001 Vervangen meubilair raadsopstelling (raadsvoorstel)

Raadsvoorstel

Onderwerp

Vervangen meubilair raadsopstelling

Zaaknummer

Z25001979

Raad datum

23 september 2025

Steller

Adviseur Facilitaire Zaken

Team

Facilitaire Zaken

Teammanager

Teammanager Facilitaire Zaken

Portefeuillehouder

M.C. Uitdehaag / W. de Schryver

Openbaarheid Ja, Per direct. Ter advisering/kennisneming/bespreking Ter advisering

Voorstel 1. Het meubilair behorend tot de raadsopstelling te vervangen voor een opstelling met een grotere capaciteit, die toekomstbestendig is en inspeelt op de huidige slijtage en dit te realiseren vóór de gemeenteraadsverkiezingen van 2026. 2. Hiervoor een investeringskrediet beschikbaar te stellen van € 140.000 in 2026 en de kapitaallasten ten laste te brengen van het begrotingsresultaat 2027 en verder.

1 van 4

Raadsvoorstel Inleiding De huidige raadsopstelling in de Raadszaal biedt plaats aan 27 personen in de ring. Door recente wijzigingen in het aantal fracties en de verwachte toename van het aantal raadsleden vanaf de gemeenteraadsverkiezingen van 2026, voldoet de huidige opstelling niet langer aan de benodigde capaciteit. Daarnaast is het meubilair technisch afgeschreven, vertoont het zichtbare slijtage en is het meubilair zwaar en log in gebruik. Omdat de Raadszaal regelmatig meerdere malen per week moet worden leeggemaakt voor andere bijeenkomsten, levert dit een fysieke belasting en tijdsdruk op voor team Facilitaire Zaken. Om de vergaderfunctie van de Raadszaal toekomstbestendig te maken en tijdig gereed te zijn voor de gemeenteraadsverkiezingen van 2026, is besluitvorming over vervanging van het vergadermeubilair van de Raadszaal noodzakelijk. Beoogd resultaat Een toekomstbestendige raadsopstelling die aansluit bij de veranderende samenstelling van de raad en commissie. Na uitvoering is het vergadermeubilair in de Raadszaal vervangen door een opstelling met voldoende capaciteit, die lichter, flexibeler en representatief is. Argumenten 1.1 Het nieuwe meubilair biedt voldoende capaciteit voor toekomstige raads- en commissie samenstellingen De huidige opstelling biedt in de cirkel plaats aan 27 personen, wat onvoldoende is bij een toename van het aantal fracties of raadsleden.

De nieuwe opstelling voorziet in voldoende zitplaatsen voor zowel raadsals commissievergaderingen. 1.2 Het huidige meubilair is technisch afgeschreven en vertoont slijtage Het bestaande maatwerkmeubilair is aan het einde van zijn levensduur en vertoont zichtbare gebruikssporen. Vervanging is noodzakelijk om een representatieve en veilige vergaderomgeving te behouden. Het meubilair dat technisch gezien nog voldoet, zal indien mogelijk binnen het gemeentehuis elders ingezet worden (bijvoorbeeld als vervanging of reserve). 1.3 De nieuwe opstelling is lichter en handzamer voor Facilitaire Zaken Het huidige meubilair is zwaar en log, wat leidt tot fysieke belasting bij het frequent ombouwen van de Raadszaal. Lichter meubilair vermindert deze belasting en verhoogt de efficiëntie. 1.4 De nieuwe opstelling is toekomstbestendig dankzij de vorm en uitbreidbaarheid De gekozen ovale opstelling maakt het mogelijk om in de toekomst extra plekken toe te voegen, in tegenstelling tot de huidige ronde opstelling waarbij dit niet mogelijk is. 1.5 Het meubilair wordt als maatwerk uitgevoerd, afgestemd op representativiteit en functionaliteit Standaardmeubilair voldoet niet aan de eisen van de ruimte en het gebruik. Maatwerk maakt het mogelijk om een ovale opstelling te realiseren, met geïntegreerd kabelmanagement en verplaatsbaarheid.

Daarnaast draagt het bij aan een representatieve uitstraling van de Raadszaal, passend bij de formele en publieke functie van de ruimte. 1.6 De audiovisuele middelen worden aangepast aan de nieuwe opstelling De nieuwe opstelling wordt voorzien van passende audiovisuele voorzieningen, zodat de functionaliteit behouden blijft. De bestaande audiovisuele voorzieningen kunnen grotendeels worden hergebruikt maar moeten worden uitgebreid en opnieuw worden afgesteld op de nieuwe inrichting.

