Beleidsnota Venlo Evenementenstad.pdf

VENLO EVENEMENTENSTAD 2024 |

INHOUDSOPGAVE 1

VOORWOORD.....................................................................................3 UBTITEL.................................................................................................. 3

2

INLEIDING...........................................................................................4 2.1

UBTITEL.................................................................................................. 4 Herijking evenementenbeleid....................................................................4 Vertrekpunt Strategische Visie 2040.........................................................5 Participatie................................................................................................. 5

3

UITGANGSPUNTEN EN AMBITIES.........................................................6 De evenementenster van Venlo.................................................................6 Belang....................................................................................................... 6 Aanbod...................................................................................................... 7 Organisatoren............................................................................................7 Fysieke ruimte voor evenementen............................................................7 Rol van de gemeente.................................................................................8

4

BELANG..............................................................................................9 Levendigheid & imago...............................................................................9 Venlo 2040................................................................................................ 9

5

AANBOD............................................................................................10 Afwisseling............................................................................................... 10 Kwaliteit................................................................................................... 10 Evenementenpiramide.............................................................................11 Evenementencommissie..........................................................................13

6

ORGANISATOREN..............................................................................14 Expertise en support................................................................................14 Event Support Venlo................................................................................15 Communicatie..........................................................................................15 Marketing................................................................................................. 16

7

FYSIEKE RUIMTE VOOR EVENEMENTEN............................................17 Evenementenlocaties..............................................................................17

8

ROL VAN DE GEMEENTE...................................................................18 Gemeente als medefinancier...................................................................18 Evenementenbudget...............................................................................18 Eén loket voor evenementen...................................................................19 Non-cash ondersteuning..........................................................................19 Verbinding organisatoren........................................................................20

9

FINANCIËN........................................................................................21

10 PLANNING.........................................................................................22

2 | VENLO EVENEMENTENSTAD 2024

1

VOORWOORD

Voor u ligt het nieuwe evenementenbeleid “Venlo Evenementenstad”. Het afgelopen jaar zijn we samen met evenementenorganisatoren, ondernemers, bewoners en andere belanghebbenden aan de slag gegaan met de herijking van het huidige evenementenbeleid. Alleen met deze inbreng kunnen wij er namelijk voor zorgen dat we blijven aansluiten bij behoeften van onze inwoners, bezoekers en evenementenorganisatoren. Respons heeft als externe adviseur de gemeente Venlo inhoudelijk en procesmatig ondersteund bij de totstandkoming van het evenementenbeleid. De input die we hebben opgehaald (middels enquêtes, stakeholdersessies en de “Dag van het Evenement”) hebben we zo goed mogelijk proberen te vertalen. Het evenementenbeleid is veelomvattend. Meerdere aspecten spelen een rol en veel partijen zijn erbij betrokken. De uitwerking van het nieuwe beleid willen we dan ook graag in samenspraak met u oppakken. Het is onze intentie dat dit beleidskader voor in ieder geval vier jaar geldt maar wellicht ook langer kan dienen, zo lang de uitgangspunten en ambities actueel zijn. Marij Pollux Wethouder Evenementen

VENLO EVENEMENTENSTAD 2024 |

2

INLEIDING

Herijking evenementenbeleid Evenementen zijn goed voor onze stad. Ze dragen bij aan een levendig Venlo, een positief imago van de stad en stimuleren de economie. Onze evenementen zijn een groot goed. We hebben een ruim en gevarieerd aanbod van grote en kleine evenementen op het gebied van o.a. sport en cultuur. Bijna al onze evenementen worden georganiseerd door vrijwilligers en dragen bij aan gemeenschapszin. De inzet van vrijwilligers is onmisbaar. Voortvloeiend uit ons kader “Fier op Venlo” gaan we de komende periode dan ook het vrijwilligersbeleid verder vormgeven, samen met diverse betrokken organisaties waaronder evenementenorganisatoren. Aanleiding om het huidige beleid ‘Venlo als podium ‘ te herijken, zijn een aantal knelpunten in dit beleid. De indeling in beeldbepalende evenementen en overige evenementen met een daaraan gekoppelde subsidiesystematiek biedt onvoldoende flexibiliteit. In de huidige subsidiesystematiek is geen ruimte om andere en/of nieuwe evenementen te ondersteunen. Daarnaast constateren we dat door de vele ontwikkelingen de evenementensector onder druk staat. Dit heeft er o.a. toe geleid dat de afgelopen beleidsperiode een tweetal beeldbepalende evenementen gestopt zijn. De afgelopen beleidsperiode is door de coronapandemie bijzonder verlopen.

De evenementensector is de afgelopen jaren zwaar getroffen door de coronapandemie en dat geldt zeker ook voor de Venlose evenementen. Van maart 2020 tot en met maart 2022 waren er geen of beperkte evenementen. 2023 wordt weer het eerste volwaardige evenementenjaar sinds 2019. Toen verwelkomden Venlose evenementen 1,2 miljoen bezoekers en leverden de 535 evenementen, waarvan 167 vergunningsplichtig, volgens onze berekeningen ruim € 44 miljoen op. In 2022 zagen we herstel, maar zeker in het eerste kwartaal was het aanbod niet compleet bijvoorbeeld door het ontbreken van de Vastelaovend. Pas na 2023 kunnen we de balans definitief opmaken. Zo hebben organisatoren last van prijsontwikkelingen en toenemende regelgeving, vooral op het gebied van veiligheid en het verbod op wegwerp plastic. Maar ook spelen thema’s als stikstofregels of de omgevingswet, het tekort aan vrijwilliger en een gebrek aan menskracht en materialen.

