03 Bijlage 1. Aanvullende brief BiblioNu subsidieaanvraag 2025 (geanonimiseerd)

Aan het College van B & W Raadhuisstraat 1 5801 MB Venray Venray , 04 december 2024 Betreft: Aanvullende brief Subsidieaanvraag 2025 BiblioNu

Geachte heer de Schryver , Beste Wim , Naar aanleiding van de in juli ingediende begroting en subsidieaanvraag 2025 is ons eind november gevraagd om een aanvullende brief te schrijven met hierin de uiteenzetting van de gestegen kosten rondom huisvesting. BiblioNu hanteert de volgende uitgangspunten: -

-

-

-

-

-

-

-

Het huidige pand Gouden Leeuwpad 3 is aangekocht door de gemeenteraad met de bestemming bibliotheek. Het gemeentelijk beleid is dat de huurder in haar geheel verantwoordelijk is voor onderhoud én vervanging van het gehuurde. BiblioNu volgt dit beleid. BiblioNu gaat uit van een langdurige huurovereenkomst. Er zijn naar aanleiding van de verbouwing in 2023 een tweetal Meerjaren Onderhoudsplannen (MJOP) opgesteld door de gemeente Venray. Dit zijn de MJOP 10 jaar en MJOP 30 jaar. Door BiblioNu is een meerjarenraming opgesteld voor de vervanging van het interieur in de lijn van de realisatieovereenkomst (ROK). De ambtelijke lijn gesteld door de gemeente Venray is dat de verhuizing geen gevolgen mag hebben voor het inhoudelijke bibliotheekwerk. Het bezoekersaantal in de nieuwe huisvesting is toegenomen van 6. 500 bezoekers per maand naar gemiddeld 14. 500 bezoekers per maand. Dankzij de huidige SPUK middelen plus inzet deel van de algemene reserves is BiblioNu tot 2026 in staat de huidige openingsuren (35 uur per week) te behouden. BiblioNu gaat uit van de situatie dat de decentralisatie uitkering 2026 beschikbaar gesteld wordt voor de exploitatie in de huidige vorm zonder nieuwe inhoudelijke voorwaarden.

De gemeente Venray heeft in eerdere gesprekken aangegeven dat de huurder (lees: BiblioNu) verantwoordelijk is voor het onderhoud. Gaande de gesprekken over een nieuwe huurovereenkomst is het duidelijk geworden dat BiblioNu verantwoordelijk is voor onderhoud én vervanging. Daarbij is ook duidelijk geworden dat het onderhoud wat onder de VVE valt beperkt is én dat het een groot deel van het exterieur van het pand , wederom onderhoud en vervanging , voor rekening van de bibliotheek komt. Deze twee toevoegingen in het huurcontract komen tot uiting in het MJOP van 30 jaar. Verantwoordelijk bestuur vraagt om het reserveren van financiële middelen ten hoogte van de gestelde bedragen in beide MJOP’s en de ROK interieur om zodoende in de toekomst te kunnen voldoen aan de bepalingen van de huurovereenkomst. De bibliotheek zal dus vanaf jaar één moeten reserveren omdat vanaf jaar elf de eerste voorzieningen voor onderhoud en vervanging aangesproken moeten worden.

Het begrote negatieve resultaat na resultaatbestemming van BiblioNu ontstaat door: Hogere exploitatielasten -

MJOP 10 jaar Hogere kosten Hogere kosten Hogere kosten Hogere kosten

verzekeringen onderhoudscontracten incidentele kosten onderhoud pand beveiliging

Dotaties bestemmingsreserves -

MJOP 30 jaar Vervanging interieur (in relatie tot ROK) Hushmeets Ontwikkelplein

Exploitatielasten huisvesting MJOP 10 jaar In de oorspronkelijk begrotingsaanvraag op 31 juli 2024 gingen we uit van een andere MJOP 10 jaar dan de laatste versie die BiblioNu heeft ontvangen van de gemeente Venray in begin november 2024. De MJOP 10 jaar betreft met name schilderwerk en onderhoudscontracten voor alle technische installaties. In deze laatste versie MJOP 10 jaar blijken hogere kosten voor diverse onderhoudscontracten te zijn. De meerkosten in 2025 ten opzichte van begroting 2024 stijgen hiermee van €11.500-, naar € 22.931-., De meerkosten in 2025 ten opzichte van begroting 2024 voor de dotatie voorziening groot onderhoud stijgen naar € 8.080-. ,

Gestegen kosten verzekeringen De aanschafwaarde roerende zaken is ten opzichte van het oude pand vele malen hoger. De gestegen verzekeringswaarde heeft een polis verhoging tot gevolg. De meerkosten in de begroting 2025 ten opzichte van de begroting 2024 betreffen €5.000-,

Hogere kosten onderhoudscontracten Door het verhuizen zijn bestaande contracten opengebroken. Hier spreken we bijvoorbeeld over schoonmaak en afvalverwerking. De meerkosten in de begroting 2025 ten opzichte van de begroting 2024 betreffen €13.000-,

Hogere kosten incidentele kosten onderhoud pand. Dit betreffen kosten die niet gedekt worden door verzekering , bijvoorbeeld vandalisme. De situatie is dat BiblioNu gevestigd is aan een plein waar vele evenementen per jaar plaatsvinden als mede een fietsenstalling gevestigd is. In combinatie met een gevel dat bijna geheel uit glas bestaat vinden we het risico aanzienlijk en daardoor ook noodzakelijk hier een kleine voorziening voor aan te leggen. Dit sluit aan bij de ervaringen die BiblioNu heeft opgedaan in de andere vestiging in ‘t Gasthoes te Horst. De meerkosten in de begroting 2025 ten opzichte van de begroting 2024 betreffen €5000-,

