644453 Bijl02 Controleprotocol 2025.pdf

CONTROLEPROTOCOL 2025

INHOUDSOPGAVE SAMENVATTING..................................................................................3 1. INLEIDING...........................................................................................4 1.1 Doelstelling.......................................................................................... 4 1.2 Wettelijke grondslag............................................................................4 1.3 Wijziging BBV en BADO........................................................................5

2. ALGEMENE UITGANGSPUNTEN VOOR DE CONTROLE.........................5 3. REIKWIJDTE ACCOUNTANTSCONTROLE..............................................7 4. GOEDKEURINGS- EN RAPPORTERINGSTOLERANTIES..........................7 4.1 Goedkeuringstoleranties......................................................................8 4.2 Rapporteringstoleranties.....................................................................9

5. REIKWIJDTE RECHTMATIGHEIDSCONTROLE EN VERANTWOORDINGSGRENS...................................................................10 5.1 Het begrotingscriterium.....................................................................10 5.2 Het voorwaardencriterium.................................................................11 5.3 Het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium...................................12 5.4 Verantwoordingsgrens.......................................................................12 5.5 Rapportagegrens...............................................................................13 5.6 De accountant blijft controleren........................................................13

6. SPECIFIEKE AANDACHTSPUNTEN BIJ DE ACCOUNTANTSCONTROLE. 14 7. VERANTWOORDINGSCYCLUS............................................................14

6.1 College: Rechtmatigheidsverantwoording.........................................15 6.2 Interimcontroles.................................................................................15 6.3 Verslag van bevindingen...................................................................15 6.4 Controleverklaring.............................................................................15

8. INWERKINGTREDING.........................................................................16

SAMENVATTING De gemeenteraad heeft in het duale stelsel naast de rol van volksvertegenwoordiger en kadersteller ook uitdrukkelijk een controlerende rol. De raad wordt hiertoe ondersteund door onder meer de externe accountant. De accountantscontrole van de jaarrekening 2025 is opgedragen aan PricewaterhouseCoopers (PwC). Met het controleprotocol 2025 bepaalt de gemeenteraad binnen welke kaders de accountant zijn accountantscontrole dient uit te voeren. Het is de verantwoordelijkheid van de gemeente om een jaarrekening op te stellen, vervolgens is het de verantwoordelijkheid van de externe accountant om deze jaarrekening te controleren en hierbij een controleverklaring af te geven. Op basis van de goedkeurings- en de rapportagetolerantie wordt de diepgang van de accountantscontrole en de wijze van rapportering bepaald. Via de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening dient het college aan de raad te rapporteren over afwijkingen op het gebied van rechtmatigheid. Voorgesteld wordt om de verantwoordingsgrens op 2% van de omvangbasis zijnde de totaal gerealiseerde lasten, exclusief dotaties aan de reserves, vast te stellen. Voor de toelichting van de afwijkingen in de paragraaf Bedrijfsvoering wordt voorgesteld een rapportagetolerantie van 5% van de verantwoordingsgrens toe te passen.

Aangezien de rechtmatigheidscontrole zich richt op de externe en interne wet – en regelgeving dient tevens het normenkader te worden vastgesteld. In het normenkader (bijlage I) zijn de voor de controle relevante regelgeving van hogere overheden en de eigen regelgeving (raads- en kaderstellende collegebesluiten) limitatief opgenomen.

1. INLEIDING In artikel 213 van de Gemeentewet is opgenomen dat iedere gemeente een controleverordening dient op te stellen. In het verlengde van de controleverordening is dit controleprotocol opgesteld. In dit protocol regelt de gemeenteraad een aantal zaken ter afbakening en ondersteuning van de uitvoering van de jaarrekeningcontrole, het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording en daarmee ook het financieel beheer zoals uitgeoefend door of namens het college. Met dit controleprotocol stelt de raad nadere aanwijzingen vast die specifiek van toepassing zijn voor de jaarrekeningcontrole 2025. 1.1 Doelstelling Dit controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan:  Het college over de te hanteren verantwoordings- en rapportagegrens voor de rechtmatigheidscontrole en de daarvoor geldende normstellingen en;  De accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeurings- en rapportagetolerantie voor de controle van de jaarrekening van de gemeente. De gemeenteraad kan de accountant alleen nadere aanwijzingen geven voor zover dit uitgaat boven de wettelijke minimumeisen.

