01 Actualiseren onderhoudsvoorziening gebouwen (raadsvoorstel)

Raadsvoorstel

Onderwerp

Actualiseren onderhoudsvoorzieningen gebouwen

Zaaknummer

Raad datum

30 maart 2021

Openbaar

Ja

Ter advisering/

Ter advisering

Steller(s)

Edwin Kroon

Team

GV

Teammanager

Maurice de Bruijn

Portefeuillehouder

Jan Jenneskens

kennisneming/ bespreking

Voorstel Instemmen met; 1. het vaststellen van de nieuwe meerjaren onderhoudsplannen “2020-2030” en; 2. dientengevolge de onderhoudsdotaties voor de voorzieningen gemeentehuis en accommodatiebeheersysteem te verhogen conform de financiële paragraaf; 3. Het nadeel ad € 16.308 voor 2021 te dekken uit de post onvoorzien en; 4. de meerjarige financiële gevolgen te verwerken in de gemeentebegroting. Samenvatting Voor het maatschappelijk nut en voor het uitoefenen van de aan haar toevertrouwde zorgtaak heeft de gemeente gebouwen in bezit. Niet alleen voor het maatschappelijk belang, maar ook voor continuïteit en de bedrijfszekerheid moet de fysieke instandhouding van deze gebouwen worden geborgd. De instandhouding garandeert naast het behoud van de kwaliteit ook de waarde van het vastgoed. De zorg voor de instandhouding omvat het noodzakelijk bouw- elektro- en installatietechnisch onderhoud. Behalve het vervangen en vernieuwen, betreft het onderhoud ook het in werking hebben en aansturen van de systemen voor toegang, beveiliging en klimaat- en regelinstallaties. Het onderhoud wordt door de gemeente, of in opdracht van huurders uitgevoerd. De planning en uitvoering op onderhoud verlangen inzicht. Inzicht krijgen we met meerjaren onderhoudsplannen (MJOP’s). Deze MJOP’s tonen het jaarlijks verloop van het noodzakelijk onderhoud en de kosten die hiermee op enig moment gemoeid zijn.

Actuele MJOP’s geven ons actuele kostenindicaties, deze stellen ons in staat onderhoudskosten in onze begroting op te vangen 1. Voor de gemeentelijke gebouwen zijn er middelen (voorzieningen) in de begroting opgenomen. Zo zijn er voorzieningen voor het onderhoud van gemeentelijke gebouwen die geheel door anderen worden uitgevoerd 2, en zijn er voorzieningen voor het onderhoud van gebouwen die de gemeente zelf of samen met anderen, uitvoert. Dit voorstel behandeld de laatste de categorie 3. 1

Werken met meerjaren onderhoudsplannen voorkomt niet alleen onverwachte kosten, het minimaliseert ook de onderbrekingen van het onderhoudsproces doordat het aantal reactieve onderhoudsactiviteiten wordt gereduceerd. Daarnaast kunnen onderhoudsactiviteiten in samenhang worden gepland en uitgevoerd. 2 Het beheer en de verantwoordelijkheid voor het onderhoud zijn in dat geval in geheel over gedragen aan beheerstichtingen die deze gebouwen (en accommodaties) zelfstandig in stand houden met een jaarlijkse vaste onderhoudsbijdrage van de gemeente. 3 De onderhoudsvoorzieningen voor het beheer van gebouwen en accommodaties ‘door anderen’ blijft buiten de beschouwing van dit voorstel. Hoewel ook voor deze gebouwen nu actuele MJOP’s zijn opgesteld zou de directe vaststelling van deze MJOP’s de nog lopende huur- en exploitatieafspraken, als ook het nog vast te stellen accommodatiebeleid kunnen ondermijnen.

