3 - bijlage Leidraad samenwerken met energiecoöperaties (Q1 2021).pdf

Leidraad samenwerken met energiecoöperaties BASIS RICHTLIJN VOOR SAMENWERKING MET ENERGIECOÖPERATIES

Inleiding Het programma ‘Venlo circulaire en duurzame hoofdstad’ richt zich op de verwezenlijking van nationale en lokale klimaatambities. De energietransitie vormt een belangrijk onderdeel van deze ambities. Om deze ambities te realiseren zet gemeente Venlo onder andere in op de totstandkoming van wijkakkoorden. Zo’n lokaal wijkakkoord noemen we een ‘Akkoord van Morgen’. Gemeente Venlo ziet de wijk namelijk als ideale schaal om successen in de energietransitie te behalen. Energiecoöperaties zijn doorgaans op deze lokale schaal actief. Uitgangspunt voor gemeente Venlo is dat de coöperaties dicht bij de burger staan, dat de lokale gemeenschap de kansen van de energietransitie ervaart, en dat er sprake is van een gedegen en professionele uitvoering van projecten door de coöperaties. Er liggen veel kansen voor energiecoöperaties als er wordt ingezet op de versterking van de zelforganisatie van burgers. Hierdoor worden de transitie(doelen) door meer schouders gedragen en dit verhoogt de kans op succesvolle eigen initiatieven van burgers. Dit rapport is gebaseerd op de uitkomsten van een onderzoek dat gemeente Venlo heeft laten uitvoeren door adviesbureau BMC, naar de rol van energiecoöperaties in de duurzaamheidsopgave. De maatschappelijke kracht van burgers en hun organisaties (energieke samenleving) kunnen de verduurzamingsopgave versnellen.

Burgers en hun organisaties spreken andere burgers aan en vergroten de acceptatie van noodzakelijke en wenselijke verandering. Het nationale klimaatakkoord erkent deze aanpak en streeft naar lokaal eigendom in projecten. Daarom besteden we in deze leidraad specifiek aandacht aan de afspraken die bijdragen aan een optimale samenwerking tussen de burger, de energiecoöperatie en de gemeente.

Uitgangspunten ●

● ●

●

De gemeente Venlo en de energiecoöperaties leggen de gemeenschappelijke doelen, werkwijzen en overlegvormen vast in een overeenkomst. Het doel hiervan is om een kader te hebben waarbinnen elkaars inspanningen kunnen worden getoetst, met daarin randvoorwaarden en afspraken over de samenwerking in projecten. Naast deze leidraad worden er per project afspraken vastgelegd in een businesscase. Deze afspraken zijn een verdieping op de algemene samenwerkingsafspraken van deze leidraad. De gemeente zal de coöperaties betrekken bij haar beleid aangaande duurzaamheid en circulariteit. Hieronder verstaan we coöperaties die zich inzetten op de volledige breedte van het programma duurzaamheid en circulariteit. Zo kan een coöperatie ook actief zijn op het gebied van klimaatadaptatie. Coöperaties organiseren zich dicht bij de wijk. Dat wil niet zeggen dat iedere wijk een eigen coöperatie heeft. We hechten echter wel veel waarde aan betrokkenheid in iedere wijk. Het is daarbij mogelijk dat de centrale coördinatie vanuit een coöperatie wordt georganiseerd.

Randvoorwaarden gemeente Gemeente Venlo is op zoek naar een maatschappelijk partnerschap met energiecoöperaties binnen haar gemeentegrenzen die vanuit een breed draagvlak betekenisvol kunnen zijn bij de lokale doelstellingen in de energietransitie. De rol die gemeente Venlo wil oppakken richting coöperaties wordt onder andere bepaald door de wijze waarop een energiecoöperatie zich profileert. Gemeente Venlo geeft de voorkeur aan coöperaties die activiteiten ontplooien in de directe nabijheid van haar leden, waarmee het principe van lokale betrokkenheid en revenuen daadwerkelijk landen in de betreffende wijk/buurt. In het verlengde hiervan moedigt gemeente Venlo ook aan dat de coöperatie burgerinitiatieven en burgerparticipatie (in het kader van de energietransitie) ondersteunt. Gemeente Venlo ziet het dan ook als haar rol om projecten aan te dragen, daar waar zij een rol ziet weggelegd voor de coöperatie. Vanuit gemeentelijk perspectief kan een coöperatie vooral meerwaarde genereren door het ontplooien van lokale initiatieven. Volgens de gemeente kan een focus van de coöperatie op de nabijheid bij burgers, het draagvlak onder de inwoners vergroten. Dit maatschappelijk enthousiasme kan leiden tot een groter ledenbestand. De gemeente Venlo erkent daarbij de volgende randvoorwaarden voor de samenwerking: 1. Lokaal coöperatief eigendom.

