01 Mandaat ondertekenen griffier (raadsvoorstel)

Raadsvoorstel

Onderwerp

Mandaat ondertekenen griffier

Zaaknummer

Steller

E. Bongaerts

Team

Griffie

Raad datum

26 maart 2024

Teammanager

S. Boere

Indiener

Raadspresidium

Portefeuillehouder

M. Uitdehaag

Openbaarheid Ja, Per direct. Ter advisering/kennisneming/bespreking Ter advisering

Voorstel De burgemeester toe te staan de ondertekening van raadsbesluiten op te dragen aan de griffier of diens plaatsvervanger. Inleiding Raadsbesluiten worden ondertekend door de burgemeester en de griffier. (Indien zij verhinderd zijn, worden raadsbesluiten ondertekend door respectievelijk de plaatsvervangend (plv.) voorzitter van de raad en de plv. griffier.) Sinds 2016 maakt de Gemeentewet (art. 32a) het mogelijk om ondertekening van raadsbesluiten op te dragen aan de griffier. Ondertekening door de burgemeester is dan niet meer nodig; één handtekening is dan voldoende. Medio april wordt gestart met digitale ondertekening van raadsstukken. In dit verband – en met het oog op verdere digitalisering – wordt voorgesteld ondertekening op te dragen aan de griffier. De raad moet een besluit nemen om deze wijziging door te voeren. Beoogd resultaat Verdere digitalisering en meer efficiëntie in het proces rond de raadsstukken. Argumenten 1. Een enkele handtekening is efficiënter. Met één handtekening kost verwerking van raadsbesluiten minder tijd. 2. De invoering van digitale ondertekening is een logisch moment om ondertekening op te dragen aan de griffier. De invoering van digitale ondertekening brengt met zich mee dat een aantal digitale processen moeten worden geregeld. Dit is een logisch moment om de griffier mandaat te geven voor ondertekening.

Immers, er hoeven dan minder tussenstappen in het systeem te

1 van 2

Raadsvoorstel worden gezet. Dit geldt ook voor toekomstige digitale innovaties m.b.t. de bestuurlijke documenten. 3. De raad is bevoegd een besluit te nemen over de ondertekening. De ondertekening van raadsbesluiten is geregeld in artikel 32a van de Gemeentewet. De burgemeester kan de griffier mandateren voor de ondertekening. De raad moet dan wel eerst een besluit nemen om dit toe te staan. Kanttekeningen en risico’s De ervaringen met digitale ondertekening zijn positief. Technische problemen zijn desondanks nooit helemaal uit te sluiten. Echter, het blijft altijd mogelijk stukken “op de oude manier” (op papier) te tekenen. Er is dus geen risico voor de ondertekening en publicatie van raadsbesluiten. Het kan voorkomen dat de griffier niet in staat is de besluiten te ondertekenen, bijv. door ziekte of verlof. Daarom wordt nadrukkelijk ook voorgesteld mandaat voor de plv. griffier toe te staan. Communicatie Het voorstel heeft geen externe gevolgen. Er is daarom niet voorzien in communicatie. Financiële gevolgen Geen. Vervolgtraject besluitvorming De burgemeester moet een mandaatbesluit nemen om ondertekening definitief op te dragen aan de griffier. Het plan is bij de raad van 14 mei 2024 te starten met digitale ondertekening. Evaluatie Er is geen evaluatie ingepland. Bijlagen Concept raadsbesluit. Concept mandaatbesluit. Naslagwerk (Geen.)

2 van 2