003. Bijlage 1. Overdrachtsdocument gemeenteraad 2022-2026

Gemeenteraad venray

overdrachtsdocument

2022-2026 Gemeente Venray

Inhoud

Inhoudsopgave 1

Inleiding 2 Aanleiding 2 De Venrayse werkwijze - besluitvormingsproces 2 Basis voor het overdrachtsdocument 2 Inhoudelijke dossiers 2 Opbouw document 3 Follow-up 3

2

De Venrayse werkwijze toegelicht 4 Besluitvormingsproces 4 Fase Voorbereiding – de agendacommissie – week 1 4 Beeldvorming --> Oordeelsvorming --> Besluitvorming; korte toelichting. 5 Fase Beeldvorming – week 2 5 Fase Oordeelsvorming – week 4 7 Fase Besluitvorming – week 6 8 Het besluitvormingsproces en meer 8 Auditcommissie 8 Seniorenconvent 9 Werkgeverscommissie 9 Vertrouwenscommissie 10 Raadswerkgroepen 10 Klankbordgroep sociaal domein 11

3

Informatievoorziening 12 Raadsinformatiesysteem 12 GriffieNieuws 12 Bundeling 12

4 5

Lokale democratie en raadscommunicatie 13 Raad in de regio 15 Regio Noord-Limburg en regionale raadswerkgroep samenwerking

6

15

Raad en hulptroepen 17 De Griffie 17 Rekenkamer 18 De accountant 18 Fractieondersteuning 19

7

Ontwikkelprogramma gemeenteraad 2026-2030 20 De opbouw van het ontwikkelprogramma in fasen 20 Fase 0 – Voorbereiding op het raadslidmaatschap 20 Fase 1 – Start van de raad 2026-2030 20 Fase 2 – De raad is van start, nu het samenspel 20 Fase 3 – De raad staat 21 Integriteit en weerbaarheid 21

8

Bijlage 23 Q&A Regionale raadswerkgroep samenwerking en raadsadviescommissie GR-NL

1

23

1 Inleiding Aanleiding Op 18 maart 2026 zijn de gemeenteraadsverkiezingen. Op 1 april worden de gekozen leden van de gemeenteraad 2026-2030 geïnstalleerd. Dit overdrachtsdocument is het laatste inhoudelijke voorstel van de gemeenteraad 2022-2026 en geeft de nieuwe raad informatie en adviezen voor de periode 2026-2030. Dit overdrachtsdocument richt zich op de werkwijze van de raad; hoe komen besluiten tot stand, hoe is het besluitvormingsproces ingericht? Maar ook op andere vragen als hoe is de informatievoorziening ingericht en op welke ondersteuning kan de raad rekenen? Hoe werkt het in regionaal verband? Hoe werkt het samenspel met het college van B&W en de ambtelijke organisatie? Hoe betrekken we inwoners bij ons raadswerk? Hoe bevorderen we integer handelen en hoe gaan we om met agressie en intimidatie? En hoe werken we aan onze professionele ontwikkeling gedurende de hele raadsperiode. In dit document wordt informatie en advies meegegeven rond deze vragen. Voor nieuwe raadsleden is dit document behulpzaam in de eerste maanden na de verkiezingen. Tijdens de tweedaagse heisessie in juni komt dit overdrachtsdocument ook aan bod.

De Venrayse werkwijze - besluitvormingsproces De inrichting van het besluitvormingsproces wordt uitgebreid beschreven. Op 16 januari 2026 heeft de raad tijdens de heisessie een advies geformuleerd over de Venrayse werkwijze. Dit advies is op verzoek van de raad voorbereid en door de raad overgenomen tijdens de heisessie. Met dit advies wordt de bestaande werkwijze op een aantal punten aangepast. Dit advies vormt ook het uitgangspunt bij de invulling van de vergaderkalender 2026. In dit document wordt de nieuwe werkwijze toegelicht. Op een aantal punten is nog nadere uitwerking nodig, daar wordt de komende periode aan gewerkt zodat de nieuwe raad dit mee kan nemen.

Basis voor het overdrachtsdocument Basis voor dit overdrachtsdocument vormen de adviezen die door de raad worden meegegeven. Gedurende de afgelopen jaren zijn de afspraken die bij aanvang van deze raadsperiode zijn gemaakt vastgelegd en bijgesteld in het afsprakenkader gemeenteraad 2022-2026. Op deze wijze is continue ruimte voor verbetering en ontwikkeling benut. De raad werkt doorlopend aan reflectie en ontwikkeling. In het bijzonder tijdens de jaarlijkse heisessies wordt de complete werkwijze tegen het licht gehouden.

Inhoudelijke dossiers Dit overdrachtsdocument bevat geen informatie over inhoudelijke dossiers. Het ontwikkelprogramma voor de gemeenteraad 2026-2030 voorziet in het overbrengen van inhoudelijk informatie over belangrijke dossiers.

2

1 Inleiding

Opbouw document In dit overdrachtsdocument wordt eerst de Venrayse werkwijze geschetst. Hierbij wordt het besluitvormingsproces beschreven met de verschillende werkvormen en gremia. Vervolgens wordt toelichting gegeven op de volgende thema’s: Informatievoorziening; Lokale democratie en raadscommunicatie; Raad in de regio; Raad en hulptroepen; Ontwikkelprogramma gemeenteraad 2026-2030. Daar waar dit aan de orde is worden adviezen meegegeven.

Follow-up Het is aan de nieuwe leden van de gemeenteraad welke suggesties en adviezen worden overgenomen. Geadviseerd wordt dit overdrachtsdocument direct na de verkiezingen bij de hand te houden, het kan ook input vormen bij de coalitie-onderhandelingen. Daarnaast wordt voorgesteld dit overdrachtsdocument te bespreken tijdens de eerste presidiumvergadering van de raadsperiode 2026-2030 én tijdens de tweedaagse heisessie op 19 en 20 juni 2026. De raad kan de griffie de opdracht geven een en ander verder uit te werken of te implementeren.

