627920 RV adviescommissie controle en Financien.pdf

Raadsvoorstel

GEMEENTEBESTUUR

collegebesluit d.d.

ons kenmerk 627920

raadsvergadering d.d. paragraaf portefeuillehouder

25 februari 2026 Bedrijfsvoering F. Schatorjé

team RBRGRR steller Raadsgriffier telefoonnummer 14 077 contact www.venlo.nl/contact bijlage(n)

Onderwerp Voorstel adviescommissie Controle en Financiën Advies 1. 2.

In te stemmen met het voornemen om tot een adviescommissie Controle en Financiën te komen in plaats van de auditcommissie. In te stemmen met de conceptverordening voor de adviescommissie

Aanleiding De afgelopen maanden hebben de raadsleden die nu deel uitmaken van de auditcommissie gesproken over de huidige opzet van de auditcommissie. Zij constateerden dat het geldende reglement van de auditcommissie redelijk verouderd is (uit 2010) en op een aantal punten niet meer aansluit bij de praktijk. Daarnaast gaven zij aan behoefte te hebben aan een duidelijkere en meer geformaliseerde rol van de commissie. Op basis van voorbeelden uit de gemeenten Helmond en Utrecht is een nieuwe opzet uitgewerkt. In dit voorstel wordt die opzet voorgesteld en toegelicht Beoogd effect Door dit voorstel zorgt ervoor dat de commissie enkel bestaat uit raadsleden of burgerraadsleden. De vertegenwoordiging vanuit de raad wordt verbreed en de adviesfunctie wordt geformaliseerd. De taken en bevoegdheden van de adviescommissie worden vastgelegd in een verordening. Na vaststelling treedt deze adviescommissie op als contactorgaan voor zowel de accountant als de rekenkamer.

627920

1

Raadsvoorstel

Argumenten Van auditcommissie naar adviescommissie Een auditcommissie veronderstelt een commissie die zich met name bezighoudt met controleren. Het huidige reglement is dan ook voornamelijk gericht op controlerende taken. Een financiële commissie zou echter, naast het versterken van de controlerende taak, ook de versterking van de kaderstellende taak van de raad tot doel moeten hebben. In de conceptverordening is dit uitgewerkt. De auditcommissie mist in de huidige constellatie de adviserende rol richting de raad, althans die advisering is nergens vastgelegd. In de conceptverordening wordt deze advisering aan de raad geformaliseerd. Dat betekent dat elk voorstel dat betrekking heeft op Financiën en control voorzien zal zijn van een schriftelijk advies van de commissie aan de raad. Wat niet veranderd is, is dat de commissie bij voorkeur bestaat uit een aantal raadsleden met een bovengemiddelde affiniteit en ervaring in de gemeentefinanciën die als voorlopers van de raad een goed advies kunnen geven richting een raadscommissie en/of gemeenteraad. Wel is het streven om de vertegenwoordiging uit de raad breder te maken dan die nu is. Door de naam te wijzigen naar adviescommissie Controle en Financiën wordt meteen duidelijk wat het doel is van de commissie (adviseren) en waar ze zich in hoofdzaak mee bezig houdt.

Van geen status naar formele commissie met duidelijke taken In het huidige reglement is de taak van de auditcommissie een afstemmings- en coördinerend orgaan voor de rekenkamer en communicatieplatform met en voor de accountant. Naast dat dit een wat vage omschrijving is, komt deze taakomschrijving wat vreemd voor daar de auditcommissie in de huidige opzet geen formele commissie is als bedoeld in hoofdstuk V van de Gemeentewet. Middels de conceptverordening wordt de commissie geformaliseerd als bijzondere commissie in de zin van art 84 Gemeentewet. Ook wordt de doelstelling en de taak van de commissie helder geformuleerd en worden de verschillende onderwerpen waar de commissie over gaat nader omschreven. Van beperkte deelname door raadsleden naar de raad centraal De praktijk van de auditcommissie nu is dat de raadsleden bij overleggen in de regel in de minderheid zijn in vergelijking tot andere (externe) deelnemers aan het overleg. Raadsleden zouden wat meer het heft in eigen hand mogen nemen als het gaat om hun eigen instrumenten. Dit betekent enerzijds dat er een wat bredere afvaardiging van raadsleden- burgerraadsleden zou moeten worden nagestreefd. Anderzijds zouden niet- leden enkel op uitnodiging van de commissie bij één of meer agenda onderdelen kunnen aanschuiven.

