01 Raadsvoorstel Actualiseren projectbudget vm AH-pand

Raadsvoorstel

Onderwerp

Actualiseren budget verbouwing en inrichting voormalig AH-pand

Zaaknummer

Raad datum

21 maart 2023

Steller

Wilco van der Bas

Team

Maatschappelijke Ontwikkeling

Teammanager

Chantal Strous

Portefeuillehouder

Wim de Schryver

Openbaarheid Ja, met uitzondering van onder geheimhouding aan de raad ter beschikking te stellen vertrouwelijke bijlage i.v.m. economische of financiële belangen van de gemeente. Na het informeren van betrokkenen op 9 maart 2023. Ter advisering/kennisneming/bespreking Ter bespreking

Voorstel 1.

Een aanvullend exterieurbudget ter grootte van maximaal € 1.660.370,- incl. BTW beschikbaar te stellen voor de verbouwing van het voormalige AH-pand en de inrichting van de inpandige fietsenstalling door verhoging van het bestaande krediet;

2.

Het gereserveerde krediet voor het interieurbudget voor de inrichting van de bibliotheek te laten vervallen;

3.

Voor het interieurbudget een eenmalige post op te nemen in de begroting van € 968.000,incl. BTW en deze te dekken uit de algemene reserve.

1 van 5

Raadsvoorstel Inleiding De gemeente heeft in 2019 het appartementsrecht van het voormalige AH-pand (Henseniusplein 7) verworven om daar een nieuwe functie aan te geven. Uw raad heeft eind 2021 definitief besloten om de bibliotheek te verhuizen naar dit pand, een inpandige, bewaakte fietsenstalling te realiseren en budget te reserveren in verband met verduurzaming van het pand en gestegen bouwkosten. Voorjaar 2022 is het ontwerp uitgewerkt en is een verduurzamingsplan gemaakt. Als college hebben wij in augustus opdracht gegeven om de technische werkvoorbereiding op te starten. De raad heeft toen ook van ons een raadsinformatiebrief ontvangen over het project, inclusief de waarschuwing dat - gezien de onzekere tijden – het projectbudget ontoereikend kan zijn. En dat wij de raad te zijner tijd – als uit de aanbestedingsprocedure een budgetoverschrijding naar voren komt - zal raadplegen hoe daar mee om te gaan. Tijdens de werkvoorbereiding kwamen onvoorziene kostenposten naar voren in verband met brandveiligheidseisen, na-isoleren van het bestaande pand en op elkaar afstemmen van werkzaamheden binnen exterieur- en interieurbudget. Wij hebben in december het seniorenconvent geïnformeerd dat de aanbestedingsprocedure voor de verbouwing wordt opgestart en op basis van de inschrijving uw raad een voorstel voor aanvullende financiering ontvangt.

Na besluitvorming van de gemeenteraad kan op korte termijn worden gestart met de realisatie, zodat de bibliotheek volgens bestuurlijke afspraken in 2023 kan verhuizen. Beoogd resultaat Actualisatie van het projectbudget, zodat het project gerealiseerd kan worden. Argumenten 1.1.

Met deze aanvullende financiering wordt de invulling van het plan om dit deel van het centrumgebied te versterken mogelijk gemaakt.

De verplaatsing van de bibliotheek is onderdeel van een grotere stedenbouwkundige opgave voor het Venrayse centrumgebied, waarvan de opwaardering van het Gouden Leeuwplein én het Gouden Leeuwpad belangrijke dragers zijn. De Centrumvisie (in 2016 vastgesteld) beoogt een compacte, complete en comfortabele binnenstad. De provincie heeft de Centrumvisie en het bijbehorende Centrumprogramma 2017 – 2022 gewaardeerd met een subsidie van in totaal 1,1 miljoen euro. De gemeente heeft van deze bijdrage 8 ton ingezet voor de aankoop van het voormalige AH-pand, ter versterking van het Gouden Leeuwgebied. Andere deelprojecten zijn bijvoorbeeld de nieuwbouwwoningen aan de Marktstraat en Bontekoestraat. Met het instemmen van dit raadsvoorstel maakt uw raad het realiseren van dit laatste deelproject definitief mogelijk. 1.2.

