561654 Bijl01 Evaluatie Financiele verordening.pdf

29-10-2025

Evaluatie Financiële Verordening Gemeente Venlo

1. Inleiding In opdracht van de gemeente Venlo is een evaluatie uitgevoerd van hoofdstuk 2 – Begroting en Verantwoording van de Financiële Verordening 2023, vastgesteld door de gemeenteraad op 25 mei 2023 en van kracht sinds verslagjaar 2024. De evaluatie volgt de toezegging van het college om de verordening te herzien na één volledige P&C-cyclus en heeft betrekking op het jaar 2024. Doel van de evaluatie is vast te stellen in hoeverre de bepalingen uit hoofdstuk 2 worden nageleefd en of deze duidelijk, actueel en uitvoerbaar zijn. Daarnaast is getoetst aan de juridische actualiteit ten opzichte van relevante wet- en regelgeving (zoals BBV en BADO). Aanvullend merken we op dat gelijktijdig is gestart met een bredere evaluatie van de P&C-cyclus; de bevindingen over sturing en beheersing vanuit de financiële verordening krijgen daar een plek. De evaluatie beantwoordt de volgende vier vragen: 1.

Worden de bepalingen uit hoofdstuk 2 van de financiële verordening nageleefd? (Toetsing uitvoering) (hst 2)

2.

Zijn de bepalingen duidelijk, actueel en uitvoerbaar? (Praktische toepasbaarheid) (hst 2)

3.

Is de verordening (hst 2) in lijn met actuele wet- en regelgeving (BBV, BADO)? (Juridische actualiteit) (hst 3)

4.

Zijn aanpassingen of verbeteringen nodig? (Verbeteradvies/evaluatie) (hst 3)

2. Naleving & Uitvoerbaarheid Dit hoofdstuk toetst de uitvoering van hoofdstuk 2 van de Financiële verordening 2023 aan twee centrale vragen: worden de bepalingen nageleefd, en zijn zij duidelijk, actueel en uitvoerbaar. De beoordeling ziet op het jaar 2024 en is gebaseerd op de kadernota’s, programmabegrotingen, jaarstukken, bestuursrapportage (BERAP), slotnota, relevante raadsbesluiten en het document Meetbaar Venlo. Per artikel (2 t/m 7) is hieronder een beknopte conclusie met eventuele verbeterpunten opgenomen. Artikel

Voldoet

Toelichting

Artikel 2

Ja

De programma-indeling en programmalijnen zijn in 2019 door de gemeenteraad vastgesteld. De programma-indeling en indicatoren zijn consistent verwerkt, en de verplichte BBV-paragrafen plus de Wooparagraaf staan in zowel begroting als jaarstukken. Extra paragrafen komen er alleen bij nieuwe ontwikkelingen of na een raadsbesluit. Aanbevolen is wel om in lid 3 toe te lichten hoe en wanneer extra paragrafen worden toegevoegd.

Artikel 3

Ja

De kadernota wordt jaarlijks tijdig vastgesteld en bevat zowel beleidsmatige als budgettaire kaders met meerjarenraming; daarmee vormt zij het vertrekpunt voor de programmabegroting. Aansluiting op de BBV-/P&C-systematiek kan nog wat steviger. Aanbevolen is in de volgende editie iets verder toe te werken naar dezelfde programmastructuur en een beknopte aansluitingstabel met de belangrijkste aannames (structureel/incidenteel, kapitaallasten, reserves) zonder dat er een mini-begroting ontstaat.

Artikel 4

Ja

Artikel 4 wordt in hoofdzaak nageleefd: bij de begrotingsvaststelling autoriseert de raad baten, lasten en investeringen per programmalijn; afwijkingen worden via bestuursrapportage, slotnota en jaarrekening (grens €200.000) gemeld en toegelicht, gesteund door maandelijkse monitoring. De bewijsvoering is daarmee in opzet deugdelijk, al blijft volledige tijdigheid in de praktijk niet altijd te garanderen. In de huidige tekst van artikel 4, lid 3, is opgenomen dat het college “indien nodig” met voorstellen tot aanpassing van investeringskredieten komt. Deze formulering biedt beperkte duidelijkheid over wanneer een aanpassing daadwerkelijk verplicht is. Aanbevolen wordt om scherper te formuleren wanneer het college moet komen met een voorstel tot aanpassing. Bijvoorbeeld bij overschrijding/onderschrijding of relevante actualisaties boven een expliciete drempel en met een vaste frequentie.