Bij ontwikkeling van hernieuwbare energie wordt ingezet op lokaal eigendom. Daarin is een rol is weggelegd voor de energiecoöperatie. Hierover worden aanvullende afspraken gemaakt in het nog op te stellen beleid voor de opwek van duurzame energie in de gemeente Venlo (Nieuwe energie in Venlo). Ook bij het onderwerp energiebesparing en binnen de transitievisie warmte kunnen energiecoöperaties een belangrijke rol spelen. Hierover worden maatwerk afspraken gemaakt met de energiecoöperatie, die vervolgens door het college worden vastgesteld, in zogeheten prestatieafspraken tussen het college en de energiecoöperatie. 2. Nieuwe grote projecten. Nieuwe projecten (waarin sprake is van meerdere betrokken partijen) worden ingediend middels het format voor de businesscase (bijlage 1) en daarmee getoetst aan een aantal basis principes: a. Projectdoelen (gerelateerd aan de energietransitie en het klimaatakkoord) b. Projectomschrijving (technisch- inhoudelijk, inclusief scenario’s) c. Projectuitvoering (rollen, bevoegdheden, stappenplan, mijlpalen) d. Financiën (kosten, bekostiging, rendement en terugverdientijd) e. Risicomanagement (impact, beheersing en richtlijnen staatssteun) f. Inzicht geven in projectrevenuen

Randvoorwaarden energiecoöperatie De energiecoöperatie zal een professionele en betrouwbare partner zijn voor de gemeente Venlo. De ontwikkeling van hernieuwbare energie is een zeer kennis- en kapitaalintensief proces. Om de

betrouwbaarheid jegens de gemeente te kunnen garanderen moet de benodigde kennis en kapitaal binnen de energiecoöperatie aanwezig zijn. Alleen dan kan de coöperatie professioneel tot uitvoering komen van de gemeenschappelijke beleidsplannen. Om dit te bewerkstelligen erkent de energiecoöperatie de volgende randvoorwaarden 1. Kennis en kapitaal ophalen. Kennis en kapitaal ophalen bij leden van de energiecoöperatie, energiecoöperaties binnen het RESCOOP verband en bij andere partijen is noodzakelijk. 2. Participeren in kennisnetwerken. Denk daarbij aan regionale, provinciale en landelijke kennisnetwerken. 3. Het benutten van derde geldstromen. Denk daarbij aan subsidies, maar ook fondsconstructies van de rijksoverheid ten behoeve van de energietransitie. 4. Samenwerkingsverband met een externe partij. Een samenwerkingsverband aangaan met een externe partij, waarbij zowel de gemeente als energiecoöperatie zorgdragen dat de (economische) waarde van het project zoveel als mogelijk terugvloeit naar het gebied. 5. Een project starten. De energiecoöperatie kan op meerdere manieren projecten starten: a. Een zelfstandig project b. In opdracht van de gemeente c. In de rol van opdrachtgever en opdrachtnemer, waarbij in veel gevallen sprake zal zijn van meerdere betrokken partijen. Hierbij zal gebruik worden gemaakt van een de uitwerking van het format businesscase.

Voorwaarden voor samenwerking ● ●

●

De gemeente stimuleert inwoners om te participeren in energiecoöperaties en zal dit waar mogelijk ondersteunen. De gemeente spant zich in om de activiteiten van de energiecoöperaties te ondersteunen. Hierbij richt de gemeente zich ook op haar directe partners en verbonden partijen, met als doel om de doelstellingen van de energiecoöperaties te verbinden aan die van haar partners. De energiecoöperatie spant zich in om draagvlak te creëren voor de gezamenlijke duurzaamheidsdoelstellingen van de gemeente onder (nog) niet participerende burgers.

