03 Aanbestedingsdocument Venray accountant tbv Raad

Programma van Eisen accountantsdienst 2024 - 2027

Datum: Status: Kenmerk:

7 september 2023 Definitief VEN/BV/KW/01

Pag. 2 van 21

Inhoudsopgave Inhoudsopgave .........................................................................................................................................................2 1. Inleiding.................................................................................................................................................................3 1.1 Opdrachtgever / aanbestedende dienst .............................................................................................................3 1.2 Opdrachtverlening ..............................................................................................................................................3 1.3 Aanbestedingsprocedure ....................................................................................................................................3 1.4 Indeling aanbestedingsleidraad ..........................................................................................................................3 2. Algemeen ..............................................................................................................................................................4 2.1.

De gemeente Venray .........................................................................................................................................4 2.2 De organisatie .....................................................................................................................................................4 2.3. Aanvang en duur van de opdracht ....................................................................................................................4 2.4 Percelen ..............................................................................................................................................................4 2.5 Contactpersoon en nadere informatie ................................................................................................................4 2.6 Communicatie en vragen ....................................................................................................................................5 2.7 Wijze van indienen inschrijving ...........................................................................................................................5 2.8 Aandachtspunten inschrijving .............................................................................................................................5 2.9 Overige aandachtspunten

..................................................................................................................................6 2.10 Opening van de inschrijvingen .........................................................................................................................6 2.11 Klachtenmeldpunt .............................................................................................................................................6 2.11 Gunningsbeslissing en bezwaarmogelijkheden ...............................................................................................7 2.13 Programma van Eisen ......................................................................................................................................7 3.

Eisen aan de inschrijver (geschiktheidseisen) .....................................................................................................8 3.1 Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) ...........................................................................................8 3.2 Gedragsverklaring aanbesteden ........................................................................................................................8 3.3 Uitsluitingsgronden .............................................................................................................................................8 3.4 Geschiktheidseisen .............................................................................................................................................8 4.

Programma van Eisen ........................................................................................................................................10 4.1 De opdracht ......................................................................................................................................................10 4.2 Minimale eisen ..................................................................................................................................................10 4.3 Gunningscriteria ................................................................................................................................................11 4.4 Referentie andere gemeenten ..........................................................................................................................12 4.5 Rapportage van de accountant ........................................................................................................................12 5.

Beoordeling inschrijvingen ..................................................................................................................................13 5.1 Beoordeling .......................................................................................................................................................13 5.2 Wegingsfactoren ...............................................................................................................................................13 6. Verdere procedure van gunning .........................................................................................................................15 6.1 Toelichting en presentatie.................................................................................................................................15 6.2 Besluitvorming ..................................................................................................................................................15 6.3 Planning ............................................................................................................................................................15 Bijlage 1: Prijzenblad ..............................................................................................................................................16 Bijlage 2: Referenties

..............................................................................................................................................17 Bijlage 3: Beoordeling door de beoordelingscommissie .........................................................................................18 Bijlage 4 Controle verordening ...............................................................................................................................20 Bijlage 5 Inkoopvoorwaarden met addendum ........................................................................................................21

Pag. 3 van 21

1. Inleiding Voor de controle van de jaarrekeningen vanaf boekjaar 2024 moet er een nieuwe overeenkomst met een accountant worden afgesloten. Het contract met onze huidige accountant is afgelopen. Daarom houden we een Europese openbare aanbestedingsprocedure conform de Aanbestedingswet 2012. Deze Europese procedure bestaat uit één fase. Marktpartijen worden uitgenodigd om een offerte uit te brengen op basis van deze aanbestedingsleidraad, Programma van Eisen en bijlagen.

1.1 Opdrachtgever / aanbestedende dienst De opdrachtgever is de gemeenteraad van de gemeente Venray, verder te noemen “gemeente”.

1.2 Opdrachtverlening Artikel 2 van de controleverordening, vastgesteld door de raad op 12-2-2019 bepaalt de opdrachtverlening accountantscontrole. In artikel 2 van de controleverordening staat het volgende: 1. De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door de raad te benoemen accountant. 2. Het college bereidt in overleg met de raad de aanbesteding van de accountantscontrole voor. 3. De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole een programma van eisen vast. 4. In geval van Europese aanbesteding van de accountantscontrole stelt de raad voor de selectie van de accountant de selectiecriteria en per selectiecriterium de bijbehorende weging vast.

1.3 Aanbestedingsprocedure Wij kiezen voor een Europese openbare aanbestedingsprocedure omdat de geraamde contractwaarde boven de Europese aanbestedingsgrens ligt.

1.4 Indeling aanbestedingsleidraad De eisen, wensen en de procedure met betrekking tot het indienen van deze aanbieding staan in het “Programma van Eisen”. Op basis van het Programma van Eisen worden de afspraken met de accountant vastgelegd in een overeenkomst. Er kan niet op delen van het dienstenpakket worden ingeschreven. Dit document bevat de volgende onderdelen: • Hoofdstuk 2 “Algemeen”. Hierin staat een korte schets van de gemeente Venray en de duur van de overeenkomst. Daarnaast wordt vooral ingegaan op het proces van de aanbesteding en voorschriften die daaraan zijn verbonden. • Hoofdstuk 3 “Eisen aan de inschrijver”. Hierin staat aangegeven aan welke geschiktheidseisen de inschrijver moet voldoen. • Hoofdstuk 4 “Programma van Eisen”. Hierin staan de eisen ten aanzien van de inschrijvende accountants in relatie tot de aan te besteden accountantsdiensten. • Hoofstuk 5 “Beoordeling inschrijving”. Hierin staat de beoordelingsmethodiek en de wegingsfactoren voor de beoordeling. • Hoofdstuk 6 “Verdere procedure van gunning”. Hierin wordt ingegaan op een aantal zaken in het vervolgtraject.