Op dit moment staat in het reglement dat de portefeuillehouder, een vertegenwoordiger van de griffie, de concerncontroller, hoofd afdeling beleidsplanning lid zijn van de commissie en dat de secretaris van de rekenkamer als toehoorder aanwezig is. Gelet op de rolzuiverheid van de commissie zullen in de nieuwe situatie enkel raadsleden en/of burgerraadsleden lid zijn van de commissie. Daarbij is het qua grootte van de adviescommissie handig om te werken met 5 tot 7 leden. Zij worden ondersteund door de griffier en/of een medewerker van de griffie. Niet- leden nemen enkel op uitnodiging deel aan het overleg of een deel daarvan. Daarbij ligt het voor de hand dat de portefeuillehouder een vaste uitnodiging heeft voor het deelnemen aan het overleg als adviseur. 627920

2

Raadsvoorstel

De positie van de rekenkamer Dit voorstel is tot stand gekomen middels nauw contact met de rekenkamer die op dit moment de vergaderingen van de auditcommissie bijwoont. De rekenkamer heeft voor een aantal zaken overleg en afstemming nodig met de raad. In de Notitie Werkwijze die de rekenkamer begin 2023 bij de overgang van rekenkamercommissie (met raadsleden) naar onafhankelijke rekenkamer heeft vastgesteld, is dat overleg voornamelijk belegd bij een speciaal ingestelde klankbordgroep van raadsleden. Door dit zou deze functie in de nieuwe raadsperiode bij de nieuwe adviescommissie worden belegd. De zaken die daar aan bod kunnen komen betreffen allereerst enkele formele zaken waarover overleg moet plaatsvinden.

In de Verordening op de rekenkamer gemeente Venlo 2023 staan die benoemd: • artikel 3: overleg met een vertegenwoordiging van de raad over de voordracht en (her)benoeming van rekenkamerleden • artikel 9: overleg met de raad over (aanvullend) budget Daarnaast is in artikel 11 lid 3 van de verordening van de rekenkamer sprake van diverse andere zaken waarover de rekenkamer mogelijk met de raad zou willen overleggen, zoals het ophalen van onderzoeksuggesties en onderzoeksprogrammering, de raadsbehandeling van rekenkamerrapporten, de bruikbaarheid van rekenkamerrapporten, de periodieke evaluatie van de rekenkamer, jaarplan, jaarverslag; het artikel maakt ook ruimte voor 'alle andere relevante gespreksonderwerpen'. In de verordening van de adviescommissie wordt het overleg van de adviescommissie en de rekenkamer geformaliseerd. Hoe we dat dan praktisch inrichten (bijvoorbeeld met enkele bespreekmomenten in de jaaragenda, of met een vast agendapunt voor rekenkamerzaken), zal nog worden uitgewerkt. Kanttekeningen Inwerkingtreding De raadsleden in de auditcommissie hebben de wens uitgesproken om de nieuwe verordening in te laten gaan vlak voorafgaand aan de nieuwe raadsperiode. Zo kan bij aanvang gestart worden met het juiste aantal leden en de nieuwe werkwijze. Financiën niet van toepassing Communicatie niet van toepassing

627920

3

Raadsvoorstel

Vervolgprocedure raad

Bijlagen 1. Raadsbesluit 2. Verordening op de adviescommissie Controle en Financiën van de gemeente Venlo

627920

4