Pagina 1 van 5

Deze categorie is gesplitst in de voorziening ‘gemeentehuis’ en de voorziening ‘accommodatiebeheersysteem’. Daar waar de eerste voor zich spreekt is de tweede voorziening bedoeld voor de gebouwen waar de gemeente een medeverantwoordelijkheid heeft in de bekostiging van het onderhoud 4. De in dit voorstel opgenomen cijfers hebben steeds betrekking op het gemeentelijk deel. Voor dit deel worden de in onze begroting opgenomen voorzieningen geacht toereikend te zijn. Om te beoordelen of de voorzieningen ook daadwerkelijk toereikend zijn doen we gebouwinspecties. De laatste gebouwinspecties vonden plaats in het najaar van 2019. Deze zijn vertaald naar nieuwe meerjaren onderhoudsplannen (2020-2030). Bij de doorrekening van de nieuwe plannen werd duidelijk dat de voorzieningen gemeentehuis en accommodatiebeheersysteem op termijn niet meer toereikend zijn als het onderhoud volgens de nieuwe MJOP’s wordt uitgevoerd. Om het onderhoud uit te voeren én ook de voorzieningen meerjarig financieel sluitend te houden zouden de jaarlijkse stortingen (dotaties) in de voorzieningen moeten worden bijgesteld (verhoogd). In de argumenten hierna onderbouwen we waarom we de bijstelling van de dotaties noodzakelijk vinden.

Beoogd resultaat De vaststelling van de nieuwe MJOP’s 2020-2030 en de koppeling met de begroting op basis waarvan voldoende middelen beschikbaar worden gesteld voor de continuering van het noodzakelijk onderhoud van onze gemeentelijke gebouwen. Argumenten 1.a. Dit voorstel draagt bij aan de toekomstvisie 2030 ‘Venray loopt voorop’ De instandhouding van gebouwen zien we als onze taak omdat het een noodzakelijke voorwaarde is op basis waarvan inwoners van Venray elkaar, nu en in de nabije toekomst, kunnen blijven ontmoeten. Zo hoeft zich niemand eenzaam of onveilig te voelen en kan iedereen blijven meedoen. Dit draagt bij aan de sociale verbindingen en daarmee aan de gezondheid en het welbevinden van inwoners van Venray. 1.b.We moeten voldoen aan wettelijke regels. Voor de begroting en jaarrekening gelden wettelijke eisen die zijn vastgelegd in het ‘Besluit Begroting en Verantwoording van provincies en gemeenten’ (BBV). Het BBV eist dat de in de begroting opgenomen middelen voor onderhoud van gebouwen zijn onderbouwd met actuele meerjaren onderhoudsplannen 5. De bestaande MJOP’s zijn niet meer actueel en kunnen daarom niet meer dienen als onderbouwing voor de onderhoudsvoorzieningen. Wanneer de koppeling met de nieuwe MJOP’s uitblijft wordt dus niet voldaan aan deze eis en zouden de voorzieningen moeten vrijvallen of worden omgezet naar bestemmingsreserves.

Dit kan het noodzakelijk onderhoud in de uitvoering belemmeren met alle risico’s van dien. 2.a.We willen onze budgetten goed afgestemd houden op het meerjarig onderhoud. De financiële gevolgen van de nieuwe meerjaren onderhoudsplannen zijn zorgvuldig doorberekend. Hieruit is inzichtelijk geworden dat de jaarlijkse stortingen in beide voorzieningen moeten worden opgehoogd om te voorkomen dat de voorzieningen op enig moment een negatief resultaat krijgen. Het is noodzakelijk het onderhoud van gebouwen gedurende ‘de gehele’ onderhoudsperiode financieel in de begroting te borgen. 2.b.We willen onze karakteristieke en monumentale gebouwen behouden. Van een aantal gebouwen die in de MJOP’s zijn opgenomen hebben we al bepaald dat deze karakteristiek zijn en dat het behoud waarde heeft voor Venray. Het betreffen ook gebouwen die door de maatschappelijke 4

Het gaat hier om gebouwen waar de gemeente, op basis van met huurders vastgelegde onderhoudsdemarcaties, een gedeelde (financiële) verantwoordelijkheid heeft in de uitvoering en bekostiging van het onderhoud. 5 In de regels is bepaald dat MJOP’s niet ouder mogen zijn dan 5 jaar.