Pag. 4 van 21

2. Algemeen 2.1. De gemeente Venray Venray is de tweede stedelijke kern van Noord-Limburg en speelt een vooraanstaande rol in de regio. De kracht van Venray is dat zij dit weet te combineren met haar van oorsprong dorpse karakter. Venray heeft in de tijd een sterke ontwikkeling doorgemaakt. Ontstaan als “dorp in de Peel” waar zo’n honderd jaar geleden een psychiatrisch centrum neerstreek, heeft Venray met name vanaf de tweede wereldoorlog een forse groei doorgemaakt. Die groei heeft betrekking op het aantal inwoners, de bijbehorende werkgelegenheid én een centrum met een voorzieningenniveau dat regionaal verzorgend is. Venray is daarmee uitgegroeid tot een stevige, dynamische en levendige kern. Tegelijkertijd draagt de ruimtelijke opbouw van Venray nog alle tekenen van het dorpse verleden. Dat is nog goed te zien aan de stedenbouwkundige structuur, de inpassing in het landschap en het grote buitengebied met de dertien kerkdorpen.

2.2 De organisatie De gemeenteraad bestaat uit 27 raadsleden. De raad kent 3 commissies te weten: Wonen, Werken & Besturen en Leven. Het college van Burgemeester en Wethouders telt 5 leden. In totaal werken er circa 400 medewerkers die zich inzetten voor de ruim 44.000 inwoners van de gemeente Venray. De gemeente Venray werkt sinds 2006 met het financieel informatiesysteem ‘Decade’. In de eerste helft van 2023 vond de aanbesteding plaats voor een nieuw financieel pakket, met als winnaar: iFinanciën van PinkRoccade. Momenteel vindt de implementatie plaats met als doel om per 1-1-2025 de financiële administratie in dit pakket te laten plaatsvinden. De gemeente Venray maakt gebruik van SiSa regelingen; te weten in 2020 11 SiSa-regelingen, 2021 23 SiSaregelingen en in 2022 26 SiSa-regelingen.

2.3. Aanvang en duur van de opdracht De overeenkomst wordt aangegaan voor een periode van vier jaren, vanaf het boekjaar 2024. Dit betekent dat de overeenkomst geldt voor de boekjaren 2024, 2025, 2026 en 2027. De overeenkomst eindigt van rechtswege. Als beide contractpartners tevreden zijn over het verloop van de werkzaamheden, kan de overeenkomst maximaal 4 keer stilzwijgend voor een periode van een jaar worden verlengd. Opzegging kan schriftelijk door een van de partijen of beide gebeuren met inachtneming van een opzegtermijn van minimaal 6 maanden.

2.4 Percelen De Aanbesteding is niet onderverdeeld in percelen, omdat er sprake is van een functionele eenheid van de te leveren diensten. Het is daarom niet gewenst dat de opdracht door verschillende leveranciers geleverd c.q. uitgevoerd wordt. Er is evenmin sprake van een samenvoeging van meerdere opdrachten.

2.5 Contactpersoon en nadere informatie Vragen ten behoeve van de nota(‘s) van inlichtingen kunnen alleen binnen de termijn zoals genoemd op TenderNed via de vragenmodule van TenderNed worden gesteld. Aanvullende vragen over, of naar aanleiding van dit Programma van Eisen kunnen alleen via de berichtenmodule van TenderNed worden gesteld tot 10 dagen voor de indieningsdatum.

Pag. 5 van 21

De contactpersoon bij de gemeente Venray is Eric Verhagen (inkoopadviseur), te bereiken via de berichtenmodule van TenderNed.

2.6 Communicatie en vragen Deze aanbesteding vindt geheel digitaal plaats met gebruikmaking van het aanbestedingsplatvorm TenderNed. De aanbestedingsdocumenten zijn met de grootst mogelijke zorg samengesteld. Mochten inschrijvers desondanks onvolkomenheden in dit document tegenkomen of vragen hebben naar aanleiding van dit document, dan geven zij hun vragen en/of opmerkingen door via TenderNed, uiterlijk vóór de uiterste termijn voor het stellen van vragen. De vragen van inschrijvers worden beantwoord in de Nota van inlichtingen. Inschrijvers kunnen geen rechten ontlenen aan mondelinge uitspraken. Vragen die na de hiervoor genoemde datum en tijdstip binnen komen worden niet beantwoord, tenzij dit naar oordeel van de gemeente vragen betreffen die relevant zijn en gevolgen kunnen hebben voor de te ontvangen inschrijvingen. Tijdens de looptijd van de aanbestedingsprocedure is het niet toegestaan andere functionarissen van de gemeente dan genoemde contactpersoon in het kader van deze aanbestedingsprocedure te benaderen. Het is niet toegestaan om bij deze aanbestedingsprocedure, ook na de voorlopige gunning, betrokken medewerkers, raadsleden, leden van de auditcommissie, wethouders en burgemeester van de gemeente te benaderen en te beïnvloeden. Mocht dit wel gebeuren, dan kan dat leiden tot uitsluiting van deelname.

Communicatie en werkoverleggen in het kader van de uitvoering van lopende contracten zijn uiteraard wel toegestaan.

