01 Samenwerking Bedrijfsvoering Venray en Horst aan de Maas (raadsvoorstel)

Raadsvoorstel

Onderwerp

Samenwerking Bedrijfsvoering Venray en Horst aan de Maas

Zaaknummer

Raad datum

15 december 2020

Steller

Erik Voesten

Team

Afdeling Bedrijfsvoering

Algemeen directeur

Evert Voorn

Portefeuillehouder

Jan Jenneskens

Openbaar Ter advisering/ kennisneming/ bespreking

Ter bespreking Voorstel 1. Kennis te nemen van bijgevoegd voorgenomen besluit van de colleges van Horst aan de Maas en Venray om een overeenkomst te sluiten voor de samenwerking op vier vakdomeinen van de bedrijfsvoering van beide organisaties: Informatievoorziening/WOZ, Financiën, HRM en KCC/Burgerzaken. 2. Toestemming te geven aan het college voor het aangaan van een samenwerkingsovereenkomst om daarmee de samenwerking te bekrachtigen binnen wet- en regelgeving. Samenvatting De gemeenten hebben de afgelopen twee jaar onderzocht of samenwerking op onderdelen van de bedrijfsvoering voor beide organisaties voordelen op kunnen leveren. Geconstateerd is dat samenwerking binnen vier vakdomeinen kan leiden tot kwaliteitsverbetering, vermindering van kwetsbaarheid en beheersing van kosten voor beide gemeenten. Het is wenselijk om een overeenkomst aan te gaan om de samenwerking een juridische basis te geven. Een onderbouwing voor de beoogde samenwerking kunt u lezen in bijgaand collegevoorstel. Beoogd resultaat Door het aangaan van een overeenkomst wordt een juridische basis gegeven aan de samenwerking op vier vakdomeinen van de bedrijfsvoering: Informatievoorziening/WOZ, Financiën, HRM en KCC/Burgerzaken. De beoogde samenwerking leidt niet tot een overdracht van bevoegdheden en heeft geen arbeidsvoorwaardelijke consequenties voor medewerkers. Argumenten 1.

Fiscaliteit en publiekrechtelijke wet- en regelgeving maken het noodzakelijk om een overeenkomst te sluiten.

2.

Het aangaan van de overeenkomst, in de Wet gemeenschappelijke regelingen ook wel aangeduid als de ‘Regeling zonder meer’, is de lichtste vorm van publiekrechtelijke samenwerking binnen de Wgr. Het biedt een juridische basis op grond waarvan binnen de vier vakdomeinen op een praktische manier kan worden samengewerkt, zonder dat wordt verzand in bureaucratie en regeldruk.

Pagina 1 van 3

Risico’s Als er geen overeenkomst wordt gesloten bestaat het risico dat de gemeenten er sprake is van negatieve fiscale gevolgen (BTW en Vennootschapsbelasting). Bovendien bestaat het risico dat de basis om gezamenlijk te investeren in de samenwerking ontbreekt, doordat er sprake is van vrijblijvendheid. Waardoor terughoudendheid ontstaat om te investeren in samenwerken en de beoogde effecten niet worden bereikt. Kanttekeningen Ook als er geen overeenkomst wordt gesloten zal samenwerken mogelijk zijn, echter ontbreken dan de zekerheden en kaders die het mogelijk moeten maken om de voordelen te realiseren. Bovendien vraagt de gemeentewet van ons om binnen wet- en regelgeving afspraken te maken. Communicatie Het college informeert de Raad via de reguliere P&C-cyclus over de voortgang, de ontwikkelingen in de samenwerking en daarmee bereikte resultaten. Financiële gevolgen De investeringen vinden plaats binnen de begroting van de gemeente. Investeringen en eventuele besparingen worden binnen het programma als geheel zoveel mogelijk verrekend (vakdomein overstijgend). Personele/organisatorische gevolgen In deze fase van de samenwerking zijn er geen personele gevolgen, aangezien de betrokken medewerkers in dienst blijven van de eigen gemeenten. Er komen ook geen nieuwe taken of rollen bij.

De governance van de samenwerking wordt ingevuld door een Stuurgroep bestaande uit de gemeentesecretarissen en een programmamanager. De Stuurgroep is verantwoordelijk voor de uitvoering van de samenwerking en de monitoring van de voortgang en bereikte resultaten. Dat geldt ook voor de inhoudelijke activiteiten en/of keuzes binnen de vakdomeinen. De besluitvorming hierover vindt plaats binnen de bestaande besluitvormingsstructuren van de individuele gemeenten. Juridische gevolgen De ‘regeling zonder meer’ is een publiekrechtelijke vorm van samenwerking op basis van de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr). De verantwoordelijkheden van de colleges en gemeenteraden veranderen niet en de medewerkers blijven in dienst van de eigen gemeente. Bovendien is er bij deze publiekrechtelijke samenwerkingsvorm minder risico op negatieve fiscale gevolgen, zoals BTW en Vennootschapsbelasting, dan bij privaatrechtelijke vormen van samenwerking, zoals het aangaan van dienstverleningsovereenkomsten of het werken op detacheringsbasis e.d. Een regeling zonder meer is iedere gemeenschappelijke regeling waarbij geen gemeenschappelijk openbaar lichaam, gemeenschappelijk orgaan of bedrijfsvoeringsorganisatie wordt ingesteld en waarbij geen taken en bevoegdheden van de ene deelnemer aan de andere deelnemer worden op-, c.q. overgedragen.

De gemeenschappelijke regeling wordt getroffen door bestuursorganen. Bij deze regeling wordt dus geen (vast) organisatorisch verband opgericht, maar worden bij de regeling bepaalde afspraken vastgelegd. De regeling zonder meer is een lichte vorm van samenwerking tussen gemeenten. In deze lichte regeling kan niet worden gedelegeerd of gemandateerd aan de regeling. Het is een manier om op basis van de Wgr samen te werken. Rechtmatigheid Met de ‘Regeling zonder meer’ wordt een publiekrechtelijke overeenkomst aangegaan binnen de wet- en regelgeving om daarmee samenwerken mogelijk te maken. Voordat het college van burgemeester en wethouders een ‘regeling zonder meer’ kan treffen, moet zij op grond van artikel 1, tweede lid, van de Wet gemeenschappelijke regelingen toestemming van de gemeenteraad hebben. Met onderhavig raadsvoorstel wordt aan deze wettelijke verplichting invulling gegeven.

Pagina 2 van 3

Fatale termijnen Al enige tijd is het overleg gaande tussen beide gemeenten. Er is sprake van positieve energie bij de medewerkers en het management. Men ziet kansen en wil graag leren van elkaar. Het is daarom wenselijk dat op korte termijn bestuurlijke besluitvorming plaatsvindt, waarna een start kan worden gemaakt met de samenwerking. Vervolgtraject besluitvorming Nadat de Raden van beide gemeenten toestemming hebben gegeven voor het aangaan van de samenwerkingsovereenkomst (in de Wgr. ook wel aangeduid als een ‘Regeling zonder meer’) zullen aansluitend de colleges van beide gemeenten een besluit nemen. Vervolgens zal gestart worden met de samenwerking binnen de 4 vakdomeinen conform de uitvoeringsprogramma’s. Evaluatie Na 1 ½ jaar vindt er een evaluatie plaats over de samenwerking. Niet alleen wordt gekeken naar de resultaten van de samenwerking, maar ook naar de werking ervan in deze vorm. Bijlagen B&W stukken - Collegevoorstel - Toelichting op collegevoorstel

Pagina 3 van 3