2 van 4

Raadsvoorstel 1.7 De opstelling is afgestemd met de Raadsgriffier en Facilitaire Zaken De wensen vanuit de Raadsgriffier en Facilitaire zaken zijn, mede op basis van bezoeken aan andere gemeenten. Dit zorgt voor een voorstel dat aansluit bij de praktijk. Kanttekeningen en risico’s 1.1 De verwachte levertijd van het meubilair en installatie audiovisuele middelen is circa 4 maanden Om tijdige realisatie vóór de verkiezingen van 2026 te waarborgen, moet uiterlijk 1 november worden besteld. Vertraging in besluitvorming kan leiden tot overschrijding van deze planning en mogelijk hogere kosten, doordat bij bestelling in 2026 rekening moet worden gehouden met prijsindexering. 1.2 De update van het conferentiesysteem valt buiten deze nota De upgrade van het conferentiesysteem is reeds separaat in gang gezet via de afdeling ICT en maakt geen onderdeel uit van deze nota. Deze update omvat onder meer de mogelijkheid tot digitaal stemmen via de microfoon, gerichter inzoomen camera en verbeterde weergave van sprekers in beeld. Hoewel de audiovisuele middelen in de nieuwe raadsopstelling worden meegenomen, wordt het conferentiesysteem zelfstandig en voorafgaand aan de uitvoering van dit voorstel gerealiseerd. In de bijlagen is een nadere toelichting op deze update opgenomen. 1.3 De nieuwe opstelling wijkt af van de huidige inrichting De nieuwe opstelling is zichtbaar in bijlage 1.

Daarnaast verandert de vorm van de raadsopstelling van een cirkel naar een open ovale vorm. Een ronde opstelling is niet langer passend vanwege de uitbreiding van het aantal zitplaatsen. De ovale vorm maakt uitbreiding mogelijk en zorgt ervoor dat alle deelnemers goed zicht hebben op het grote scherm. Deze wijzigingen kunnen gewenning vragen van gebruikers en duidelijke communicatie en begeleiding bij de overgang. 1.4 Aanpassingen in het ontwerp of vertraging in het proces na ophalen input raad Hoewel de opzet is afgestemd met Raadsgriffier, college en Facilitaire Zaken, is op 26 augustus nog input opgehaald bij de raadsleden over de raadsopstelling. Deze input kan leiden tot aanpassingen in het ontwerp of vertraging in het verdere proces. 1.5 Het betreft uitsluitend het meubilair van de raadsopstelling Het betreft uitsluitend het meubilair van de raadsopstelling (tafels, stoelen en bijbehorende audiovisuele middelen). Overig meubilair in de Raadszaal wordt meegenomen in het algemene vervangingsplan van het gemeentehuis. Communicatie -

Na akkoord van de raad zullen we binnen 2 dagen de betrokkenen informeren.

-

Nadat het meubilair en opstelling definitief is, gaan we het meubilair bestellen en een afspraak plannen met de leverancier van de audiovisuele middelen.

-

Vanuit Facilitaire zaken houden we de Raadsgriffier op de hoogte over de voortgang. De Raad wordt geïnformeerd door de Raadsgriffier.

Financiële gevolgen De totale verwachte kosten voor het vervangen van het meubilair van de Raadopstelling bedragen € 140.000 (excl. Btw). Hiervoor is een investeringskrediet benodigd, de kosten (kapitaallasten) betreffen: 2027: € 15.960

3 van 4

Raadsvoorstel 2028: € 15.764 2029: € 15.568 2030: € 15.372 Deze worden ten laste gebracht van het begrotingsresultaat 2027 en verder. In de bijlagen is een overzicht opgenomen waarin de opbouw van de verwachte kosten is gespecificeerd. Evaluatie Team Facilitaire Zaken zal de oplevering begeleiden en openstaande acties afronden. Na oplevering van het meubilair en de audiovisuele middelen zullen we het proces evalueren bij de raad via de Raadsgriffier. Bijlagen -

Bijlage 1: Concept opstelling

-

Bijlage 2: Programma van eisen meubilair

-

Bijlage 3: overzicht verwachte kosten

-

Bijlage 4: Uitleg upgrade conferentiesysteem

Naslagwerk -

4 van 4