2.7 Wijze van indienen inschrijving Inschrijvingen kunnen uitsluitend worden ingediend via TenderNed. De datum en het tijdstip op TenderNed is bepalend. De inschrijver is zelf verantwoordelijk voor het tijdig indienen van de inschrijving in TenderNed. Te laat ingediende Inschrijvingen worden niet geaccepteerd en zijn derhalve uitgesloten van deelname. Het risico van niet tijdige indiening ligt bij inschrijver. Inschrijvingen, anders dan via TenderNed, worden niet geaccepteerd. De gemeente is niet verantwoordelijk en niet aansprakelijk voor eventuele problemen met de digitale indiening van uw offerte. De inschrijving wordt getekend door een rechtsgeldig vertegenwoordiger. De rechtsgeldige vertegenwoordiger blijkt uit het handelsregister. Indien de vertegenwoordigingsbevoegdheid niet blijkt uit het handelsregister wordt een geldige volmacht, waaruit de vertegenwoordigingsbevoegdheid blijkt, bijgevoegd. De volmacht bevat in ieder geval een dagtekening, ondertekening door een daartoe blijkens het handelsregister bevoegde volmachtgever en gevolmachtigde en een duidelijk afgebakende omschrijving van waar de volmacht wel (en niet) betrekking op heeft.

2.8 Aandachtspunten inschrijving Met betrekking tot de inschrijving gelden de volgende aandachtspunten: • Door het aanbieden van een inschrijving bevestigt de inschrijver akkoord te zijn met de bepalingen van het Programma van Eisen en de Algemene inkoopvoorwaarden van de gemeente Venray inclusief het addendum wat specifiek bij deze aanbesteding hoort. De inschrijver verwijst in de documenten van de inschrijver niet naar de eigen algemene inkoopvoorwaarden. Uw algemene verkoopvoorwaarden, branchevoorwaarden of andere voorwaarden worden uitdrukkelijk uitgesloten, tenzij deze strijdig zijn met de accountantsvoorschriften. U treft onze inkoopvoorwaarden en bijbehorend addendum aan bij de documenten op TenderNed. • De aanbesteding is niet verdeeld in onderdelen. De inschrijver schrijft alleen in op het gehele pakket van de gevraagde dienstverlening waarop deze aanbesteding betrekking heeft. Een combinatie van inschrijvende openbare accountants is in het kader van deze aanbesteding niet toegestaan.

Pag. 6 van 21

• •

•

•

De gemeente Venray heeft het recht, te allen tijde, de verstrekte gegevens en verklaringen te onderzoeken en op juistheid te controleren, evenals de opgegeven referenties te benaderen. De inschrijver dient een onvoorwaardelijke inschrijving in. Dat wil zeggen dat er geen ‘mitsen en maren’ aan de inschrijving kleven. Een inschrijving onder voorwaarden c.q. voorbehouden is een ongeldige inschrijving en wordt uitgesloten van verdere deelname, De gemeente Venray heeft het recht de door inschrijvers ingediende documenten, die niet voldoen aan de voorgeschreven aanbestedingsprocedures, dan wel niet volledig of onjuist zijn, niet in behandeling te nemen. De uit te brengen inschrijving houdt gedurende de overeenkomst 90 dagen stand gerekend na de inschrijfdatum. Gedurende deze gestanddoeningsperiode is de inschrijving onvoorwaardelijk, bindend en onherroepelijk. In het geval een kort geding aanhangig is gemaakt, eindigt de termijn van gestanddoening 8 dagen na de dag waarop in eerste aanleg is beslist, tenzij de oorspronkelijke gestanddoeningstermijn van 90 dagen na deze 8 dagen nog niet verstreken is. In dat geval blijft de oorspronkelijke gestanddoeningstermijn van kracht.

2.9 Overige aandachtspunten •

• • • • • • • •

•

Van inschrijvers verwachten wij dat zij strikte vertrouwelijkheid in acht nemen ten aanzien van de informatie die in het kader van deze aanbesteding wordt verstrekt. Alle gegevens mogen alleen gebruikt worden voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Deze geheimhouding blijft ook gelden als er geen overeenkomst uit voortvloeit of de marktpartij besluit geen inschrijving te doen na het downloaden van de gegevens. Door in te schrijven gaat de inschrijver akkoord met alle eisen, wensen, voorwaarden en overige uitgangspunten zoals genoemd in de aanbestedingsdocumenten. De gemeente Venray is niet verplicht interne (aanbestedings)documenten, zoals resultaten van evaluaties, adviezen aangaande kwalificatie en gunning aan de inschrijvers bekend te maken. Het verstrekken van onjuiste gegevens kan tot uitsluiting leiden. Definitieve gunning wordt gedaan door de raad van de gemeente Venray. De gemeente behoudt zich het recht voor om de gehele aanbestedingsprocedure tijdelijk of definitief te stoppen. De gemeente behoudt zich het recht voor om de tijdsplanning van de procedure te wijzigen, met uitzondering van de wettelijk vastgestelde termijnen. De gunningsbeslissing met voorlopige gunning en de definitieve gunning van de opdracht worden via TenderNed kenbaar gemaakt. Het Programma van Eisen en de ingediende aanbieding maakt integraal onderdeel uit van de af te sluiten overeenkomst.

Ingeval van een abnormaal lage inschrijving behoudt de gemeente het recht om deze inschrijving als ongeldig te beschouwen en ter zijde te leggen. Dit kan alleen als de gemeente de inschrijver heeft verzocht om de samenstelling van de opgegeven prijs en de achterliggende redenering op te geven. Alle correspondentie tijdens en na de procedure gebeurt in de Nederlandse taal.

2.10 Opening van de inschrijvingen De inschrijvingen worden door TenderNed in een digitale kluis bewaard. De digitale kluis wordt op de, op TenderNed, vermelde datum aan de gemeente vrijgegeven. Inschrijvers worden niet toegelaten bij de opening. Na het openen van de kluis wordt een proces-verbaal van de kluisopening verstuurd via TenderNed.

2.11 Klachtenmeldpunt De gemeente Venray hanteert een klachtenregeling conform de Aanbestedingswet 2012. Voor informatie of als u een klacht wilt indienen zie: www.venray.nl/inkoop-en-aanbesteding.

