beleidslijn actieve openbaarmaking nota's.pdf

Dergelijke verzoeken worden gehonoreerd. 11 Een gericht verzoek is een verzoek waarbij is aangegeven over welk onderwerp het gaat en waarbij is aangegeven welk specifiek document het betreft. Ook voor gericht opgevraagde stukken geldt dat persoonlijke beleidsopvattingen daarin voortaan openbaar worden. Indien de stukken bij het lezen vragen oproepen of naar beste inschatting geen antwoord Zie ook Kamerstukken 2001/02, 28 362, nr. 2, p. 4-6. Kamerstukken 2020/21, 35510, nr. 4, p. 19. 10 Kamerstukken I 1986/87, 19 553 (R 1307), nr. 118a. 11 Kamerstukken 2020/21, 35570, nr. 47, p. 11. 8 9

21

geven op de achterliggende vraag, is het aan te raden bij het verstrekken van de stukken een duiding te geven. Verzoeken die niet specifiek of gericht van aard zijn, moeten van geval tot geval worden beoordeeld en ter besluitvorming worden voorgelegd aan de bewindspersoon. Onafhankelijk van de vraag of in zo’n geval de documenten worden verstrekt, gaat het erom dat de Kamer voldoende wordt geïnformeerd om haar controlerende functie uit te oefenen. Bij niet verstrekking naar aanleiding van een dergelijke vraag, is het daarom aan te bevelen de bewindspersoon te adviseren in overleg te treden met de Kamer of het Kamerlid. Of om schriftelijk aan te geven dat het verzoek te breed is en de informatie te verstrekken waar het Kamerlid (vermoedelijk) naar op zoek is.

22

HOOFDSTUK 5: Wat betekent deze nieuwe aanpak voor de Kamer en het werk van ambtenaren en bewindslieden? Het kabinet ziet mogelijkheden om de transparantie verder te vergroten door openbaarmaking van de onderliggende beslisnota’s bij Kamerstukken. Tegelijkertijd vraagt openbaarheid van adviezen van ambtenaren wel het waarborgen van voldoende veiligheid en ruimte voor ambtenaren, ook als adviezen kritisch of afwijkend zijn. En die ruimte kunnen kabinet en Kamer alleen samen geven, zo staat in de reactie van het kabinet op het POK-rapport. Het kabinet heeft in die reactie aangegeven graag met de Kamer te spreken over hoe dit in de onderlinge werkwijze kan worden verzekerd. Hieronder wordt een aantal handvatten gegeven die behulpzaam kunnen zijn bij de nieuwe werkwijze vanaf 1 juli 2021.

5.1 Schrijven in de openbaarheid De keuze voor het bieden van meer transparantie en inzicht aan het parlement betekent dat ambtenaren zich ook bij het opstellen van nota’s al bewust moeten zijn van het feit dat het document op enig moment openbaar zal worden gemaakt. Een beslisnota moet niet meer alleen de bewindspersoon helpen bij de afwegingen maar ook inzicht bieden aan een breder publiek. Op termijn zal dit een vanzelfsprekendheid worden, maar in deze transitiefase vergt dit aandacht op meerdere punten. Soms zullen zaken een meer uitgebreide beschrijving vergen. Bij het opstellen van een nota is en blijft het eerste doel om de bewindspersoon goed te adviseren. Hoewel het daarbij ook van belang is om volledig te zijn, krijgt dit met het schrijven voor de openbaarheid nog een extra functie. Het is van belang dat ook voor andere personen dan de bewindspersoon goed te volgen is wat de afwegingen zijn die leiden tot het besluit. Het moet een betoog zijn dat voor iedereen navolgbaar is en waarin, waar mogelijk, opkomende vervolgvragen al op voorhand worden beantwoord.

5.2 Open advisering Tegelijkertijd is van belang dat ambtenaren open blijven adviseren en zich niet professioneel beknot of beperkt voelen in wat zij op papier zetten. Het is voor een goed bestuur maar ook voor transparantie en verantwoording van belang dat alle relevante afwegingen benoemd en gedocumenteerd worden, ook over gevoelige onderwerpen. De afwegingen die gemaakt worden moeten te allen tijde inzichtelijk en navolgbaar zijn. Ook al krijgen beslisnota’s nu een nieuwe, bijkomende functie, namelijk het invulling geven aan de inlichtingenplicht van bewindspersonen aan het parlement, ambtenaren dienen vooral ‘door te gaan met professioneel adviseren’ zoals dat voorheen ook gebeurde. Scenario’s en alternatieven dienen te worden benoemd, net zoals risico’s en beheersmaatregelen.

