01 Pilot nieuwe werkwijze commissies (raadsvoorstel)

Raadsvoorstel

Onderwerp

Pilot nieuwe werkwijze commissievergaderingen

Zaaknummer

Steller

E. Bongaerts

Team

Griffie

Raad datum

27 juni 2024

Teammanager

S. Boere

Indiener

Raadspresidium

Portefeuillehouder

M. Uitdehaag

Openbaarheid Ja, Per direct. Ter advisering/kennisneming/bespreking Ter advisering

Voorstel 1. De pilot inzake een nieuwe werkwijze voor de commissies in te voeren voor de duur van een jaar met ingang van 1 september 2024. 2. Gedurende de pilot indien nodig af te wijken van de bepalingen over aanvangstijden en vergaderdatums in artikel 8 lid 1 van de Verordening op de raadscommissies. Inleiding Er zijn drie raadscommissies: Wonen, Werken & Besturen en Leven. Momenteel vindt elke commissievergadering op een aparte dag plaats. Dat geldt ook als er maar één, relatief “licht” raadsvoorstel is ingediend voor een bepaalde commissie. Het gevolg is dat er soms extreem korte vergaderingen plaatsvinden waarin amper vragen worden gesteld. De commissie Leven van 18 januari jl. duurde bijvoorbeeld slechts 13 minuten. Een avond beleggen voor zo’n vergadering wordt als onnodig ervaren. Het presidium en de commissiegriffiers hebben daarom gezocht naar een oplossing voor dit soort gevallen. Het voorstel is om meer flexibiliteit te creëren. Concreet zouden thema’s van verschillende vakgebieden op één avond kunnen worden geagendeerd. Er vinden dan twee vergaderingen na elkaar plaats. Om deze oplossing te testen, wordt voorgesteld deze werkwijze als proef in te voeren gedurende 1 jaar. De details van de nieuwe werkwijze vindt u terug in bijlage 3. Beoogd resultaat Een efficiënte en effectieve commissiestructuur. Argumenten 1.1 De nieuwe werkwijze biedt meer efficiëntie.

De pilot maakt het mogelijk om twee vergaderingen op één avond te organiseren. De commissie met de minst zware agenda wordt verplaatst. Is er bijvoorbeeld slechts één, onomstreden onderwerp voor commissie Wonen, dan zou die commissie gecombineerd kunnen worden met Werken & Besturen op woensdag (de vaste dag van Werken en Besturen). Hiermee wordt voorkomen dat voor één punt een aparte avond vrijgehouden moet worden.

1 van 3

Raadsvoorstel 1.2 De pilot biedt de mogelijkheid om te leren en te evalueren. De werkwijze wordt eerst ingevoerd voor de duur van een jaar. Daarna wordt de werkwijze geëvalueerd. Door deze aanpak kan een weloverwogen besluit worden genomen over eventuele aanpassing van de commissiestructuur. 2.1 De raad kan afwijken van de commissieverordening. De raad heeft de regels rond de commissievergadering vastgelegd in een verordening (zie kopje ”naslag”). In deze commissievergadering staan ook regels over de vergaderdagen en het vaste vergadertijdstip (19:30 uur). De raad kan besluiten om tijdelijk hiervan af te wijken (indien nodig). Mocht de pilot een succes blijken, dan kan de verordening alsnog definitief aangepast worden. Kanttekeningen en risico’s 1.1 De efficiëntie wordt mogelijk beperkt doordat er nog steeds twee vergaderingen nodig zijn – ook als twee vergaderingen worden gecombineerd. Immers, twee formele vergaderingen betekent ook twee keer een vragenuur, rondvraag, ingekomen stukken, besluitenlijst etc. Daar staat tegenover dat deze agendapunten meestal relatief weinig tijd kosten. 1.2 Een ander risico is dat niet met zekerheid te zeggen is wanneer de tweede vergadering begint. Dit betekent dat toeschouwers, kijkers en ambtelijke ondersteuning mogelijk lang moeten wachten op een bepaald agendapunt. De effecten van dit risico kunnen als beperkt worden beschouwd.

Immers, het ligt voor de hand om de minst zware vergadering als tweede in te plannen. Het is daarom ook aannemelijk dat de interesse in die vergadering vrij gering zal zijn. 1.3 De gekozen oplossing levert geen efficiëntie op qua presentiegelden. Omdat er nog steeds twee formele vergaderingen zijn, zal ook twee keer presentiegeld uitgekeerd moeten worden. Communicatie De griffie zal de wijzigingen onder de aandacht brengen bij de raads- en commissieleden. De griffie zal ook binnen de ambtelijke organisatie voor voorlichting zorgen. In het geval twee vergaderingen worden gecombineerd, zal hierover via de gebruikelijke gemeentelijke kanalen worden gecommuniceerd (Gemeentepagina krant, website, social media, raadsinformatiewebsite). Financiële gevolgen De verandering heeft naar verwachting geen financiële gevolgen (zie ook 1.3 onder “kanttekeningen en risico’s”.) Vervolgtraject besluitvorming Na evaluatie kan overwogen worden de verordening definitief aan te passen. Evaluatie Evaluatie is voorzien in het presidium voor het zomerreces van 2025 (datum n.t.b.). Bijlagen 02 Concept raadsbesluit 03 Inhoud nieuwe werkwijze

2 van 3

Raadsvoorstel Naslagwerk Verordening op de raadscommissies | Lokale wet- en regelgeving (overheid.nl)

3 van 3