesteld. - Openbaarheid betekent dat de agenda op het raadsinformatiesysteem (RIS) gepubliceerd wordt, de deuren open zijn voor inwoners en de agenda ook op de gemeentepagina in de krant gepubliceerd wordt.

- Bespreekstukken die nu in de commissie geagendeerd worden, komen niet per definitie op een beeldvormende avond terug. Leidend is het doel van de behandeling bij het bespreekstuk (beeldvormend of opiniërend). - Wanneer een onderwerp niet openbaar kan worden behandeld, bepaalt de agendacommissie wanneer een besloten bijeenkomst plaatsvindt. - Bijeenkomsten van de voormalige klankbordgroep sociaal domein en de raadswerkgroep landelijk gebied worden onderdeel van de beeldvormende bijeenkomst. Over werkbezoeken: - Werkbezoeken van de raad moeten gerelateerd zijn aan een raadbesluit. - Onderscheid moet gemaakt worden tussen raadsbrede bezoeken en inhoudelijke bezoeken voor fracties. - Bestaande criteria voor raadsbrede werkbezoeken blijven overeind: o is de relevantie en de urgentie helder? o is de inhoud van het verzoek voldoende helder en concreet? o is er sprake van toegevoegde waarde bij een bezoek op locatie? - Werkbezoeken vinden bij voorkeur in de avond plaats. - Er worden geen vaste momenten gereserveerd voor werkbezoeken, de agendacommissie bepaalt datum en tijdstip. Vragen stellen Beeldvorming komt deels tot stand door het stellen van vragen. Dit kan op verschillende manieren en op verschillende momenten. Onderscheid wordt gemaakt tussen politieke en technische / feitelijke vragen. Vragen kunnen betrekking hebben op een geagendeerd onderwerp of een actuele gebeurtenis.

Er wordt gewerkt met schriftelijke vragen en vragen die tijdens een vergadering gesteld worden. Per categorie vragen gelden andere richtlijnen voor de wijze en termijn van beantwoording. Enkele uitgangspunten: - Vragen over geagendeerde onderwerpen en technische / feitelijke vragen vallen onder de fase beeldvorming. Deadline voor deze vragen is donderdag 9.00 uur in week 3 (de week vóór de commissievergaderingen). Beantwoording vindt (uiterlijk) plaats op de maandag in week 4. - Tijdens een commissievergadering worden geen technische vragen meer gesteld. - Vragen aan het college over actuele en niet geagendeerde onderwerpen blijven onderdeel van het vragenuur. De deadline hiervoor is 9:00 uur op de maandag in week 4 van de cyclus. Fase Oordeelsvorming – week 4 Het doel bij deze fase is om de verzamelde informatie uit de beeldvormende fase te wegen en de verschillende politieke standpunten met elkaar te confronteren. Oordeelsvorming gaat over het uitwisselen van standpunten over een voorstel waarmee de commissie komt tot een advies aan de raad over een onderwerp. De commissie adviseert de raad om onderwerpen als een bespreekstuk of een hamerstuk (geen debat in de raadsvergadering) te behandelen. De werkwijze in fase oordeelsvorming: - De raadscommissie bereidt besluitvorming in de gemeenteraad voor en overlegt met het college. De portefeuillehouder is het eerste aanspreekpunt.

- De agendacommissie bepaalt de agenda voor de commissies op basis van de aangeboden voorstellen, de verzoeken vanuit de raad en de lange termijn agenda. - Uitgangspunten bij het opstellen van de commissie-agenda’s: o De samenhang op inhoud tussen onderwerpen bepaalt de agenda, onderwerpen worden thematisch geclusterd waarbij de programma-indeling van de programmabegroting leidend is: Leven – Wonen – Werken – Besturen. o Per vergadercyclus wordt bezien hoeveel avonden ingezet worden voor de commissies. o De avonden worden op tijdvolgorde gevuld (dinsdag → woensdag → donderdag), waarmee de donderdag de eerste avond is die vervalt. - Per vergaderavond is er één voorzitter die onderwerpen uit alle programma’s kan voorzitten. - Per fractie zitten maximaal 3 leden aan tafel. - Commissieleden die aan tafel zitten bij een vergadering hebben een actieve rol (voorbereiding van een onderwerp) en voeren het woord. Wanneer dit tot herhalingen leidt kan woordvoering achterwege blijven, danwel heel kort zijn. - Na behandeling van de onderwerpen van één programma is wisseling van de afvaardiging van de fracties mogelijk. De vergadering wordt hiervoor kort geschorst. - Bij bespreekpunten moet uit de commissiebehandeling duidelijk worden wat ter discussie staat. - Moties en amendementen die in voorbereiding zijn of overwogen worden kunnen in deze fase worden benoemd.

Dit geeft helderheid richting inwoners en richting de andere fracties over punten van discussie die in de gemeenteraad aan de orde komen.

-

Onderlinge afspraak is dat moties en amendementen waar mogelijk uiterlijk één week voor de raadsvergadering worden gedeeld met de andere fracties.

Fase Besluitvorming – week 6 De fase besluitvorming vormt het sluitstuk van het proces. Nadat de feiten zijn verzameld (Beeldvorming) en de politieke standpunten zijn gewisseld (Oordeelsvorming), volgt de formele afronding, het nemen van een besluit over het voorliggende voorstel. Naast de behandeling van raadsvoorstellen is tijdens de raadsvergadering ook ruimte voor het vragenuur waarbij raadsleden vragen over actuele onderwerpen aan het college kunnen stellen. De werkwijze in fase besluitvorming: - Afstemming over de concept agenda vindt plaats in de agendacommissie aan het begin van de vergadercyclus. - Op basis van de adviezen van de commissies kan de concept agenda voor de raad worden opgesteld. Is afstemming met fractievoorzitters nodig dan kan dit via mail of Teams. - Debatstarters (de partij die het debat in de raad opent) blijven behouden en worden zoveel mogelijk bij de afronding van een agendapunt in de commissievergaderingen benoemd. - De motielijst (voortgangsrapportage van aangenomen moties) wordt geagendeerd voor de raadsvergadering (college bevragen en/of ter verantwoording roepen). Algemene kanttekeningen: - Binnen de vergadercyclus zijn week 3 en week 5 inzetbaar voor fractieoverleg. In deze weken worden geen bijeenkomsten gepland door de griffie. NB.

Bij het plannen van regionale bijeenkomsten wordt zoveel mogelijk rekening gehouden met alle vergaderschema’s. Het kan echter voorkomen dat deze bijeenkomsten worden gepland in week 3 of week 5.