23

5.3 Relatie ambtenaar-bewindspersoon Ambtenaren blijven adviseren met behoud van de politieke neutraliteit en met een vrije inzet van de professionaliteit. Bewindspersonen moeten daarvan op aan kunnen. Het blijft – ook bij de nieuwe werkwijze – van belang de professionele ambtelijke advisering, gedachtevorming en interne tegenspraak te respecteren als een belangrijk onderdeel van goed en behoorlijk bestuur. Hiervoor is een goed samenspel nodig tussen ambtenarij en kabinet en kabinet en parlement met inachtneming van de ministeriële verantwoordelijkheid en respect voor elkaars rollen. Dit zal continue inzet vergen van alle betrokken partijen en zeker in de beginperiode extra aandacht vergen.

5.4 Veiligheid en professionaliteit ambtenaren Een randvoorwaarde voor meer openheid en transparantie bij de invulling van de actieve inlichtingenplicht aan de Kamers is dat ambtenaren de ruimte krijgen en voelen om een breed scala aan opties aan te reiken en zich hierbij niet gehinderd voelen door politieke of gangbare standpunten. Hierbij is van belang dat vanuit de eigen organisatie steun is en dilemma’s besproken worden. Hierbij is de rol van managers en leidinggevenden cruciaal. Dit geldt ook voor situaties waarin ambtenaren onverhoopt toch in het maatschappelijke of parlementaire debat ‘in de wind’ komen te staan. Bestuurlijke rugdekking is in dergelijke situaties geboden. Ook vanuit de samenleving bezien moeten consultatie en kritische advisering mogelijk blijven. Om maatschappelijke opgaven adequaat te kunnen adresseren is dit een randvoorwaarde. Het is immers belangrijk dat alternatieven, risico’s, relevante feiten en voor- en nadelen van beleidsalternatieven vrijelijk kunnen worden gewisseld en verkend. De bewindspersonen zijn verantwoordelijk voor het door hen gevoerde beleid. Ambtenaren hebben hierbij een adviserende rol. Zij dragen zo objectief mogelijk informatie aan en adviseren de bewindspersoon. De bewindspersoon is uiteindelijk degene die het besluit neemt. Voor ambtenaren geldt dat zij gehouden zijn het besluit loyaal uit te voeren.

Het is aan de bewindslieden om daar in debatten of in de media verantwoording over af te leggen en te reageren op gerezen vragen. Met de verantwoordelijkheid van bewindslieden is er voor het parlement één centraal aanspreekpunt: de bewindspersoon die ook bevoegd is om te besluiten over het beleid.

5.5 Gevolgen voor bewindslieden Ook voor de bewindslieden geldt dat de openbaarmaking van beslisnota’s gevolgen zal hebben, voor het bestuurlijke en politieke werk. De ministeriële verantwoordelijkheid houdt niet alleen verantwoordelijkheid in voor de beleidsmatige keuzes. Bewindslieden geven ook leiding aan een ministerie en zijn daarmee politiek verantwoordelijk voor de daar werkzame ambtenaren. Met het openbaar maken van beslisnota’s komt deze bestuurlijke verantwoordelijkheid prominenter naar voren. Mogelijk in versterkte mate geldt dat de ministeriële verantwoordelijkheid het leidend principe moet zijn voor een goede werking van het samenspel tussen parlement, kabinet en ambtenarij. Ook wanneer dat om 24

politieke redenen lastig is. Een goede omgang met ieders rollen en oog voor de spelregels is van evident belang voor een goede informatierelatie tussen kabinet en parlement en een goede werkverhouding tussen ambtenarij en kabinet.