4 | VENLO EVENEMENTENSTAD 2024

Vertrekpunt Strategische Visie 2040 Ons vertrekpunt is de Strategische Visie 2040. In 2040 is Venlo de gezondste regio en een (t)huis om van de te houden. Er is ruimte voor ontwikkeling en het is aantrekkelijk om in Venlo te werken. Hieraan dragen we aan bij met ons evenementenbeleid. Daarnaast zijn de door gemeenteraad vastgestelde deelvisie “Fier op Venlo” en de Economische visie 2030 input geweest voor dit beleid. De ruimtelijke doorvertaling moet nog worden vastgesteld in de Omgevingsvisie.

Participatie Het nieuwe beleid is tot stand gekomen op basis van enquêtes en interactieve sessies met organisatoren, ondernemers en bewoners. Verder is er een benchmark met enkele Nederlandse steden uitgevoerd waarbij we op een aantal relevante onderdelen een vergelijking maakten met de situatie in Venlo. De uitkomsten zijn in een aparte bijlage bijgevoegd. Daarnaast hebben we een analyse van landelijke ontwikkelingen gemaakt in de evenementensector en die vertaald naar onze gemeente en is er een evaluatie document opgesteld (zie bijlagen). Het participatietraject hebben we afgesloten met de “Dag van het Evenement”. Een mini symposium met onder andere een validatie van de opgehaalde uitkomsten. In totaal zijn meer dan 200 organisatoren en belanghebbenden betrokken in het proces en vulden bijna 1200 inwoners van onze gemeente de enquête in. Deze informatie hebben we gebruikt als input voor dit beleid.

VENLO EVENEMENTENSTAD 2024 |

3

UITGANGSPUNTEN EN AMBITIES

Een evenement is een georganiseerde, verplaatsbare gebeurtenis, bijgewoond door een verzameling mensen, die zich daarvoor in een bepaald tijdvak en in een inrichting of op een terrein bevindt of beweegt. Ook een festival valt onder deze definitie van een evenement. Het evenement kan gratis zijn of met entreebewijzen en is voor iedereen te bezoeken. In deze beleidsnota leggen we de nadruk op evenementen in de openbare ruimte. De evenementenster van Venlo Om ons vernieuwde evenementenbeleid inzichtelijk te maken, kiezen we voor de ‘ster van Venlo’. Deze ster vormt het uitgangspunt voor ons nieuwe beleid. De ster als lichtpunt die het belang, dat we als gemeente, inwoners, organisatoren en belanghebbenden hechten aan evenementen, onderstreept. Een ster ook met vijf verschillende stralen, als pijlers voor ons vernieuwde beleid. Deze stralen beschrijven we in deze visie waarbij de uitgangspunten van elk van de pijlers in een apart hoofdstuk aan bod komen.

Belang

Evenementen dragen bij aan levendigheid, aantrekkelijkheid en verbinding, zijn goed voor ons imago en dragen bij aan onze strategische doelen 2040.

6 | VENLO EVENEMENTENSTAD 2024

Aanbod

We streven samen met organisatoren naar een optimale spreiding van evenementen over de gemeente en over het jaar met oog voor de balans, levendigheid en leefbaarheid Evenementen moeten zich blijven aanpassen aan de veranderende vraag van bezoekers. Als gemeente ondersteunen we organisatoren daarbij. We willen organisatoren faciliteren in het verduurzamen, meer gezonder en inclusiever maken van hun evenement. Er komt een nieuwe ‘piramide’ indeling van evenementen in 4 categorieën op basis van heldere criteria. Het huidige aanbod aan evenementen is uitgangspunt. We kijken wel wat er beter kan vanuit de onze doelen uit Venlo 2040 en op korte termijn. We stellen een onafhankelijke commissie in die het College van B&W jaarlijks adviseert over de indeling van de evenementenpiramide en de subsidietoekenning.

Organisatoren

In samenspraak met evenementenorganisatoren zetten we in op de inrichting van een ‘Event Support Venlo’ platform. Er komt een communicatie-template/checklist om organisatoren te helpen bij adequate communicatie naar bewoners en ondernemers over de gevolgen van het evenement. Evenementen in categorie 4 en een deel van categorie 3 evenementen worden beschreven in een marketingplan.

Fysieke ruimte voor evenementen

VENLO EVENEMENTENSTAD 2024 |

We borgen de toekomst van evenementen in onze gemeente in de Omgevingsvisie. We vernieuwen de locatieprofielen voor evenementen die aansluiten op de Omgevingsvisie. We onderzoeken de mogelijkheden voor multifunctionele locaties met ruimte voor evenementen met een duurzame inrichting en betrekken organisatoren daarbij.