Pag. 7 van 21

2.11 Gunningsbeslissing en bezwaarmogelijkheden Alle inschrijvers ontvangen via TenderNed bericht over de voorlopige gunningsbeslissing. Dit bericht houdt geen aanvaarding in, als bedoeld in artikel 6:217, eerste lid, van het Burgerlijk Wetboek, van een aanbod van de inschrijver die de economisch meest voordelige inschrijving heeft gedaan. De inschrijver van wie de inschrijving is afgewezen ontvangt in ditzelfde bericht de naam van de ondernemer die de economisch meest voordelige inschrijving heeft gedaan wordt vermeld. Inschrijvers maken, als zij bezwaar hebben tegen het voornemen tot gunning, binnen 20 kalenderdagen na dagtekening van het voornemen tot gunning hiertegen een kort geding-procedure aanhangig bij de (Voorzieningen)rechter van de Rechtbank Limburg, zulks op straffe van niet-ontvankelijkheid en verval van recht. Daartoe dient binnen genoemde termijn van 20 kalenderdagen een dagvaarding in kort geding te zijn betekend aan het adres van de gemeente. Indien niet (tijdig) een kort geding aanhangig wordt gemaakt verwerkt de inschrijver alle rechten om (alsnog) op te komen tegen onderhavige beslissing alsmede op schadevergoeding ter zake. De gemeente is, nadat de voornoemde opschortende termijn van 20 kalenderdagen ongebruikt is verstreken, vrij om tot definitieve gunning van de opdracht aan de winnende Inschrijver over te gaan.

2.13 Programma van Eisen In het Programma van Eisen (PvE) wordt inzichtelijk gemaakt welke bepalingen, voorwaarden en eisen aan de overeenkomst gesteld worden. Het niet voldoen aan de gestelde eisen binnen het PvE, leidt tot uitsluiting van deze aanbestedingsprocedure. Op basis van het Programma van Eisen worden de afspraken met de accountant vastgelegd in een overeenkomst.

Pag. 8 van 21

3. Eisen aan de inschrijver (geschiktheidseisen) Alle inschrijvingen die voldoen aan de inschrijvingsrichtlijnen en –procedures komen voor beoordeling van geschiktheidseisen aan de inschrijvers in aanmerking. Deze eisen zijn onder te verdelen in uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen. Om te beoordelen of uw organisatie in staat is om de onderhavige opdracht uit te voeren, wordt in dit hoofdstuk informatie gevraagd met betrekking tot het voldoen aan standaardvoorwaarden en de geschiktheid van uw organisatie om de onderhavige opdracht te kunnen uitvoeren.

3.1 Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) De gemeente hecht er waarde aan dat ondernemingen aan wie zij opdrachten gunt een bepaalde toets kunnen doorstaan op het gebied van integriteit, economische en financiële draagkracht en technische bekwaamheid of beroepsbekwaamheid. Daarom screent zij ondernemingen. Daartoe hanteert de gemeente het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (hierna te noemen: UEA), dat ingevuld moet worden door partijen die in aanmerking willen komen voor gunning van een opdracht. Het UEA is een door de inschrijver in te vullen eigen verklaring waarmee hij verklaart in welke hoedanigheid hij deelneemt (zelfstandig, als hoofdaannemer, als combinant, of als onderaannemer) en waarmee hij informatie verstrekt over eventueel op hem van toepassing zijnde uitsluitingsgronden, zijn financiële en economische draagkracht en andere geschiktheidseisen. Het UEA is bijgevoegd als PDF formulier en treft u bij de aanbestedingsleidraad aan. Door invulling van het UEA verklaart de inschrijver dat hij voldoet aan de in dit aanbestedingsdocument gestelde geschiktheidseisen, technische specificaties en uitvoeringsvoorwaarden en voegt hij een eventuele toelichting toe bij het niet voldoen aan uitsluitingsgronden. De inschrijver voegt het rechtsgeldig ondertekende UEA toe bij de inschrijving.

Het is toegestaan om de ondertekening elektronisch in de PDF omgeving aan te brengen. Het is ook toegestaan eerst te printen, op papier te ondertekenen en vervolgens hiervan een ingescande versie als PDF bestand in te dienen. Inschrijvers kunnen van de procedure worden uitgesloten, indien zij zich schuldig hebben gemaakt aan valse verklaringen bij het invullen van het UEA, indien zij informatie hebben achtergehouden of indien zij niet in staat zijn de ondersteunende documenten te verstrekken.

3.2 Gedragsverklaring aanbesteden Een Gedragsverklaring Aanbesteden (GVA) is een verklaring dat uit een onderzoek is gebleken dat er geen bezwaren zijn dat een natuurlijk persoon of rechtspersoon inschrijft op een overheidsopdracht. Justis, de screeningsautoriteit, verstrekt de GVA namens de Minister van Veiligheid en Justitie. U kunt de GVA aanvragen bij het Ministerie van Veiligheid en Justitie. Houdt u er rekening mee dat het verkrijgen van deze verklaring 6-8 weken kan duren. Inschrijver is zelf verantwoordelijk voor de tijdige verstrekking. De GVA mag, ten tijde van het indienen van de inschrijving, niet ouder zijn dan twee (2) jaar. Indien de GVA niet, niet tijdig of niet volledig wordt aangeleverd, dan kan de gemeente besluiten betreffende inschrijver uit te sluiten en de gunningsbeslissing in te trekken. In dat geval gaat de gemeente over tot gunning aan de opvolgende inschrijver waarna opnieuw een opschortende termijn gaat lopen.

