03 Bijlage 1 Benw-nota samenwerking BV 2202020 def Venray
Tekst van het document
B en W Adviesnota Onderwerp
Samenwerking bedrijfsvoering Venray en Horst aan de Maas
Zaaknummer
Teammanager
Erik Voesten
B & W datum
26 oktober 2020
Afdeling/Team
Bedrijfsvoering
Naam steller
Erik Voesten
Portefeuillehouder
Jan Jenneskens
Openbaarheid
Deze adviesnota is openbaar
Bevoegd orgaan
B&W
Ter bespreking
Raadvoorstel via griffie aanbieden aan commissie Werken en Besturen en gemeenteraad
ADVIES 1. De samenwerking tussen Venray en Horst aan de Maas op het gebied van Informatievoorziening/WOZ, KCC/Burgerzaken, Financiën/Belastingen en HRM te bestendigen. 2. In te stemmen met het aangaan van een Samenwerkingsovereenkomst en die te bekrachtigen door een “Regeling zonder meer” (Wgr) per 1 januari 2021 aan te gaan. Vervolgens de samenwerking na 1,5 jaar te evalueren. 3. Binnen de kaders en op basis van de beoogde doelen (3 K’s) samen te gaan werken op de volgende vakdomeinen: a.
KCC/Burgerzaken (KKC/BZ)
b.
Informatievoorziening, inclusief WOZ (IV)
c.
HRM
d.
Financiën/Belastingen
4. De governance in te richten met een stuurgroep, bestaande uit de twee gemeentesecretarissen, een programmamanager en één trekker per vakdomein namens beide gemeenten. 5. De raad via bijgevoegd raadsvoorstel toestemming te vragen een ‘Regeling zonder meer’ aan te gaan met de gemeente Horst aan de Maas voor de samenwerking binnen de vier vakdomeinen, zoals in dit advies omschreven.
B en W Adviesnota Aanleiding In 2017 zijn de gemeenten Horst aan de Maas, Venray en Venlo een samenwerking aangegaan op het gebied van bedrijfsvoering. Om de kwaliteit van de ondersteunende processen van de interne en externe dienstverlening te verbeteren, kwetsbaarheden te verminderen en kosten te beheersen (3k’s). In februari 2019 heeft het college van Venlo zich uit de samenwerking teruggetrokken. De colleges van Venray en Horst aan de Maas hebben daarna besloten tot herijking van de samenwerking. Daarvoor is eind 2019 een businesscase opgesteld voor de vakdomeinen Informatievoorziening/WOZ, KCC/Burgerzaken, Financiën/Belastingen en HRM. De uitkomst daarvan is gematigd positief. Dat wil zeggen dat de effecten op de 3 k’s variëren. Voor de zomer is een voorstel opgesteld voor het vervolg van de samenwerking en de beide colleges zijn hierover geïnformeerd. De OR’en van beide gemeenten is om advies gevraagd. De reacties van de colleges en de adviezen van de OR’en hebben geleid tot voorliggend voorstel. Beoogd resultaat Door deze samenwerking verminderen we de kwetsbaarheid, verbeteren we de kwaliteit en beheersen we de kosten van (onderdelen van) de bedrijfsvoering binnen de vakdomeinen IV/WOZ, KCC/Burgerzaken, Financiën/Belastingen en HRM.
Daarmee dragen we nog beter bij aan de betrouwbare, veilige en efficiënte diensterlening aan de inwoners, organisaties en ondernemers van de gemeenten Horst aan de Maas en Venray. Argumenten 1.1.Samenwerking heeft meerwaarde voor onze omgeving. Inwoners, organisaties en ondernemers stellen steeds hogere eisen aan betrouwbare, veilige en efficiënte dienstverlening. We kunnen het ons niet veroorloven dat er iets misgaat in het primaire proces. Dat maakt dat processen en systemen constant geoptimaliseerd moeten worden. De continuïteit en kwaliteit daarvan moet gewaarborgd worden. Door deze samenwerking kunnen we onze kwetsbaarheid verminderen, de kwaliteit op onderdelen verbeteren en de kosten beheersen. Bijvoorbeeld:
-
we organiseren hiermee uitwijkmogelijkheden bij piekbelasting, we realiseren de vervanging van personeel met specifieke expertise (in plaats van kwetsbare eenmansfuncties),
-
we zetten specialismen efficiënt in (bijv. bij KCC/BZ), we kunnen de meerkosten van IV in gezamenlijkheid verminderen door kosten te delen en hierdoor is er ruimte om proactief te handelen in plaats van te reageren op incidenten.