Pagina 2 van 5

functie en inzetbaarheid onmisbaar zijn. Behalve gebouwen voor welzijn en cultuur, zijn ook het gemeentehuis en de brandweerkazerne opgenomen. Voor deze gebouwen willen we voorkomen dat er door gebrekkig onderhoud belemmeringen ontstaan in de uitvoering van de (brandweer-)zorgtaak of de bedrijfsvoeringsprocessen. Voor sommige gebouwen is ‘behoud’ het primaire doel omdat het monumenten zijn. Om al deze gebouwen in stand te houden is het noodzakelijk de jaarlijkse storting aan te passen zodat de voorzieningen aansluiten op de nieuwe MJOP’s. 2.c.Onze budgetten voor onderhoud zijn door tijd en ontwikkelingen ingehaald. De aan de voorziening ‘accommodatiebeheer’ gekoppelde MJOP’s voor gebouwen dateren van 2009. De gemeentelijke vastgoedportefeuille heeft de laatste jaren diverse ontwikkelingen doorgemaakt. Gebouwen zijn verkocht, gesloopt of onderdeel geworden van (her-)ontwikkelingen. Ook zijn de bouw- en materiaalprijzen vanaf 2014 exponentieel gestegen waardoor de onderhoudsbudgetten al enige tijd niet meer in verhouding staan met de prijzen die gangbaar zijn voor uurloon-, materiaalkosten. Daarnaast zijn er voor enkele gebouwen nog geen onderhoudsmiddelen in de voorziening opgenomen terwijl dat voor de instandhouding wel nodig is 6. Het is daarom nodig de voorziening te herijken. Ophoging van de dotatie in de voorziening is dan ook onontkoombaar en onuitstelbaar.

In bijlage 1 is een overzicht opgenomen van de in de voorziening ‘accommodatiebeheer’ opgenomen gebouwen 7. Het aan de voorziening ‘gemeentehuis’ gekoppelde MJOP dateert van 2011 en is opgesteld ten tijde van de renovatie. Het nu in de begroting opgenomen onderhoudsbudget is ook nog gebaseerd op het MJOP van 2011 waarin was meegenomen dat het onderhoud in de eerste jaren (na oplevering van de renovatie) nauwelijks van betekenis zou zijn. Vanaf 2014 ontstonden er budgetoverschrijdingen. Duidelijk werd dat het MJOP van 2011 niet volledig was 8. In 2015 is een nieuw onderhoudsplan opgesteld. Omdat nog ervaring moest worden opgedaan met het nieuwe gemeentehuis is het onderhoudsbudget toen niet bijgesteld. Door het onderhoud in de jaren daarop uit te besteden en actief te monitoren ontstond een beter beeld. Deze kennis is verwerkt in het nieuwe MJOP 2020-2030. Het nieuwe MJOP is een betrouwbaardere prognose voor het noodzakelijk onderhoud en het daarvoor benodigde onderhoudsbudget. 2.d.We willen het onderhoud op het juiste kwaliteitsniveau houden. De onderhoudsstaat van de gebouwen is in de afgelopen jaren meermaals gemeten. Met de nieuwe MJOP’s streven we wederom naar een ‘sober maar doelmatig’ kwaliteitsniveau wat zich verhoud tot conditiescore 2 (redelijk) tot 3 (voldoende). Het gemeentehuis heeft een solide bouw, het afbreukrisico bevind zich op de techniek.

Het gemeentehuis is daarom aan een uitgebreide conditiemeting conform NEN2767 onderworpen waarbij we de conditiescore op basis van deze norm tot uitgangspunt hebben genomen voor het onderhoud voor de komende jaren. Op basis van deze norm moeten de kritische installaties minimaal voldoen aan conditieniveau 2 (goede staat), en het algemene conditieniveau minimaal voldoen aan niveau 3 (redelijke staat). De conditieniveaus zijn niet toevallig gekozen. Wanneer de niveaus niet worden behaald vormen installaties een substantieel risico voor veiligheid, gezondheid of bedrijfszekerheid.