Rol van de gemeente

We behouden de rol van evenementencoördinator met in de uitvoering een wat aangepaste invulling. We zorgen voor een substantieel evenementenbudget dat past bij onze ambities. Er komt een heldere regeling voor de verdeling van het evenementenbudget die aansluit op onze beleidsdoelen en meer flexibiliteit biedt. We onderzoeken de haalbaarheid van één loket voor evenementen waar organisatoren gemeentelijke financiële ondersteuning kunnen aanvragen. Gemeentelijke ondersteuning (non cash) wordt uitgewerkt in een regeling die we koppelen aan de evenementenpiramide. Er komt een structureel overleg voor beleidsmedewerkers en organisatoren dat uitvoeringsgericht wordt ingestoken. We houden jaarlijks een mini-symposium voor alle belanghebbenden van evenementen met een strategische/inhoudelijke opzet en ruimte voor ontmoeting.

8 | VENLO EVENEMENTENSTAD 2024

4

BELANG

Levendigheid & imago Hoewel er soms wat negatieve effecten zijn, variërend van zwerfafval, geluidsoverlast tot onbereikbaarheid, blijkt uit de reacties dat onze evenementen bewoners overwegend een positief gevoel geven. Ze dragen bij aan de kwaliteit van onze gemeente als woonplaats; mensen wonen graag op een plek waar regelmatig iets gebeurt. Het gaat dan niet alleen om grote maar ook om kleinschalige evenementen in de wijk. Voor ondernemers is de levendigheid die evenementen met zich meebrengen een reden om zich in onze gemeente te vestigen (of er te blijven). Niet alleen vanuit een direct belang, maar ook vanuit de waarde die evenementen hebben voor hun werknemers. Hoewel onze bewoners een belangrijke doelgroep zijn voor onze evenementen, komen er ook mensen van buiten, vanuit de (Eu)regio of verder. Een aantrekkelijk aanbod kan bijdragen aan een positieve(re) beeldvorming over Venlo. En een positief imago kan bijdragen aan onze positie als woon-, werk-, bezoek- of studiestad. Dit zijn allemaal redenen die het belang van evenementen onderstrepen. Venlo 2040 Evenementen zijn geen doel op zich maar een middel om gemeentelijke doelen te bereiken, op lange en op korte termijn. Met een koppeling van evenementen aan onze strategische doelen Venlo 2040, borgen we een representatief aanbod.

Evenementen dragen in meer of mindere mate bij aan al onze 2040 doelen maar hebben de sterkste link met (t)huis om van te houden en gezondste regio. We streven naar een breed aanbod met voor ieder wat wils. Een sterke betrokkenheid van de bewoners, ook in de kernen, is daarbij een randvoorwaarde. Door in te zetten op inclusiviteit en diversiteit worden evenementen nog waardevoller voor onze gemeente. Sportevenementen hebben voor deelnemers een direct effect op gezondheid en ook stimuleren ze actieve deelname. Het bevorderen van gezonde voeding door aangepaste catering tijdens evenementen helpt ook. Daarbij zijn evenementen waardevol voor de mentale gezondheid van onze bewoners. Veel mensen worden er blij van! Evenementen dragen bij aan levendigheid, aantrekkelijkheid en verbinding, zijn goed voor ons imago en dragen bij aan onze strategische doelen 2040.

VENLO EVENEMENTENSTAD 2024 |

5

AANBOD

In Venlo bestaat het grootste deel van het aanbod uit kleinschalige evenementen zoals wijk- en buurtfeesten, promoties, markten en braderieën. Deze evenementen hebben hun eigen doelstelling en financiering en worden in dit beleid niet verder uitgewerkt. Afwisseling Groot of klein, voor veel of voor een beperkt aantal bezoekers, Venlo is trots op zijn evenementen. Dat blijkt uit de reacties van onder meer bewoners en ondernemers. De mix van verschillende soorten spreekt tot de verbeelding, met voor ieder wat wils. Als er al behoefte is aan aanvulling, dan gaat het vooral om muziek en/of theateroptredens en sport. Ook over het aantal evenementen is men positief. Mocht er ruimte zijn, dan zien bewoners en ondernemers die vooral in het laatste kwartaal van het kalenderjaar. De spreiding van evenementen over de gemeente zou nog beter kunnen. Volgens reacties in de gesprekken en uit de enquête lijkt in het centrum van Venlo de grens inmiddels te zijn bereikt. Elders in de gemeente blijkt voldoende ruimte. We zien zelfs een behoefte aan evenementen zoals in Blerick of Tegelen. Natuurlijk zijn veel evenementen tijd- en plaatsgebonden, maar dat geldt niet voor allemaal. Er zijn organisatoren die aangeven bereid te zijn om hun evenement op een ander moment en/of andere plek te houden. Met hen willen we kijken hoe we het aanbod nog beter in balans krijgen.