3.3 Uitsluitingsgronden De wet kent verplichte en facultatieve uitsluitingsgronden die betrekking hebben op de integriteit van de ondernemer. Alle in het UEA genoemde verplichten en facultatieve uitsluitingsgronden zijn van toepassing op deze opdracht.

3.4 Geschiktheidseisen Door het aanvinken van “Ja” in hoofdstuk IV van het UEA (Selectiecriteria) verklaart de inschrijver dat zijn onderneming voldoet aan alle hierna volgende geschiktheidseisen.

Pag. 9 van 21

3.4.1 Financiële en economische draagkracht Inschrijver is een stabiele onderneming wiens continuïteit is gegarandeerd gedurende de looptijd van de opdracht, inclusief mogelijke verlengingen. Indien u controleplichtig bent, verklaart u door ondertekening van de UEA dat de meest recente accountantscontrole in de jaarrekening geen paragraaf bevat met negatieve continuïteitsverwachtingen. De aanbestedende dienst kan na voorlopige gunning vragen om deze accountantsverklaring en de jaarrekening. Indien u niet controleplichtig bent, verklaart u door ondertekening van de UEA dat de financiële en economische draagkracht van uw onderneming zodanig is dat de continuïteit van de dienstverlening gedurende de looptijd van de opdracht, inclusief mogelijke verlengingen, niet in gevaar komt. De gemeente kan na voorlopige gunning vragen om een jaarverslag. 3.4.2 Technische en beroepsbekwaamheid Kerncompetenties De aanbestedende dienst heeft de volgende kerncompetentie(s) gedefinieerd: Er wordt over voldoende deskundigheid en ervaring beschikt om de onderhavige opdracht naar behoren te kunnen uitvoeren. De gevraagde kerncompetentie moet een opdracht voor een lagere overheidsorganisatie van een vergelijkbare grootte als de gemeente Venray en haar complexiteit zijn.

U toont met behulp van één of meerdere referenties aan dat u aantoonbare kennis en ervaring bezit met betrekking tot de hiervoor genoemde kerncompetenties en met het naar tevredenheid van de aanbestedende dienst(s) uitvoeren van deze kerncompetenties. De referentie(s) dien(en)t te hebben plaatsgevonden in de afgelopen 3 jaar, voor uiterste datum van het indienen van de inschrijving. De inschrijver gebruikt het format van Bijlage Referenties voor het indienen van de referentie. De gemeente behoudt zich het recht voor met betrekking tot de opgegeven referentie navraag te doen bij de referent. Beroepsbekwaamheid Op de datum van inschrijving is het bureau: • als accountant (de organisatie) ingeschreven in het register van de AFM of een in de EU lidstaten vergelijkbaar instituut; • als accountant (persoon) is ingeschreven als accountant in het beroepsregister van de NBA of een in de lidstaten vergelijkbaar instituut; • een stabiele onderneming is, wiens continuïteit van de dienstverlening gedurende de looptijd van de opdracht, inclusief mogelijke verlengingen niet in gevaar komt; • beschikt over een marktconforme en adequate verzekering ter hoogte van € 1.000.000.= per gebeurtenis tegen of voorziening voor beroepsaansprakelijkheid.

Deze verzekering geldt voor de gehele looptijd van de overeenkomst; • beschikt over een marktconforme en adequate verzekering of voorziening in verband met aansprakelijkheidsrisico’s in verband met de uitvoering van de opdracht, waarbij geldt dat het verzekerde bedrag tenminste drie maal de jaaromzet per gebeurtenis bedraagt; • dat het management en de met de uitvoering van de opdracht belaste personeelsleden de Nederlandse taal machtig te zijn; • Medewerkers betrokken bij de controle hebben voldoende kennis en ervaring op het gebied van de voor de gemeente geldende wet- en regelgeving en op het gebied van financiële voorschriften waaraan de gemeente moet voldoen. 3.4.3 Beroepsbevoegdheid De inschrijver is ingeschreven in het beroeps- en handelsregister of een vergelijkbaar register in het land van vestiging van de onderneming.

Pag. 10 van 21

4. Programma van Eisen 4.1 De opdracht De inhoud van de opdracht bestaat uit de volgende onderdelen: 1. Exploitatie en jaarrekening: • Tussentijdse controle (interimcontrole); • De jaarlijkse accountantscontrole van de jaarrekening. 2. Specifieke uitkeringen (Single information single audit (SiSa)) • Bij de standaardwerkzaamheden hoort ook de controle op de specifieke uitkeringen waarop SiSa van toepassing is. Bovenstaande twee onderdelen zijn in de offerteprijs verwerkt. 3. Overige accountantsverklaringen: • Naast de controle van de specifieke uitkeringen waarop SiSa van toepassing is, verstrekt de accountant controleverklaringen bij declaraties, jaaropgaven en andere verantwoordingen ten behoeve van de rijksoverheid en andere instanties. Hiervoor geldt dat er een offerte wordt afgegeven onderbouwd op basis van tarieven per uur per medewerker. De gemeente behoudt het recht om ook andere accountantskantoren te benaderen voor deze aparte controleverklaringen, die geen onderdeel van dit contract zijn. 4. Wijzigingen in het aantal SiSa-regelingen. • We treden in overleg met elkaar, over de contractprijs, bij een substantiële wijziging in het aantal SiSaregelingen die voor de Venray gelden. De opdracht wordt verleend conform de periode zoals deze is beschreven in paragraaf 2.3.

Meerwerk kan alleen worden ingediend na een schriftelijke opdrachtverstrekking van de gemeente voorafgaand aan de werkzaamheden. Meerwerk als gevolg van gewijzigde interne voorschriften en/of bedrijfsvoering bij de opdrachtnemer, zijn voor rekening van de opdrachtnemer.