Externe invloeden leiden tot financiële druk.

De sterke stijging van grond- en brandstoffen in de wereldmarkt heeft zich door de oorlog op ons continent in 2022 doorgezet. En daarmee blijven de bouwkosten stijgen. Samen met een aantal onvoorziene meerwerkposten (o.a. samenhangend met het verduurzamen van een bestaand winkelpand en met brandveiligheidseisen vanwege actuele wet- en regelgeving) komt het aanvullend te dekken bedrag voor de gemeente op maximaal € 1.660.370,-, incl. BTW. Eerder is een exterieurbudget ter grootte van € 2.461.595,- opgenomen in de programmabegroting op basis van eerdere raadsbesluiten. Met het voorliggend voorstel wordt gekomen tot voldoende dekking. Daarmee resteert dus nog dekking op te nemen in de begroting van 2023 ter grootte van afgerond € 1.660.370,-.

2 van 5

Raadsvoorstel

1.3.

In overleg met de belastinginspecteur wordt onderzocht of de BTW op de verbouwingskosten van het bibliotheekdeel compensabel of verrekenbaar is.

BTW op gemeentelijke investeringen in algemene voorzieningen als een bibliotheek kunnen onder bepaalde voorwaarden compensabel of verrekenbaar zijn. Verschillende eenheden bij de belastingdienst hebben hier een eigen, afwijkende visie over. De belastinginspecteur heeft de gemeente verzocht de casus te omschrijven en aan hem voor te leggen. Indien de BTW op de verbouwingskosten van het bibliotheekdeel compensabel of verrekenbaar is komt het betreffende bedrag na afronding van het project vrij ten gunste van de algemene reserve. 2.1.

Voor de boekhoudkundige verwerking van de interieurkosten is een betere aanpak voorgesteld.

De bijdrage in de kosten voor de inrichting van de bibliotheek betreft een zogenaamde bijdrage in activa van derden. Conform het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (het BBV; onze verplichte boekhoudregels) mag dit alleen onder voorwaarden door ons geactiveerd worden. Voorkeur heeft het om dergelijke investeringen niet te activeren maar direct ten laste van de exploitatie te brengen, eventueel met dekking uit een reserve. 3.1.

Dekking uit de algemene reserve is conform financiële beleidskaders passender.

Door de bijdrage direct ten laste van de exploitatie te brengen vervallen meerjarig de kapitaallasten van de investering. Deze vrijval kan ingezet worden voor de dekking van (een deel van de) kapitaallasten van de verhoging van het krediet voor de verbouwing van het pand Henseniusplein 7. Voor onze bijdrage aan het interieurbudget van de bibliotheek zoeken we dekking in de algemene reserve. 3.2.

Door het oorspronkelijke interieurbudget voor inrichting van de bibliotheek te verhogen met € 242.000,- (incl. BTW) is er dekking voor gestegen materiaal- en bouwkosten en enkele aanvullende posten.

Niet alleen voor de aannemer van de verbouwing van het pand geldt dat de kosten de afgelopen jaren sterk zijn gestegen. Ook voor BiblioNu gelden voor de aanschaf van inventaris en interieur hogere kosten. In overleg met BiblioNu is door ons vastgesteld dat het oorspronkelijke, sober ingestoken, interieurbudget dient te worden verhoogd. Na uw raadsbesluit maken wij uitvoeringsafspraken met BiblioNu en leggen die in een overeenkomst vast. Kanttekeningen en risico’s Op basis van vooronderzoek, berekeningen, externe adviezen en tekeningen is een uitgebreid bouwbestek opgesteld. Hiermee verwachten we onvoorziene zaken zoveel mogelijk te hebben ondervangen. Toch blijft er een risico bestaan – zeker bij verbouwingen – op onverwachte tegenvallers. In samenspraak met de aannemer en architect willen we dit risico managen binnen de financiële kaders, waarbij wij onszelf tevens de opdracht geven om met deze partijen na te gaan waar door het toepassen van alternatieven en/of versoberingen besparingen zijn te realiseren. In de raadsinformatiebrief van 9 augustus jl. is aangegeven dat de verbouwing - conform subsidievoorwaarde van de provincie Limburg – eind 2022 dient te starten. Dit is foutief