Uitgangspunt daarbij is levendigheid en leefbaarheid in heel Venlo én het verbinden van de verschillende delen van onze gemeente via evenementen. Zie hiervoor ook hoofdstuk 8. We streven samen met organisatoren naar een optimale spreiding van evenementen over de gemeente en over het jaar met oog voor de balans, levendigheid en leefbaarheid. Kwaliteit Organisatoren slagen erin om evenementen neer te zetten die aansluiten op de wensen van bezoekers vanuit Venlo en daarbuiten. Er is tevredenheid bij zowel ondernemers als bewoners over de kwaliteit. Dat is geen vanzelfsprekendheid en dus zijn we daar trots op! Natuurlijk blijft er ruimte voor verbetering. In het huidige beleid “Venlo als Podium” hebben we ingezet op kwaliteit boven kwantiteit. Dit lijkt zijn vruchten af te werpen. We weten echter dat wat vandaag nog wordt gewaardeerd, morgen wellicht anders kan liggen. Een uitdaging voor organisatoren is ervoor te zorgen dat hun evenement relevant blijft. De verantwoordelijkheid hiervoor ligt bij organisatoren maar we zien als gemeente wel een taak hen daarbij ondersteunen. Dit beschrijven we in hoofdstuk 8.

10 | VENLO EVENEMENTENSTAD 2024

Evenementen moeten zich blijven aanpassen aan de veranderende vraag van bezoekers. Als gemeente ondersteunen we organisatoren daarbij. Zowel vanuit de behoeften van bezoekers als van ‘de maatschappij’ zien we een toenemend belang voor thema’s als duurzaamheid, gezondheid en inclusiviteit. In het huidige beleid is al ingezet op het verduurzamen van evenementen. Dit gaan we versnellen. Evenementen moeten duurzaam georganiseerd worden op het gebied van o.a. energie, water, afval en mobiliteit. Ook gezondheid is een speerpunt van ons nieuwe beleid. We gaan met organisatoren in gesprek over diverse thema’s zoals het terugdringen van overmatig alcohol- en drugsgebruik, het stimuleren van een rookvrije generatie en het aanbieden van gezonde voeding tijdens een evenement. Onze evenementen moeten inclusief zijn. Inclusie gaat verder dan mensen met een beperking. Het gaat erom dat iedereen meetelt en dat iedereen kan deelnemen. Diversiteit hoort daar dus ook bij. Evenementenorganisatoren (h)erkennen bovenstaande ontwikkelingen en zijn bereid ernaar te handelen. We merken echter dat door alles wat nodig is om evenementen te realiseren (geld, vergunningen, vrijwilligers, etc.), deze aspecten toch in de knel kunnen komen.

Als gemeente ondersteunen we organisatoren om duurzaamheid, gezondheid en inclusiviteit te blijven integreren binnen hun evenementen op een wijze die passend is voor het evenement. We willen organisatoren faciliteren in het verduurzamen, gezonder en inclusiever maken van hun evenement.

Evenementenpiramide Het verdelen in categorieën is een hulpmiddel om soorten evenementen en hun belang inzichtelijk te maken. Natuurlijk vinden we alle evenementen

VENLO EVENEMENTENSTAD 2024 |

belangrijk, maar er zijn verschillen. De tweedeling zoals we die nu hanteren blijkt onvoldoende transparant en biedt niet genoeg mogelijkheden en dynamiek. Daarom kiezen we voor een vierdeling via een evenementenpiramide:

4 3 2 1

We delen alle Venlose evenementen in één van de vier categorieën in op basis van de volgende criteria:  Belang; waar komen bezoekers vandaan, wat is de reikwijdte van het evenement?  Bezoekers; hoeveel bezoekers komen er?  Waarde; waar draagt het evenement aan bij (economie, cultuur, sport, etc.)?  Lokale betrokkenheid; is het evenement geworteld met lokale vrijwilligers?  Borging; wat is de historie van het evenement, hoe lang bestaat het al?  Merk; versterkt het evenement de merkwaarden? Deze criteria maken we concreet en toetsbaar. Omdat we onze merkwaarden nog niet hebben beschreven, gebruiken we het criterium ‘merk’ nu nog niet. We maken de indeling jaarlijks waardoor er dynamiek ontstaat. Evenementen kunnen, afhankelijk van hun ontwikkeling, van categorie wisselen. Om de continuïteit van categorie 4 evenementen te borgen, benoemen we deze voor vier jaar, met een tussentijdse toetsing na 2 jaar. En hoewel categorie 1 evenementen ook heel belangrijk zijn voor de gemeente, richt dit beleid zich op evenementen in de categorieën 2, 3 en 4. Categorie 1 zijn evenementen met een kleinschalig belang en met een beperkt aantal bezoekers uit de wijk of buurt. Ze dragen primair bij aan sociale verbinding en zijn sterk lokaal geworteld. Deze evenementen hebben hun eigen doelstelling en financiering en worden in dit beleid niet verder uitgewerkt.

Categorie 2 evenementen hebben primair een lokaal belang en trekken bezoekers vooral uit de regio Venlo. Ze hebben een diverse achtergrond zoals cultuur- of sportparticipatie of levendigheid maar hebben beperkte economische of publicitaire impact. De organisatie is overwegend lokaal.