3 3

2 Venrayse werkwijze

De Venrayse werkwijze toegelicht

Besluitvormingsproces In bovenstaand overzicht is het besluitvormingsproces schematisch weergegeven. Het besluitvormingstraject van de raad van Venray is ingericht met raadscommissies en doorloopt een cyclus van 6 weken. Deze werkwijze wordt al geruime tijd breed gewaardeerd en vormt ook het uitgangspunt voor de raadsperiode 2026-2030. Per fase wordt beschreven hoe de werkwijze eruitziet. Fase Voorbereiding – de agendacommissie – week 1 In de fase voorbereiding worden agenda’s opgesteld voor beeldvormende avonden, commissievergaderingen en raadsvergaderingen. Dit gebeurt op basis van een Lange Termijn Agenda (LTA) en op basis van voorstellen en behandelverzoeken die worden aangereikt vanuit het college en vanuit de gemeenteraad. Belangrijk uitgangspunt is dat de raad grip heeft op de agenda en zelf kan sturen op de planning. De raad bepaalt immers zijn eigen agenda. Naast het opstellen van agenda’s wordt in deze fase onder meer ook gesproken over de jaarplanning en over het ontwikkelprogramma van de raad. Ook wordt teruggeblikt op de vorige vergadercyclus in het kader van reflectie en ontwikkeling. De werkwijze van de agendacommissie: De agendacommissie vergadert bij de start van een vergadercyclus. Alle fracties zijn vertegenwoordigd, fractievoorzitters zijn lid van de agendacommissie.

Vanuit de organisatie zit een vertegenwoordiger aan tafel (gemeentesecretaris (of diens vervanger) of ambtelijk adviseur of beiden)

4

2 Venrayse werkwijze

-

-

De agendacommissie wordt ondersteund door de griffie, de burgemeester is voorzitter. De lange termijnplanning = lange termijn agenda (LTA) vormt de basis voor de totstandkoming van agenda’s. De agendacommissie beoordeelt of voorliggende voorstellen rijp zijn voor behandeling. De agendacommissie kijkt vooruit over meerdere vergadercycli (minimaal 2 cycli vooruit naast de lopende cyclus. De agendacommissie geeft invulling aan de beeldvormende bijeenkomsten op basis van voorstellen en verzoeken vanuit de raad en vanuit het college / de organisatie. De agendacommissie bepaalt de route van een onderwerp of voorstel (kan over meerdere vergadercycli gaan). Het college kan suggesties doen. De agendacommissie mag voorstellen rechtstreeks “als hamerstuk” plaatsen op de concept raadsagenda, dus zonder commissiebehandeling. Uitgangspunt is dat dit kan wanneer de leden van de agendacommissie hier unaniem in zijn (voorbeelden zijn benoemingen commissie bezwaarschriften, beslissing op bezwaar, suppletieuitkering ontplofbare oorlogsresten). De agendacommissie maakt actief werk van agendaspreiding in de planning. De motielijst (voortgangsrapportage van aangenomen moties) wordt geagendeerd voor de agendacommissie. De agendacommissie bepaalt op basis van de LTA de communicatiekalender.

Beeldvorming --> Oordeelsvorming --> Besluitvorming; korte toelichting. Dit is een methode om gestructureerd en transparant tot besluitvorming te komen. Beeldvorming: “Wat is het vraagstuk en wat zijn de feiten?” In deze eerste fase verzamelen raadsleden informatie over een voorstel of onderwerp. Doel van beeldvorming = het creëren van een gemeenschappelijk, feitelijk beeld, nog voordat er wordt gediscussieerd of besloten. Oordeelsvorming: “Wat vinden we ervan?” Zodra de feiten helder zijn, gaan de politieke fracties met elkaar in debat. Doel van oordeelsvorming = het afwegen van de verzamelde informatie om te komen tot een gedegen politiek standpunt of advies. Besluitvorming: “Wat gaan we doen?” In de laatste fase neemt de gemeenteraad een formeel besluit tijdens de raadsvergadering. Doel van besluitvorming: het nemen van een formeel, definitief besluit over een voorstel, gebaseerd op de eerder verzamelde informatie en gevormde oordelen. Fase Beeldvorming – week 2 Doel bij deze fase is het creëren van een compleet en gemeenschappelijk beeld. Feiten verzamelen: Wat weten we (en wat weten we nog niet)? Context begrijpen: Welke achtergrondinformatie is nodig? Gemeenschappelijk beeld: Zorgen dat iedereen dezelfde informatie heeft.

5

2 Venrayse werkwijze

De werkwijze in fase beeldvorming: De beeldvormende bijeenkomsten worden gepland op dinsdag en woensdag in week 2 van de vergadercyclus. Het bestaande Sprekersplein en de huidige raadsavonden worden hiermee gecombineerd. De beeldvormende bijeenkomsten zijn openbaar. Beeldvormende avonden worden voorgezeten door een raadslid. Het Sprekersplein waarbij inwoners kunnen inspreken wordt altijd gepland op een vast tijdstip (bv dinsdag om 19.30 uur). De agendacommissie bespreekt de invulling van beeldvormende avonden en bepaalt de agenda voor de volgende 2 vergadercycli. Er wordt gewerkt met categorisering van agendapunten: o Informeren van raadsleden o In gesprek met raadsleden o Raadsleden denken mee Er wordt gewerkt met tijdblokken, de agendacommissie bepaalt de benodigde tijd per thema o.b.v. aangereikte informatie: 30 / 45 / 60 min. Per onderwerp wordt door de organisatie / griffie een korte gesprekswijzer gemaakt (wie is initiatiefnemer, categorie, gespreksvorm, rollen van deelnemers, achtergrond dossier). Openbaarheid betekent dat de agenda op het raadsinformatiesysteem (RIS) gepubliceerd wordt, de deuren open zijn voor inwoners en de agenda ook op de gemeentepagina in de krant gepubliceerd wordt. Bespreekstukken die nu in de commissie geagendeerd worden komen niet per definitie op een beeldvormende avond terug.

Leidend is het doel van de behandeling bij het bespreekstuk (beeldvormend of opiniërend). Wanneer een onderwerp niet openbaar kan worden behandeld bepaalt de agendacommissie wanneer een besloten bijeenkomst plaatsvindt. Bijeenkomsten van de klankbordgroep sociaal domein en de raadswerkgroep landelijk gebied worden onderdeel van de beeldvormende bijeenkomst. Over werkbezoeken: Werkbezoeken van de raad moeten gerelateerd zijn aan een raadbesluit. Onderscheid moet gemaakt worden tussen raadsbrede bezoeken en inhoudelijke bezoeken voor fracties. Bestaande criteria voor raadsbrede werkbezoeken blijven overeind: o zijn de relevantie en urgentie helder? o is de inhoud van het verzoek voldoende helder en concreet? o is er duidelijk toegevoegde waarde van een bezoek op locatie? Werkbezoeken vinden bij voorkeur in de avond plaats. Er worden geen vaste momenten gereserveerd voor werkbezoeken, de agendacommissie bepaalt. Vragen stellen Beeldvorming komt deels tot stand door het stellen van vragen. Dit kan op verschillende manieren en op verschillende momenten. Onderscheid wordt gemaakt tussen politieke en technische / feitelijke vragen. Vragen kunnen betrekking hebben op een geagendeerd onderwerp of een actuele gebeurtenis.

