01 Beoordeling projectplan MFC De Schol Heide aangepast (raadsvoorstel)

Raadsvoorstel Onderwerp

Beoordeling Projectplan MFC De Schól in Heide - Schoon door de Poort

Zaaknummer

Z22002186 (Corsa)

Datum Raad

Openbaar

31 januari 2023

Steller

Hans Klink

Team

Maatschappelijke Ontwikkeling

Team manager

Chantal Strous

Portefeuillehouder

Daan Janssen

Ja, m.u.v. de vertrouwelijke bijlagen (1,6,14,15) i.v.m. financiële- en persoonsgegevens.

Ter advisering/

Ter advisering

kennisneming/ bespreking

Voorstel 1. Gebaseerd op het Projectplan Schoon Door de Poort: Multifunctioneel centrum De Schól d.d. 7 november 2022 en de onderliggende stukken waaronder de ‘Beoordeling Projectplan MFC De Schól Heide d.d. 22 november 2022 door de beoordelingscommissie Schoon door de Poort, intentioneel een bedrag te reserveren van maximaal € 2.381.853,- (incl. BTW) uit het raamkrediet Versterking Gemeenschapsaccommodaties, inclusief de daarin reeds opgenomen € 53.333,- (incl. BTW). 2. De aanvulling van het onder 1. bedoelde raamkrediet in juni/juli 2023 mee te nemen in de besluitvorming op de Kadernota 2024. 3. Geen wensen en bedenkingen kenbaar te maken ten aanzien van het voornemen de (onder)grond van het huidige pand De Schól, voor de koopsom van € 1,- in eigendom over te dragen aan Stichting Leefbaarheid Heide, waarbij de bijkomende kosten voor rekening van de stichting komen. 4. Het college te verzoeken om binnen de door de gemeenteraad intentioneel gereserveerde budgetten onder leiding van de Werkgroep Bouw van Heide afspraken te maken over realisatie en exploitatie en deze vast te leggen in een ontwikkelovereenkomst, op z’n vroegst te ondertekenen na vaststelling van de Programmabegroting 2024.

Samenvatting De besturen van de Dorpsraad Heide, Stichting Leefbaarheid Heide, Dorpscoöperatie Heide U.A., Handboogvereniging Sint Sebastiaan en Stichting Gemeenschapshuis De Gelderkoel hebben zich in het kader van Schoon door de Poort vanaf 2018 ingezet voor een toekomstgerichte ontwikkeling van het sociale hart van Heide en in augustus hun projectplan ter beoordeling ingediend bij het college. Op basis van een ondernemingsplan voor De Gelderkoel is in 2015 een inschatting gedaan met een vereiste investering van € 80.000. De destijds geraamde bijdrage van de gemeente kwam daarmee uit op € 53.333,- (incl. BTW) en is onderdeel van het in 2016 door de gemeenteraad ingestelde raamkrediet Versterking Gemeenschapsaccommodaties. Het op 7 november jl. ingediende projectplan ‘Schoon Door de Poort: Multifunctioneel centrum De Schól’ betreft de uitbreiding en verduurzaming van De Schól, het sociale hart van Heide, tot een volwaardig, toekomstbestendig MFC waar alle activiteiten in Heide zich kunnen afspelen. Het plan komt voort uit een brede samenwerking van de inwoners van het dorp. Het voormalige schoolgebouw in Heide functioneert als centraal dorpsontmoetingspunt, met Huiskamer en terras, waar al veel activiteiten worden georganiseerd. De Schól is een zwaar verouderd gebouw in termen van duurzaamheid.

Het kan in zijn huidige vorm geen invulling geven om alle sociale activiteiten onder één dak te huisvesten. Stichting Leefbaarheid Heide is eigenaar van het schoolgebouw, exclusief de ondergrond. Daarnaast zijn er nog twee andere gebouwen in gebruik: gemeenschapshuis De Gelderkoel en handbooglokaal Den Doel. Voor al deze gebouwen zijn zorgen rond een houdbare exploitatie op langere termijn.

Raadsvoorstel De Werkgroep Bouw en de Financieel-bestuurlijke werkgroep hebben onderzocht hoe de accommodaties geoptimaliseerd kunnen worden. Deze werkgroepen zijn gevormd door bewoners die ter zake doende expertise meebrengen en lid zijn van de besturen die op dit moment zorgdragen voor de accommodaties. Het voortzetten van de accommodaties bleek financieel niet haalbaar en oneconomisch. Tijdens een drukbezochte dorpsbijeenkomst op 31-03-2022 hebben de inwoners van Heide met grote meerderheid hun steun uitgesproken voor dit plan en ingestemd met indiening bij de gemeente Venray.