12 | VENLO EVENEMENTENSTAD 2024

Categorie 3 bestaat uit evenementen met een regionaal, bovenlokaal of (inter)nationaal belang en/of voor een specifieke doelgroep. Bezoekers komen uit de grote regio of van verder. Ze hebben een economische en/of publicitaire impact en kunnen zowel eenmalig als structureel zijn. Categorie 4 evenementen hebben een regionaal of (inter)nationaal belang, zijn grootschalig en/of spreken een specifieke doelgroep aan en beschouwen we als ‘etalage evenementen’ met een sterk Venlose signatuur. Bezoekers komen zowel uit de omgeving als van verder. De evenementen hebben een bewezen waarde in de verbinding van inwoners en dragen bij aan gemeentelijke doelen zoals economisch en/of publicitair. De organisatie is lokaal geborgd. Dit zijn evenementen die structureel georganiseerd worden. als van verder. De evenementen hebben een bewezen waarde in de verbinding van inwoners en dragen bij aan gemeentelijke doelen zoals economisch en/of publicitair. De organisatie is lokaal geborgd. Dit zijn evenementen die structureel georganiseerd worden. Er komt een nieuwe ‘piramide’ indeling van evenementen in 4 categorieën op basis van heldere criteria. We werken daarbij vanuit het huidige aanbod evenementen dat in omvang, spreiding, diversiteit en kwaliteit aansluit bij de behoeften van bewoners en andere belanghebbenden. We gaan dus niet actief op zoek naar andere evenementen.

We zetten in op behoud van het bestaande aanbod maar verwachten wel dat organisatoren zich inspannen om relevant te blijven. Daarbij moeten evenementen (blijven) passen bij alles wat wij in Venlo belangrijk vinden. We kijken waar we kunnen helpen om bestaande evenementen te verbeteren of anders in te vullen zodat ook de toekomstige bezoeker de evenementen weten te vinden. Het huidige aanbod aan evenementen is uitgangspunt. We kijken wel wat er beter kan vanuit de onze doelen uit Venlo 2040 en op korte termijn. Evenementencommissie Om neutraliteit te borgen, beleggen we de indeling van de evenementenpiramide bij een onafhankelijke commissie die bestaat uit betrokken deskundigen. Zij adviseren het College van Burgemeester en Wethouders dat de indeling vaststelt. We gebruiken de indeling als grondslag voor financiering en marketinginspanning (zie later). De opzet van deze commissie werken we nog verder uit waarbij we in ieder geval profielen opstellen voor de leden. Daarbij houden we rekening met de achtergronden die voor evenementen van belang zijn zoals sport, cultuur en economie. We stellen een onafhankelijke commissie in die het College van B&W jaarlijks adviseert over de indeling van de evenementenpiramide en de subsidietoekenning.

VENLO EVENEMENTENSTAD 2024 |

6

ORGANISATOREN

Zonder organisatoren geen evenementen! In Venlo zijn tientallen organisaties en honderden mensen betrokken bij het realiseren van evenementen. Daarbij zorgen nog eens honderden mensen voor de ‘handjes’ tijdens de activiteiten. En dat zijn vooral heel veel vrijwilligers, inwoners van onze gemeente die zich belangeloos inzetten. Die betrokkenheid leidt tot groot draagvlak, meer verbinding en ook trots. Toch lijkt het ook een kwetsbaar punt. In het land is het steeds lastiger om vrijwilligers te vinden. Op dit moment lijkt dit probleem in Venlo nog niet zo groot maar de signalen nopen ons wel om er rekening mee te houden. Oorzaken liggen overigens niet alleen in maatschappelijke ontwikkelingen, maar ook in de ‘lol’ die steeds verder wordt uitgehold door toenemende regelgeving en (financiële) risico’s. Expertise en support Evenementen organiseren vergt steeds meer tijd en kennis. Regelgeving op het gebied van bijvoorbeeld veiligheid is dusdanig dat het nauwelijks nog te overzien is als je maar één enkel evenement per jaar organiseert. In de uitvoering wordt er steeds meer gevraagd. Zo moeten bijvoorbeeld verkeersregelaars een diploma hebben en veranderen binnenkort ook de regels voor EHBO. Daardoor wordt het lastiger dergelijke taken door vrijwilligers in te laten vullen. Er wordt vaker een (noodzakelijk) beroep gedaan op betaalde krachten.

Dit werkt niet alleen kostenverhogend, maar heeft ook impact op de lokale betrokkenheid. Op dit moment ondersteunen wij via onze evenementencoördinator waar mogelijk, bijvoorbeeld bij het opstellen van verkeersplannen. Voor de toekomt streven wij echter naar een betere scheiding van de rol als adviseur en onze wettelijke taak als vergunningverlener, waarbij dergelijke aspecten als onderdeel van de aanvraag worden getoetst. Er zijn meer ontwikkelingen die invloed hebben op evenementen en kunnen leiden tot extra werk en expertise. De invoering van de duurzame drinkbeker is daar een voorbeeld van. Als gemeente bieden wij ondersteuning aan door de inzet van een ‘drinkbeker-regisseur’. Maar dat is niet de enige nieuwe maatregel die er op organisatoren afkomt. Zo is er op verschillende plekken in het land al een stikstofvergunning nodig. De aanvraag is niet uitvoerbaar zonder specifieke kennis en werkt wederom kostenverhogend.