1.2 Wettelijke grondslag Artikel 213 van de Gemeentewet schrijft voor dat de gemeenteraad één of meer accountants aanwijst als bedoeld in artikel 393 eerste lid Boek 2 Burgerlijk Wetboek voor de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening en het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen. In het kader van de opdrachtverstrekking aan de accountant kan de gemeenteraad nadere aanwijzingen geven voor te hanteren goedkeurings- en rapporteringtoleranties. De accountant mag verwachten dat de gemeente inzichtelijk maakt welke wet- en regelgeving van toepassing is. De verordeningen ex artikelen 212 en 213 Gemeentewet staan hierbij centraal. In de verordening over de inrichting van de financiële organisatie (ex artikel 212 Gemeentewet) regelt onze gemeente het financiële beleid, het financiële beheer en de financiële organisatie zodanig dat aan de eisen van rechtmatigheid, verantwoording en controle wordt voldaan. In de verordening over de controle op het financieel beheer en de financiële organisatie (ex artikel 213 Gemeentewet) zijn de regels voor de accountantscontrole zodanig vastgelegd dat de controle op het financiële beheer en op de financiële organisatie is gewaarborgd.

1.3 Wijziging BBV en BADO Het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado), het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) zijn aangepast voor de ingevoerde rechtmatigheidsverantwoording. De belangrijkste wijzigingen in het Bado en het BBV hebben enerzijds impact op de rechtmatigheidsverantwoording die het college van gemeente Venlo afgeeft en anderzijds de jaarrekeningcontrole van de externe accountant:

2. ALGEMENE UITGANGSPUNTEN VOOR DE CONTROLE Zoals in artikel 213 Gemeentewet is voorgeschreven zal de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening, uitgevoerd worden door de door de gemeenteraad benoemde accountant. De accountantscontrole van de jaarrekening 2025 is opgedragen aan PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. (PwC). Met ingang van 2023 zijn het college van burgemeester en wethouders verantwoordelijk voor een rechtmatigheidsverantwoording. Het college moet zelf de rechtmatigheidsverantwoording opstellen, die opgenomen wordt in de jaarrekening. Onder rechtmatigheid wordt begrepen de definitie volgens het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (Bado) dat “de in de rekening verantwoorde lasten, baten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen”, dat wil zeggen “in overeenstemming zijn met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder de gemeentelijke verordeningen". In het kader van de rechtmatigheidscontrole worden negen rechtmatigheidscriteria onderkend: 1. Calculatiecriterium 7. Begrotingscriterium 2. Valuteringscriterium 8. Voorwaardencriterium 3. Adresseringscriterium 9. Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium 4. Volledigheidscriterium

5. Aanvaardbaarheidscriterium 6. Leveringscriterium De criteria genoemd bij de nummers 1 tot en met 6 worden afgedekt door het getrouwe beeld van de accountantsverklaring. De criteria genoemd bij de nummers 7 tot en met 9 worden afgedekt door de rechtmatigheidsverantwoording van het college in de jaarrekening. In het kader van het getrouwheidsonderzoek wordt aandacht besteed aan de meeste van deze criteria. Ondanks dat deze criteria door de accountantscontrole worden afgedekt, worden ze door de organisatie, via de (verbijzonderde) interne controlefunctie, waar van toepassing ook meegenomen in de rechtmatigheidscontrole. Voor de oordeelsvorming over de rechtmatigheid van het financieel beheer wordt, zoals eerder vermeld, expliciet aandacht besteed aan volgende criteria: 

Het begrotingscriterium: Blijven de gerealiseerde lasten inclusief mutaties reserves binnen de door de gemeenteraad vastgestelde begroting en blijven de gerealiseerde uitgaven binnen de door de gemeenteraad gevoteerde investeringskredieten.



Het voorwaardencriterium: Dit betreft de naleving van de voorwaarden in wet- en regelgeving c.q. nadere eisen die worden gesteld bij de uitvoering van financiële beheershandelingen. Het gaat hier specifiek om de voorwaarden met betrekking tot recht, duur en hoogte.



Het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium (ook wel M&O-criterium): Gemeente Venlo beschikt over een algemeen bij collegebesluit vastgesteld M&O beleid. In het M&O beleid zijn de kaders beschreven. In de specifieke verordeningen en/of beleidsstukken is de nadere invulling opgenomen. Bij het uitvoeren van rechtmatigheidscontrole zal via de controlechecklisten specifiek aandacht gegeven worden aan deze aspecten.

