01 Actualisatie onderhoudsvoorziening Raadhuisstraat 1 (raadsvoorstel)

Raadsvoorstel

Onderwerp

Actualisatie onderhoudsvoorziening Raadhuisstraat 1 (Gemeentehuis)

Zaaknummer

Raad datum

24 juni 2025

Steller

Adviseur Vastgoed

Team

Wijk, Dorp en Vastgoedbeheer

Teammanager

Renee Vercoulen

Portefeuillehouder

Daan Janssen

Openbaarheid Ja, Per direct. Ter advisering/kennisneming/bespreking Ter advisering

Voorstel 1. De jaarlijkse storting ten behoeve van de onderhoudsvoorziening Gemeentehuis te verhogen met €148.034 naar een bedrag van € 386.000,- per jaar vanaf begrotingsjaar 2025 en deze extra kosten ten laste te brengen van het jaarlijkse begrotingsresultaat. 2. Deze stortingen ten behoeve van de onderhoudsvoorziening te continueren voor jaren 2026, 2027, 2028 en 2029, rekening houdend met een jaarlijkse indexatie van 3%.

1 van 4

Raadsvoorstel Inleiding In de nota “Reserves en Voorzieningen” van de gemeente Venray is vastgelegd dat voor het hanteren van een onderhoudsvoorziening een recent beheerplan voorhanden moet zijn van maximaal vijf jaar oud. Dit is conform de eisen vanuit het BBV. De Gemeente Venray heeft in 2019 onderhoudsplannen (MJOP’s) laten opstellen voor de instandhouding van gemeentelijk vastgoed. Deze MJOP’s hebben een planperiode van 2020 t/m 2029 en geven inzicht in de bouwkundige staat van een gebouw, de te verwachten onderhoudswerkzaamheden en de bijhorende kosten daarvan over de gehele planperiode. De onderhoudsplannen beschrijven het minimaal benodigde onderhoud om de gebouwen in stand te houden. Op basis van deze MJOP’s zijn 2 financiële voorzieningen ingesteld die ertoe dienen om het, in de plannen voorgeschreven onderhoud, uit te kunnen voeren en daarmee te bekostigen. Er is één onderhoudsvoorziening ingesteld voor het Gemeentehuis aan de Raadhuisstraat 1 in Venray en één voor de overige gebouwen, genaamd de Voorziening accommodatiebeheersysteem. In de afgelopen periode heeft een beoordeling plaatsgevonden van het uitgevoerde onderhoud vanaf 2020, afgezet tegen de vastgestelde MJOP’s. Op basis van deze beoordeling zijn de MJOP’s geactualiseerd, zowel voor het uit te voeren onderhoud als voor het te hanteren prijsniveau.

In vervolg hierop is gekeken naar de omvang van de beide onderhoudsvoorzieningen. De conclusie is dat de jaarlijkse dotatie aan de onderhoudsvoorziening Gemeentehuis vanaf 2025 naar boven bijgesteld zal moeten worden. De Voorziening accommodatiebeheersysteem is voor de planperiode 2025 t/m 2029 toereikend, waarbij we opmerken dat dit geldt voor de accommodaties die hier op dit moment in zijn opgenomen. In het geval een pand een ander doel krijgt of wanneer er nieuw maatschappelijk vastgoed in beheer wordt genomen dan wordt hiervoor een separaat voorstel voorgelegd waar de onderhouds- en beheerkosten dan deel van uitmaken. Beoogd resultaat Geactualiseerde onderhoudsplanningen en financiële voorzieningen welke aansluiten bij de actuele onderhoudsopgave van de gebouwen waartoe de Gemeente Venray momenteel financiële voorzieningen heeft aangelegd. Argumenten 1.1 We voldoen aan het vastgestelde financiële beleid De MJOP’s zijn conform ons geldende beleid geactualiseerd. Met dit voorstel brengen we de daarbij horende financiële voorziening in lijn met het bijgestelde onderhoudsplan. 1.2 Het onderhoud van het Gemeentehuis over 2020 t/m 2024 is niet conform planning uitgevoerd. In 2024 is geconstateerd dat in voorgaande jaren een aantal van de genoemde onderhoudsactiviteiten niet volgens planning zijn uitgevoerd.