●

●

●

● ● ●

De gemeente en de energiecoöperatie kunnen gezamenlijk afspraken maken over de compensatie van uitvoeringstaken verricht door de energiecoöperatie in het kader van het algemeen belang. Gemeente Venlo zal de energiecoöperatie zoveel mogelijk ondersteunen bij het vinden van projectfinanciering, dit door het inzetten van de regionale en landelijke financieringsmogelijkheden. Indien noodzakelijk kan de gemeente energiecoöperaties ondersteunen doormiddel van aanvullende afspraken. Hierbij wordt rekening gehouden met kaders zoals bijvoorbeeld staatssteun. Gemeente Venlo kan energiecoöperaties ondersteunen door het beschikbaar stellen van middelen in natura, zoals vergaderruimte, mediakanalen, kennis e.d. Gemeente Venlo onderzoekt wat mogelijkheden zijn om eigen vastgoed ter beschikking stellen aan een coöperatie voor collectieve PV- installaties. Gemeente Venlo gaat voor een solide opbouw van de energiecoöperatie met als doel om het vertrouwen van de inwoners in de energietransitie niet op het spel te zetten. Dit doen zij door samen met de energiecoöperatie de businesscase vooraf in beeld te brengen, bij te dragen aan solide financieringsbronnen en daarmee grote risico’s te vermijden.

Coöperaties zijn autonoom. Coöperaties zijn autonome, zelfredzame organisaties onder toezicht van de leden. Als ze overeenkomsten aangaan met andere organisaties en/of met overheden, of als ze extern kapitaal aantrekken, doen ze dat op een dusdanige manier dat de democratische controle van de leden en de autonomie van de coöperatie gewaarborgd is. Coöperaties werken samen. Voor de gemeente Venlo is het mogelijk dat er meerdere energiecoöperaties zijn in de gemeente. Deze zullen onderling samenwerken en elkaar versterken. De coöperaties zullen geen concurrerende claims leggen op hun geborgde posities. De gemeente Venlo maak met de individuele coöperaties aanvullende afspraken op basis van deze leidraad.

Procesafspraken en communicatie 1. Frequentie van overleg. Gemeente Venlo overlegt op reguliere basis met energiecoöperaties over zaken die rechtstreeks betrekking hebben op hun activiteiten. Ambtelijk is dit 4 keer per jaar (einde ieder kwartaal). De gemeente wordt hierbij vertegenwoordigd door het cluster Duurzaamheid. Vanuit de energiecoöperatie is minimaal een bestuurslid met zeggenschap aanwezig. Daarnaast overlegt de energiecoöperatie minimaal 1 keer per jaar met de portefeuillehouder over algemene ontwikkelingen. Zowel gemeente als energiecoöperaties dragen zorg voor het organiseren van deze periodieke overleggen. 2. Vast aanspreekpunt. Zowel gemeente Venlo als de energiecoöperaties voorzien in een vast contactpersoon dat fungeert als eerste woordvoerder/aanspreekpunt. Afspraken buiten de reguliere overleggen worden afgestemd via de contactpersonen van beide partijen. De contactpersonen dragen bovendien de zorg om de wederpartij op de hoogte te stellen van ontwikkelingen die relevant zijn voor de onderlinge samenwerking. Bijvoorbeeld in het geval dat de gemeente initiator is van een hernieuwbaar energie project. 3. Aanvullende overleggen. Naast de reguliere overleggen nemen beide partijen het initiatief om een overleg te initiëren, indien daar behoefte aan is.

Bijvoorbeeld als er relevante ontwikkelingen zijn op lokaal/regionaal gebied en/of er sprake is van een specifiek project.

4. Afspraken nieuwe projecten. Als er sprake is van een specifiek project, dan maken gemeente Venlo en de energiecoöperatie aanvullende afspraken, op basis van deze leidraad. Voor grotere projecten wordt er gebruik gemaakt van het in beeld brengen van de businesscase volgens het daarvoor vastgestelde format. 5. Bestuursrechtelijke basis. In de uitvoering van wet- en regelgeving (zoals ruimtelijke – en aanbestedingsbeleid) waarborgt de gemeente dat afspraken ook een bestuursrechtelijke basis hebben.