3 van 5

Raadsvoorstel weergegeven. In de eindverantwoording aan de provincie hebben wij in juni 2022 aangegeven dat het college zich inspant dat het deelproject binnen de aangepaste planning (destijds werd uitgegaan van uiterlijk 1 juli 2023) gerealiseerd wordt. In januari is ambtelijk vanuit de provincie doorgegeven dat de behandeling van de ingediende eindverantwoording niet ‘voor eind februari/begin maart zal plaats kunnen vinden’. De provincie wordt na de raadsbehandeling van voorliggend voorstel en de gunning van het werk aan een bouwbedrijf bijgepraat over de definitieve projectplanning van de verbouwing, zodat er indien nodig aanvullende afspraken kunnen worden gemaakt. Indien uw raad niet instemt met aanvullende financiering voor de indexering van bouw- en materiaalkosten moet het project terug naar de tekentafel, worden de architectenkosten hoger, ontstaat verdere vertraging en nemen de kansen op een succesvolle realisatie af. Communicatie Inhoudelijk betrokken partners worden binnen twee dagen over het besluit geïnformeerd. Na het contracteren van de aannemer worden omwonenden, centrumgebruikers, leden en gebruikers van de bibliotheek en overige belangstellenden via de gemeentelijke kanalen op de hoogte gebracht. Ook worden de lokale en regionale media geïnformeerd. Projectcommunicatie tijdens de verbouwing wordt afgestemd met BiblioNu.

Financiële gevolgen Afschrijvingslasten in de begroting De verhoging van het exterieurbudget brengt hogere afschrijvingslasten met zich mee, wat een nadeel voor de meerjarenbegroting betekent. Door het laten vervallen van het investeringskrediet voor het interieurbudget vervallen de daarvoor in de begroting opgenomen afschrijvingslasten, wat een voordeel voor de meerjarenbegroting betekent. Omdat de afschrijvingstermijn voor het interieurdeel (10 jaar) lager is dan die van het exterieurdeel (25 jaar) ontstaat per saldo de eerste jaren een voordeel. Zie in de tabel hieronder.

Afschrijvingslasten aanvulling investeringskrediet exterieurdeel Afschrijvingslasten vervallen investeringskrediet interieur bibliotheek Saldo

2023

2024

2025

2026

€

-

€

66.415

€

66.415

€

66.415

€ €

-72.600 -72.600

€ €

-72.600 -6.185

€ €

-72.600 -6.185

€ €

-72.600 -6.185

Vanaf 2033 vervalt het voordeel van de afschrijvingslasten interieurdeel en blijven de afschrijvingslasten voor het exterieurdeel. Toekomstige exploitatiekosten Vooralsnog wordt ervan uit gegaan dat de toekomstige lasten van het beheer van de bibliotheek en het beheer en onderhoud van de overdekte fietsenstalling gedekt kunnen worden uit de daarvoor beschikbare budgetten. Mocht bij de uitwerking blijken dat dit niet zo is, dan wordt dit meegenomen in de Kadernota 2024.

4 van 5

Raadsvoorstel Vervolgtraject besluitvorming Besluitvorming over dit raadsvoorstel vindt plaats in de raadsvergadering van 21 maart 2023. Voorafgaand is er voor de fracties op maandagavond 13 maart gelegenheid om vragen te stellen. Hierover zijn afspraken gemaakt met de griffie. Bestuurlijke besluitvorming met BiblioNu (realisatie-, huur- en beheerovereenkomsten). Evaluatie Niet van toepassing. Bijlagen 1.

Achtergrondinformatie tijdspad Herontwikkeling voormalig AH-pand;

2.

Achtergrondinformatie financieringsvraagstuk Herontwikkeling voormalig AH-pand (vertrouwelijk);

3.

Raadsbesluit Actualiseren budget verbouwing en inrichting voormalig AH-pand.

Naslagwerk - Raadsinformatiebrief Stand van zaken verhuizing bibliotheek d.d. 9 augustus 2022; - Raadsbesluit Herontwikkeling Gouden Leeuwpad en voormalig AH-pand d.d. 14 december 2021.

5 van 5