Beoordeling van het ingediende plan In 2016 is door het college met u afgesproken: • initiatiefnemers te begeleiden en te ondersteunen waar noodzakelijk; • ingediende plannen met behulp van de door u vastgestelde Beoordelingscriteria door een onafhankelijke beoordelingscommissie te laten wegen; • indien positief gewogen plannen binnen het budget van het oorspronkelijke ondernemingsplan vallen als college zelfstandig besluiten te nemen over de benodigde bijdrage uit het Raamkrediet Versterking Gemeenschapsaccommodaties; • en in het geval initiatieven letterlijk en financieel groter uitvallen en daarmee niet (geheel) uit het Raamkrediet kunnen worden gefinancierd – een (financierings-)voorstel aan de raad voor te leggen. Conform raadsbesluit hebben wij het plan laten toetsen door de onafhankelijke beoordelingscommissie Schoon door de Poort. Deze commissie heeft zich d.d. 18 oktober jl. ter plekke laten informeren. De commissie gaf – naast complimenten voor het initiatief en het planproces dat is doorlopen – aan dat een aantal kleine planonderdelen nadere uitwerking nodig hadden. Daarmee werd het initiatief in de gelegenheid gesteld om deze punten aan te vullen en daarmee het projectplan op de onderdelen Demografie, Zelfwerkzaamheid en Rentabiliteit aan te passen ten behoeve van een aangepast plan. Op 7 november jl.

heeft het initiatief het aangepaste projectplan met de onderliggende stukken ingediend. De gevraagde onderdelen zijn daarin uitgewerkt. Wij leggen dit initiatief graag voor aan de commissie Leven en aan de gemeenteraad en we vragen om voor dit dorpsinitiatief steun en vertrouwen uit te spreken en onder voorbehoud van vaststelling van de Programmabegroting 2024 intentioneel financiën te reserveren voor de aanpassing van MFC De Schól conform spelregels Schoon door de Poort uit het raamkrediet Versterking Gemeenschapsaccommodaties. Vervolgens is het aan de initiatiefnemers om het plan verder uit te werken en uiteindelijk geheel in eigen beheer voor te bereiden, te realiseren en te exploiteren. Voordat het dorp over kan gaan tot realisatie wordt na vaststelling Programmabegroting 2024 een ontwikkelovereenkomst gesloten tussen één van de betrokken partijen uit Heide en gemeente, waarin deze partijen alle met elkaar te maken afspraken vastleggen. Pas daarna komen de door u te reserveren investeringsmiddelen vrij. De beoordelingscommissie adviseert één onderwerp aandacht te geven: de exploitatie van MFC de Schól. Een punt van zorg van die commissie is de hoogte en samenstelling van de investeringsbegroting. Als bepaalde subsidie- of inkomstenbronnen niet worden behaald zal mogelijk een geldlening worden aangetrokken.

Hierbij krijgt het initiatief te maken met rente en aflossingsverplichtingen. De hoogte van een lening en de daarbij horende rentelasten kunnen een substantieel effect hebben op de exploitatie en een dergelijk effect is niet doorgerekend. Deze aanbeveling nemen wij over en bewaken we in de fase van het opstellen van de ontwikkelovereenkomst en door u voor te stellen de gemeentelijke bijdrage als maximale bijdrage beschikbaar te stellen.

Beoogd resultaat 1. Invulling geven aan de wens van Heide om het breed gedragen Schoon door de Poort-initiatief te helpen realiseren. 2. Borgen van de gemeentelijke (co-)financiering voor MFC De Schól, zodat initiatiefnemers zicht hebben en houden op realisatie.