5.6 Vervolgstappen intern Deze nieuwe openbaarmakingslijn is een onderdeel van een voorgestane nieuwe, moderne bestuursstijl gericht op het bieden van meer inzicht en openheid richting het parlement. Deze beleidslijn is een eerste stap. De nieuwe werkwijze vraagt binnen de departementen om begeleiding, verder uitgewerkte instructies en voldoende expertise en menskracht. Het vergt naast bewustwording en praktische uitwerking ook de benodigde opleiding, coaching en training van ambtenaren en bewindslieden. Er wordt zowel door het Rijksbrede programma ‘versterking van het ambtelijk vakmanschap en de kracht van samenwerking’ als door departementen verder gewerkt aan het opzetten en ontwikkelen van codes en introductie- en opleidingstrajecten, die hierbij behulpzaam moeten zijn.

25

Bijlage: format

Nota bevat informatie waarvan vrijgeven in strijd is met belang van de Staat:

☐ NEE ☐ JA, ONDER BETREFFEND KOPJE ☐ JA, VERSPREID OVER MEMO (MARKEER) ☐ JA, GEHEEL

Aan Van

TER BESLISSING Datum [datum]

[aan] [van]

Onze Referentie [referentienummer] Opgesteld door [Naam, Directie] T [telnr. opsteller] Uiterlijk bij [Uiterlijk bij]

[Title]

Aanleiding Aanleiding, belang voor bewindspersoon, argumenten komen later aan de orde).

politiek-bestuurlijke

vraag

(neutraal

formuleren,

Indien relevant: geef aan wanneer de bewindspersoon uiterlijk een reactie moet geven in verband met een harde deadline.

Geadviseerd besluit Antwoord op de politiek-bestuurlijke vraag waar de bewindspersoon al dan niet akkoord mee kan gaan (neutraal formuleren, argumenten komen later aan de orde).

Kernpunten Belangrijkste feiten, observaties, procesinformatie. Kernpunten onderbouwing van geadviseerd besluit: doelstellingen van het besluit, argumenten voor en tegen, belangrijkste alternatieve opties/scenario's, handelingsperspectieven, gevolgen, risico’s (zo feitelijk mogelijk weergeven).

Toelichting Indien nodig kan hier verdere toelichting gegeven worden. Hierbij kan gebruikgemaakt worden van subkopjes. Indien informatie evident niet openbaar gemaakt kan worden omdat dit in strijd is met het belang van de Staat, graag onder ‘Informatie vallend onder ‘belang van de Staat’ plaatsen. <Subkopje 1> Subkopjes kunnen bijvoorbeeld zijn: • ‘Politieke context’: politieke overwegingen, coalitie aspecten, Regeerakkoord, partijprogramma's, uitspraken van bewindslieden of Kamerleden, relevante Kamervragen of moties, etc. • ‘Financiële/juridische overwegingen’: randvoorwaarden (wetten, afspraken), consequenties (kosten, gevolgen voor begroting), risico’s. • ‘Krachtenveld’: belangen van actoren, oordelen over actoren, inschatting posities. Afstemming met gesprekspartners, resultaten van eventueel overleg, zowel intra- en/of interdepartementaal (zoals in het ambtelijk voorportaal) als met andere partijen. • ‘Strategie’: onderhandelingen, inzet, vervolgstappen. • ‘Uitvoering’: acties, uitvoerbaarheid, wat het betekent voor burger.

26

‘Communicatie’: acties, uitvoerbaarheid, wat het betekent voor burger, inzet communicatiemiddelen. • Ontwikkelingen hiervoor: wat zijn de beslissingen die hiervoor zijn voorgelegd aan de bewindspersoon? Wat waren daarbij de alternatieven, overwegingen, risico’s en relevante feiten? Dit zijn geen verplichte velden. Indien niet van toepassing, kopjes niet opnemen. <Subkopje 2> •

Informatie vallend onder ‘belang van de Staat’ Vermeld hier informatie waarvan openbaarmaking evident in strijd is met het belang van de Staat (art. 68 Grondwet). Bovenstaande voorbeelden van subkopjes kunnen ook hier van toepassing zijn. <voeg per departement voorbeelden in die vaak voorkomen> Bijv. informatie die schadelijk is voor: de veiligheid van de Staat, de belangen van Nederland met andere staten en met internationale organisaties, eenheid van het kabinetsbeleid, de belangen van de opsporing en vervolging van strafbare feiten. De volledige opsomming vind je [hier].

27