14 | VENLO EVENEMENTENSTAD 2024

Event Support Venlo Om de continuïteit van onze evenementen, en daarbij de enorme inzet van vrijwilligers, te borgen willen we een helpende hand bieden. Door in te zetten op een bundeling van kennis en kunde via een evenementendesk, ondersteunen we organisatoren in de uitvoering. Daarmee ontlasten we ze en beperken hun kosten. Gezien de wettelijke gemeentelijke taken vermijden we belangenverstrengeling door de organisatie/ instantie (‘Event Support Venlo’) buiten de gemeente te beleggen. We willen inzetten op ‘Event Support Venlo’ waar evenementen met al hun (ondersteuning)vragen terecht kunnen. We maken bij voorkeur gebruik van een bestaande organisatie met een al aanwezige infrastructuur. Een vergelijkbare aanpak werkt in andere steden goed. De taken van dit platform wordt in overleg met de organisatoren vormgegeven. We formuleren een duidelijke opdracht met heldere doelen en met een aparte financiering. Onderdelen van de opdracht kunnen zijn: • Ondersteuning van organisatoren bij toepassen van/ voldoen aan regelgeving & vergunningen (verkeers-, veiligheidsplannen, etc.) • Faciliteren van een pool aan vrijwilligers en/of personele invulling (o.a. verkeersregelaars) • Faciliteren van raamcontracten met leveranciers (podia, containers, etc.) • Eerste aanspreekpunt voor nieuwe organisatoren Het is denkbaar dat er taken, al dan niet op termijn, worden toegevoegd.

Denk daarbij aan het initiëren van (collectieve) plannen op het gebied van duurzaamheid, gezondheid, inclusie, etc. en het eventueel (doen) uitvoeren, het stimuleren van samenwerking tussen organisatoren en het bieden van assistentie bij de communicatie naar bewoners (geen marketing). In samenspraak met evenementenorganisatoren zetten we in op de inrichting van een ‘Event Support Venlo’ platform . Communicatie Draagvlak bij onze bewoners en ondernemers is een randvoorwaarde voor evenementen. Zorgvuldige communicatie over de gevolgen is daarbij belangrijk. Als gemeente hebben wij een vooral een formele rol zoals bij de publicatie van vergunningen. Het verstrekken van concrete informatie over wat een evenement betekent voor de omgeving waar het plaatsvindt (geluid, parkeren, etc.) is een verantwoordelijkheid van organisatoren. Omdat we zien dat dit niet altijd even adequaat gebeurt, stellen we als gemeente een communicatie-template op waarmee we organisatoren bewoners en ondernemers goed kunnen informeren. In het begin zullen wij hier een meer faciliterende rol in nemen. Op termijn zou ‘Event Support Venlo’ hier een rol in kunnen spelen. Er komt een communicatie-template/ checklist om organisatoren te helpen

VENLO EVENEMENTENSTAD 2024 |

bij adequate communicatie naar bewoners en ondernemers over de gevolgen van het evenement. Marketing Marketing en sales voor hun evenementen zijn een verantwoordelijkheid van de organisatoren. Zij moeten ervoor zorgen dat hun evenement in de schijnwerpers komt en voldoende bezoekers trekt. Maar gedacht vanuit doelen zoals imago, hebben we als gemeente ook een belang bij goed bezochte, florerende evenementen. In veel gemeenten zien we dat er op basis van merkwaarden wordt bepaald of evenementen extra promotioneel worden ondersteund. Die waarden zijn in Venlo echter nog niet benoemd. Op dit moment werken we aan een breed gedragen strategie voor citybranding bestaande uit een onderscheidende positionering, merkstrategie en visuele identiteit. Om toch te bepalen welke evenementen in de marketingetalage worden gezet, gebruiken we de piramide. Categorie 4 evenementen horen daar sowieso in, categorie 3 kunnen daarin passen als aan een aantal voorwaarden wordt voldaan. Bij de invulling betrekken wij onze marketingorganisatie Venlo Partners. We onderzoeken de mogelijkheid of zij samen met en aanvullend aan de uitingen van de organisator, kunnen zorgen voor extra publiciteit. Momenteel is dit, anders dan publicatie in de kalender, geen onderdeel van de opdracht aan Venlo Partners.

Wij willen toewerken naar een apart plan voor de marketingcommunicatie van bepaalde evenementen met heldere criteria, doelen en toetsing, in lijn met onze toekomstige merkstrategie. Evenementen in categorie 4 en een deel van categorie 3 evenementen worden beschreven in een nieuw marketingplan.

