01 Verhogen subsidieplafond BiblioNu (raadsvoorstel)

Raadsvoorstel

Onderwerp

Verhogen subsidieplafond BiblioNu

Zaaknummer

Z24003327

Steller Team

Raad datum

4 februari 2025

Teammanager Portefeuillehouder

Medewerker team Maatschappelijke Ontwikkeling Maatschappelijke Ontwikkeling Teammanager team Maatschappelijke Ontwikkeling Wim de Schryver

Openbaarheid Ja, na het informeren van betrokkenen. Ter advisering/kennisneming/bespreking Ter advisering

Voorstel 1. Het subsidieplafond BiblioNu 2025 vast te stellen op € 1.195.170; 2. De meerkosten van € 100.254 ten laste te brengen van het begrotingsresultaat 2025; 3. De structureel gestegen huisvestingslasten van € 232.007 (+ OVA-index) ten laste te brengen van het begrotingsresultaat 2026 e.v.

1 van 5

Raadsvoorstel Inleiding Uw gemeenteraad nam op 12 mei 2020 het besluit om de bibliotheek te verplaatsen naar het winkelcentrum in het voormalige Albert Heijnpand. Bij de verlening van de subsidie 2024 (collegebesluit van 19 december 2023) en bij de 2 de Berap 2024 is reeds melding gemaakt van een aantal onzekerheden (huur en onderhoud) die mogelijk van invloed zijn op de te verstrekken subsidie. Voor 2024 is een bijstelling niet noodzakelijk gebleken, maar vanaf 2025 is een structurele aanvullende subsidie noodzakelijk om de gestegen huisvestingslasten te kunnen opvangen. Inmiddels is er duidelijkheid over de afspraken rondom de huurovereenkomst en het onderhoud. Voor wat betreft de huurovereenkomst heeft uw raad op 10 december 2024 een algemeen belang besluit genomen. Op 31 juli 2024 heeft BiblioNu een subsidieaanvraag ingediend voor het uitvoeren van het bibliotheekwerk voor 2025. Hierbij is toen ook aangegeven dat de gesprekken over de huurovereenkomst en het onderhoud nog liepen en dat zo goed als mogelijk rekening is gehouden met de lijn die op dat moment besproken maar nog niet formeel vastgelegd was. Het door BiblioNu aangevraagde subsidiebedrag voor 2025 bedraagt € 978.349. BiblioNu ontvangt een begrotingssubsidie op basis van de Algemene wet bestuursrecht en in de begroting 2025 is een subsidieplafond opgenomen van € 963.163.

Verstrekking van de subsidie door het college is daarom niet mogelijk zonder aanpassing van het subsidieplafond hetgeen een bevoegdheid van de raad betreft. Reden voor het hogere subsidiebedrag zijn de gestegen huisvestingslasten als gevolg van de verhuizing. Het betreft een structurele stijging. Op basis van de huurovereenkomst en daaraan gekoppeld de afspraken omtrent het onderhoud wordt BiblioNu als huurder volledig verantwoordelijk voor het onderhoud van het pand. Op basis van de aanvraag en de gemaakte afspraken zijn gesprekken gevoerd ter verduidelijking van het hogere subsidiebedrag. Dit heeft geleid tot een nadere onderbouwing die BiblioNu op 4 december 2024 heeft aangeleverd (bijlage 1). Deze onderbouwing is intern besproken en wordt als realistisch gezien. Beoogd resultaat Het aanpassen van het subsidieplafond voor BiblioNu zodat het college een rechtmatige subsidie kan verstrekken. Argumenten 1.1 Het verhogen van het subsidieplafond is een bevoegdheid van de raad. In de gemeentebegroting 2025 (bijlage 5 van de begroting) is het subsidieplafond voor BiblioNu vastgesteld op € 963.163. De subsidie betreft een begrotingssubsidie op basis van de Algemene wet bestuursrecht. 2.1 De noodzaak tot aanpassing van het subsidieplafond is gelegen in een structurele stijging van de huisvestinglasten als gevolg van de verhuizing.

