425291 2025 RIB Aanvullende vragen privacybeleid.pdf

Raadsinformatiebrief collegevergadering d.d. paragraaf portefeuillehouder

25 maart 2025 Bedrijfsvoering Burgemeester

GEMEENTEBESTUUR

ons kenmerk 425291 team RGJZAT steller M.A.M.J. Löbhard telefoonnummer +31 77 3599479 e-mail m.lobhard@venlo.nl bijlage(n) 0

Onderwerp Aanvullende vragen privacybeleid Kennisnemen van Onderstaande antwoorden op de vragen die door de leden van de Commissie Bestuur tijdens de vergadering zijn gesteld. Aanleiding van Op 12 maart 2025 heeft de vergadering van de Commissie Bestuur plaatsgevonden, waarbij de actualisatie van het privacybeleid onderwerp was. In deze vergadering zijn aanvullende vragen met betrekking tot het privacybeleid gesteld. In deze raadsinformatiebrief wordt u geïnformeerd over de antwoorden op de vragen die door de leden van de Commissie Bestuur tijdens de vergadering zijn gesteld. Kernboodschap De antwoorden op de vragen die door de leden van de Commissie Bestuur zijn gesteld, worden hieronder weergegeven. 1. Wanneer wordt de raad proactief geïnformeerd over datalekken en is het mogelijk de datalekkenrapportage (structureel) aan de raad te verstrekken? Binnen gemeente Venlo wordt de ‘Procedure datalekken’ gevolgd wanneer sprake is van een (vermoeden van een) datalek. Deze procedure beschrijft de wijze waarop binnen de gemeentelijke organisatie wordt omgegaan met de meldplicht datalekken in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Wet politiegegevens (Wpg). Voor ieder datalek wordt een advies opgesteld door het datalekteam en voorgelegd ter besluitvorming aan de gemeentesecretaris. De gemeentesecretaris is gemandateerd om namens ons te besluiten.

In de ‘Procedure datalekken’ is opgenomen dat indien de situatie dusdanig bestuurlijk gevoelig van aard is dat besluitvorming plaats hoort te vinden bij ons, de gemeentesecretaris geen gebruik maakt van zijn mandaat. Alsdan legt de Functionaris Gegevensbescherming (FG) een voorstel 425291 1

Raadsinformatiebrief

voor aan ons. Indien de FG anders dan de gemeentesecretaris van mening is dat besluitvorming bij ons hoort, is de FG bevoegd een voorstel naar ons te brengen. Deze situatie heeft zich tot op heden niet voorgedaan. In artikel 2 van het ‘Protocol actieve en passieve informatieplicht gemeente Venlo 2025’ is opgenomen in welke situaties wij de raad informeren, bijvoorbeeld bij een complex onderwerp met relevantie voor de raad of bij een risicovolle situatie. Jaarlijks wordt een ‘Rapportage datalekken’ opgesteld waarin onder meer is opgenomen hoeveel en welke soort datalekken in het afgelopen jaar hebben plaatsgevonden. Deze rapportage kan onder geheimhouding structureel jaarlijks aan uw raad worden verstrekt. 2. Kunnen de burgemeester en de gemeentesecretaris afwijken van het privacybeleid? De burgemeester en de gemeentesecretaris hebben op grond van het privacybeleid de mogelijkheid om, op basis van een belangenafweging, beargumenteerd af te wijken van het beleid. Deze situatie kan zich voordoen wanneer zij van mening zijn dat er sprake is van zwaarder wegende belangen dan het privacybelang. De FG heeft een adviserende rol in dit proces. 3. In 2022 heeft de raad gevraagd of de gemeente Venlo werkt met een algoritmeregister, een sensorregister, en een afhankelijkheidsregister. Het antwoord was toen ‘nee’.

Geldt dit antwoord nog steeds? In 2022 hadden wij nog geen algoritmeregister, sensorregister of afhankelijkheidsregister in gebruik, omdat die nog niet in die mate van toepassing waren. Het algoritmeregister is een aangekondigde toekomstige verplichting waar gemeente Venlo zich als organisatie op aan het voorbereiden is door middel van het opstellen van beleid over het algoritmeregister. Er wordt nu geen reden gezien om een eventueel sensorenregister separaat op te zetten. In plaats daarvan zal de informatie over sensoren waar nodig worden meegenomen in een algoritmeregister.

Burgemeester en wethouders van Venlo de secretaris

de burgemeester

Ondertekend door Twan Beurskens op 27-03-2025

Ondertekend door Antoin Scholten op 27-03-2025

Twan Beurskens

Antoin Scholten

425291

2