1.2 Deze samenwerking leidt tot efficiëntere bedrijfsvoering en minder meerkosten binnen een passende samenwerkingscontext. Iedere gemeente investeert in zijn bedrijfsvoering, alleen al om de vele ontwikkelingen bij te kunnen benen die zich in hoog tempo voordoen. Venray en Horst aan de Maas hebben hierbij dezelfde opgaven en uitdagingen. In de businesscase is geconcludeerd dat samenwerking beide gemeenten voordelen gaat opleveren: kwetsbaarheid verminderen, kwaliteit verbeteren en kosten beheersen resp. besparen. In de businesscase is uitgegaan van een Centrumgemeente-constructie als juridische basis. Gezien de impact van een dergelijk construct (organisatorisch en financieel) en de financiële context waar beide gemeenten inmiddels in verkeren, is gekozen voor een ‘lichte’ samenwerkingsvorm op basis van een programma. Op grond van de Gemeentewet en toepassing van fiscale regelgeving gaan beide gemeenten een publiekrechtelijke overeenkomst aan. Een ‘Regeling zonder meer’ (binnen de Wet gemeenschappelijke regelingen Wgr) biedt de basis voor een lichte samenwerkingsvorm met een lagere investeringsdrempel. Deze samenwerkingsvorm geeft daarnaast de ruimte om op natuurlijke momenten aan specifieke thema’s of activiteiten samen te werken. 1.3 Samenwerking leidt tot verhoging van de individuele positie in de omgeving.
Samen staan we sterker in onderhandelingen met andere partijen zoals regiogemeenten, provincie, VNG en leveranciers. Net zoals andere gemeenten in onze omgeving ook coalities vormen om hun weerbaarheid te verhogen en kwetsbaarheid te verminderen.
B en W Adviesnota 2.1 Een programma biedt flexibiliteit in fasering en tempo. In een programmatische samenwerking realiseren we een passend kader binnen de mogelijkheden van tijd en geld. Bovendien zitten de vakdomeinen ieder in een andere fase. IV en KCC/BZ hebben in de afgelopen jaren samen al voortgang geboekt. HRM en Financiën zitten in de verkennende fase. Ook dat vraagt onderscheid in fasering en tempo. Door een programmatische aanpak wordt voor eventuele investeringen en organisatorische veranderingen aangesloten bij natuurlijke momenten. 2.2
De ‘Regeling zonder meer’ biedt de gewenste juridische basis voor deze samenwerking maar met
beperkte regeldruk en minimale zwaarte van de governance. Samenwerkingen als deze tussen gemeenten hebben een juridische basis nodig. Een privaatrechtelijke overeenkomst brengt risico’s met zich mee op het gebied van btw, vennootschapsbelasting en wet Open Overheid. Daarom is een publiekrechtelijke overeenkomst wenselijk. De ‘Regeling zonder meer’ is een ‘lichte’ samenwerkingsovereenkomst die voldoende juridische basis biedt en tegelijkertijd bureaucratie beperkt en flexibiliteit waarborgt. Dit sluit aan bij de wens van beide OR’en om de samenwerking juridisch goed te regelen. Binnen deze samenwerkingsvorm wordt de regeldruk binnen de organisatie beperkt en de zwaarte van de governance geminimaliseerd. Daarmee komen we tegemoet aan de wens van beide colleges. We kiezen er bewust voor de samenwerking na 1,5 jaar te evalueren. Daarbij kijken we of de resultaten van de samenwerking opwegen tegen de coördinatielasten (minder meerkosten). En of de gekozen vorm voldoende flexibel is en tegelijkertijd een stevig fundament biedt om door te groeien en de gewenste effecten te bereiken. 2.3 We werken met een meerjarenprogramma. Binnen de kaders van de samenwerkingsovereenkomst stelt de stuurgroep (zie 4.1) een meerjarenprogramma vast. Dat geeft enerzijds richting aan de projecten, anderzijds versterkt dit het onderlinge commitment.
In jaarlijkse uitvoeringsprogramma’s per vakdomein worden per jaar de concrete doelen en resultaten vastgelegd. Daardoor kan de tuurgroep de afspraken goed monitoren en het proces waar nodig bijsturen. De gemeentesecretarissen informeren de colleges over de voortgang. 3.1 Op deze vakdomeinen is de businesscase gematigd positief; toch laat het zien dat samenwerking meerwaarde heeft. Die meerwaarde zit bij alle vier de vakdomeinen met name in kwaliteitsverbetering, vermindering kwetsbaarheid en verhoging van de weerbaarheid. Kostenbeheersing (minder meerkosten) doet zich vooral voor bij IV. De financiële effecten zullen groter zijn, naarmate meer applicaties worden geharmoniseerd. Uiteindelijk is de meerwaarde van samenwerking niet alleen kostengedreven. Het voordeel van samenwerking wordt bepaald door het effect van alle drie de K’s. 3.2 Ieder vakdomein heeft een ander vertrekpunt en een andere opgave. Binnen het vakdomein IV wordt al deels samengewerkt op basis van dezelfde systemen en processen. De teams KCC/BZ van Horst aan de Maas en Venray zijn al langere tijd in gesprek over samenwerking en afstemming van werkzaamheden. Het vakdomein Financiën/Belastingen zit in de verkennende fase. Het thema HRM vraagt eerst om een organisatie brede oriëntatie van de positie van HRM binnen beide organisaties. Het draagvlak in de teams is groot om van start te gaan.