De rechtmatigheidsverantwoording over deze criteria dient door het college te worden afgelegd. De toelichting hierover wordt nader uitgezet in hoofdstuk vijf. Voor een nadere toelichting op het begrip rechtmatigheid in relatie tot de (accountants)controle bij gemeenten en provincies wordt onder meer verwezen naar de Notitie Rechtmatigheidsverantwoording (Commissie Bado, maart 2020) en de Kadernota Rechtmatigheid 2025 (Commissie BBV).

3. REIKWIJDTE ACCOUNTANTSCONTROLE Zoals in artikel 213 lid 3 van de Gemeentewet is voorgeschreven zal de accountant (op grond van de uitgevoerde controle) in zijn verklaring aangeven of: a. de jaarrekening een getrouw beeld geeft van zowel de baten en lasten

als de grootte en samenstelling van het vermogen; b. de baten en lasten, alsmede de balansmutaties met betrekking tot specifieke uitkeringen als bedoeld in artikel 17 van de Financiëleverhoudingswet rechtmatig tot stand zijn gekomen; c. de jaarrekening is opgesteld in overeenstemming met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels, bedoeld in artikel 186 en d. het jaarverslag met de jaarrekening verenigbaar is. Het verslag van bevindingen bevat in ieder geval bevindingen over: a. de vraag of de inrichting van het financiële beheer en van de financiële organisatie een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken en b. de tabel van fouten en onzekerheden voor de specifieke uitkeringen. De accountant stelt de getrouwheid van de jaarrekening vast. Het college neemt de rechtmatigheidsverantwoording op in de jaarrekening. De accountant zal toetsen of de jaarrekening getrouw is en toetst daarbij dus ook of de rechtmatigheidsverantwoording een getrouwe weergave geeft. In de controleverklaring van de accountant wordt dus geen afzonderlijk oordeel meer gegeven over het aspect van de rechtmatigheid. De rechtmatigheidsverantwoording wordt dan in feite een “toelichting in de jaarrekening” waarover de externe accountant alleen een getrouwheidsoordeel afgeeft.

Bij de controle zullen de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden opgesteld op grond van artikel 213 lid 6 van de Gemeentewet, alsmede de uitgangspunten en standpunten van de Commissie BBV en de aanwijzingen en beroepsvoorschriften van de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA) bepalend zijn voor de uit te voeren werkzaamheden.

4. GOEDKEURINGS- EN RAPPORTERINGSTOLERANTIES De gemeenteraad kan verschillende toleranties hanteren gericht op de goedkeuring van de jaarrekening en de rapportage hierover. Wellicht ten overvloede zij opgemerkt dat de externe accountant aan de raad en college altijd datgene zal rapporteren wat door hem vanuit zijn professionele opvatting relevant wordt geacht.

4.1 Goedkeuringstoleranties De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de oordeelsvorming en de strekking van de af te geven controleverklaring van de accountant. De goedkeuringstolerantie kan als volgt worden gedefinieerd: De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers wordt beïnvloed. De minimumeisen zoals opgenomen in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden zijn (Bado):

Bij de oordeelsvorming over de jaarrekening speelt de goedkeuringstolerantie een belangrijke rol. De goedkeuringstolerantie is een kwantitatief criterium. Als de goedkeuringstolerantie niet wordt overschreden, wordt in beginsel een goedkeurende accountantsverklaring afgegeven. Als de goedkeuringstolerantie wordt overschreden, zal geen goedkeurende accountantsverklaring, maar één van de drie andere hierboven aangegeven oordelen, worden verstrekt door de accountant. Gemeenteraden mogen de goedkeuringstoleranties scherper vaststellen dan deze minimumeis. Het verlagen van de goedkeuringstolerantie zal als consequentie hebben, dat de accountant sneller een niet goedkeurende verklaring zal afgeven en dat de hoeveelheid uit te voeren werkzaamheden door de accountant zullen toenemen. Op basis van de huidige stand van zaken is er geen aanleiding het genoemde percentage verder aan te scherpen. De goedkeuringstolerantie wordt uiteindelijk vastgesteld op (omvang)basis van de gerealiseerde bedragen in de jaarrekening 2025 van gemeente Venlo. Advies is om geen afwijkende goedkeuringstolerantie toe te passen en deze conform de minimumeisen zoals opgenomen in het Bado vast te stellen.