6

2 Venrayse werkwijze

Er wordt gewerkt met schriftelijke vragen en vragen die tijdens een vergadering gesteld worden. Per categorie vragen gelden andere richtlijnen voor de wijze en termijn van beantwoording. Enkele uitgangspunten: Vragen over geagendeerde onderwerpen en technische / feitelijke vragen vallen onder de fase beeldvorming. Tijdens een commissievergadering worden geen technische vragen meer gesteld. Vragen aan het college over actuele en niet geagendeerde onderwerpen blijft onderdeel van het vragenuur. Fase Oordeelsvorming – week 4 Het doel bij deze fase is om de verzamelde informatie uit de beeldvormende fase te wegen en de verschillende politieke standpunten met elkaar te confronteren. Oordeelsvorming gaat over het uitwisselen van standpunten over een voorstel waarmee de commissie komt tot een advies aan de raad over een onderwerp. De commissie adviseert de raad om onderwerpen als een bespreekstuk of een hamerstuk (geen debat in de raadsvergadering) te behandelen. De werkwijze in fase oordeelsvorming: De raadscommissie bereidt besluitvorming in de gemeenteraad voor en overlegt met het college. De agendacommissie bepaalt de agenda voor de commissies op basis van de aangeboden voorstellen, de verzoeken vanuit de raad en de lange termijn agenda.

Uitgangspunten bij het opstellen van de commissie-agenda’s: o De samenhang op inhoud tussen onderwerpen bepaalt de agenda, onderwerpen worden thematisch geclusterd waarbij de programma-indeling van de programmabegroting leidend is: Leven – Wonen – Werken – Besturen. o Per vergadercyclus wordt bezien hoeveel avonden ingezet worden voor de commissies. o De avonden worden op tijdvolgorde gevuld (dinsdag --> woensdag --> donderdag), waarmee de donderdag de eerste avond is die vervalt. Per vergaderavond is er één voorzitter die onderwerpen uit alle programma’s kan voorzitten. Per fractie zitten maximaal 3 leden aan tafel. Commissieleden die aan tafel zitten bij een vergadering hebben een actieve rol (voorbereiding van een onderwerp) en voeren het woord. Na behandeling van de onderwerpen van één programma is wisseling van de afvaardiging van de fracties mogelijk. De vergadering wordt hiervoor niet geschorst. Bij bespreekpunten moet uit de commissiebehandeling duidelijk worden wat ter discussie staat. Moties en amendementen die in voorbereiding zijn of overwogen worden kunnen in deze fase worden benoemd. Dit geeft helderheid richting inwoners en richting de andere fracties over punten van discussie die in de gemeenteraad aan de orde komen.

7

2 Venrayse werkwijze

Fase Besluitvorming – week 6 De fase besluitvorming vormt het sluitstuk van het proces. Nadat de feiten zijn verzameld (Beeldvorming) en de politieke standpunten zijn gewisseld (Oordeelsvorming), volgt de formele afronding, het nemen van een besluit over het voorliggende voorstel. Naast de behandeling van raadsvoorstellen is tijdens de raadsvergadering ook ruimte voor het vragenuur waarbij raadsleden vragen over actuele onderwerpen aan het college kunnen stellen. De werkwijze in fase besluitvorming: Afstemming over de concept agenda vindt plaats in de agendacommissie aan het begin van de vergadercyclus. Op basis van de adviezen van de commissies kan de concept agenda voor de raad worden opgesteld. Is afstemming met fractievoorzitters nodig dan kan dit via mail of Teams. Debatstarters (de partij die het debat in de raad opent) blijven behouden en worden zoveel mogelijk bij de afronding van een agendapunt in de commissievergaderingen benoemd. De motielijst (voortgangsrapportage van aangenomen moties) wordt geagendeerd voor de raadsvergadering (college bevragen en/of ter verantwoording roepen). Algemene kanttekeningen: Binnen de vergadercyclus zijn week 3 en week 5 inzetbaar voor fractieoverleg. In deze weken worden geen bijeenkomsten gepland door de griffie. NB. Bij het plannen van regionale bijeenkomsten wordt zoveel mogelijk rekening gehouden met alle vergaderschema’s.

Het kan echter voorkomen dat deze bijeenkomsten worden gepland in week 3 of week 5.

Het besluitvormingsproces en meer Naast de omschreven commissies in het besluitvormingsproces bestaan nu nog enkele andere commissies /gremia met elk hun eigen rol en werkgebied. Hieronder wordt beschreven wat deze commissies doen en hoe de toekomstige invulling wordt gezien. Auditcommissie De auditcommissie ondersteunt de raad bij zijn controlerende taak en vormt het aanspreekpunt en gesprekspartner van de accountant. De auditcommissie doet dit door de “oren en ogen” te zijn bij het houden van toezicht op het (financiële) bestuur van de gemeente. In de verordening op de auditcommissie is de werkwijze, samenstelling en het takenpakket vastgelegd. De auditcommissie is aanspreekpunt voor de accountant bij het formuleren van kaders voor de controle-opdracht, gesprekspartner voor de accountant inzake de uitgevoerde accountantscontrole en adviseert de raad onder meer over speerpunten, het controleprotocol en de jaarstukken. Ook wordt er binnen de auditcommissie gesproken over de Planning & Control (P&C) cyclus in brede zin en heeft een vertegenwoordiging van de auditcommissie meegewerkt aan het verbeterproces voor het efficiënter en effectiever inrichten van de P&C documenten. 8

2 Venrayse werkwijze

Na een workshop in 2024, begeleid door een extern deskundige, heeft de auditcommissie een ontwikkeltraject geformuleerd met gerichte acties. De auditcommissie adviseert het presidium en de raad gevraagd en ongevraagd. De uitgangspunten van de auditcommissie: De auditcommissie vergadert minimaal vier keer per jaar, waarvan ten minste twee keer met de accountant. Er is een brede vertegenwoordiging vanuit de fracties (1 lid per fractie) in de auditcommissie. Daarbij is inhoudelijke kennis van of interesse in gemeentefinanciën van de leden belangrijk bij de samenstelling van de commissie. De auditcommissie adviseert het presidium en de raad inhoudelijk over planning & control-documenten; het presidium blijft verantwoordelijk voor de procedurele kant. De commissie heeft een rol in de opvolging en monitoring van rekenkameronderzoeken. Periodiek wordt geïnventariseerd hoe invulling is gegeven aan de aanbevelingen die door de raad zijn overgenomen. Input hiervoor komt primair van het college en de griffie.