In een eerder stadium (bij de verlening subsidie 2024 en bij de 2de Berap) is reeds gewezen op de mogelijkheid dat aanpassing van de subsidie noodzakelijk zou zijn op basis van afspraken tussen gemeente en BiblioNu over de huur en het onderhoud. 2.2 De gestegen huisvestingslasten kunnen niet worden opgevangen binnen de huidige subsidie. In de subsidieaanvraag en bijbehorende begroting van BiblioNu voor 2025, is ook de huisvesting

2 van 5

Raadsvoorstel meegenomen. In juni 2024 is BiblioNu verhuisd naar het voormalige Albert Heijnpand. Deze verhuizing brengt structureel hogere huisvestingslasten met zich mee. De totale meerkosten in de begroting 2025 ten opzichte van de begroting 2024 bedragen € 238.770. Dit is 32% van het subsidiebudget zoals opgenomen in de begroting 2025. 2.3 BiblioNu is verantwoordelijk voor onderhoud van het pand en voor vervanging van het gehuurde. BiblioNu volgt hierin het beleid van gemeente Venray. Het was voor BiblioNu lange tijd onduidelijk wat er onder deze verantwoordelijkheid valt. In april 2024 werd het meerjarenonderhoudsplan (MJOP) voor 10 jaar ontvangen. Omdat BiblioNu uit gaat van een langdurige huurovereenkomst en de grootste lasten pas ná 10 jaar ontstaan (i.v.m. vervanging), heeft BiblioNu gemeente Venray verzocht om een MJOP voor 30 jaar te overleggen. Het MJOP werd samen met de definitieve huurovereenkomst in november 2024 ontvangen door BiblioNu. Op basis van deze gegevens heeft BiblioNu de structurele huisvestingslasten opnieuw berekend. 2.4 De structureel gestegen huisvestingslasten zijn onderbouwd.

De structureel hogere huisvestingslasten als gevolg van de verhuizing ontstaan door hogere exploitatielasten (MJOP voor 10 jaar, verzekeringen, onderhoudscontracten, incidentele kosten onderhoud pand, beveiliging en personeel) en door dotaties bestemmingsreserves (MJOP 30 jaar, vervanging interieur, Hushmeets Ontwikkelplein). De hogere personeelskosten hebben te maken met de hogere bezetting die de nieuwe locatie vraagt. Door de enorme toename van bezoekers en het aantal hulpvragen kan BiblioNu niet meer onbemand open. De volledige onderbouwing van de hogere kosten heeft BiblioNu uiteengezet in een aanvullende brief (bijlage 1). Kanttekeningen en risico’s 2.1 De definitieve huurovereenkomst is onder voorbehoud ondertekend door BiblioNu BiblioNu heeft de huurovereenkomst van het pand onder voorbehoud ondertekend. Dit heeft te maken met het feit dat BiblioNu geen financiële verplichtingen kan aangaan zolang geen duidelijkheid bestaat over de subsidie. Mocht uw raad besluiten om het subsidieplafond niet te verhogen dan heeft dit tot gevolg dat opnieuw onderhandeld moet worden over de huurovereenkomst en de onderhoudsplicht. 2.2 Een beperkt aantal punten met betrekking tot het meerjarenonderhoudsplan is nog onderwerp van gesprek. Doordat BiblioNu het meerjarenonderhoudsplan pas recent heeft ontvangen bestaan er nog wat vragen.

Deze worden de komende maand verder opgepakt zodat hier geen onduidelijkheid meer over bestaat. De verwachting is niet dat dit omvangrijke financiële gevolgen zal hebben. 2.3 Gemeenten hebben vanaf 2026 een zorgplicht ten aanzien van het bibliotheekwerk. Dit betekent dat gemeenten de beschikking moeten hebben over een fysieke vestiging. Met de verhuizing en het meerjarig aanpassen van het de subsidie is het onderdeel huisvesting afgerond. De focus kan nu op de inhoud en hiervoor wordt in 2025 een bibliotheekbeleidsplan opgesteld. Hierin worden aan uw raad keuzes voorgelegd die afhankelijk van de gemaakte keuzes ook financiële consequenties zullen hebben. Communicatie N.v.t. Financiële gevolgen In de gemeentebegroting 2025 is het subsidieplafond voor BiblioNu vastgesteld op € 963.163. Dit bedrag bestaat uit de basissubsidie voor de uitvoering van het bibliotheekwerk, de Spuk Bieb (openingstijden) en de