Bijlage 1. Uitwerking Businesscase In een businesscase wordt een project getoetst aan de haalbaarheid, zowel op technisch-inhoudelijk vlak als op financieel gebied. Het is daarbij de uitdaging om soms abstracte omstandigheden zo concreet mogelijk te beschrijven. Projectdoel(en) Een breed scala van vragen dient te worden beantwoord zodat duidelijk wordt wat de meerwaarde is van het project uit de businesscase. Daarbij zijn de volgende vragen relevant: ● Wat is de aanleiding van het project? ● Welk probleem wordt door het succesvol doorlopen van het project opgelost? ● Welke verbetering vloeit voort uit het project? ● Wat is de relatie met de doelstellingen uit de energietransitie en/of het Klimaatakkoord? Projectomschrijving Op basis van de beantwoording van bovenstaande vragen dient het project helder, scherp en eenduidig omschreven te worden. Daarbij is het van groot belang dat blijkt op welke aannames bepaalde uitgangspunten gebaseerd zijn. Het technisch-inhoudelijk gedeelte van het project dient hierin uitgewerkt te worden. Uit de omschrijving moet naar voren komen of er verschillende scenario’s uitgewerkt gaan worden in de businesscase, of juist niet.

Projectuitvoering Het is belangrijk om vast te stellen welke organisaties of personen, vanuit welke rol of bevoegdheid, een rol hebben bij de uitvoering van het project. Zonder uitputtend te zijn, kunnen de volgende rollen onderscheiden worden: ● Opdrachtgever ● Opdrachtnemer ● Beleidsmaker ● Eigenaar ● Belanghebbende ● Financier ● Projectrevenuen Naast inzicht in welke organisaties of personen er betrokken zijn, is het eveneens belangrijk om een stappenplan uit te werken. Dit stappenplan dient vergezeld te gaan van een tijdsplanning inclusief mijlpalen (te bereiken tussentijdse doelen). Financiën De financiële paragraaf dient te zorgen voor inzicht tussen de kosten enerzijds en de bekostiging anderzijds. De kosten vloeien enerzijds voort uit het technisch-inhoudelijk gedeelte van het project en anderzijds uit de operationele kosten. Dit wordt ook wel aangeduid als de primaire kosten versus de ondersteunende kosten. Uit de businesscase dient ook te blijken hoe de bekostiging of financiering is geregeld. Slaagt de coöperatie erin om de kosten van het project af te dekken door de opbrengsten die voortvloeien uit het project, of is er een bijdrage van de leden, gemeente of derden nodig? Uit het financiële plaatje dient tevens te blijken hoe de structurele inkomsten en uitgaven zich verhouden tot eventuele eenmalige inkomsten en uitgaven.

Op basis daarvan kan worden bepaald (indien aan de orde) welk type financiële ondersteuning nodig is; een (tijdelijke) subsidie of een lening die na verloop van tijd dient te worden terugbetaald. Andere relevante financiële indicatoren betreffen de terugverdientijd van het project (hoe lang duurt het voordat de cumulatieve inkomsten groter zijn dan de oorspronkelijke investering) en het rendement van (de investering in) het project (bijvoorbeeld afgezet tegen alternatieve investeringen en de daarmee samenhangende rendementen). Risicomanagement Uit de businesscase dient te blijken welke risico’s zich kunnen voordoen, wat de mate van waarschijnlijkheid is van ieder risico en wat de potentiële impact is van deze risico’s. Tevens dient te blijken welke maatregelen er zijn genomen ter reductie van deze risico’s. De risico (en de beheersing daarvan) hebben niet alleen betrekking op de energiecoöperatie die een project in uitvoer neemt, maar ook op andere organisaties waarmee wordt samengewerkt. Projectrevenuen Het streven is om de projectrevenuen tot uitdrukking te brengen in maatschappelijke investeringen, waar de samenleving als geheel van profiteert.