Artikel

Voldoet

Toelichting

Artikel 5

Ja

De raad wordt jaarlijks via de BERAP geïnformeerd. In 2024 betreft dit één geïntegreerd document. Afwijkingen groter dan €200.000 op beleid, baten/lasten en investeringen worden per programmalijn toegelicht. Waar nodig leiden deze tot begrotingswijzigingen die door de raad worden vastgesteld. De opzet sluit aan op de programma-indeling, inclusief de algemene middelen. In de praktijk is het echter niet volledig te garanderen dat alle afwijkingen tijdig en volledig in beeld zijn. Hoewel afwijkingen boven de grens van €200.000 in de BERAP zichtbaar worden vermeld, geeft dit vooral een indicatie van de toepassing van de norm; het zegt minder over de tijdigheid en volledigheid van afwijkingen zoals vermeldt artikel 4 en 5 van de financiële verordening.

Artikel 6

Ja

Artikel 6 wordt nageleefd: de slotnota 2024 bevat onontkoombare, nietbijstuurbare posten (o.a. budgetoverhevelingen en aanvullende investeringskredieten). Afwijkingen zijn via begrotingswijzigingen verwerkt en door de raad vastgesteld (18-12-2024).

Artikel 7

Ja

Naleving is op orde: resultaatbestemming tegelijk met de jaarstukken vastgesteld; overhevelingen tijdig via raadsbesluit; 1%verantwoordingsgrens toegepast; overschrijdingen toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

Artikel 8

Nee

Structurele naleving is niet aantoonbaar. De controles op naleving van artikel 8 van de Financiële Verordening vinden plaats op casusniveau en worden uitgevoerd door de 1e, 2e en 3e lijn, waardoor het proces inhoudelijk wel geborgd is. Er ontbreken echter aantoonbare documenten, zoals vastgelegde besluiten of centrale registraties, waaruit structurele naleving blijkt. Aanbevolen wordt een centraal register in te richten waarin alle gevallen waarin artikel 8 van toepassing is worden vastgelegd. Dit register wordt beheerd door bijvoorbeeld Concerncontrol, met aanlevering door de betreffende afdelingen. Daarmee kan structureel worden aangetoond dat de toetsing op artikel 8 plaatsvindt en worden afwijkingen gemotiveerd vastgelegd. Daarnaast wordt geadviseerd in elk relevant college- en raadsvoorstel een vaste passage op te nemen onder de titel “Artikel 8 – wensen en bedenkingen”, waarin kort wordt aangegeven of het artikel is toegepast, wat de uitkomst is en of er sprake is van een afwijking. Door deze passage verplicht te stellen vóór agendering ontstaat consistentie in de besluitvorming en wordt naleving beter controleerbaar.

Conclusie De centrale vragen in dit hoofdstuk richten zich op de naleving en praktische toepasbaarheid van de bepalingen in hoofdstuk 2 van de financiële verordening. De bevindingen zijn gebaseerd op de P&C-documenten en relevante raadsbesluiten over 2024 Over het geheel genomen worden artikelen 2 tot en met 8 grotendeels nageleefd. De opzet en uitvoering van de financiële verordening functioneren naar behoren, maar er zijn enkele punten waarop verdere verduidelijking en bewijsbaarheid de bestuurlijke effectiviteit kunnen versterken. Verbetering is met name wenselijk op de volgende onderdelen:  art. 2 lid 3: verduidelijken hoe en wanneer extra paragrafen worden toegevoegd;  art. 3: vergroten van de aansluiting op de programmastructuur en transparantie van aannames, zonder dat dit leidt tot een “minibegroting”;  art. 4 lid 3: expliciteren van de werkwijze voor aanpassing van meerjarige investeringsbudgetten en de momenten van interne bijsturing;  art. 8: verbeteren van dossiervorming en centrale registratie, zodat naleving aantoonbaar wordt. Op basis van deze bevindingen kan worden geconcludeerd dat de financiële verordening (hoofdstuk 2) in de praktijk goed functioneert, maar dat enkele tekstuele en procesmatige aanscherpingen wenselijk zijn om de transparantie, consistentie en controleerbaarheid verder te verbeteren.