Hogere beveiligingskosten Door de enorme toename van bezoekers (een stijging van gemiddeld 6. 500 bezoeker per maand naar 14. 500 bezoekers per maand) is het vanuit veiligheidsoverwegingen noodzakelijk tijdens openingstijden ten minste twee professionele krachten in te zetten ondersteunt door vrijwillige gastheren/gastvrouwen. Naast meer bezoekers trekt BiblioNu ook geheel nieuwe doelgroepen aan. Deze diversiteit brengt ook uitdagingen met zich mee in het borgen van een veilige sfeer. De toename van beveiliging past helaas in de maatschappelijke tendens waarbij er een verharding in de samenleving plaatsvind. Voor de bibliotheek als publieke openbare ruimte heeft dit directe gevolgen. De meerkosten in de begroting 2025 ten opzichte van de begroting 2024 betreffen €14.000-,

Tussenconclusie De totale meerkosten huisvesting (het totaal van de boven beschreven hoofdstukken) in de begroting 2025 ten opzichte van de begroting 2024 betreffen €68.011-. ,

Dotaties aan bestemmingsreserves MJOP 30 jaar De MJOP 30 jaar geeft een kostenraming betreft het onderhoud en vervanging vanaf jaar 10 tot 30 jaar. Dit is een direct uitvloeisel van de huurovereenkomst die erop tafel ligt. Ofwel , zonder dotaties kan BiblioNu het huidige voorgestelde huurcontract niet ondertekenen. Met name posten als gevel (ramen , voegwerk en kozijnen) dak , warmtepompen , zonnepanelen , luchtbehandelingssystemen en andere technische installaties) zijn relatief grote onderhouds- en vervangingsposten waarvoor gespaard moet worden. BiblioNu is nog in gesprek met de gemeente over de posten glas en dak vervanging. Deze posten dienen onzer inziens een plek te krijgen in de MJOP 30 jaar , maar ontbreken momenteel. Daarnaast is het voor BiblioNu noodzakelijk dat de VVE een actuele MJOP heeft én uitvoert. De gemeente Venray heeft hier wat betreft BiblioNu de verantwoordelijkheid in omdat zij een meerderheidsbelang hebben binnen de VVE. Wij vertrouwen erop dat al deze bovenstaande punten goed worden opgepakt gezien de prettige samenwerking die er is. De meerkosten in de begroting 2025 ten opzichte van de begroting 2024 betreffen €59.427-. ,

Vervanging interieur (in relatie tot ROK) De ROK is gesteld op de eenmalige subsidiebijdrage van €986.000-, welke BiblioNu heeft ontvangen ten behoeve van de bibliotheekinrichting , maatwerk , verlichting , automatisering en diverse andere posten ten behoeve van de verhuizing. Ter onderbouwing hiervan is reeds een onafhankelijk accountantsverklaring opgesteld. Voor de toekomstige vervanging van het investeringsdeel van de bedragen volgens de ROK doet BiblioNu een jaarlijkse dotatie. In de oorspronkelijk subsidieaanvraag 2025 was de dotatie €111.800-. , Doordat sommige posten als directe kosten opgevoerd zijn tijdens de accountantscontrole daalt dit bedrag naar €105.802-. ,

Hushmeets Ontwikkelplein Dit betreft twee vergadercabines die ingezet worden als interieur op het Ontwikkelplein. Deze investering is in 2023 aangeschaft vanuit eenmalige projectsubsidies. Daardoor konden deze aanschaffingen buiten ROK overeenkomst gehouden worden en doen ze niet mee met de vervanging interieur ROK regeling. Ze vormen echter een onmisbaar geheel van het gehele interieur. De meerkosten in de begroting 2025 ten opzichte van de begroting 2024 betreffen 5.530-,

Eindconclusie Alles samengevat

heeft de

verhuizing een enorme positieve impact gehad op het bibliotheekwerk en is ook gebleken dat er een grote maatschappelijk behoefte is aan een dergelijke voorziening in Venray. Daarbij hoort helaas ook de conclusie dat de eenmalige investeringskosten duidelijk waren, maar dat er nog onvoldoende

stil is gestaan

de oude

locatie.

Daarbij

is BiblioNu

op te trekken en

van

mening

te komen

bij de

structurele

borging

van

dergelijke voorziening ten opzichte

een

van

dat bovenstaande

tot een

constatering een goede gelegenheid vormt om samen oplossing die het toekomstige bibliotheekwerk in Venray een

duurzame

plek geeft. Wij beseffen dat deze aanvraag het subsidieplafond, gesteld door de gemeenteraad, overschrijdt en doen hierbij een beroep op de Raad om de subsidie te verhogen gelijk aan de meerkosten die nodig zijn voor de gestegen

huisvestingslasten.

De totale Dit is de

de subsidie 2025 t.b.v. gestegen €68.011

volgende deelbedragen:

meerkosten komt

BiblioNu

een

uit van

huisvesting plus

hiermee uit op

een

de

totaal

jaarlijkse indexering van

het

plekvoor

de

generaties na

ons.

huisvestingslasten zijn: €238.770,+€59.427

€105.802

+

+

€5.530.

reguliere exploitatiesubsidie voor het inhoudelijke van €978.349,- voor 2025 en is structureel. Hierbij gaat subsidiebedrag

in de

navolgende jaren.

hoopt dat deze stap een punt zet in het hoofdstuk huisvesting en we kijken uit om aan de inhoudelijke ambities en de daarbij behorende wettelijk zorgplicht 2026.

Hartelijke groet,

(geanonimiseerd) Fons

robuuste

de

van

bibliotheekwerk

werken

borgt een

stijging van som

Bovenstaande

BiblioNu

Dit

Steggink

Directeur-bestuurder

BiblioNu

samen

te