Raadsvoorstel 3. Uiten van wensen en bedenkingen ten aanzien van ons voorgenomen besluit tot eigendomsoverdracht van de (onder)grond van het huidige pand De Schól, voor de koopsom van € 1,- in totaal. 4. Het per 1 januari 2025 laten vervallen van de gemeentelijke verzelfstandigingsbijdrage van € 4.618,(peildatum 2022) die de Stichting Gemeenschapshuis De Gelderkoel jaarlijks van de gemeente ontvangt. Argumenten 1.1 In haar rapport heeft de onafhankelijke beoordelingscommissie op zorgvuldige wijze het ingediende projectplan beoordeeld. Respectvol omgaan met Schoon door de Poort-initiatieven is een cruciale voorwaarde om het proces breed uit te rollen, zodat nog meer bewoners de eigen verantwoordelijkheid voor de gemeenschapsaccommodatie van eigen wijk of dorp oppakken. 1.2 Heide heeft het ingediende plan op een niveau uitgevoerd dat voldoet aan de gestelde hoge eisen. De beoordelingscommissie heeft in haar rapport ‘Beoordeling Projectplan MFC De Schól Heide’ d.d. 22 november 2022 aangegeven dat Heide het planproces zorgvuldig heeft aangepakt. Het dorp is erin geslaagd een multifunctionele accommodatie op te zetten voor alle leeftijden, doelgroepen, dorpsactiviteiten en verenigingen. De breed samengestelde werkgroep die de afgelopen jaren het gehele proces heeft begeleid, heeft veel werk gemaakt van participatie (omwonenden, gebruikers, verenigingen en dorpsbewoners).

Mede dankzij deze inzet wordt de keuze voor de locatie en het plan breed gedragen. Het projectplan MFC De Schól is het eindresultaat van dit meerjarige, zorgvuldig uitgevoerde dorpsproces. Met als doelstelling de bestaande gemeenschappelijke accommodatie multifunctioneel te maken en zo gemeenschaps- en verenigingsactiviteiten voor jong tot oud bijeen te brengen. Na realisatie bezit, exploiteert, beheert en onderhoudt het dorp zelf haar multifunctionele voorziening. 1.3 Onder voorbehoud van financiële dekking het maximale gemeentelijke budget voor Heide vaststellen zodat (financiële) afspraken gemaakt kunnen worden. Zodat de initiatiefnemers (financiële) afspraken kunnen maken met het ministerie (BOSA), de provincie, gemeente en andere partijen. Na vaststelling van de Programmabegroting 2024 in november 2023 is de gemeentelijke financiering duidelijk. Op deze manier kunnen partijen naar het einddoel toewerken; een gezamenlijke financiering van het projectplan MFC De Schól. 1.4 Ophogen raamkrediet Versterking Gemeenschapsaccommodaties om initiatief te steunen. Op basis van de benodigde financiële bijdrage is het in het bestaande raamkrediet gereserveerde bedrag van € 53.333,- voor MFC De Schól ontoereikend. Om het initiatief te steunen dient het raamkrediet aangevuld te worden met € 2.328.520,- (incl.

BTW) op basis van het uitgangspunt dat de gemeente tot maximaal 2/3 deel van de noodzakelijk geachte investering bijdraagt. 1.5 Grotere investering in MFC De Schól dan de ingeschatte ambtelijke raming uit 2015. De beoogde aanpassingen vragen maximaal € 2.381.853,- (incl. BTW) extra aan gemeentelijke Schoondoor-de-Poortbijdrage. Dit komt omdat de raming gebaseerd was op een eenvoudiger ondernemingsplan voor Gemeenschapshuis De Gelderkoel. De middelen zijn nodig: - voor de samenvoeging van alle functies. Heide gaat van drie panden naar één, voorziet MFC De Schól van een multifunctionele zaal, andere keukenruimte, nieuwe centraal gelegen sanitaire voorzieningen en een nieuw terras voor alle buitenevenementen. Deze inrichting en alle faciliteiten dienen afgestemd te zijn op de oudere bezoeker en het gebruik van hulpmiddelen, zoals rolstoelen, rollators e.d. Er moet voldoende opslagruimte zijn voor alle vaste gebruikersgroepen; - om de nieuwe zaal voor de verschillende gebruikers flexibel te maken, zodat deze ruimte gemakkelijk omgevormd kan worden. Flexwanden bevorderen een optimaal en flexibel gebruik van de ruimte; - om MFC De Schól duurzaam te maken volgens de BENG normen (nieuwbouwgedeelte). De Schól gaat van het gas af en gaat over op zelfgeproduceerde groene stroom.

De combinatie van gemeenschapsfuncties, verenigingsdoeleinden en sportbeoefening in één gebouw is het optimaal haalbare wat betreft multifunctionaliteit en voorziet in de behoeften van het dorp en maakt het tevens exploitabel zowel qua vrijwilligersinzet als management van de energielasten. Drie panden zijn niet langer houdbaar.

