01 Rechtmatigheidsverantwoording (raadsvoorstel)

Raadsvoorstel

Onderwerp

Rechtmatigheidsverantwoording

Zaaknummer

Raad datum

29 juni 2021

Openbaar

Ja

Ter advisering/

Ter bespreking

Steller

Toos Leijsten

Team

Concern

Teammanager

Dorien van der Giessen

Portefeuillehouder

Jan Jenneskens

kennisneming/ bespreking

Voorstel 1. Kennisnemen van de Notitie Rechtmatigheidsverantwoording d.d. 25 mei 2021; 2. Instemmen met het voorgestelde ambitieniveau; 3. Instemmen met het hanteren van de opgenomen rapportagetoleranties; Inleiding Met ingang van 2021 zal het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) worden gewijzigd. Vanaf dit begrotingsjaar is niet langer de accountant verantwoordelijk voor de toets op de rechtmatigheid, maar is het college zelf verantwoordelijk voor het afgeven van een rechtmatigheidsverklaring en –verantwoording bij de jaarrekening. Deze rechtmatigheidsverantwoording vloeit voort uit aanbevelingen van de commissie-Depla, die in opdracht van het VNG-bestuur advies uitbracht over vernieuwingen en aanpassingen van het BBV. Verwachting is dat de wetswijziging binnenkort, met terugwerkende kracht, per 1.1.2021 wordt ingevoerd. In technische zin betekent de wetswijziging een verschuiving van werkzaamheden van de accountant naar de ambtelijke organisatie. Door het vastleggen van controlemaatregelen in de processen, het doen van interne controles en het vastleggen van bevindingen kan de rechtmatigheidsverklaring onderbouwd worden. De hogere eisen die gesteld worden, zullen tevens bijdragen aan structurele procesverbeteringen.

Hoewel er in de afgelopen jaren al voor de diverse processen verbeteringen zijn aangebracht en ook de ‘verbijzonderde interne controle’ stapsgewijs op een hoger niveau werd gebracht, betekent dit voor de organisatie een logische doorontwikkeling. Wel zullen we de eisen van onafhankelijkheid en deskundigheid moeten vastleggen en borgen. In de bijgevoegde notitie wordt nader ingegaan op de achtergronden van de wetswijzigingen, de rolverdeling tussen de raad, het college en de werkzaamheden voor de accountant. Daarnaast geeft de notitie inzicht in de keuzes die gemaakt kunnen worden ten aanzien van de reikwijdte (ambitieniveau) van de rechtmatigheidsverantwoording en de rapportagetoleranties ten aanzien van de verantwoording. In dit voorstel wordt hierover uw besluit gevraagd. Ambitieniveau van Venray De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording heeft impact op de rolverdeling tussen raad en college: het is niet meer de accountant die ‘verslag uitbrengt over de rechtmatigheid’, maar het college legt daarover zelf verantwoording af. Het staat daarbij gemeenten vrij om zelf te bepalen over welke reikwijdte de rechtmatigheidsverantwoording wordt gegeven. De minimale (wettelijke) eis beperkt zich tot de financieel relevante processen. Bij de meest brede variant wordt gesproken over een ‘in control statement’. In de notitie wordt dit nader uitgeschreven.

Voorgesteld wordt om te starten met een rechtmatigheidsverantwoording voor de financieel relevante processen.

Pagina 1 van 3

Rapportagetoleranties In het controleprotocol, dat op 20 december 2016 door de raad werd vastgesteld, zijn de verantwoordingsgrenzen en rapportagetoleranties aangegeven, alsmede het te hanteren normenkader. De wetgever laat het aan de raad om grenzen tussen de 0% en 3% van de begroting vast te stellen. Voorgesteld wordt om de rechtmatigheidsverantwoording door het college aan te sluiten bij de huidige grenzen (d.w.z. 1% voor fouten en 3% voor onzekerheden) en deze grenzen dus ongewijzigd te blijven hanteren. Beoogd resultaat Kennisnemen van de wettelijke invoering van de rechtmatigheidsverantwoording door het college en de implementatie daarvan door: a. het vaststellen van het ambitieniveau voor Venray; b. het vaststellen van de rapportagetoleranties; Argumenten a. Ambitieniveau van Venray  De minimale variant sluit het meest aan bij de huidige praktijk en biedt ons de mogelijkheid om aan de hand van de meest financieel relevante processen ervaring op te doen ten aanzien van de controlemomenten en –maatregelen in de processen.

