180935 RV Actualisatie privacybeleidskader.pdf
Tekst van het document
GEMEENTEBESTUUR
Raadsvoorstel collegebesluit d.d. raadsvergadering d.d. paragraaf portefeuillehouder
18 februari 2025 02 april 2025 Bedrijfsvoering Burgemeester
ons kenmerk 180935 team RGJZAT steller M.A.M.J. Löbhard telefoonnummer +31 77 3599479 e-mail m.lobhard@venlo.nl datum 13-02-2025 bijlage(n) -
Onderwerp Actualisatie privacybeleidskader Advies Vaststellen van het Privacybeleid gemeente Venlo 2024 als geldend kader voor de gegevensverwerkingen waarvoor de gemeenteraad verantwoordelijk is. Aanleiding In 2019 hebben de bestuursorganen van gemeente Venlo het Privacy Beleidskader 2019 vastgesteld. Het Privacy Beleidskader 2019 bevat afspraken tussen de bestuursorganen en vormt het een kader waarbinnen medewerkers die persoonsgegevens verwerken dienen te opereren. Met het privacybeleidskader werd uitvoering gegeven aan artikel 24 van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), namelijk de verplichting voor organisaties om over privacybeleid te beschikken. Op grond van de AVG en het huidige privacybeleidskader moet het privacybeleidskader periodiek geëvalueerd worden, waarbij in ieder geval de volgende aspecten beoordeeld worden: inhoud, uitvoerbaarheid, invoering en werking. Indien daartoe aanleiding bestaat, wordt het privacybeleidskader aan de hand van de evaluatie geactualiseerd. Beoogd effect Een actueel privacybeleid als geldend kader voor de gegevensverwerkingen waarvoor de drie bestuursorganen van de gemeente verantwoordelijk zijn. Argumenten De evaluatie van het huidige beleidskader heeft tot de volgende constateringen geleid: −
De wet- en regelgeving waarnaar wordt verwezen, is in sommige gevallen niet meer actueel. Gedacht kan worden aan de verwijzing naar de Woo in plaats van de Wob.
−
De Wet politiegegevens is in het huidige beleidskader niet meegenomen.
180935
1
Raadsvoorstel
−
Na vaststelling van het huidige beleidskader zijn specifieke privacy-procedures vastgesteld.
−
In het huidige beleid wordt verwezen naar een nog te ontwikkelen monitorings- en verantwoordingsplan.
−
De functieomschrijvingen zijn onoverzichtelijk, hierdoor is in sommige gevallen overbodige en soms dubbele informatie opgenomen.
−
Het gebruik van enkele termen en formuleringen is niet meer actueel.
−
Na vaststelling van het huidige beleidskader zijn bepaalde handelingen uitgevoerd, zoals het aanwijzen van een portefeuillehouder privacy binnen het college.
De genoemde constateringen zijn verwerkt in het nu voorliggende Privacybeleidskader gemeente Venlo 2024. Concrete aanpassingen ten opzichte van het huidige beleid zijn: −
Verwijzingen naar wet- en regelgeving zijn gecontroleerd en geactualiseerd.
−
De Wet politiegegevens is toegevoegd. Een onderdeel hiervan is bijvoorbeeld dat onder paragraaf 5.1 uiteengezet is welke rechten betrokkenen hebben op grond van de Wet politiegegevens.
−
Verwijzingen naar specifieke privacy-procedures zijn toegevoegd. Het gaat hierbij om de volgende procedures: de DPIA-procedure, de procedure datalekken, de procedure rechten van betrokkenen en de procedure beheer verwerkingsregister.
−
Een verwijzing naar het vastgestelde monitorings- en verantwoordingsplan is toegevoegd.
−
De functieomschrijvingen zijn ingekort, op een overzichtelijke manier onder elkaar gezet en dubbelingen zijn verwijderd.
−
Termen zijn aangepast waar nodig. Hierbij kan gedacht worden aan het aanpassen van de term “teamleider” naar “hoofd” of de term “burger” naar “inwoner”.
−
De formuleringen zijn in lijn gebracht met het AVG-normenkader van de IBD/VNG. Dit is het normenkader wat door de gemeente wordt toegepast conform het Monitorings- en verantwoordingsplan.
−
De taak van de verantwoordelijkheid voor de verwerking en bescherming van de persoonsgegevens van medewerkers binnen de gemeente is expliciet belegd en een verwijzing naar het personeelshandboek e.d. is opgenomen (conform de instemming van de ondernemingsraad).
Kanttekeningen N.v.t. Financiën N.v.t.
180935
2
Raadsvoorstel
Communicatie De belangrijkste uitgangspunten uit het privacybeleid worden voor de inwoners en ondernemers op een toegankelijke manier vertaald in diverse privacyverklaringen op onze gemeentelijke websites. Vervolgprocedure raad N.v.t. Burgemeester en wethouders van Venlo de secretaris
de burgemeester
Ondertekend door Twan Beurskens op 20-02-2025
Ondertekend door Antoin Scholten op 20-02-2025
Twan Beurskens
Antoin Scholten
180935
3