Voor de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector, kortweg: Wet normering topinkomens (WNT) gelden de

goedkeuringstoleranties conform het Controleprotocol WNT (geldend van 0101-2016 t/m heden). Het Controleprotocol WNT is voor boekjaar 2025 nader uitgewerkt in de Regeling Controleprotocol WNT 2025 (geldend van 01-072025 t/m heden), te raadplegen via overheid.nl. Naast de hierboven genoemde kwantitatieve tolerantiegrenzen is ook de kwalitatieve beoordeling (professional judgement) van de accountant van invloed op het accountantsoordeel en de te verstrekken controleverklaring. 4.2 Rapporteringstoleranties Naast de goedkeuringstoleranties wordt de rapporteringstolerantie onderkend. Deze kan als volgt worden gedefinieerd: De rapporteringstolerantie is een bedrag dat gelijk is aan of lager is dan de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het verslag van bevindingen. Volgens het Bado zijn de bedragen die de accountant hanteert ten behoeve van de rapportering in het verslag van bevindingen, de bedragen die voortvloeien uit de goedkeuringstoleranties. De rapporteringstolerantie is de ondergrens op basis waarvan de accountant zijn bevindingen rapporteert in

Advies is om de rapporteringstolerantie op 5% van de goedkeuringstolerantie vast te stellen (cf. toepassing voorgaande jaren).

het verslag van bevindingen. SiSA De accountantscontrole is gericht op de jaarrekening inclusief Single Information en Single Audit (SiSa). De doelstelling van SiSa is het verminderen van verantwoording- en controlelasten voor gemeenten en provincies. Voornoemde goedkeuringstoleranties zijn op hoofdlijnen eveneens van toepassing op de SiSa als onderdeel van de jaarrekening. Voor SiSa gelden specifieke rapporteringstoleranties die zijn vastgelegd in de ‘Nota verwachtingen accountantscontrole SiSa’ jaarlijks gepubliceerd op de website van de rijksoverheid. Per specifieke uitkering wordt gerapporteerd met een rapportagetolerantie gebaseerd op de lasten van de specifieke uitkering in het verantwoordingsjaar.

Deze financiële grens is per specifieke uitkering:

  

12.500,00, als de omvangbasis (totaal van de lasten) kleiner dan of gelijk aan € 125.000,00 is; 10%, als de omvangbasis groter dan € 125.000,00 en kleiner dan of gelijk aan € 1.000.000,00 is; € 125.000,00, als de omvangbasis groter dan € 1.000.000,00 is.

De rapporteringtolerantie voor specifieke uitkeringen heeft geen consequenties voor de omvang en aard van de controle van specifieke uitkeringen. Het gaat alleen om het rapporteren van de waargenomen en niet herstelde fouten en onzekerheden voortkomende uit de accountantscontrole.

5. REIKWIJDTE RECHTMATIGHEIDSCONTROLE EN VERANTWOORDINGSGRENS De controle op rechtmatigheid is gericht op de naleving van externe en interne regelgeving, zoals die is opgenomen in het normenkader. Het normenkader wordt jaarlijks geactualiseerd en vastgesteld door de gemeenteraad. De controle op rechtmatigheid is uitsluitend van toepassing voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen of kunnen betreffen. De Commissie BBV heeft een standaardtekst opgesteld voor de rechtmatigheidsverantwoording. Deze tekst wordt, conform voorgaande jaren, opgenomen in de jaarrekening 2025. Het kader van de (financiële) rechtmatigheidsverantwoording bestaat uit de volgende criteria:  Begrotingscriterium;  Voorwaardencriterium;  Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium. Voorgaande criteria komen expliciet tot uitdrukking in de rechtmatigheidsverantwoording. Rechtmatigheidscriteria die ook de getrouwheid raken zijn geen onderdeel van de rechtmatigheidsverantwoording. 5.1 Het begrotingscriterium Bij de rechtmatigheidscontrole is het begrotingscriterium een belangrijk toetsingscriterium.

In de toelichting op het BBV wordt begrotingsrechtmatigheid omschreven als: Financiële beheershandelingen, die ten grondslag liggen aan de baten en lasten, alsmede de balans- posten, dienen tot stand te zijn gekomen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting en hiermee samenhangende programma’s (begrotingscriterium). In de begroting zijn de maxima voor de lasten vermeld die door de gemeenteraad zijn vastgesteld. Dit houdt in dat de financiële beheershandelingen dienen te passen binnen de begroting, waarbij het juiste programma, de toereikendheid van het begrotingsbedrag, alsmede het begrotingsjaar van belang zijn.