16 | VENLO EVENEMENTENSTAD 2024

7

FYSIEKE RUIMTE VOOR EVENEMENTEN

Wonen, werken, mobiliteit, natuur, vrijetijd en evenementen, ze hebben allemaal een plek nodig en dus wordt ruimte schaarser. Omdat we het belangrijk vinden dat er ook in de toekomst evenementen in onze gemeente plaatsvinden, maken we een koppeling tussen de categorieën evenementen en gebiedsprofielen in de Omgevingsvisie. De huidige locatieprofielen voor evenementen bieden daar namelijk onvoldoende mogelijkheden voor. Desondanks herijken we deze profielen om toch enige mate van duidelijkheid te bieden aan vooral organisatoren en bewoners en om inzicht te verkrijgen of deze locaties voldoen aan onze toekomstige eisen. Voor grootschalige (met nationale/internationale impact) evenementen zullen locatie(s) aangewezen worden in de Omgevingsvisie. We borgen de toekomst van evenementen in onze gemeente in de Omgevingsvisie. We vernieuwen de locatieprofielen voor evenementen die aansluiten op de Omgevingsvisie. Evenementenlocaties Het claimen van ruimte wordt makkelijker door de inrichting van vaste, multifunctionele plekken inclusief ruimte voor evenementen. Dergelijke plekken kunnen in een bestemmingsplan worden vastgelegd. Daarom zijn er steeds meer gemeenten die hierop inzetten. Voordeel is verder dat we organisatoren kunnen faciliteren door de plekken in te richten met bijvoorbeeld vaste (duurzame) stroom, verharde ondergrond, goede bereikbaarheid, ruime geluidsnormen, etc.

Door dergelijke voorzieningen ‘groen’ te realiseren, helpen we ook bij het verduurzamen van evenementen. Natuurlijk zijn zulke plekken niet geschikt voor alle evenementen. Maar we verwachten zeker dat organistoren er gebruik van gaan maken mits de voordelen tegen de nadelen van een eventuele verplaatsing opwegen. Dergelijke evenementenlocaties kunnen verder bijdragen aan een goede balans tussen levendigheid en leefbaarheid én bieden continuïteit op de langere termijn. Daarom onderzoeken we de kansen die multifunctionele locaties met voorzieningen voor evenementen kunnen hebben. We onderzoeken de mogelijkheden voor multifunctionele locaties met ruimte voor evenementen met een duurzame inrichting en betrekken organisatoren daarbij.

VENLO EVENEMENTENSTAD 2024 |

8

ROL VAN DE GEMEENTE

Er blijkt tevredenheid over de invulling van onze gemeente ten aanzien van evenementen. Daarnaast geven organisatoren aan dat de rol van de gemeente duidelijk is. Dat neemt niet weg dat er ruimte voor verbetering is. Onze evenementencoördinator heeft een belangrijke rol als eerste aanspreekpunt en als gids door het doolhof van de regelgeving rondom evenementen. Wij behouden daarom deze functie. De invulling van deze rol kan veranderen door de komst van ‘Event Support Venlo’ zoals beschreven in hoofdstuk 6. We behouden de rol van evenementencoördinator met in de uitvoering een wat aangepaste invulling. Gemeente als medefinancier Als gemeente blijven we organisatoren financieel ondersteunen. De herkomst van gelden voor ondersteuning van evenementen is en blijft divers. Organisatoren hebben nu verschillende mogelijkheden met een incidenteel karakter zoals sport, cultuur en duurzaamheid maar ook wijkbudgetten. Het evenementenbudget blijft structureel beschikbaar maar dat willen we anders verdelen dan nu. Bij de verdeling van onze gelden is de nieuwe evenementenpiramide een belangrijk instrument. Evenementenbudget Het evenementenbudget is nu bijna volledig bestemd voor beeldbepalende evenementen. Met de invoering van de piramide verandert dit.

Evenementen die op basis van de criteria zijn ingedeeld in categorie 4 kunnen aanspraak maken op financiële ondersteuning met een vast bedrag per jaar. We maken met hen 4-jarige afspraken waarmee we de continuïteit van deze pijlers van het Venlose evenementenaanbod borgen. Wel komt er na 2 jaar een tussentijdse toetsing om te bepalen of gemaakte afspraken zijn nagekomen. Evenementen uit categorie 3 kunnen ook een beroep doen op het evenementenbudget. Over hun aanvraag wordt op basis van heldere criteria jaarlijks besloten waarbij de nieuwe evenementencommissie een adviserende rol heeft. Deze wijziging van de subsidie kan gevolgen hebben voor organisatoren die nu wel en straks minder of geen subsidie ontvangen. Voor hen kijken we naar een geleidelijke aanpassing. Door deze aanpak ontstaat er meer flexibiliteit en kunnen we meer rekening houden met zaken die wij als gemeente belangrijk vinden zoals bijv. vrije toegankelijkheid, jonge makers, nieuwe initiatieven. Maar ook denkbaar is dat we inspanningen van organisatoren op het gebied van toegankelijkheid, inclusie, gezondheid en duurzaamheid belonen. De criteria worden nog verder uitgewerkt.