Dit werd veroorzaakt door niet voorziene uitgaven met betrekking tot vervangingen en vooral werkzaamheden welke duurder zijn uitvallen als vooraf voorzien. Te denken valt aan de coronapandemie, gebrek aan capaciteit bij zowel de interne organisatie als externe marktpartijen om het onderhoud aan te besteden en te begeleiden, veranderende inzichten en de forse stijgingen van grondstofprijzen en arbeid. In de uitgevoerde actualisatie is kritisch gekeken naar de niet uitgevoerde activiteiten voor de periode 2020 t/m 2024, de

2 van 4

Raadsvoorstel geplande activiteiten voor periode 2025 t/m 2029 en zijn deze opnieuw beoordeeld en is de planning daarop aangepast. Zie bijlage 2 voor een overzicht van geconstateerde afwijkingen over periode 2020 t/m 2024. 1.3 Hierdoor blijft de uitstraling, conditie en kwaliteit (van installaties) van het Gemeentehuis behouden. Het toevoegen van de voorgestelde extra financiële middelen aan de onderhoudsvoorziening voor het Gemeentehuis leidt ertoe dat minimaal benodigd(e) onderhoud en/of vervangingen van installaties blijvend kan worden uitgevoerd. 2.1 Indexatie is nodig om toekomstige kostenstijgingen en inflatie op te kunnen vangen. In de onderhoudsplannen is rekening gehouden met het feit dat onderhoudskosten onderhevig zijn aan inflatie en/of indexatie. In de onderhoudsplannen wordt rekening gehouden met een jaarlijkse indexatie van 3%. Zeker in de afgelopen jaren zijn de kosten van onderhoud om uiteenlopende redenen enorm gestegen. Het is dan ook raadzaam om hier nu in te (blijven) voorzien door rekening te houden met een jaarlijkse indexatie van 3%.

Kanttekeningen en risico’s 1.1.

De onderhoudsvoorziening bevat geen middelen voor verduurzaming Het huidige geactualiseerde plan voor het Gemeentehuis is gericht op instandhouding, maar niet op verdere verduurzaming. De voorziening kan wel worden ingezet voor het duurzaam uitvoeren van de daarin opgenomen onderhoudsactiviteiten, maar bevat geen investeringsmogelijkheden voor nieuwe duurzame toevoegingen als bijvoorbeeld (extra) zonnepanelen of andere verduurzamingsmaatregelen. Eventuele verduurzamingsmogelijkheden worden apart voorgelegd wanneer van toepassing.

Communicatie Niet van toepassing

Financiële gevolgen 1.

Het directe financiële gevolg is dat de jaarlijkse dotatie aan de onderhoudsvoorziening van het Gemeentehuis stijgt met € 148.034,- met ingang van 2025 en vanaf 2026 dient te worden geïndexeerd met 3%. Deze stijging wordt ten laste gebracht van het jaarlijkse begrotingsresultaat.

2.

Zie bijlage 1. voor een overzicht met het financiële verloop van de onderhoudsvoorziening en uitgaven over de periode 2025 t/m 2029.

Vervolgtraject besluitvorming NVT Evaluatie Overleg, monitoring en evaluatie van de opgestelde onderhoudsplannen en uit te voeren werkzaamheden dient te gebeuren vanuit de ambtelijke organisatie. Het actualiseren van de onderhoudsverwachting zal een periodiek terugkerend gegeven worden waarbij dit proces en bijhorende uitgaven structureel worden gemonitord.

3 van 4

Raadsvoorstel

Bijlagen Bijlage 1.

Overzicht financieel verloop onderhoudsvoorziening Raadhuisstraat 1

Bijlage 2.

Verklaring afwijkingen MJOP over periode 2020 t/m 2024

Naslagwerk Niet van toepassing

4 van 4