Advies: Bied bij aanvang van de raadsperiode een training op maat aan voor de leden van de auditcommissie. Zorg daarnaast voor mogelijkheden tot inhoudelijke verdieping. Haal de rekenkamer verder dichterbij door bespreking van het jaarplan en jaarverslag in de commissie. Overweeg bespreking van sommige P&C documenten (bv. de jaarstukken) in de reguliere commissie. Stel een beschrijving op van de gewenste rollen en aandachtspunten voor de voorzitter en leden van de auditcommissie. Deze beschrijving is bedoeld om duidelijkheid en herkenbaarheid te bieden aan (nieuwe) raadsleden en hen te ondersteunen bij het oriënteren op deelname aan de commissie. Aangezien de auditcommissie in de loop der tijd een steeds zwaardere rol heeft gekregen, wordt het steeds belangrijker dat in de commissie alle fracties vertegenwoordigd zijn. Hierdoor wordt het mandaat van de commissie duidelijker. Zet het verbeterproces voor het efficiënter en effectiever inrichten van de P&C documenten voort in de nieuwe raadsperiode in afstemming met de organisatie. Dit kan met een afvaardiging vanuit de auditcommissie.

Seniorenconvent Het seniorenconvent is een overleg van de fractievoorzitters voor het verstrekken van informatie van de burgemeester of het college over aangelegenheden die vanwege vertrouwelijkheid, voorlopigheid of anderszins nog niet openbaar gemaakt kan worden. Tevens kan informatie over aangelegenheden van de fractievoorzitters met de burgemeester gedeeld worden. Werkgeverscommissie De werkgeverscommissie oefent namens de raad het werkgeverschap uit ten aanzien van de griffier en de griffiemedewerkers. Daarbij heeft de commissie de bevoegdheid tot voorbereiding en uitvoering van tot het werkgeverschap van de raad behorende besluiten en regelingen. 9

2 Venrayse werkwijze

De werkgeverscommissie heeft periodiek overleg met de griffier en voert jaarlijks een klankbordgesprek. Jaarlijks vindt ook overleg plaats met de griffiemedewerkers. Deze commissie bestaat uit 3 raadsleden. Deze leden worden door de raad voorgedragen en benoemd bij aanvang van de raadsperiode. De werkgeverscommissie informeert het presidium over de koers en gemaakte afspraken op basis van het Griffieplan. Wanneer er prioriteiten gesteld moeten worden dan bespreekt de werkgeverscommissie dit met de griffier en wordt de raad geïnformeerd. Advies: Plan een overleg met de werkgeverscommissie 2022-2026 voor overdracht. Handhaaf de overlegstructuur met de griffie(r). Bespreek met de HRM-adviseur de rol en positie van de werkgeverscommissie en de arbeidsvoorwaardenregeling van de griffie. Vertrouwenscommissie De vertrouwenscommissie voert jaarlijks de klankbordgesprekken met de burgemeester en bereidt de aanbeveling tot benoeming of herbenoeming van de burgemeester voor. Deze commissie bestaat uit raadsleden en uitgangspunt is dat elke fractie met één lid vertegenwoordigd is in de commissie. Op deze commissie rust de wettelijke verplichting tot geheimhouding. Advies: Informeer de nieuwe vertrouwenscommissie over het verloop van reeds gehouden klankbordgesprekken en de met de burgemeester gemaakte afspraken.

Raadswerkgroepen De afgelopen periode is een tweetal raadswerkgroepen actief geweest; raadswerkgroep burgercontacten en de raadswerkgroep landelijk gebied. Het werk van beide werkgroepen wordt vanaf de nieuwe raadsperiode anders ingevuld. Kort na aanvang van deze raadsperiode is het werk van de werkgroep inclusie afgerond. Het advies van de raadswerkgroep burgercontacten komt terug onder het hoofdstuk 4. Lokale democratie en raadscommunicatie. Het advies van de raadswerkgroep landelijk gebied is als volgt samen te vatten. De Raadswerkgroep Landelijk Gebied kan zich vinden in de keuze van de raad om de bijeenkomsten onderdeel te laten worden van de openbare beeldvormende avonden. Wel blijft de wens om ruimte te creëren om over bepaalde onderwerpen in beslotenheid te kunnen spreken, in voorkomende gevallen is dit op ambtelijk of bestuurlijk verzoek te bepalen door de agendacommissie. Daarnaast signaleert de raadswerkgroep dat de mate van diepgang in de aangeleverde informatie aandacht vraagt. Een deel van de werkgroep geeft aan dat bepaalde inhoudelijke verdieping door een bredere, openbare bespreking mogelijk verloren gaat. als er geen bijeenkomsten zijn waar hier op in gegaan wordt. Er zullen de komende jaren over veel ontwikkelingen in het landelijk gebied besluiten genomen moeten worden, waarbij voldoende kennis van zaken gewenst zal zijn.

Hoe neem je de gemeenteraad op het juiste niveau mee? Tegelijkertijd wordt benadrukt door een ander deel dat informatie voor de raad zodanig toegankelijk moet zijn dat ieder raadslid deze goed kan volgen. Daarbij speelt mee dat de terugkoppeling van de in de raadswerkgroep gedeelde informatie niet in alle fracties in gelijke mate plaatsvindt.