Raadsvoorstel 2.1 Conform afspraken tussen college en gemeenteraad. Financieringsvoorstellen van nieuwe plannen worden integraal afgewogen via het proces van Kadernota en vervolgens Programmabegroting. Met dit voorstel wordt invulling gegeven aan deze afspraak. 3.1 Het gevoel van eigenaarschap wordt geformaliseerd. De Stichting Leefbaarheid Heide beheert het pand en is juridisch gezien eigenaar hiervan. In de plannen is vanuit het dorp aangegeven dat men de ondergrond ook in eigendom wil overnemen, vergelijkbaar met recente initiatieven in Oirlo (De Linde), Geijsteren (Neve de Meister) en dergelijke. De bijbehorende (onder-)grond wordt voor de koopsom van € 1,- verkocht. Dit wordt meegenomen in de op te stellen ontwikkelovereenkomst. 4.1 Hiermee toont de gemeente commitment aan de ontwikkeling van MFC De Schól. Heide heeft de afgelopen jaren stug doorgewerkt aan een duurzaam plan voor de toekomst van haar gemeenschapsaccommodatie. De werkgroep is gemotiveerd om begin 2024 de verbouwing te starten en vóór carnaval 2025 te realiseren en wil het plan in de eerste helft van 2023 detailleren ten behoeve van de ontwikkelovereenkomst (zij richten zich op ondertekening in november 2023), omgevingsvergunning, bouwbestek en direct aansluitend de aanbesteding van het werk. Deze stappen worden in samenspraak met de gemeente doorlopen.

4.2 Het plan behoeft op onderdelen detaillering, zodat alle afspraken duidelijk in de ontwikkelovereenkomst kunnen worden opgenomen. Het plan dient verder gedetailleerd te worden en besteksgereed gemaakt te worden. 4.3 Op basis van het gereserveerde maximale gemeentelijke budget voor Heide gaat het projectteam MFC De Schól haar plan ontwikkelrijp maken. In de volgende fase is de werkgroep verantwoordelijk om een groot aantal zaken verder uit te werken: - verwerven (provinciale) subsidies (waaronder BOSA), vrijwilligersinzet voor zelfwerkzaamheid en dergelijke om de vereiste eigen financiële bijdrage op orde te hebben, de voorgenomen verbouwingsplannen van gebouw en omgeving. Onlangs heeft provincie aangegeven het initiatief te willen ondersteunen en de ingediende aanvraag (na raadsbesluit) positief te kunnen beschikken; - definitief vorm geven, eindigend in het afsluiten van een ontwikkelovereenkomst – zoals gebruikelijk bij het ontwikkelen van dergelijke accommodaties – met het gemeentebestuur. Belangrijke onderdelen van de ontwikkelovereenkomst zijn technische, juridische, ruimtelijke, fiscale en financiële zaken, verkoop van de (onder)grond van MFC De Schól en het maximale gemeentelijk budget.

Risico’s •

Gezien de inflatie, stijgende bouw-, loon- en energiekosten is het moeilijk op dit moment in te schatten op welke manier die zich ontwikkelen tot het moment dat in 2024 wordt gestart met de bouw. Dit wordt ondervangen doordat de gemeentelijke bijdrage die beschikbaar wordt gesteld een maximale bijdrage is. Het dorp is zich ervan bewust dat het een eenmalige aanvraag is. • Als bepaalde subsidie- of inkomstenbronnen niet worden behaald zal mogelijk een geldlening worden aangetrokken. De hoogte van een lening en de daarbij horende rentelasten kunnen een substantieel effect hebben op de exploitatie en een dergelijk effect is niet doorgerekend. Bovenstaande risico’s worden bewaakt in de fase van het opstellen van de ontwikkelovereenkomst door de gemeentelijke bijdrage als taakstellend budget vast te stellen. Na het afsluiten van deze overeenkomst volgt pas de definitieve ‘Go’.

Kanttekeningen Mocht de gemeenteraad het voorstel niet overnemen dan wordt de wens van de inwoners van Heide om alles te verenigen in één gemeenschapsaccommodatie niet ingewilligd. Dit kan leiden tot een afname van enthousiasme en energie vanuit de initiatiefnemers, vrijwilligers en inwoners en zal leiden tot teleurstelling, ook omdat het plan voldoet aan de eisen die gesteld zijn vanuit Schoon door de Poort.