4.2 Minimale eisen 1. Onder de offerte valt de controle op getrouwheid van de jaarrekening inclusief de rechtmatigheidsverantwoording van het college. De verantwoordingsinformatie waarop SiSa van toepassing, is een onderdeel van de controle. De accountant steunt hierbij op de administratieve organisatie en op de uitgevoerde (verbijzonderde) interne controles. 2. Venray streeft continue naar kwaliteitsverbeteringen, wat onder andere moet leiden tot een effectievere en efficiëntere werkwijze. Van de accountant verwachten we een stimulerende bijdrage om dit te bereiken. Hij heeft daarbij een actieve en signalerende rol, waarbij ook de risico’s die de gemeente loopt worden belicht. Enerzijds gerelateerd aan de jaarrekening en andere verantwoordingen en anderzijds door nieuwe ontwikkelingen die van invloed kunnen zijn op de gemeentelijke exploitatie. 3. De accountant zorgt voor een controleteam met een constante samenstelling, waarbij de teamleider en enkele teamleden ervaring en kennis hebben over de gemeentelijke organisaties. Hierbij geldt tevens dat het team bij de interimcontrole en bij de jaarrekeningcontrole minimaal 60% van de tijd (3 van de 5 dagen) op locatie in Venray aanwezig is (of een kwalitatief vergelijkbaar niveau van afstemming realiseert, bijvoorbeeld via MS Teams).

Pag. 11 van 21

4. Afstemming over hoe de IC wordt uitgevoerd vindt plaats tussen medewerker Interne Controle (IC) en accountant zodat accountant kan steunen op de uitgevoerde werkzaamheden. De omvang van de steekproef wordt bepaald aan de hand van ervaringen per proces en in overleg met accountant. 5. De accountant levert het rapport van bevindingen en de controleverklaring uiterlijk 5 mei aan. De managementletter wordt uiterlijk 30 november opgeleverd (uitgaande van de planning interimcontrole 1e week november, jaarrekeningcontrole maart-begin april). N.B. Via uitgewerkte detailplanning wordt dit nog verder op elkaar afgestemd. 6. Uiterlijk 15 januari wordt door de accountant aangegeven welke documenten er in het balansdossier worden verwacht. Er wordt een overleg ingepland om door te spreken wat de verwachtingen zijn en wat geleverd kan worden (uiterlijk 30 januari). 7. Meerwerk wordt vooraf schriftelijk gecommuniceerd, zo niet dan wordt dit niet geaccepteerd. Mocht er door een gewijzigde procedure bij de accountant bijvoorbeeld meer aan interne reviews plaats vinden, worden deze niet doorberekend. 8. De accountant heeft een proactieve rol bij gewijzigde wetgeving (zoals de omgevingswet). Hierbij overlegt de accountant welke maatregelen er nodig zijn en hoe (later) de controle wordt opgepakt (wat er van elkaar wordt verwacht), welke gegevens wel/niet worden meegenomen. 9.

Conform besluit van de Raad van 6 juli 2021 gelden voor de rechtmatigheidsverantwoording van het college de volgende grenzen: a. Rechtmatigheidsverantwoording 1% voor fouten en 3% voor onzekerheden van de totale lasten van de jaarrekening (inclusief toevoeging aan de reserves) b. Rapporteringsgrens van € 50.000 10. Conform controleprotocol zijn de toleranties voor getrouwheid als volgt: Strekking accountantsverklaring: Goedkeuringstolerantie Goedkeurend Fouten in de jaar≤ 1% rekening (% lasten) Onzekerheden in de ≤ 3% controle (% lasten)

Beperking

Oordeelonthouding

Afkeurend

>1%<3%

-

≥ 3%

>3%<10%

≥ 10%

-

Naast deze kwantitatieve benadering hanteert de accountant ook een kwalitatieve beoordeling bij de weging van fouten en onzekerheden. De definitieve bedragen worden bepaald aan de hand van de cijfers van de jaarrekening van het te controleren boekjaar. 11. Uit een oogpunt van functiescheiding is het niet wenselijk, dat de controlerende accountant betrokken is bij de uitvoering van adviesopdrachten en administratieve projecten voor de gemeente Venray. Dit behoudens reguliere verbeteradviezen.

4.3 Gunningscriteria Nadat de inschrijving is gecontroleerd op de uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen, wordt de inschrijving op de volgende gunningscriteria beoordeeld: 1. Plan van aanpak Hieronder wordt beoordeeld: • Gehanteerde aanpak / werkwijze en inzet van personeel

Pag. 12 van 21

2. Prijs Hieronder wordt beoordeeld: • De geoffreerde prijzen (vast bedrag per jaar)

4.4 Referentie andere gemeenten In de offerte wordt minimaal één Nederlandse referentiegemeente opgenomen, waarvan de jaarrekeningcontrole is verricht. Deze gemeente dient een minimaal aantal inwoners te hebben van 25.000 inwoners. U mag meerdere referenties toevoegen om uw deskundigheid en ervaring te onderbouwen. De accountant geeft bij het opgeven van de referentiegemeenten de contactpersoon van deze gemeenten door.

4.5 Rapportage van de accountant De volgende standaard rapportages worden opgemaakt door de accountant: 1. Managementletter, dan wel verslag van bevindingen bij de interimcontrole; 2. Accountantsverslag bij de jaarrekening 3. Accountantsverklaring Deze rapportages worden uiterlijk binnen 4 weken na de controle aangeleverd, met de uiterste data zoals genoemd onder punt 5 bij 4.2 Minimale eisen. Hierbij geldt dat de wettelijke termijn waarop de rapportage aan het ministerie (15 juli) moet worden aangeleverd te allen tijde gehaald moet worden, inclusief besluitvorming door de Raad. Niet tijdig aanleveren van één van deze rapportages kan aanleiding zijn om de lopende overeenkomst met de accountant tussentijds te beëindigen.