10

2 Venrayse werkwijze

Het voorstel om bij het ontwikkelprogramma voor de nieuwe gemeenteraad nadrukkelijk in te gaan op de problematiek en de (verwachte) ontwikkelingen in het landelijk gebied wordt met instemming ondersteund Naast de Venrayse raadswerkgroepen bestaat er ook een regionale raadswerkgroep die gericht is op de regionale samenwerking. Informatie daarover is ondergebracht onder het hoofdstuk 5. Raad in de regio. Klankbordgroep sociaal domein De Klankbordgroep Sociaal Domein is in juni 2021 opgericht. Deze is voortgekomen uit de discussie rond maatregelen over beheersing van kosten in het sociale domein. Vertegenwoordigers van de fracties en ambtelijke organisatie hebben samen het doel en de spelregels van de klankbordgroep opgesteld. Het presidium heeft de opzet destijds bekrachtigd. Voor de komende raadsperiode worden deze besprekingen ondergebracht in de beeldvormende avonden en wordt de klankbordgroep beëindigd.

11

3 Informatievoorziening Informatievoorziening naar raads- en commissieleden loopt via verschillende routes.

Raadsinformatiesysteem Voor de gemeenteraad en voor inwoners wordt alle informatie over vergaderingen gepubliceerd op het (openbare) raadsinformatiesysteem (RIS). Naast vergaderstukken zijn op het RIS onder meer ook brieven aan de raad, de lange termijn agenda en dossiers te vinden. Het raadsinformatiesysteem wordt door de griffie beheerd en wordt doorlopend aangevuld. Op het RIS zijn ook vragen, toezeggingen en moties te vinden.

GriffieNieuws Wekelijks ontvangen raadsleden en commissieleden een nieuwsbrief van de griffie. Hierin staat de belangrijkste nieuwe informatie, de besluitenlijst van het college van B&W en een overzicht van bijeenkomsten.

Bundeling Bundeling is een app die raads- en commissieleden op hun telefoon hebben. Via bundeling worden berichten gestuurd over actuele mededelingen zoals updates over vergaderstukken en persberichten. Bundeling geeft ook een overzicht van alle geplande bijeenkomsten. Raads- en commissieleden melden zich aan voor bijeenkomsten via bundeling en maken gebruik van de (groeps-)chatfunctie. Bundeling is gekoppeld aan het raadsinformatiesysteem.

12

4 Lokale democratie en raadscommunicatie De inwoners kiezen eenmaal per 4 jaar de leden van de gemeenteraad. Belangrijke vraag voor raadsleden is ‘Hoe zorgen we ervoor dat inwoners op lokaal niveau betrokken zijn bij beslissingen die hun directe leefomgeving raken?’. Om de rol van de gemeenteraad zichtbaar, transparant en toegankelijk te maken voor inwoners vormt raadscommunicatie de brug die de verbinding kan leggen tussen de gekozen raadsleden en dagelijkse leefwereld van de inwoners. De afgelopen jaren is ingezet op het dichter bij elkaar brengen van inwoners en politiek. Dit richtte zich onder meer op de toegankelijkheid van vergaderstukken, informatie over bijeenkomsten en over de werkwijze van de raad. Het raadsinformatiesysteem is openbaar en voor iedereen toegankelijk. Door raadscommunicatie wil de raad vertrouwen in de politiek bevorderen en mensen interesseren om politiek actief te worden. Naast het ontsluiten van informatie is ingezet op het bereiken van (doelgroepen) inwoners en de interactie met inwoners. De volgende activiteiten zijn onderdeel van het werk van de griffie op dit vlak en worden met raadsleden samen voorbereid en uitgevoerd: Kennismakingsinterviews met nieuwe raadsleden. Publicatie van agenda’s van vergaderingen in een weekblad Peel en Maas.

Uitleg geven over het werk van de raad via social media kanalen van de gemeente Venray (Sprekersplein, jeugdlintje, nieuwe burgemeester). Cursus Politiek Actief (2 maal per raadsperiode samen met ProDemos). o Uitleg van het lokale politieke systeem o Inzicht in de rol van raadsleden en andere politieke functies o Vergroten van politieke en bestuurlijke vaardigheden o Bekijken hoe je zelf politiek actief kunt worden o Ervaren hoe het is om in de politieke praktijk te staan Kinderdebat (jaarlijks): leerlingen van groep 7 en 8 van het basisonderwijs nemen deel aan het debat in de raadzaal. Jongerendebat (jaarlijks): leerlingen van HAVO 4 en VWO 5 nemen deel aan een debat en interactieve en creatieve sessies in het gemeentehuis. Democracity: educatief programma in het gemeentehuis waarbij leerlingen van groep 7 en 8 van het basisonderwijs hun eigen stad bouwen en keuzes maken. Gast van de raad: inwoners worden uitgenodigd voor een toelichting door enkele raadsleden op het werk van de gemeenteraad, een meet & greet met de burgemeester en het bijwonen van een raadsvergadering. Dag van de democratie: ontvangst van inwoners in de raadzaal door raadsleden gecombineerd met een open dag van het gemeentehuis. G-debat (jaarlijks): debat waar inwoners met een beperking in gesprek gaan met de burgemeester en wethouders.

Model European Parliament (MEP)(jaarlijks): een simulatie van het Europees Parlement voor scholieren VWO en gymnasium.

13

4 Lokale democratie en raadsdemocratie

De raad wil de komende raadsperiode het volgende naar inwoners brengen: Informatie over de nieuwe raadsleden, vergaderingen en het raadswerk. Informatie over activiteiten zoals de cursus politiek actief en Gast van de Raad. Informatie over het effect van raadsbesluiten. Door een koppeling te maken met de Lange Termijn Agenda kan deze een leidraad zijn om communicatie te organiseren van plan tot realisatie, waarbij de agendacommissie initiërend is. Kinderdebat, G-debat en jongerendebat: vooral aankondigingen.

Advies aan de gemeenteraad: Breng de communicatieplanning onder bij de agendacommissie (koppeling met LTA). Bepaal per onderwerp welk communicatiekanaal het meest geschikt is (advies door griffie en team communicatie). Maak gebruik van de social media kanalen van de gemeente Venray en sluit aan bij de social media strategie (human interest) van de gemeente. Toekomstig: mogelijk inzetten van het recent opgerichte participatieplatform.