Onderdeel van de rechtmatigheidsonderbouwing is het vaststellen of er sprake is van dit soort overschrijdingen en of ze passen binnen het gemeentelijk beleid en met reden zijn toegelicht in de jaarrekening. De raad van de gemeente Venlo heeft in artikel 11 van de Financiële verordening 2025 vastgesteld welke afwijkingen als acceptabel worden aangemerkt. Advies is om het begrotingscriterium conform het bepaalde in artikel 11 Financiële verordening 2025 te beoordelen.

5.2 Het voorwaardencriterium Besteding en inning van gelden door een gemeente zijn aan bepaalde voorwaarden verbonden, waarop door het college wordt getoetst. Deze voorwaarden liggen vast in wetten en regels van hogere overheden en de (eigen) gemeentelijke regelgeving. Bij het voorwaardencriterium wordt vooral gekeken of de financiële beheershandelingen binnen de gemeente voldoen aan de voorwaarden, zoals die gesteld zijn in de wet- en regelgeving. In het normenkader zijn de interne en externe regels opgenomen, die het college in de controle van het voorwaardencriterium moet betrekken. Het voorwaardencriterium veroorzaakt in belangrijke mate de inspanningen die nodig zijn voor de rechtmatigheidscontrole. Door het aanbrengen van beperkingen in de toepassing van genoemde aspecten kunnen de te verrichten interne controle-inspanningen beperkt worden en is de kans op een niet-goedkeurende accountantsverklaring verkleind. Ten aanzien van de gemeentelijke verordeningen worden uitsluitend financiële consequenties verbonden aan die bepalingen, die recht, hoogte en duur van financiële beheershandelingen betreffen. Oftewel voor de interne regelgeving vindt uitsluitend een toets plaats naar recht, hoogte en duur van financiële beheershandelingen.

Voor de rechtmatigheidscontrole van de aanbestedingen 2025 blijft het advies: Advies is om de rechtmatigheidscontrole van de aanbestedingen te richten op de voor de accountantscontrole verplichte onderdelen binnen het normenkader, te weten de aanbestedingen onderhevig aan de Europese wet- en regelgeving (cf. toepassing voorgaande jaren). Indien en voor zover bij de controle financiële onrechtmatige handelingen worden geconstateerd worden de onrechtmatige handelingen in de rapportage en oordeelsweging uitsluitend betrokken indien en voor zover het door de raad of hogere overheden vastgestelde regels en kaderstellende besluiten betreft. Met andere woorden: interne regels van college naar ambtelijke organisatie en andere dan kaderstellende collegebesluiten vallen hierbuiten. Mocht tijdens de toetsing toch blijken dat het normenkader niet juist of compleet is en dit consequenties heeft gehad voor de controles, dan geeft het college in de paragraaf Bedrijfsvoering in de jaarstukken aan welke regels het betreft. De accountant moet dit in zijn verslag bevestigen.

Tenslotte is de Kadernota Rechtmatigheid van de commissie BBV van toepassing bij de controle. De commissie BBV heeft de opdracht zwaarwegende adviezen uit te brengen. Afwijking daarvan is in beginsel niet mogelijk, tenzij er doorslaggevende argumenten zijn om af te wijken. De afwijkingen dienen dan door de gemeente en accountant te worden gedocumenteerd. 5.3 Het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium Dit criterium spitst zich toe op de toetsing van de juistheid en volledigheid van de gegevens die door belanghebbenden, waaronder de gemeente zelf, verstrekt moeten worden om het voldoen aan voor- waarden aan te tonen ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik. Misbruik: Door het bewust niet juist of niet volledig verstrekken van gegevens of informatie, worden ten onrechte (te hoge) subsidies/uitkeringen of diensten van de gemeente verkregen, en/of wordt de hoogte van de te betalen belasting/heffing te laag vastgesteld. Oneigenlijk gebruik: Subsidies/uitkeringen of diensten die in beginsel terecht van de gemeente zijn ontvangen respectievelijk door de gemeente zijn verleend, worden gebruikt voor een ander doel dan waarvoor ze ontvangen respectievelijk verleend zijn.

