620851RV - Controleverorden op het financiële beheervan de gemeenteVenlo 2025.pdf

GEMEENTEBESTUUR

Raadsvoorstel collegebesluit d.d. raadsvergadering d.d. paragraaf portefeuillehouder

27 januari 2026 25 februari 2026 Bedrijfsvoering F. Schatorjé

ons kenmerk 620851 team RGFINT steller Financiën telefoonnummer 14 077 contact www.venlo.nl/contact bijlage(n) 0

Onderwerp Verordening controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Venlo 2025 Advies Uw raad wordt voorgesteld om de Verordening controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Venlo 2025 vast te stellen. Aanleiding Vanaf 1 januari 2025 is een belangrijke wijzigingen doorgevoerd in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO). Deze aanpassingen heeft directe gevolgen voor de manier waarop gemeenten hun financiële huishouding verantwoorden en gecontroleerd worden. Er is nu één "nieuwe" goedkeuringstolerantie van 2% voor de accountant. Voorheen hanteerde de accountant aparte toleranties voor fouten (1%) en onzekerheden (3%). Die worden nu samengevoegd tot één goedkeuringstolerantie van 2% van de totale lasten (excl. toevoegingen aan reserves). Deze wettelijke wijziging heeft invloed op de jaarrekeningcontrole van 2025. Om deze reden dient de controle verordening, voor aanvang van de accountantscontrole 2025 gewijzigd te zijn.

620851

1

Raadsvoorstel

Ook is in verband met de inwerkingtreding van de Wet versterking decentrale rekenkamers begin 2023 een nieuwe Verordening controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie (artikel 213 Gemeentewet) tot stand gebracht. Inmiddels is gebleken dat in artikel 4 van deze verordening staat dat de accountant de controlewerkzaamheden altijd met voorafgaande kennisgeving uitvoert. In de toelichting staat echter dat de accountant zijn werkzaamheden ook onaangekondigd kan doen. Dit laatste is juist. In verband met de onafhankelijkheid van de accountant is het van belang dat hij ook onaangekondigd controlewerkzaamheden kan uitvoeren. De tekst van artikel 4 moet dus worden aangepast. Deze wijziging voorziet daarin en brengt de verordening weer in lijn met de toelichting Ook is in 2023 de rechtmatigheidsverantwoording ingevoerd. De huidige controle verordening van de gemeente Venlo dateert van 2003 en sluit op onderdelen nog niet op de rechtmatigheidsverantwoording. Beoogd effect Naar aanleiding van de nieuwe Verordening controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie (artikel 213 Gemeentewet) en de wijziging die is doorgevoerd in het BADO, worden de aanpassingen middels voorliggend voorstel aan de gemeenteraad voorgelegd.

De gemeenteraad is bevoegd om de Verordening controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Venlo 2025 met de daarin verwerkte voorgestelde aanpassingen vast te stellen per 1 januari 2025. De inwerkingtreding van de controle verordening 2025 is met terugwerkende kracht per 1 januari 2025. De reden hiervoor is de verplichte aanpassingen in het kader van de rechtmatigheid en de inrichting van de accountantscontrole die betrekking hebben op het boekjaar 2025.

620851

2

Raadsvoorstel

Argumenten In navolgende was-wordt-tabel zijn de voorgestelde aanpassingen inzichtelijk gemaakt.

Onderwerp/artikel Was Artikel 1. Definities a. accountant: een door de raad benoemde: - registeraccountant of - accountant-administratieconsulent met een aantekening in het inschrijvingsregister als bedoeld in Wet op de Accountants-Administratieconsulenten, art. 36 of - organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken, belast met de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening. b. accountantscontrole: de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door de raad benoemde accountant van: - het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen; - het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties; - het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet; - de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken;

Wordt Artikel 1. Definities In deze verordening wordt verstaan onder: a. accountant: een door de raad aangewezen accountant als bedoeld in artikel 213, tweede lid, van de Gemeentewet;

b. accountantscontrole: controle van de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening door de accountant;

waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 213, lid 6 Gemeentewet, in acht worden genomen.

620851

3

Raadsvoorstel

c. rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole: het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole gemeenten.

g. rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van het college waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.

Daarnaast zijn lid c, lid e en lid f toegevoegd aan artikel 1.

Artikel 2 Opdrachtverlening accountantscontrole Lid 3, was: ‘opgenomen’ onderdeel a. de toe te passen goedkeuringstoleranties en eventueel afwijkende rapporteringstoleranties bij de controle van de jaarrekening; Lid 4 In afwijking van het gestelde in lid 3, letters f en g, kan de raad in het programma van eisen opnemen, dat de raad jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant vaststelt de posten van de jaarrekening, de posten van de deelverantwoordingen, de gemeentelijke producten en de gemeentelijke organisatieonderdelen, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden en welke rapporteringstoleranties hij daarbij dient te hanteren. Lid 5 In geval van Europese aanbesteding van de accountantscontrole stelt de raad voor de selectie van de accountant de selectiecriteria vast en per selectiecriterium de bijbehorende weging vast. Artikel 3 Informatieverstrekking door college

2. was: ‘verordeningen, nota’s, collegebesluiten,

Artikel 2 Opdrachtverlening accountantscontrole Lid 3, wordt: ‘opgenomen’ is gewijzigd in ‘in ieder geval’ onderdeel a. de toe te passen goedkeuringstoleranties bij de accountantscontrole, de verantwoordingsgrens door het college en eventueel afwijkende rapporteringstoleranties. Lid 4 In afwijking van het derde lid, aanhef, kan de raad in het programma van eisen opnemen, dat de raad jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant de onder f en g genoemde onderdelen vaststelt.