14

5 Raad in de regio Gemeenten werken samen in regionale samenwerkingsverbanden. Doel van samenwerking is het vergroten van bestuurlijke slagkracht en het bieden van kwalitatief goede en betaalbare diensten. Sommige gemeentelijke taken worden uitgevoerd door gemeenschappelijke regelingen (GR’s). GR’s zijn publiekrechtelijke organisaties op grond van de wet. Een voorbeeld is de Veiligheidsregio Limburg-Noord. Deze is gericht op de veiligheid en gezondheid van de inwoners van 15 gemeenten. Een ander voorbeeld is de Modulaire Gemeenschappelijke Regeling Sociaal Domein Limburg-Noord. Deze is gericht op contractbeheer en inkoop van diensten op het gebied van sociaal domein. De gemeenteraad kan sturen en controleren en is actief betrokken bij de begrotingscyclus van GR’s. Aan de hand van zienswijzen kan de raad invloed uitoefenen. De raad kan bovendien direct of indirect vragen stellen over de gang van zaken bij een GR, via de portefeuillehouder of rechtstreeks.

Regio Noord-Limburg en regionale raadswerkgroep samenwerking De regionale raadswerkgroep samenwerking is een werkgroep van Noord-Limburgse raadsleden. Het gaat om de 8 gemeenteraden in de regio (Venlo, Horst aan de Maas, Peel en Maas, Beesel, Gennep, Bergen, Mook en Middelaar en Venray). Daarnaast is een raadsadviescommissie in oprichting specifiek voor de GR Regio Noord-Limburg. Meer informatie over wat de werkgroep en raadsadviescommissie doen, vindt u in de bijlage. Daar vindt u ook een schets over het mogelijk profiel van de leden.

Advies over bemensing • Geadviseerd wordt om 2 raadsleden te benoemen plus een plaatsvervanger voor de werkgroep. • Geadviseerd wordt om voor de raadsadviescommissie dezelfde personen te benoemen als voor de werkgroep. • Alle raadsleden die interesse hebben, worden uitgenodigd zich te kandideren. Intentie is dat, in het kader van kennis en continuïteit, de leden voor de hele raadsperiode benoemd/aangesteld worden.

De informatievoorziening naar de rest van de raad is een aandachtspunt. In de raadsperiode 2022-2026 verliep dit vaak via het presidium. Het presidium is echter een deel van de raad. Er is weliswaar een standaard-agendapunt “gemeenschappelijke regelingen” op de agenda van de raad, maar in de praktijk wordt hier weinig gebruik van gemaakt.

15

5 Raad in de regio

Advies over terugkoppeling Geadviseerd wordt om voortaan de hele raad ten minste 1 keer per jaar te informeren over wat er speelt in de regio via een sessie in een beeldvormende avond. GR-specifieke terugkoppeling kan ook in de commissie plaatsvinden. Daarnaast kan de nieuwsflits van de raadswerkgroep op een andere manier gepromoot worden, bijvoorbeeld door deze aan het GriffieNieuws te koppelen. Voorts wordt geadviseerd om mogelijk een samenvatting of reflectie op het verslag van de regioraadswerkgroep te maken. De griffie en de afvaardiging vanuit de raad kunnen dit oppakken.

16

6 Raad en hulptroepen

De gemeenteraad wordt in haar kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende taak ondersteund door diverse “hulptroepen”

De Griffie De griffie is de belangrijkste ondersteuning van de gemeenteraad, vormt het scharnier tussen de raad, het college en de ambtelijke organisatie en behartigt de belangen van de raad. In overleg met ambtenaren, college en andere betrokkenen speelt de griffie bij de voorbereiding van voorstellen die naar de raad gaan een belangrijke rol. De griffie organiseert en faciliteert het primaire besluitvormingsproces en vervult de rol als eerste adviseur van de raad. De griffie kan het vakmanschap van de raad en de raadsleden vergroten, de positie van de raad verstevigen en de raad ondersteunen in de veranderende maatschappij. De werkgeverscommissie voert het werkgeverschap van de griffie uit namens de raad zoals beschreven in hoofdstuk 3. De griffie werkt met een griffieplan. Dit plan wordt jaarlijks besproken met de werkgeverscommissie en gedeeld met de raad. Wanneer er prioriteiten gesteld moeten worden, treedt de griffier daarover in overleg met de werkgeverscommissie. Moeten fundamentele keuzes gemaakt worden dan wordt de raad hierin gekend.

17

6 Raad en hulptroepen

Rekenkamer De rekenkamer onderzoekt de effecten van het gemeentelijk beleid en toetst de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid daarvan. Hiermee ondersteunt zij de gemeenteraad bij de uitoefening van zijn kaderstellende en controlerende rol. De rekenkamer bestaat uit drie externe onderzoekers en wordt ondersteund door een secretaris vanuit de griffie. Zij voert haar taken onafhankelijk en onpartijdig uit. De rekenkamer heeft als doel het functioneren en de verantwoording van de gemeente Venray te verbeteren. Zij brengt zowel gevraagd als ongevraagd advies uit. Hoewel de rekenkamer geen onderdeel is van de raad, ondersteunt zij de raad bij de uitvoering van zijn werkzaamheden door onderzoeksrapporten uit te brengen met praktische aanbevelingen om beleid en uitvoering te verbeteren. De uitkomsten van onderzoeken zijn primair bedoeld om van te leren en processen en beleid te versterken. De rekenkamer hecht eraan niet te worden ingezet als ‘afrekeninstrument’, maar als hulpmiddel bij het verbeteren van beleid. De rekenkamer stemt haar werkwijze, het samenspel met de raad en de opzet en evaluatie van onderzoeken af met de auditcommissie. De raad kan onderwerpen aandragen voor onderzoek, maar de rekenkamer bepaalt haar eigen agenda. Advies • Neem in het ontwikkelprogramma het onderdeel ‘Kennismaking met de rekenkamer’ op.

• Agendeer periodiek overleg tussen de rekenkamer en de auditcommissie in het kader van verwachtingsmanagement en om de voortgang van onderzoeken te bespreken.

De accountant De accountant vormt een onafhankelijke en deskundige partner van de gemeenteraad bij het beoordelen en vaststellen van de financiële verantwoording van het college van B&W. De accountant wordt door de raad benoemd en verricht zijn werkzaamheden in opdracht van de raad. Deze keuze waarborgt de onafhankelijkheid die noodzakelijk is voor een zorgvuldige en objectieve controletaak. De raad heeft immers betrouwbare en deskundige informatie nodig om het college adequaat te kunnen controleren. Hoewel de raad opdrachtgever is, berust de uitvoerende verantwoordelijkheid voor de totstandkoming van de financiële verantwoording bij het college en de ambtelijke organisatie. Zij stellen de jaarrekening en overige verantwoordingsdocumenten op en leggen hierover verantwoording af aan de raad. Tevens zijn zij verantwoordelijk voor de interne processen, beheersmaatregelen en de uitvoering van het vastgestelde beleid. De accountant toetst het werk van het college, terwijl de raad verantwoordelijk is voor de politiek bestuurlijke beoordeling en controle.