In verschillende wetten en regels zijn bepalingen opgenomen die misbruik en oneigenlijk gebruik tegengaan, zoals een legitimatieplicht of de verplichting tot het overleggen van bepaalde gegevens bij een aanvraag. Daarnaast zijn ook in verschillende door de gemeenteraad vastgestelde verordeningen en besluiten criteria opgenomen ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik. Als er naar aanleiding van de (verbijzonderde) interne controle bevindingen zijn die duiden op misbruik of oneigenlijk gebruik, zal dit in de jaarrekening nader worden toegelicht. De gemeente dient effectieve maatregelen te nemen om misbruik en oneigenlijk gebruik te voorkomen. De controle richt zich op:  Toetsing in hoeverre in bestaande procedures deugdelijke maatregelen ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik zijn genomen, alsmede de werking van de getroffen maatregelen vaststellen.  Actualiteit van het M&O-beleid. Fraude door eigen medewerkers (bijvoorbeeld valse facturen) valt niet onder de definitie van misbruik en wordt dan ook niet in de rechtmatigheidsverantwoording opgenomen. Maar de commissie BBV adviseert om fraude door medewerkers altijd te vermelden in de paragraaf bedrijfsvoering, waarin de gemeente uitlegt hoe zij het bestuur en de financiën beheert. De accountant besteedt bij de accountantscontrole ook aandacht aan fraude en getroffen maatregelen om fraude te voorkomen.

5.4 Verantwoordingsgrens De Gemeentewet stelt dat het college zorgdraagt voor de interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de financiële beheershandelingen. Het college dient vanaf het boekjaar 2023 een expliciete rechtmatigheidsverantwoording op te nemen in de jaarstukken.

Met de rechtmatigheidsverantwoording doet het college een uitspraak over de rechtmatige totstandkoming van de (jaarrekening)cijfers (de financiële rechtmatigheid). Hiervoor zal de raad de zogenaamde verantwoordingsgrens moeten vaststellen: “De verantwoordingsgrens is een door de gemeenteraad vastgesteld bedrag, waarboven het college van burgemeester en wethouders de afwijkingen (fouten en onduidelijkheden) moet opnemen in de rechtmatigheidsverantwoording. De verantwoordingsgrens valt binnen de bandbreedte van 0% tot 2% van de totale lasten van de gemeente, exclusief de dotaties aan de reserves”.

Advies is om de verantwoordingsgrens van 2% van de omvangbasis, zijnde de totaal gerealiseerde lasten, exclusief toevoegingen aan de reserves, toe te passen (cf. art. 9 lid 2 Financiële verordening 2025).

5.5 Rapportagegrens Het college is verplicht om afwijkingen toe te lichten in de paragraaf bedrijfsvoering als de som van de geconstateerde afwijkingen voornoemde verantwoordingsgrens van 2% overschrijdt. Het college hecht waarde aan het gesprek over de bevindingen uit de rechtmatigheidscontroles. Daarom beperkt het college zich niet alleen tot het geven van een toelichting alleen bij het Om tegemoet te komen aan de behoefte om inzicht vanuit de raad is het advies om de rapportagegrens ter toelichting van een afwijking, gelijk te stellen aan de rapportagetolerantie, zijnde 5% van de verantwoordingsgrens (cf. art. 26 lid 2 Financiële verordening 2025).

overschrijden van de verantwoordingsgrens. 5.6 De accountant blijft controleren De rechtmatigheidsverantwoording bevat beweringen dat transacties en (financiële) beheershandelingen zijn uitgevoerd in overeenstemming met de regelgeving, die is opgenomen in het Normenkader. De rechtmatigheidsverantwoording moet betrouwbare informatie bevatten. De accountant toetst daarom dat de informatie van burgemeester en wethouders in de rechtmatigheidsverantwoording:  Juist, toereikend en volledig is;  Geschikt is voor het doel waarvoor deze wordt verstrekt;  Bij de volksvertegenwoordigers geen ander beeld oproept, dan overeenkomt met de feiten.

De raad kan haar controlerende rol niet goed invullen als de betrouwbaarheid van de rechtmatigheidsverantwoording niet is gecontroleerd.