We sluiten aan bij wat per vakdomein haalbaar is, met als uiteindelijke stip op de horizon: 1 systeem, 1 proces, 1 team. Daarmee wordt het optimale rendement uit de samenwerking gehaald. 4.1 Deze governance zorgt voor een ingebedde sturing op alle niveaus met beperkte bureaucratie. Met een passende governance zijn beide gemeenten op alle niveaus (directie, lijnmanagement en medewerkers) gelijkwaardig vertegenwoordigd en zijn zij gezamenlijk verantwoordelijk. Beperken van de regeldruk en voorkomen van bureaucratie is daarbij het uitgangspunt. Er komt een stuurgroep onder aansturing van beide gemeentesecretarissen. Zij informeren de colleges regelmatig over de voortgang en de uitkomsten van de evaluatie na 1½ jaar. Een toelichting op de governance leest u in de bijlage.
B en W Adviesnota 4.2 We gaan het ‘trekkerschap’ binnen de vakdomeinen intern invullen. We gaan ervan uit dat de trekkers voor de vakdomeinen intern gevonden kunnen worden. Daarbij is het voorstel de uren die zij daaraan besteden te compenseren. Dit is namelijk geen taak die zij ‘erbij’ kunnen doen. Dit is opgenomen in het financiële plaatje (zie ook paragraaf Financiële consequenties). 5.1 Het aangaan van een ‘Regeling zonder meer’ kan alleen met toestemming van de gemeenteraad. Artikel 1, lid 2, van Wgr bepaalt: “De colleges van burgemeester en wethouders en de burgemeesters gaan niet over tot het treffen van een regeling dan na verkregen toestemming van de gemeenteraden. De toestemming kan slechts worden onthouden wegens strijd met het recht of het algemeen belang.” Kanttekeningen 1.1 Beide gemeenten hebben geleerd van eerdere ervaringen met samenwerkingen in het verleden. Ervaringen met samenwerken in het heden en verleden zijn leerzaam geweest en hebben geleid tot de keuze voor de programmatische aanpak. Op directieniveau is geconcludeerd dat verschillen overbrugbaar zijn door de kansen van samenwerking te benutten door deze laagdrempelig te organiseren. 1.2 Beide organisaties hebben hun eigen organisatiecultuur. Dit verschil kan belemmerend werken als we ons hier onvoldoende bewust van zouden zijn. Samenwerking vraagt erom te investeren in de onderlinge relatie.
Het vraagt om openheid, respect voor elkaars opvattingen en waarden. Overigens kunnen beide culturen elkaar ook versterken. De directies en de stuurgroep hebben een cruciale rol om gezamenlijkheid uit te dragen. 1.3 Samenwerking vraagt om commitment in de organisatie. Binnen een programmatische aanpak zijn de inverdieneffecten onzekerder dan bij een samenwerking op basis van een Centrumgemeente-constructie. Bij een programmatische aanpak zijn die effecten meer afhankelijk van de sturing op besparingen en de continu veranderende omstandigheden. Desalniettemin zijn kosten door deze samenwerking uiteindelijk minder dan wanneer beide organisaties zelfstandig doorontwikkelen en bijvoorbeeld de IV alleen moeten organiseren (bij gelijkblijvende inzet van IVtoepassingen). Door wettelijk verplichte en andere gedeelde ontwikkelingen samen op te pakken, kunnen we die met minder meerkosten realiseren. 1.4 De (financiële) effecten zijn voor beide gemeenten niet op alle vakdomeinen altijd gelijk. Het ene project zal meer opbrengen voor Horst aan de Maas, het andere voor Venray. De stuurgroep heeft als opdracht erop te sturen dat de revenuen voor beide gemeenten procentueel in balans zijn. Dit gaat niet alleen om kosten, ook om kwaliteitsverbetering en vermindering van de kwetsbaarheid. 2.1 De ‘Regeling zonder meer’ sluit een andere samenwerkingsvorm op termijn niet uit.