3 van 5

Raadsvoorstel MUIP voor de continuering van een aantal lopende projecten in afwachting van de nieuwe bibliotheekvisie (voorjaarsnota 2025):

Opbouw subsidieplafond

Bedrag

Uitvoering bibliotheekwerk (basissubsidie)

€ 746.342

Spuk bieb (openingstijden)

€ 130.000

Muip projecten (voorjaarsnota 2025)

€ 86.821

Totaal

€ 963.163

Het beschikbare budget voor BiblioNu voor het uitvoeren van het bibliotheekwerk voor 2025 is vastgesteld op € 746.342. De Spuk Bieb (openingstijden) is in 2024 al apart beschikt. Het bedrag voor de lopende projecten (Muip) in afwachting van de nieuwe bibliotheekvisie wordt in 2025 apart beschikt. Het door BiblioNu aangevraagde subsidiebedrag voor het uitvoeren van het bibliotheekwerk voor 2025 bedraagt € 978.349. Dit bedrag bestaat uit de reguliere exploitatiesubsidie voor de uitvoering van het bibliotheekwerk plus de meerkosten voor de huisvesting als gevolg van de verhuizing. Dit betekent een verschil van € 232.007. Deze meerkosten moeten gedekt worden. Bij de septembercirculaire 2024 hebben gemeenten aanvullende middelen ontvangen dit vooruitlopend op de invoering van de wettelijke zorgplicht. Voor de gemeente Venray is dit een bedrag van € 131.753 voor 2025 en 2026. Deze middelen zijn vooral ook bedoeld voor continuering van de Spuk Bieb (openingstijden). Doordat wij pas in de tweede ronde een aanvraag hebben ingediend voor de Spuk is er ook dekking voor 2025 voor de verruimde openingstijden en kan het bedrag van € 131.753 ook eenmalig worden ingezet ter dekking van de hogere huisvestingslasten. Door dit bedrag hiervoor in te zetten, blijft er voor 2025 nog € 100.254 aan meerkosten over, die gedekt moet worden.

Het voorstel is om de meerkosten van € 100.254 ten laste te brengen van het begrotingsresultaat 2025. Voor 2026 e.v. zullen de openingstijden onderdeel zijn van de te maken keuzes in het kader van het op te stellen beleidsplan. Het voorstel is om de structureel gestegen huisvestingslasten van € 232.007 (+ OVAindex) ten laste te brengen van het begrotingsresultaat 2026 e.v. Dit bedrag verschilt van het bedrag genoemd in de aanvullende brief van BiblioNu (bijlage 1) als gevolg van onze eerder vastgestelde begroting 2025. De structurele huisvestingslasten hebben tot gevolg dat het tekort van onze begroting 2026 e.v. oploopt. Het voorstel is om het subsidieplafond voor BiblioNu voor 2025 vast te stellen op € 1.195.170. Dit bedrag bestaat uit de volgende onderdelen:

Opbouw nieuwe subsidieplafond

Bedrag

Uitvoering bibliotheekwerk (basissubsidie)

€ 978.349

Spuk bieb (openingstijden)

€ 130.000

Muip projecten (voorjaarsnota 2025)

€ 86.821

Totaal

€ 1.195.170

4 van 5

Raadsvoorstel

Vervolgtraject besluitvorming Na aanpassing van het subsidieplafond volgt afhandeling van het subsidieverzoek en verlening subsidie 2025 via een beschikking aan BiblioNu. Evaluatie BiblioNu legt jaarlijks verantwoording af over de activiteiten en financiën via een jaarverslag en jaarrekening. Daarnaast geldt nog steeds voor BiblioNu dat er halfjaarlijks een (financiële en inhoudelijke) rapportage wordt ingediend over het lopende boekjaar. Bijlagen 1. Aanvullende brief BiblioNu subsidieaanvraag 2025 2. Raadsbesluit Naslagwerk N.v.t.

5 van 5