6 Om in het noodzakelijk onderhoud van Jerusalem te voorzien is het exploitatiebudget steeds jaarlijks bijgesteld of zijn investeringskredieten

aangevraagd. Door het nieuwe MJOP is het onderhoud nu meerjarig inzichtelijk en kunnen de middelen voor onderhoud van Jerusalem nu structureel in de voorziening ‘accommodatiebeheer’ worden opgenomen. Voor het Theehuis (monument) en het gebouw waarin handboogvereniging Diana huist waren ook nog geen onderhoudsmiddelen in de voorziening ‘accommodatiebeheer’ opgenomen. In de afgelopen jaren hebben zowel de Stichting Odapark als het bestuur van Diana het onderhoud van deze accommodaties bekostigd. Om de instandhouding van deze gebouwen ook op termijn te borgen is een meerjarig onderhoudsbudget vanuit de gemeente noodzakelijk. 7 De gebouwen die nu op de lijst voor de voorziening ‘accommodatiebeheersysteem’ staan en waarvoor we structureel middelen voor

onderhoud willen reserveren kunnen als gevolg van ontwikkelingen alsnog uit de vastgoedportefeuille verdwijnen waardoor ze geen meerjarig onderhoudsbudget meer verlangen. Omdat we met de bijstelling van de middelen niet op alle ontwikkelingen kunnen vooruitlopen hebben we gebouwen opgenomen die ‘op dit moment’ in ons bezit zijn en waarvoor we nu een onderhoudsverantwoordelijkheid hebben. Omgekeerd zijn gebouwen die nu nog niet zijn ontwikkeld ook nog niet op de lijst opgenomen (ook omdat het meerjarig onderhoud nog niet bekend is). 8 Omdat dit MJOP is geschreven ten tijde van de renovatie van het gemeentehuis, waren nog niet alle W&E installaties van het gerenoveerde

gemeentehuis opgenomen.

Pagina 3 van 5

2.e.De nieuwe MJOP’s zijn het vertrekpunt voor de verdere verduurzaming van onze gebouwen De vaststelling van de nieuwe MJOP’s is nodig voor de verdere van de verduurzaming van onze gebouwen. Sinds de renovatie van het ‘gemeentehuis’ hebben we een ‘duurzaam’ gebouw. De onderhoudsinvesteringen die op basis van het nieuwe MJOP worden gevraagd zijn nodig om het gemeentehuis duurzaam in gebruik te kunnen houden. De verduurzaming gaat echter nog verder. Zo is aan het onderhoud voor de komende jaren de resultaatverplichting gekoppeld nieuwe verduurzamingsmogelijkheden te vinden. Daarnaast moeten we - ten gevolge van corona - onze visie over het gebruik van het gemeentehuis bijstellen. Dit kan leiden tot structurele besparingen en aanpassingen op gebied van energie, beheer en onderhoud. Op installatietechnisch niveau bekijken we of we onze installatie kunnen omvormen naar een gasloze variant en zoeken we naar geïntegreerde technische toepassingen met als doel het aantal onderhoud behoevende elementen te verminderen (met de bijvangst dat ook de energiebehoefte verder zal afnemen). Voor het onderhoud van de ‘overige gebouwen’ moeten we ons steeds afvragen of de (verduurzamings-)investeringen op termijn ook zullen renderen. Sommige panden zijn dermate op leeftijd dat ze bepaalde normen op verduurzaming alleen halen als ze algeheel vernieuwd zouden worden.

De nieuwe MJOP’s gaan niet uit van algehele vernieuwing van onze gebouwen. Wanneer grote investeringen in deze gebouwen nodig zijn, zal daarom steeds een afweging op het economisch- en maatschappelijk nut plaatsvinden. Dit bepaald hoever we gaan met het onderhoud en in welke mate we deze panden nog verder kunnen verduurzamen. 3.De financiële gevolgen van de vaststelling van de nieuwe MJOP’s zijn inzichtelijk De continuering van het onderhoud verlangt dat budgetten worden geactualiseerd. Hoewel in de oude MJOP’s ook rekening was gehouden met een prijsindex voor het opvangen van stijgingen in materiaal- en loonkosten, had niemand kunnen voorzien dat de prijzen zo zouden stijgen. Het effect van deze kostenstijging was nog eens extra voelbaar op de beschikbare budgetten omdat er destijds was gekozen voor jaarlijkse steeds gelijkblijvende stortingen in de voorzieningen 9. Deze stortingen waren nog gebaseerd op de oude MJOP’s. Omdat in de afgelopen jaren geen bijstelling van de onderhoudsdotaties heeft plaatsgevonden, is er met de vaststelling van de nieuwe MJOP’s sprake van een inhaalslag. 4.De meerjarige gevolgen kunnen we opvangen door de stortingen op de voorziening aan te passen.