18

6 Raad en hulptroepen

De belangrijkste taken van de accountant zijn: Controle van de getrouwheid van de jaarrekening De accountant beoordeelt of de in de jaarrekening opgenomen informatie juist, volledig en op inzichtelijke wijze is weergegeven. Controle op rechtmatigheid De accountant onderzoekt of het college correct verantwoording aflegt over de rechtmatigheid, dus of alle baten, lasten en balansmutaties volgens de geldende regels tot stand zijn gekomen. Hierbij wordt ook begrotingsrechtmatigheid meegenomen. Zo krijgt de raad zekerheid dat de cijfers kloppen en dat het budgetrecht is gerespecteerd. Risicosignalering en advisering Naast zijn controlerende taak fungeert de accountant als inhoudelijke sparringpartner voor de raad. Hij signaleert risico’s en geeft inzicht in de kwaliteit van interne beheersing en processen, evenals in financiële risico’s. Vakinhoudelijke advisering De accountant biedt expertise op terreinen die relevant zijn voor de uitvoering van de raadstaak, waaronder risicobeheersing, digitalisering en duurzaamheidsverantwoording. Samenwerking met de auditcommissie De accountant onderhoudt structureel contact met de raad via de auditcommissie. In dit overleg worden onder meer de jaarstukken, de rechtmatigheidsverantwoording en de bevindingen uit de controle besproken.

Fractieondersteuning Elke fractie krijgt een fractievergoeding van €4.000 per jaar, plus een variabel deel van €200 per raadslid per jaar. Dit bedrag is specifiek bedoeld voor het functioneren van de fractie, dus niet voor de politieke partij. De fractievergoeding kan worden ingezet voor bij voorbeeld vergaderkosten, administratieve kosten en werkbezoeken van de fractie. Ook de vrijwilligersvergoeding van een fractie-assistent kan betaald worden uit de fractievergoeding. Het presidium heeft een lijst opgesteld met categorieën waaraan de fractievergoeding kan worden besteed. Fracties leggen elk jaar verantwoording af over de fractievergoeding. De griffie controleert de declaraties. De raad stelt uiteindelijk de uitgaven vast. Fracties mogen het geld dat ze aan het eind van het jaar niet hebben besteed, in kas houden. Voor deze reserve geldt een maximum van €5.000 euro. Bij twijfels over de interpretatie van de lijst voor de besteding van de fractievergoeding, kan de griffie een beroep doen op het klankbord voor de fractievergoeding. Dit is een afvaardiging uit de auditcommissie. Het klankbord adviseert over declaraties en over eventuele aanvullingen/ verbeteringen van de lijst.

19

7 Ontwikkelprogramma gemeenteraad 2026-2030 De contouren van het ontwikkelprogramma voor de gemeenteraad 2026-2030 zijn vastgesteld in 2025. De griffie is gevraagd de uitwerking van de eerste periode na de verkiezingen op te pakken in samenwerking met de ambtelijke organisatie

Kennismaken

De basis, rollen en bevoegdheden

Algemene vaardigheden

Praktische zaken

Integriteit en weerbaarheid

Grote dossiers en beleidsinhoudelijke kennis

De opbouw van het ontwikkelprogramma in fasen In de eerste maanden van de nieuwe raad komt er veel op raadsleden af. Om te voorkomen dat er in die eerste maanden teveel informatie tegelijk wordt aangeboden is gekozen voor de volgende indeling. Fase 0 – Voorbereiding op het raadslidmaatschap Januari 2026 – maart 2026 10 verschillende webinars door de Nederlandse Vereniging van Raadsleden. Deze zijn terug te kijken. Info op klaar-voor-vier-jaar Informatie over ‘Wat houdt het raadslidmaatschap in Venray in’. Fase 1 – Start van de raad 2026-2030 April 2026 – juli 2026 Kennismaking raadsleden Kennismaking met de griffie Kennismaking met het raadsinformatiesysteem en het handboek voor raadsleden Wat houdt het raadslidmaatschap in? Hoe werkt het in de raad van Venray? Welke regels en gebruiken zijn er? Kennismaking met de ambtelijke organisatie Kennismaking met de grote dossiers die spelen in Venray en de lange termijn planning Tour door de gemeente Venray langs belangrijke ontwikkelingen Tweedaagse heisessie gemeenteraad in juni (o.m. weerbaarheid, integriteit, overdrachtsdocument) Wat voor raad willen we zijn? Uitgangspunten fase 1: Wekelijks één activiteit organiseren (kan ook een vergadering zijn). Interactief en combinatie tussen kennismaking, kennisoverdracht en teambuilding.

Fase 2 – De raad is van start, nu het samenspel Augustus 2026 – december 2026 Samenspel tussen raad, college en ambtelijke organisatie; hoe willen we met elkaar samenwerking deze raadsperiode? Regionale samenwerking; welke samenwerkingsverbanden zijn er, welke rol pakken we als gemeenteraad en hoe laten we ons vertegenwoordigen? Verdieping op inhoudelijke thema’s en dossiers i.r.t. de lange termijn planning

20

7 Ontwikkelprogramma gemeenteraad 2026-2030

Uitgangspunten fase 2: Heisessie raad en college in september. Heisessie raad, college en ambtelijke organisatie in december. Regionale bijeenkomst Limburg Noord over gemeenschappelijke regelingen en samenwerkingsverbanden. Lokale verdiepende bijeenkomsten P&C-cyclus en meer. Fase 3 – De raad staat Januari 2027 – maart 2030 Jaarlijks een heisessie met de raad (2026+2028 tweedaags, 2027+2029 eendaags) 4 bijeenkomsten per jaar voor ontwikkeling gemeenteraad; invulling nader te bepalen in afstemming met de agendacommissie. Heisessie raad, college en organisatie in 2028; hoe werkt het nu samen, wat gaat goed en wat kan beter?