Pag. 13 van 21

5. Beoordeling inschrijvingen

5.1 Beoordeling Beoordelingsmethodiek De inschrijvingen worden beoordeeld op basis van het gunningscriterium “Economisch Meest Voordelige Inschrijving” (EMVI), de beste prijs – kwaliteitsverhouding. Naast de prijs worden ook de kwalitatieve criteria uit het Programma van Eisen beoordeeld. Eerst wordt het kwalitatieve aspect van de inschrijving beoordeeld, pas nadat de beoordelingscommissie hiervan de definitieve score heeft vastgesteld wordt de prijs geopend en beoordeeld. Beoordelingscommissie De beoordelingscommissie bestaat uit 5 personen: een lid van de auditcommissie, iemand van concerncontrol, een adviseur financiën, een medewerker interne controle administratieve organisatie en iemand van de griffie. 5.2 Wegingsfactoren De beoordeling van de inschrijvingen gebeurt op basis van de wegingsfactoren van de gunningscriteria. De inschrijvingen worden naast de eisen op volgende criteria beoordeeld. De weging is daarbij als volgt:

Subcriteria Kwaliteit

Punten

Plan van aanpak K1

P1.

Gehanteerde aanpak / werkwijze en inzet van personeel

70

SUBTOTAAL KWALITEIT

70

Subcriteria Prijs

Punten

Inschrijfprijs conform inschrijfstaat

30

SUBTOTAAL PRIJS

30

K1 Plan van aanpak Inschrijver dient bij de Inschrijving een Plan van Aanpak ( PvA) in. Het doel van het PvA is om van de inschrijver een beeld te krijgen over de wijze van uitvoeren van de Opdracht, de daarbij gehanteerde aanpak / werkwijze en inzet van personeel. In de uitwerking van het kwalitatieve subgunningscriterium “Plan van aanpak” worden onderstaande doelstellingen door de gemeente nagestreefd: - Een accountant die partner in plaats van opdrachtnemer is; denk bijvoorbeeld aan adviezen en tips over automatisering, doorontwikkeling, samenwerking - een accountant met lef, die durft te zeggen waar het op staat; - een accountant die positief kritische en proactieve houding aanneemt en vaktechnisch sterk is; - een accountant die zich realiseert dat hij in eerste instantie voor de gemeenteraad werkt; - een accountant die zich goed op de hoogte is van de Venrayse situatie en organisatie.

Pag. 14 van 21

Voor alle onderdelen in het plan van aanpak geldt dat er door Inschrijver aandacht besteed moet zijn aan wat er wordt verwacht van het college en van de Raad, van de auditcommissie en de interne gemeentelijke organisatie om uw rol van partner en/of accountant goed in te vullen. In verband met de leesbaarheid en de beoordeling van het Plan van Aanpak mag deze uit maximaal 4 A4 (enkelzijdig, lettertype Arial 10) bestaan. Als er meer dan 4 A4 wordt ingediend worden enkel de eerste vier pagina’s beoordeeld. In bijlage 3 “Beoordeling door de Beoordelingscommissie” is de beoordelingsmethodiek nader uitgewerkt voor het gunningscriterium K1. P1 Prijs Alle geoffreerde prijzen en tarieven zijn ’all-in’ te zijn, inclusief salariskosten, overheadkosten, kosten voor gebruik apparatuur, kosten van keuringen, certificaten, verzekeringen, transport, reis- en verblijfskosten, parkeerkosten, wervings-en selectiekosten, vervangingskosten etc. Voor het onderdeel “Prijs” geldt dat de inschrijver met de laagste inschrijfsom (Totaal 2024 t/m 2027) hier de maximale score krijgt. De andere inschrijvers worden gerelateerd aan deze laagste prijs, met behulp van deze formule: Laagste prijs / geoffreerde prijs x maximaal aantal punten = gewogen score.

Pag. 15 van 21

6. Verdere procedure van gunning 6.1 Toelichting en presentatie De inschrijvers dienen hun inschrijving toe te lichten via een presentatie. De presentatie wordt gegeven aan de beoordelingscommissie; dit zijn functionarissen die een belangrijke rol vervullen in de dagelijkse uitvoering van de interimcontrole en controle van de jaarrekening.

6.2 Besluitvorming De gemeenteraad neemt in de vergadering van februari of maart 2024 (exacte datum is nog niet bekend) aan de hand van het raadsvoorstel een besluit over wie de accountantsdiensten gaat leveren voor de boekjaren 2024 tot en met 2027, met een optie tot verlenging voor maximaal 4 keer 1 jaar.

6.3 Planning De planning met de te nemen stappen en de data is terug te vinden op Tenderned. Bijlagen 1. Bijlage 1: Prijzenblad 2. Bijlage 2: Referentie 3. Bijlage 3: Beoordeling door de beoordelingscommissie 4. Controleverordening (verordening ex artikel 213 Gemeentewet) 5. Algemene inkoopvoorwaarden gemeente Venray 2019, inclusief addendum specifiek voor deze aanbesteding.

Pag. 16 van 21

Bijlage 1: Prijzenblad De inschrijver verklaart, door ondertekening, de uitvoering van de accountantsdiensten voor de gemeente Venray uit te voeren tegen onderstaande prijs per jaar. De prijs per jaar is voor de jaarrekeningcontrole inclusief SiSa en natuurlijke adviesfunctie.