Raadsvoorstel Communicatie Via een brief van het college aan het bestuur van Stichting Gemeenschapshuis De Gelderkoel (zie bijlage C) en door de procesbegeleider zijn de initiatiefnemers geïnformeerd over het vervolgproces. Een persbericht is na het collegebesluit verspreid in overleg met afdeling communicatie en de portefeuillehouder.

Financiële gevolgen Het Raamkrediet Versterking Gemeenschapsaccommodaties is voor Heide niet voldoende gevuld om het ingediende projectplan te financieren. Het beschikbare budget voor dit plan bedraagt € 53.333,- (incl. BTW). Het projectplan vergt in totaal een investering van € 2.328.520,-. Dat betekent dat in de Kadernota 2024 een concreet voorstel zal worden gedaan voor de financiering van dit projectplan van totaal € 2.381.853,-. Dat is het eerste moment voor college en raad om financiële afwegingen te maken. Op dit moment is er dus geen financiële besluitvorming aan de orde. De koopsom van € 1,- voor de ondergrond komt ten gunste van de post overige gronden stadsontwikkeling (68121). De kosten van de verkoop (kadaster, notaris, belastingen) komen ten laste van de koper.

Personele/organisatorische gevolgen De toepassing van de wegingsmethodiek en het financieringsvoorstel vallen binnen de reguliere taken van de organisatie (integrale advisering door de afdelingen). In het raamkrediet is voorzien in de ambtelijke begeleiding van het traject.

Juridische gevolgen De (onder-)grond wordt in eigendom overgedragen.

Rechtmatigheid Voorstel is conform wet- en regelgeving.

Fatale termijnen N.v.t.

Vervolgtraject besluitvorming De werkgroep Bouw heeft als initiatiefnemer de ruimte om haar project binnen de aangegeven (financiële) kaders en uw wensen en bedenkingen ten aanzien van ons voorgenomen besluit om de ondergrond in eigendom over te dragen technisch, financieel, ruimtelijk, fiscaal en juridisch verder uit te werken. Het college faciliteert hen waar nodig en sluit een ontwikkelovereenkomst af met en onder maximale verantwoordelijkheid van de initiatiefnemers zelf, waarna zij het plan voor MFC De Schól kunnen realiseren.

Evaluatie N.v.t.

Bijlagen A. Heide; Projectplan Schoon Door de Poort: Multifunctioneel centrum De Schól d.d. 7 november 2022 met diverse bijlagen behorend bij het projectplan. - BIJLAGE 1 Kostenraming bouw & verbouw (VERTROUWELIJK) - BIJLAGE 2 Input uit dorpssessies - BIJLAGE 3 Wensen- zaal + aanvullende ruimtes (door gezamenlijke gebruikers) - BIJLAGE 4 Prognose – optelsom van activiteiten in de zaal - BIJLAGE 5 Registratie activiteiten 2017-2019 in De Schól - BIJLAGE 6 Intentieverklaring organisaties en verenigingen Heide (VERTROUWELIJK) - BIJLAGE 7 Logboek planontwikkeling

Raadsvoorstel - BIJLAGE 8 Samenvatting behoeftepeiling - BIJLAGE 9 Vragenlijsten toekomstperspectief gebruikers - BIJLAGE 10 Ontwerptekeningen - BIJLAGE 11 Ruimtelijk Programma van Eisen - BIJLAGE 12 Technisch programma van eisen - BIJLAGE 13 Bevolkingsontwikkeling Heide - BIJLAGE 14 Exploitatiedetails (VERTROUWELIJK) - BIJLAGE 15 Financiële overzichten (VERTROUWELIJK) B. Beoordeling Projectplan Schoon Door de Poort: Multifunctioneel centrum De Schól, Beoordelingscommissie Schoon door de Poort d.d. 22 november 2022; C. Te ondertekenen brief met het besluit van het college aan het bestuur van de stichting.

Naslagwerk -

Raadsbesluit ‘Financieringsvoorstel gemeenschapsaccommodaties’ d.d. 5 april 2016; Raadsbesluit ‘Beoordeling projectplannen gemeenschapsaccommodaties’ d.d. 1 november 2016 ‘Criteria, deelvragen en wegingssystematiek projectplannen gemeenschapsaccommodaties Schoon door de Poort.