Integriteit en weerbaarheid Bestuurders en volksvertegenwoordigers hebben een voorbeeldfunctie, inwoners verwachten dat zij zich integer gedragen. Het meest zichtbaar is de regelgeving over het wel en niet mogen stemmen voor raadsleden. Als er naast het gemeentelijk belang ook sprake is van een direct privébelang is wettelijk bepaald dat een raadslid zich moet onthouden van stemming. Daarbij moet een raadslid nevenfuncties openbaar maken en mag een raadslid geen overeenkomsten sluiten met de gemeente. Ook is het niet de bedoeling dat een raadslid als vertegenwoordiger van een inwoner optreedt in een procedure waarin de gemeente partij is. Er is een gedragscode voor raadsleden waarin regels staan rondom: (de schijn van) belangenverstrengeling (de schijn van) corruptie Gebruik van gemeentelijke faciliteiten en financiële middelen Informatie Onderlinge omgang en de gang van zaken tijdens vergaderingen De naleving van de gedragscode Daarnaast heeft de raad in 2022 een integriteitsconvenant vastgesteld.

De volgende afspraken zijn daarin opgenomen: We gaan respectvol met elkaar om Tijdens het debat maken we het niet persoonlijk We spreken niemand op de persoon aan Tijdens het debat / vergaderingen maken raadsleden geen gebruik van social media Het debat wordt in de raadzaal gevoerd, niet daarbuiten We beschadigen of beschuldigen anderen niet We zijn eerlijk en transparant Verder is uitgesproken dat groot belang gehecht wordt aan de zorgvuldigheid van besluitvorming, vertrouwen in de politiek, erkenning van voortschrijdend inzicht en betrouwbaar bestuur. Op basis van deze afspraken kan een uitvoeringsprotocol worden opgesteld waarin een handelingsperspectief wordt geschetst.

21

7 Ontwikkelprogramma gemeenteraad 2026-2030

Advies: Toets het integriteitsconvenant en werk het uitvoeringsprotocol uit. Agendeer het onderwerp Integriteit jaarlijks in het ontwikkelprogramma van de raad. Over weerbaarheid: Bestuurders in het lokaal bestuur worden in toenemende mate geconfronteerd met intimiderend en soms agressief gedrag. Het is een gezamenlijke verantwoordelijkheid om hiertegen weerstand te bieden. Tijdens een heisessie in 2024 heeft de raad gesproken over ervaringen, over de achtergrond van agressief gedrag en over waar de grens ligt tussen het acceptabele en het niet acceptabele. Gesproken is ook over de wijze waarop we als volksvertegenwoordigers hiertegen zo goed mogelijk weerstand kunnen bieden. Dit alles om de integriteit van het lokaal bestuur te bewaken. Afgesproken is dat incidenten worden gemeld en geregistreerd en dat een agressieprotocol voor raadsleden wordt uitgewerkt. Advies: Agendeer het onderwerp Weerbaar Bestuur en werk een agressieprotocol uit.

22

8 Bijlage Q&A Regionale raadswerkgroep samenwerking en raadsadviescommissie GR-NL Wat doet de regionale raadswerkgroep samenwerking? De regionale raadswerkgroep samenwerking is een werkgroep van Noord-Limburgse raadsleden. Het gaat om de raden van Venray, Beesel, Bergen, Gennep, Horst aan de Maas, Mook en Middelaar, Peel en Maas en Venlo. Elke raad kan 2 raadsleden afvaardigen. De griffiers in Noord-Limburg leveren de ambtelijke ondersteuning. De werkgroep houdt zich bezig met regionale samenwerking in de breedste zin van het woord. Tot de taken behoort het informeren, inspireren, standpunten agenderen en gezamenlijk verkennen, alsook afstemming qua proces/positionering. De werkgroep heeft niet als doel om tot één standpunt in politieke dossiers te komen. Onderwerpen die bijvoorbeeld in de afgelopen periode zijn behandeld, zijn de totstandkoming van de centrumregeling Regionale EnergieStrategie (RES) en veranderingen in de Modulaire Gemeenschappelijke Regeling Sociaal Domein (MGR). Ook heeft de werkgroep zich intensief beziggehouden met de wijzigingen van de Wet gemeenschappelijke regeling en de vertaling daarvan naar de lokale regels. Tot slot zijn ook de actualisatie van de regiovisie en de oprichting van de gemeenschappelijke regio (GR) Regio Noord-Limburg een goed voorbeeld van het werkgebied. De werkgroep vergadert 3 tot 4 keer per jaar. De locatie wisselt.

Wat is het verschil met de raadsadviescommissie voor de GR Noord-Limburg? Voor één van de GR’s is een raadsadviescommissie in oprichting. Dit is een formeel adviesorgaan vanuit de raden. De raadsadviescommissie brengt (gevraagd en ongevraagd) advies uit aan het algemeen bestuur van de Regio Noord-Limburg en aan de raden van de deelnemende gemeenten, met als doel de invloed van deze raden op het samenwerkingsverband zo groot mogelijk te laten zijn. Dit advies is procedureel en tot op zekere hoogte inhoudelijk. Daarnaast heeft de adviescommissie een rol in het organiseren van regionale raadsbijeenkomsten. Het verschil met de werkgroep is dat de raadsadviescommissie een formele status heeft. De raadsadviescommissie is officieel ingesteld op grond van de wet. De raadswerkgroep is eerder een informele samenwerking. Daarnaast houdt de werkgroep zich bezig met samenwerking in brede zin; de raadsadviescommissie houdt zich daarentegen uitsluitend bezig met de GR Regio Noord-Limburg. Voor de doelen en taken van deze GR wordt verwezen naar: https://rn-l.nl/ In de praktijk zijn de taken en doelstellingen vergelijkbaar. Naar alle waarschijnlijkheid zal de raadsadviescommissie op dezelfde dagen vergaderen als de raadswerkgroep. Raden kunnen ervoor kiezen dezelfde mensen af te vaardigen voor beide gremia.

Welk profiel zou passen bij leden van de werkgroep en raadsadviescommissie? Qua profiel wordt gedacht aan leden die geïnteresseerd zijn in wat er in de regio speelt. Enige kennis van GR’s is een pre, maar kan ook geleerd worden. Het werkgebied van de werkgroep is breed en generalistisch. Deelname is een mooie kans om de positie van Venray te versterken en contacten te leggen in de regio.

23

www.venray.nl