Jaar 2024 2025 2026 2027 Totale inschrijfsom 2024 t/m 2027

bedrag in euro’s € € € € €

Uitgangspunten prijzenblad: • De inschrijfsom is het totaal van de bedragen voor de boekjaren 2024 t/m 2027; • Alle prijzen zijn in euro, inclusief alle kosten waaronder bureau- en reiskosten, heffingen en belastingen, met uitzondering van BTW; • Tarieven zijn vast voor de gehele periode van de initiële looptijd van de overeenkomst; • Bij verlenging kan er vanaf boekjaar 2028 geïndexeerd worden met CBS index CPI alle huishoudens.

Naam: Functie: Onderneming: Handtekening:

Plaats en datum:

Pag. 17 van 21

Bijlage 2: Referenties

Referentieopdracht Naam Gemeente:

Naam contactpersoon referentieproject:

Telefoonnummer contactpersoon referentieproject:

E-mailadres contactpersoon referentieproject:

Periode van uitvoering:

Plaats van uitvoering:

Aantal inwoners:

Opdrachtwaarde:

Pag. 18 van 21

Bijlage 3: Beoordeling door de beoordelingscommissie De kwalitatieve (sub)gunningscriteria K1 zoals genoemd in 5.2 van dit document worden beoordeeld aan de hand van onderstaande staffel, er kan enkel gekozen worden uit deze zes scores. Schaal Uitstekend

Score 10

Goed

8

Voldoende

6

Onvoldoende

4

Slecht

2

Geen antwoord

0

Beschrijving De beantwoording voldoet uitstekend aan het gevraagde, sluit uitstekend aan bij de behoeften en wensen van de gemeente en geeft blijk van uitstekend inzicht in de situatie van de gemeente. Geboden wordt een relevante en onderscheidende meerwaarde voor het desbetreffende sub gunningscriterium. De beantwoording voldoet goed aan het gevraagde, sluit goed aan bij de behoeften en wensen van de gemeente en geeft blijk van goed inzicht in de situatie van de gemeente. De beantwoording voldoet op onderdelen aan het gevraagde en sluit beperkt aan bij behoeften en wensen van de gemeente. Er kunnen hierdoor onduidelijkheden blijven bestaan over hoe de inschrijver dit in praktijk uitvoert, De aanbieding voldoet gedeeltelijk aan de gestelde punten. Enkele onderdelen komen niet aan de orde maar wel een duidelijke toelichting waarom dit niet is gebeurd. De beantwoording voldoet matig aan het gevraagde en/of sluit onvoldoende/niet aan bij behoeften en wensen van de gemeente. Geen beantwoording van het gevraagde.

Als het maximaal te behalen aantal punten op een (sub)gunningscriterium bijvoorbeeld 70 punten is dan wordt het beoordelingscijfer vermenigvuldigd met 7 (zeven) om het aantal behaalde punten te bepalen. De inschrijving met de hoogste totaalscore wordt als beste inschrijving aangemerkt. Indien twee inschrijvers op een gelijk aantal punten komen dan wint degene die de hoogste score op prijs heeft behaald. Indien dit ook gelijk is, beslist het lot. Na de loting wordt door de gemeente een proces-verbaal opgesteld. De gemeente zendt het proces-verbaal aan de betreffende inschrijvers. Beoordeling In eerste instantie beoordeelt ieder lid van het beoordelingsteam K1 individueel. Zij zullen een oordeel geven over het totaalbeeld per subgunningscriterium. Het beoordelingsteam bespreekt de gegeven scores. Naar aanleiding van dit overleg kan de individuele beoordelaar zijn score nog aanpassen. Het beoordelingsteam zal de vragen opstellen die inschrijver moet beantwoorden in zijn presentatie. Deze vragen worden uiterlijk 5 dagen voor de presentatie aan inschrijver overhandigd. Toelichtende presentatie Na bovenstaande schriftelijke beoordeling van de ontvangen inschrijvingen dienen de inschrijvers een presentatie te geven waarin zij hun inschrijving toelichten. De presentatie dient te worden gegeven door de in te zetten primaire contactpersoon vanuit de inschrijver.

Het is toegestaan om twee (2) collega´s aan te laten sluiten welke voor ondersteuning kunnen zorgen. Er kunnen zich

Pag. 19 van 21

dus maximaal drie (3) personen aanmelden voor de presentatie. De presentatie zal worden gehouden op 13 december 2023 vanaf 13.00 uur in het gemeentehuis van Venray. Voor de presentatie mag de inschrijver (maximaal) één (1) uur gebruiken. Let wel, binnen deze 60 minuten dienen ook de vragen van het beoordelingsteam te worden behandeld. Deze 60 minuten worden strikt gehanteerd en het is aan de inschrijver om er voor te zorgen dat alles aan bod komt en alle vragen worden beantwoord De presentatie en beantwoording van vragen heeft tot doel de papieren beoordeling te bevestigen dan wel te ontkrachten. Het dient als bewijsvoering voor het gevoel dat is gewekt op basis van de verstrekte documenten. In die zin is het een essentiële en besluitvormende stap in de eindbeoordeling. Na de presentaties zal het beoordelingsteam zijn bevindingen en argumenten bespreken. Tijdens dit overleg krijgen de leden nog een kans om hun cijfers aan te passen, alvorens deze definitief gemaakt worden. Uiteindelijk geeft ieder lid van het beoordelingsteam één cijfer per (sub)gunningscriterium, waarna van alle individuele scores het gemiddelde bepaald wordt als eindscore voor het betreffende (sub)gunningscriterium.

Pag. 20 van 21

Bijlage 4 Controle verordening De controleverordening (verordening ex artikel 213 Gemeentewet) is als aparte bijlage op TenderNed gepubliceerd.

Pag. 21 van 21

Bijlage 5 Inkoopvoorwaarden met addendum De Algemene inkoopvoorwaarden gemeente Venray 2019 en bijbehorend addendum (specifiek voor deze aanbesteding) zijn als losse bijlagen gepubliceerd op TenderNed.