3. Actuele wet- en regelgeving Dit hoofdstuk toetst de uitvoering van hoofdstuk 2 van de Financiële verordening 2023 aan twee centrale vragen: is de verordening in lijn met actuele wet- en regelgeving en welke verbeteringen zijn er nodig. Hiervoor is de verordening getoetst aan de nieuwe BBV- en Bado-regels die vanaf 2024 en 2025 van kracht zijn. In het hierna volgende schema zijn de onderdelen opgenomen die dringend moeten worden aangepast om te blijven voldoen aan de wettelijke voorschriften. Onderwerp

Aanbevolen toevoeging aan de financiële verordening

Verantwoordingsgrens van 2%

• Pas de financiële verordening aan door de verantwoordingsgrens expliciet vast te stellen op 2% van de totale lasten van de gemeente, conform de nieuwe BBV-regel.

Nieuwe materialiteitsgrens voor accountantscontrole

• Voeg in Artikel 7 of via verwijzing naar de controleverordening toe dat de materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2% bedraagt, berekend over de totale lasten exclusief dotaties aan reserves.

Gezamenlijke toetsing van fouten en onzekerheden

• Actualiseer de financiële verordening zodat duidelijk is dat fouten en onzekerheden gezamenlijk worden getoetst aan één materialiteitsgrens, in plaats van afzonderlijk.

Paragraaf ‘Overige gegevens’ in de jaarstukken

• Voeg in de financiële verordening toe dat in de jaarstukken een aparte paragraaf ‘Overige gegevens’ wordt opgenomen, waarin de controleverklaring van de accountant is opgenomen, ná de jaarrekening.

Goedkeuring van jaarstukken inclusief controleverklaring

• Verduidelijk in financiële verordening dat de raad de jaarstukken vaststelt inclusief de definitieve controleverklaring van de accountant, zoals vereist vanaf 2025.

Monitoring van structurele vs. incidentele lasten

• Voeg in de financiële verordening toe dat in bestuursrapportages en jaarstukken onderscheid wordt gemaakt tussen structurele en incidentele lasten, inclusief monitoring en toelichting op verschuivingen. Hoewel dit nog niet expliciet in de verordening is opgenomen, wordt in de praktijk in de slotnota aandacht besteed aan het onderscheid tussen structurele en incidentele lasten (en baten). In de jaarrekening wordt dit bovendien actief uitgevraagd en toegelicht. Het onderscheid is daarmee feitelijk onderdeel van de bestaande werkwijze, inclusief monitoring en toelichting op verschuivingen.

Nadere duiding geven aan de rechtmatigheidsverantwoording en de bijbehorende begrippen

Voeg in de financiële verordening een afzonderlijk hoofdstuk rechtmatigheidsverantwoording (voorwaardencriterium, begrotingscriterium en misbruik/oneigenlijk gebruik) toe met verwijzing naar een geactualiseerd normenkader, intern controleplan en rapportage grens.

Conclusie Op basis van de evaluatie van hoofdstuk 2 van de financiële verordening 2023 van de gemeente Venlo zijn aanpassingen en verbeteringen noodzakelijk om de verordening te laten aansluiten op de geldende wet- en regelgeving (BBV/Bado). Na interne toetsing binnen de gemeente Venlo wordt aanbevolen de voorgestelde wijzigingen integraal over te nemen: het expliciet vastleggen van een verantwoordingsgrens én materialiteitsgrens van 2% (op basis van totale lasten exclusief toevoegingen aan reserves), het gezamenlijk toetsen van fouten en onzekerheden aan één grens, het toevoegen van een paragraaf ‘Overige gegevens’ met de controleverklaring in de jaarstukken en het verduidelijken dat de raad de jaarstukken vaststelt inclusief de definitieve controleverklaring. Tevens wordt geadviseerd een afzonderlijk hoofdstuk rechtmatigheidsverantwoording op te nemen (voorwaardencriterium, begrotingscriterium en misbruik/oneigenlijk gebruik) met verwijzing naar een geactualiseerd normenkader, intern controleplan, de rapportagegrens in euro’s te bepalen en het onderscheid en de monitoring van structurele versus incidentele lasten en baten formeel te borgen. Hiermee sluit de verordening aantoonbaar aan op de wettelijke kaders en wordt de rechtmatigheid, transparantie en bestuurlijke sturing versterkt.

Omdat uitsluitend hoofdstuk 2 van de financiële verordening is beoordeeld, is de gemeente zelf verantwoordelijk voor de juiste doorwerking van deze aanpassingen in de gehele verordening (terminologie, verwijzingen, autorisatieniveaus en samenhang met overige hoofdstukken), zodat de verordening als geheel consistent, rechtmatig en bestuurlijk transparant is.

Papendorpseweg 53-59 | 3528 BJ Utrecht | +31 (0)30 258 70 00

www.bakertilly.nl