Verdere optimalisatie en doorontwikkeling in de procesinrichting en interne beheersing kunnen daarbij opgepakt worden;  Een verdere doorgroei naar overige processen kan op basis van opgedane ervaringen en groei van de organisatie verder opgepakt worden zodra hiervoor ruimte ontstaat;  Een ‘in control statement’ is zeker in de beginfase een brug te ver en zal ook een onevenredig extreme inzet van ambtelijke capaciteit vragen. b. Rapportagetoleranties  De nu voorgestane richting sluit goed aan bij de huidige praktijk en houdt gelijke pas met de door de accountant gehanteerde normen voor interne controle;  Bij lagere verantwoordingsgrenzen of rapportagetoleranties moet rekening worden gehouden met een vergroting van de administratieve last en interne bureaucratie, alsook met een hogere formatie voor de uitvoering van de auditfunctie (interne controle); Risico’s De aangekondigde wetswijziging moet op een adequate manier voorbereid en geïmplementeerd worden om op een juiste wijze te kunnen voldoen aan de rechtmatigheidsverantwoording en een toelichting/onderbouwing van de op te stellen verklaring. Naast bewustwording en verantwoordelijkheid van managers en medewerkers is ook draagvlak in de organisatie noodzakelijk. Dit geldt ook voor college en raad.

Kanttekeningen Doordat de wetswijziging nog niet formeel is vastgesteld, blijven er onzekerheden rondom enkele thema’s, zoals onder andere de invoeringsdatum. Door nu toch te starten met dit traject, wordt voorkomen dat er straks geen rechtmatigheidsverklaring kan worden opgesteld. Communicatie Managers en betrokken medewerkers werden door middel van informatiesessie op de hoogte gebracht van de impact van de rechtmatigheidsverantwoording en gevolgen voor de verbetertrajecten van hun werkprocessen. In februari 2021 werd de auditcommissie geïnformeerd over de achtergronden van de rechtmatigheidsverantwoording. Daarbij werd tevens ingegaan op het voorgenomen ambitieniveau en de rapportagetoleranties. In juni zal dit raadsvoorstel eveneens aan de auditcommissie ter advisering voorgelegd worden. Financiële gevolgen

Pagina 2 van 3

Het is nog niet duidelijk op welke wijze binnen de bestaande systemen/applicaties voor de verschillende processen, de controles en controlemaatregelen (zichtbaar) vastgelegd kunnen worden en op welke manier er rapportages opgebouwd kunnen worden die ter onderbouwing van de rechtmatigheidsverantwoording gebruikt kunnen worden. Onderzocht wordt of bestaande applicaties hiervoor ingericht kunnen worden of dat er nieuwe tools aangeschaft moeten worden. Zodra duidelijk is welke aanpassingen in de systemen noodzakelijk zijn, zal hier inzicht in gegeven worden en zal, indien nodig, budget aangevraagd worden. Personele/organisatorische gevolgen De formatieve consequenties voor de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording zijn nog niet concreet aan te geven, omdat de structurele werkzaamheden nog onvoldoende gekwantificeerd kunnen worden en mede ook afhankelijk zijn van het ambitieniveau. Het gaat daarbij onder andere om het vastleggen (en de uitvoering) van controles en procesverbeteringen, de (verbijzonderde) interne controles, het opstellen van onderbouwingen etc. Daarnaast moet de organisatie verder groeien in houding en gedrag om een juiste inbedding te realiseren om de rechtmatigheidsverantwoording goed te laten landen.

Daarbij wordt tevens gebruik gemaakt van de mogelijkheid om kritisch te kijken naar rollen en taken binnen de control-organisatie om onafhankelijkheid en functiescheiding te borgen. Juridische gevolgen en rechtmatigheid De wettelijke eisen met betrekking tot de rechtmatigheidsverantwoording vraagt minimaal om de financieel relevante processen mee te nemen in de op te stellen verklaring. Hiermee voldoen we aan de wet. Fatale termijnen Met ingang van het boekjaar 2021 moet de rechtmatigheidsverantwoording ingevoerd worden. In de jaarrekening 2021 wordt voor de eerste maal de rechtmatigheidsverklaring opgenomen. Vervolgtraject besluitvorming n.v.t. Evaluatie Jaarlijks zal er op basis van de risicoanalyse op het normenkader, alsmede de bevindingen van de interne controles en de jaarrekeningcontrole door de externe accountant een evaluatie en eventuele aanpassing van de rechtmatigheidsverantwoording plaatsvinden. Bijlagen - Notitie “rechtmatigheidsverantwoording” dd. 25 mei 2021 - bijlage 1 Notitie BADO - bijlage 2 Modeltekst rechtmatigheidsverantwoording Cie BBV

Pagina 3 van 3