18 | VENLO EVENEMENTENSTAD 2024

Categorie 2 evenementen kunnen geen aanvraag doen voor het evenementenbudget. Uiteraard zijn dit ook hele waardevolle evenementen en is het van belang dat deze evenementen georganiseerd worden. Evenementen in categorie 2 kunnen een beroep doen op andere budgetten zoals sport, cultuur, economie (zie ook evenementenloket). We werken de subsidieregeling voor het evenementenbudget nader uit tot een heldere regeling. We streven naar een budget dat aansluit op de ambities van Venlo. We zorgen voor een substantieel evenementenbudget dat past bij onze ambities. Er komt een heldere regeling voor de verdeling van het evenementenbudget die aansluit op onze beleidsdoelen en meer flexibiliteit biedt. Eén loket voor evenementen Evenementen uit categorie 1 vallen, zoals eerder al aangegeven, buiten dit beleid. Zij kunnen voor een financiële ondersteuning een beroep doen op het SAM fonds. Voor de overige drie categorieën geldt dat we de haalbaarheid van één subsidieloket evenementen onderzoeken. Organisatoren krijgen één plek voor het aanvragen van financiële ondersteuning. Hun aanvragen worden van daaruit doorgeleid naar de behandelende afdeling(en). Deze aanpak is een eerste opmaat naar een meer integrale gemeentelijke aanpak voor de financiering van evenementen.

We onderzoeken de haalbaarheid van één loket voor evenementen waar organisatoren gemeentelijke financiële ondersteuning kunnen aanvragen. Non-cash ondersteuning Naast de subsidies, investeren we ook anderszins in evenementen. Zo zijn er een coördinator en verschillende ambtenaren binnen de gemeente actief op het gebied van evenementen. Ook faciliteren we organisatoren op andere manieren. Daar is geen uitgewerkte regeling voor. Gevolg is dat er geen eenduidigheid is over de ondersteuning die wij bieden op bijvoorbeeld het gebied van dranghekken, schoonmaak, etc. Aan het principe dat we organisatoren op dergelijke wijze ondersteunen is niets mis, maar we vinden het wel belangrijk dat we dat op een transparante manier doen. We maken hiervoor een regeling die we koppelen aan de evenementenpiramide. Gemeentelijke ondersteuning (non cash) wordt uitgewerkt in een regeling die we koppelen aan de evenementenpiramide.

VENLO EVENEMENTENSTAD 2024 |

Verbinding organisatoren Als gemeente hebben we een belang bij een goede relatie en communicatie met organisatoren. Momenteel is daar tevredenheid over bij organisatoren. Toch zien we kansen voor verbetering, mede ingegeven door suggesties vanuit de organisatoren. Daarbij kiezen we voor twee instrumenten. We starten met een structurele overlegvorm waarvoor we een vertegenwoordiging van zowel grote als kleine organisatoren uitnodigen. Samen met gemeentelijke beleidsmedewerkers wisselen zij enkele malen per jaar gestructureerd van gedachten over ervaringen en uitdagingen. We verwachten dat dit bijdraagt aan een beter onderling begrip waardoor zowel gemeente als organisatoren beter kunnen inspelen op actuele ontwikkelingen. Het platform is primair gericht op uitvoering. Daarnaast organiseren we eenmaal per jaar een ‘Dag van het Evenement Venlo’, een mini-symposium in lijn met de bijeenkomst die we in het kader van dit plan hebben gehouden. Het symposium is strategisch/inhoudelijk gericht en is toegankelijk voor organisatoren, beleidsmedewerkers en belanghebbenden zoals ondernemers en raadsleden. Naast de inhoud staat ontmoeting centraal. Beide instrumenten kunnen, op termijn, vanuit ‘Event Support Venlo’ worden georganiseerd maar vragen om een actieve rol van ons als gemeente.

Er komt een structureel overleg voor beleidsmedewerkers en organisatoren dat uitvoeringsgericht wordt ingestoken. We houden jaarlijks een mini-symposium voor alle belanghebbenden van evenementen met strategisch/inhoudelijk opzet en ruimte voor ontmoeting.

20 | VENLO EVENEMENTENSTAD 2024

9

FINANCIËN

Evenementen kosten geld en personele inzet. Gezien de waarde van evenementen voor onze gemeente willen we blijven investeren in een kwalitatief en passend aanbod. Alleen dan blijven evenementen bijdragen aan onze strategische doelen, aan ons imago, aan verbinding en aan levendigheid (met oog voor leefbaarheid). Dit beleid is niet van toepassing op grootschalige evenementen van landelijke omvang, die slechts af en toe voorkomen zoals bijv. de start van Vuelta. Vanuit dit vernieuwde beleid vloeit een aantal aspecten die we in 2024 nader uitwerken. We maken daarbij onderscheid tussen structurele en incidentele kosten. De structurele kosten zijn: •

•

• •

Evenementenbudget; een vaste jaarlijkse bijdrage voor evenementen categorie 4 uit de piramide en bijdrage voor een selectie van categorie 3 evenementen op advies van de evenementencommissie. Marketingbudget; een bijdrage voor publicitaire ondersteuning van categorie 4 evenementen en een selectie van categorie 3 evenementen uit de piramide op basis van een uitgewerkt marketingplan. Event Support Venlo; een budget voor de ondersteuning van evenementenorganisatoren. Adviescommissie evenementen

Daarnaast wordt er incidenteel geld vrijgemaakt voor het onderzoek naar multifunctionele locaties met plek voor evenementen en het actualiseren van de locatieprofielen. Alle andere keuzes hebben een beperkte (structurele) financiële consequenties.

VENLO EVENEMENTENSTAD 2024 |

10

PLANNING

Op hoofdlijnen ziet de planning er als volgt uit:

22 | VENLO EVENEMENTENSTAD 2024