Lid 5 De raad stelt de selectiecriteria en per selectiecriterium de bijbehorende wegingsfactoren vast. Artikel 5. Informatieverstrekking door college 1. ‘met de rechtmatigheidsverantwoording,’ is hier aan toegevoegd. 2. wordt: ‘bescheiden’

deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d.’

620851

4

Raadsvoorstel

3. Het college verstrekt jaarlijks aan de accountant een zogenaamde bevestiging (Letter Of Representation) bij de jaarrekening. 4. was: ‘ voor uiterlijk 15 juni aan de raad.’

3. Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de accountant, dat alle haar bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt. 4. wordt: ‘ uiterlijk op de datum die in de P&C kalender is vastgelegd.’ Lid 6 en 7 zijn nieuw toegevoegd: 6. De accountant maakt voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording door het college zo veel mogelijk gebruik van het namens het college uitgevoerde onafhankelijke onderzoek. 7. De accountant maakt in de accountantscontrole zo veel mogelijk gebruik van de aanwezige interne beheersing van de werkzaamheden van de interne auditfunctie van de gemeente en stimuleert door een zo veel mogelijke organisatiegerichte accountantscontrole de verdere kwaliteitsverbetering en professionalisering.

Artikel 4. Inrichting accountantscontrole

Artikel 4. Inrichting accountantscontrole 1. toevoeging: ‘de frequentie’.

2. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.

2. De accountant kan de werkzaamheden in het kader van de accountantscontrole ook zonder vooraankondiging uitvoeren. De voor de controle benodigde dossierstukken vraagt de accountant zoveel mogelijk vooraf schriftelijk op bij een vertegenwoordiger van de ambtelijke organisatie.

3. was: een audit-comité, bestaande uit de volgende vertegenwoordigers van de gemeente: drie vertegenwoordigers uit de raad, een vertegenwoordiger van de raadsgriffie, de portefeuillehouder Financiën, de concerncontroller en het hoofd afdeling Beleidsplanning en Concern Financiën.

3. wordt: de adviescommissie Controle en Financiën van de gemeente.

Artikel 5 Toegang tot informatie 1. De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig

Artikel 6. Toegang tot informatie 1. Het college draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle relevante werkplaatsen van de gemeente.

620851

5

Raadsvoorstel

oordeelt. Het college draagt er zorg voor, dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerdetoegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de gemeente. 2. het woord ‘ambtenaren’ is vervangen

2. wordt: ‘in de gemeentelijke organisatie werkende personen’

3. was: ‘organisatie-eenheden van de gemeente

3. wordt: ‘in de gemeentelijke organisatie werkende personen’ wordt: ‘het gevoerde financiële beheer, de getrouwheid van zowel het financiële beeld als de verklaring omtrent de rechtmatige totstandkoming van de baten en lasten’

was: ‘de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten,balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.’ Artikel 6 Overige controles en opdrachten 3. was: ‘aan derden (Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, CBS, e.d.)’

Artikel 3. Overige controles en opdrachten 3. wordt: ‘aan derden’

Daarnaast is het woord ‘indien’ vervangen

wordt vervangen in ‘als’

Artikel 7 Rapportering 1. Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de raad en zend een afschrift hiervan aan het college.

Artikel 7. Rapportering door accountant 1. Indien de accountant bij een accountantscontrole tot het oordeel komt dat de rechtmatigheidsverantwoording door het college niet getrouw is, dan wel afwijkingen constateert die op zichzelf leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het college. 2. In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde controles verslag uit aan het managementteam en het college over zijn bevindingen die niet van bestuurlijke aard zijn.

2. In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel-)controles verslag uit over zijn bevindingen van niet van bestuurlijk belang aan de ambtenaar van wie het geldelijk beheer, het vermogensbeheer, de administratie en of de beheersdaden zijn gecontroleerd, het hoofd van de dienst waar de ambtenaar werkzaam is, de concerncontroller en het hoofd afdeling Beleidsplanning en Concern Financiën dan wel andere daarvoor in aanmerking komende ambtenaren. 3. was: ‘accountantsverklaring’ Artikel 8 Inwerkingtreding

620851

3. wordt: ‘controleverklaring’ Artikel 8. Inwerkingtreding

6

Raadsvoorstel

Deze verordening treedt in werking per 15 november 2003, met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening (en deelverantwoordingen) van het verslagjaar 2004 en later. Met ingang van dezelfde datum vervalt de “Controleverordening”, van toepassing verklaard bij raadsbesluit van 2 januari 2001, met dien verstande dat zij van toepassing blijft op de accountantscontrole van de jaarrekening (en deelverantwoordingen) tot en met het verslagjaar 2003. Artikel 9 Citeertitel Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam “Controleverordening gemeente Venlo”.

1. Deze verordening treedt in werking per 1 januari 2025, zodat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening (en deelverantwoordingen) van het verslagjaar 2025 en later. 2. Op dat tijdstip wordt de “Controleverordening gemeente Venlo”, zoals vastgesteld door de gemeenteraad d.d. 7 november 2003 en geldend verklaard door de gemeenteraad d.d. 4 januari 2010 ingetrokken.

Artikel 9. Citeertitel 1. Deze verordening wordt aangehaald als: “Verordening controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Venlo 2025”.

Kanttekeningen Niet van toepassing. Financiën Dit voorstel heeft geen directe financiële consequenties (cq. kosten). Het betreft het actualiseren van de controle verordening zoals opgenomen in voorliggend raadsbesluit. Communicatie Niet van toepassing. Vervolgprocedure raad Niet van toepassing. Burgemeester en wethouders van Venlo de secretaris

de burgemeester

Ondertekend door Twan Beurskens op 27-01-2026

Ondertekend door Antoin Scholten op 27-01-2026

Twan Beurskens

Antoin Scholten

620851

7