Het doel is toe te werken naar 1 systeem, 1 proces en uiteindelijk 1 team om het optimale resultaat uit de samenwerking te halen. Zoals we dat nu zien bij de samenwerking op Automatisering binnen IV. De ‘Regeling zonder meer’ past het beste bij de fase die we nu ingaan. Mocht er in de toekomst aanleiding zijn om de samenwerking op basis van een andere samenwerkingsvorm voort te zetten, dan komt dit terug op de tafel van de stuurgroep en eventueel in de colleges. 3.1 Op termijn kan deze samenwerking de bedrijfsvoering van andere vakdomeinen raken. De samenwerking levert meer op als beide gemeenten hun werkprocessen en applicaties op elkaar afstemmen. De bedrijfsvoering kan dan zo efficiënt mogelijk worden ingericht. Dat wil zeggen dat de besparingen op IV versterkt kunnen worden, of ‘minder meerkosten’ kunnen worden gerealiseerd door systemen in beide organisaties (potentieel binnen alle vakdomeinen) zoveel mogelijk te harmoniseren. Dit wordt een onderdeel van de evaluatie. 3.2 In een samenwerking wordt een stukje autonomie ingeleverd In een samenwerking moeten alle partijen investeren. Je moet elkaar wat gunnen, naar oplossingen zoeken en je niet blindstaren op de belemmeringen. Je raakt een stukje autonomie kwijt. Dat betekent
B en W Adviesnota dat je gezamenlijk vraagstukken oppakt en soms committeert aan het belang van de ander. Noodzakelijk is hierbij dat er een bewuste weging is van elkaars belang en dat het over de gehele linie in balans is. 3.3 Samenwerking heeft toegevoegde waarde Voor beide gemeenten levert samen te werken wat op, op termijn zal anders merkbaar worden dat de slagkracht die de individuele gemeente heeft om te anticiperen op grote en complexe ontwikkelingen verminderd wordt, de innovatiekracht beperkt is en zullen de kosten die er mee samenhangen meer stijgen, dan als je die deelt. Financiële consequenties De totale (incidentele) kosten voor de programmamanager en de trekkers zijn € 135.000 tot € 150.000: -
De Programmamanager
-
Vervanging uren trekkers (interne invulling) IV en KCC/BZ per vakdomein
-
Vervanging uren trekkers (interne invulling) HRM en Financiën/Belastingen
Totdat de programmamanager is geworven, wordt een externe kwartiermaker ingehuurd. Kosten voor de inhuurperiode, 1 september 2020 tot 1 januari 2021, zijn € 20.000. De financiële consequenties zijn al in de begrotingen van beide gemeenten opgenomen. De incidentele kosten en de investeringskosten die voortvloeien uit de uitvoeringsprogramma’s worden 50%-50% verdeeld tussen Horst aan de Maas en Venray. De investeringskosten worden zoveel mogelijk binnen de bestaande begroting gedekt. Samenwerking kan leiden tot besparingen door efficiency op specifieke taakgebieden en minder meerkosten in het algemeen. De ‘minder meerkosten’ worden afgezet tegen de autonome stijging van met name de IV-kosten en de toename van inzet van IV-toepassingen. De inverdieneffecten en de mindere meerkosten komen ten gunste aan de begroting voor deze samenwerking binnen de beide gemeenten. Investeringen en eventuele besparingen worden binnen het programma als geheel zoveel mogelijk verrekend (vakdomeinoverstijgend). Vervolgproces, communicatie Zie ook bijlage voor uitgewerkte planning t/m januari 2021. Oktober: -
Voorgenomen besluit B&W Venray en Horst aan de Maas met raadsvoorstel
-
Informeren OR over voorgenomen besluit B&W
November/december: -
Opstellen plan van aanpak implementatie en vaststellen door stuurgroep
-
Vaststelling uitvoeringsprogramma per vakdomein door Stuurgroep
December: -
Toestemming raden Venray en Horst aan de Maas ‘Regeling zonder meer’
-
Definitief besluit B&W Venray en Horst aan de Maas
-
Ondertekenen samenwerkingsovereenkomst (Regeling zonder meer)
-
Communicatie beide organisaties
-
Benoemen programmamanager
-
Benoemen trekkers
Organisatie brede communicatie staat gepland na het voorgenomen besluit van beide colleges in oktober en voor de start van het programma eind december. De (huidige) trekkers nemen de betreffende vakteams in iedere stap mee, zoals dat in het afgelopen jaar ook is gedaan.
B en W Adviesnota Bijlagen -
Toelichting samenwerking Horst aan de Maas – Venray
-
Samenwerkingsovereenkomst Horst aan de Maas – Venray (regeling zonder meer)
-
Raadsvoorstel
-
Raadsbesluit