Op basis van de opgestelde meerjarige onderhoudsplannen (MJOP’s) is berekend wat de jaarlijkse dotatie aan de beide voorzieningen moet zijn, rekening houdend met het verwachte beginsaldo per 1.1.2021 en een jaarlijkse indexatie van de dotatie. Deze jaarlijkse indexatie is gelijk aan het indexpercentage dat ook wordt gebruikt in de MJOP’s (3%). Ten opzichte van de dotaties zoals die in de huidige begroting zijn opgenomen geeft dat onderstaande verschillen: FINANCIËLE GEVOLGEN NIEUWE STORTING ONDERHOUDSVRZ. GEMEENTEHUIS 2021 2022 2023 2024 Huidige storting in voorziening 213.362 180.402 180.402 180.402 Storting conform nieuw MJOP 211.429 217.772 224.305 231.034 verschil (- = nadeel) 1.933 -37.370 -43.903 -50.632 FINANCIËLE GEVOLGEN NIEUWE STORTING VRZ. ACCOMMODATIEBEHEERSYSTEEM 2021 2022 2023 2024 Huidige storting voorziening + budget onderhoudsbudgetten 270.085 272.546 275.033 277.546 Storting conform nieuw MJOP 288.326 296.976 305.885 315.514 verschil (- = nadeel) -18.241 -24.430 -30.852 -37.516 TOTAAL verschil (- = nadeel)

-16.308

-61.800

-74.755

-88.148

Voorgesteld wordt om de dotaties aan te passen en te verwerken in de begroting. Zoals hierboven onder de argumenten opgenomen is verhoging van de dotaties onontkoombaar en onuitstelbaar. Voorgesteld wordt dan 9 Voor de toekomst vangen we dit af door vanaf 2021 rekening te houden met jaarlijkse geïndexeerde storting i.p.v. een jaarlijks steeds

gelijke blijvende storting in de onderhoudsvoorziening over de gehele MJOP-periode.

Pagina 4 van 5

ook om het nadeel voor 2021 te dekken uit de post onvoorzien en voor 2022 en verder ten laste van het begrotingsresultaat te brengen / te verwerken in de meerjarenbegroting. Bijlage 2 geeft een overzicht van het meerjarig verloop van de voorzieningen op basis van de nieuwe MJOPS. Bijlage 3 geeft een overzicht van de meerjarige onderhoudskosten per gebouw voor de periode 2020-2030. Risico’s Wanneer de nieuwe MJOP’s niet worden vastgesteld aan de begroting kunnen we niet beschikken over de benodigde onderhoudsmiddelen. Omdat het onderhoud ondersteunend is aan onze primaire processen kan dit bedrijfsvoerings- en veiligheidsrisico’s tot gevolg hebben. Kanttekeningen Bij onderhoud en vervanging kijken we ook naar hergebruik van materialen en streven we er naar onze huidige elementen zo goed mogelijk te behouden. Ingrijpende verduurzamingen vragen echter ook extra maatregelen en investeringen waarvoor een daarvoor bedoelde voorziening dient te worden aangesproken, omdat deze investeringen verder gaan dan het noodzakelijk planmatig onderhoud. Communicatie n.v.t.

Personele/organisatorische gevolgen Als de nieuwe MJOP’s niet worden vastgesteld kan dit organisatorische gevolgen hebben wanneer de huidige voorzieningen vrij vallen of worden omgezet naar een bestemmingsreserve kan vastgoedbeheer niet meer zelfstandig beschikken over de middelen voor de uitvoering op het noodzakelijk onderhoud. Juridische gevolgen zie argument 1.b. Rechtmatigheid zie toelichting hiervoor onder “juridische gevolgen”. Fatale termijnen De vaststelling van de nieuwe MJOP’s dient plaats te vinden vóór de vaststelling van de jaarrekening 2020. Vervolgtraject besluitvorming n.v.t. Evaluatie n.v.t. Bijlagen 1. Overzicht welke gebouwen in de genoemde voorzieningen zijn opgenomen. 2. Overzicht van het meerjarig verloop van de voorzieningen op basis van de nieuwe MJOPS. 3. Overzicht van de meerjarige onderhoudskosten per gebouw voor de periode 2020-2030 Naslagwerk n.v.t.

Pagina 5 van 5