6. SPECIFIEKE AANDACHTSPUNTEN BIJ DE ACCOUNTANTSCONTROLE In art. 2, lid 4 van de Controleverordening gemeente Venlo is het volgende bepaald: In afwijking van het gestelde in lid 3, letters f en g, kan de raad in het programma van eisen opnemen, dat de raad jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant vaststelt de posten van de jaarrekening, de posten van de deelverantwoordingen, de gemeentelijke producten en de gemeentelijke organisatieonderdelen, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden en welke rapporteringtoleranties hij daarbij dient Ter uitvoering van deze bepaling stellen we het speerpunt zorgfraude voor: in november 2025 en maart 2026 zullen dossiercontroles plaatsvinden voor Jeugd en Wmo. Hierbij wordt ook gekeken naar de prestatielevering van de zorg. Tijdens de jaareindecontrole worden werkzaamheden uitgevoerd met betrekking tot de inkoop bij zorgaanbieders en verstrekte subsidies aan zorgaanbieders. te hanteren.

7. VERANTWOORDINGSCYCLUS De gemeenteraad is opdrachtgever van de externe accountant, voor de gemeente Venlo is dit voor de jaarrekening 2025 PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. (PwC). Het controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant aangaande de bij de controle van de jaarrekening 2025 te hanteren goedkeuring- en rapporteringtoleranties. De gemeenteraad wordt hierbij geadviseerd en ondersteund door de Adviescommissie Controle en Financiën. Het functioneren van de Adviescommissie is gericht op de bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole. Overleg en afstemming van de verschillende controleactiviteiten binnen de gemeente (raad, rekenkamer en college van burgemeester en wethouders) is vanuit een oogpunt van doelmatigheid en transparantie gewenst. Uitgangspunt daarbij is dat overleg en afstemming plaatsvindt met behoud van ieders verantwoordelijkheid. De externe accountant neemt op uitnodiging ook deel aan dit overleg.

Gedurende het jaar zal het college aandacht dienen te schenken aan de rechtmatigheidsvraagstukken en hierover rapporteren. Tijdens en na afronding van de controlewerkzaamheden rapporteert de accountant. De opvolging van bevindingen van interne- en externe controle, waaronder rechtmatigheidsonderzoeken, is een belangrijk onderdeel van de verbetercyclus. Hierna wordt in het kort toegelicht wat dit inhoudt. 6.1 College: Rechtmatigheidsverantwoording Vanaf 2023 rapporteert het college over de uitgevoerde rechtmatigheidscontroles in de jaarrekening. In de paragraaf bedrijfsvoering van het jaarverslag worden de posten boven de rapporteringsgrens toegelicht. Gedurende het jaar worden de interne controlebevindingen gerapporteerd via de interne managementletter (directie en management) en de interne boardletter (college). De controlebevindingen, gespecificeerd naar proces, aard van de fout of onduidelijkheid en bedrag worden met de procesverantwoordelijke besproken. Daarnaast worden er aanbevelingen gedaan naar aanleiding van de rechtmatigheidscontroles om de toekomstige fout of onduidelijkheid te mitigeren. De opvolging van deze aanbevelingen zal nauwlettend worden gemonitord door team Concernstaf (control). 6.2 Interimcontroles In de tweede helft van het jaar wordt door de accountant de interimcontrole uitgevoerd.

Over de uitkomsten van deze controle wordt na afronden van de interimcontrole een conceptverslag uitgebracht aan burgemeester en wethouders. Bestuurlijk relevante uitkomsten van de interimcontrole worden ter kennisname aan de raad aangeboden via dit verslag van bevindingen (boardletter). 6.3 Verslag van bevindingen Overeenkomstig de Gemeentewet wordt over de controle een verslag van bevindingen uitgebracht aan de raad (boardletter) en in afschrift aan het college. In het verslag van bevindingen wordt gerapporteerd over de opzet en uitvoering van het financiële beheer en of de beheersorganisatie een getrouw en rechtmatig financieel beheer en een rechtmatige verantwoording daarover waarborgen. 6.4 Controleverklaring In de Controleverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole weergegeven. De controleverklaring ziet toe op de getrouwheid van de jaarstukken inclusief de rechtmatigheidsverantwoording van burgemeester en wethouders. Deze controleverklaring is bestemd voor de raad, zodat deze de door burgemeester en wethouders opgestelde jaarrekening kan vaststellen. Aan de hand van het Controleprotocol 2025 wordt de controleopdracht aan de externe accountant nader geconcretiseerd.

8. INWERKINGTREDING Dit controleprotocol is van toepassing op de jaarrekening 2025.