109RV Nieuwe vergaderstructuur gemeenteraad Venlo 2025.pdf

GEMEENTEBESTUUR

Raadsvoorstel raadsnummer 2024 raadsvergadering d.d. portefeuillehouder

109 18 december 2024 Presidium

ons kenmerk 330780 team Raadsgriffie steller Paul Franx e-mail p.franx@venlo.nl datum 14 november 2024 bijlage(n) 5

Onderwerp Nieuwe vergaderstructuur gemeenteraad Venlo 2025 Advies Het vaststellen van de volgende verordeningen en een enkel protocol. 1. Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad gemeente Venlo 2025; 2. Verordening op de raadscommissies gemeente Venlo 2025; 3. Rechtspositieverordening raadsleden en burgerraadsleden gemeente Venlo 2025; 4. Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Venlo 2025; 5. Protocol actieve en passieve informatieplicht gemeente Venlo 2025. Aanleiding Eerder dit jaar heeft het presidium besloten tot het organiseren van een nieuwe vergaderstructuur. Met het vaststellen van het stuk ‘Uitwerking principebesluit nieuwe vergaderstructuur en spelregels’ op 28 oktober jl. heeft het presidium besloten de griffie opdracht te geven bovenstaande verordeningen en een enkel protocol te wijzigen.

330780

1

Beoogd effect Het beoogd effect met het vaststellen van deze verordeningen en het protocol is dat invulling is gegeven aan de opdracht van het presidium. Daarnaast voldoen deze documenten van de gemeenteraad hiermee weer aan de meest recente wet- en regelgeving. Argumenten In het principebesluit zijn wijzigingen voorgesteld die verwerkt moeten worden in de verordeningen en het protocol. Daarbij is gekozen om zo dicht mogelijk bij de modelverordeningen van het VNG te blijven. Zo voorkomen we zogenaamde geitenpaadjes en creëren we duidelijkheid voor raad, griffie, college en organisatie. Daarnaast zijn er nog een aantal Venlo-specifieke zaken aangepast. Wat die concrete veranderingen zijn staan hieronder weergegeven. Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad gemeente Venlo 2025 Onderdeel Hoofdstuk 1: Algemene bepalingen

Hoofdstuk 2: Raadsvergaderingen

330780

Was -

Wordt Bevat terminologie uit oude vergaderstelsel.

-

Opgefriste en aangepaste terminologie, passend bij nieuwe vergaderstructuur..

-

Benoeming burgerraadsleden is vastgelegd. Hiermee krijgen burgerraadsleden een officiële positie. Ze worden vooraf gescreend.

-

Besloten presidiumvergadering

-

Openbaar presidium dat de concept-agenda van de raad vaststelt.

-

Agendaoverleg dat advies uitbrengt aan het presidium over de agenda.

-

Agendacommissie dat gemandateerd is om de concept-agenda’s van de commissies vast te stellen en kan daarnaast commissieoverstijgende onderwerpen inplannen. Bestaat uit de (technisch) commissievoorzitters.

-

Inrichting van een ad hoc fractievoorzittersoverleg voor bespreking specifieke onderwerpen die (nog) niet in openbaarheid kunnen worden gedeeld. Vergadering wordt op

2

Raadsvoorstel

verzoek van fractievoorzitters of raadsvoorzitter gehouden. Hoofdstuk 3: Bevoegdheden, instrumenten raadsleden

Hoofdstuk 4: Slotbepalingen Diversen

-

Informatie over beeldvormende en oordeelsvormende bijeenkomsten.

-

Geactualiseerd naar het nieuwe vergaderstelsel door oud woordgebruik te verwijderen en alles omtrent agendering van themabijeenkomsten e.d. te verplaatsen naar de Verordening op de raadscommissies.

-

Spreekrecht en het Sprekersplein.

-

Spreekrecht gebeurt alleen nog in de commissies en is daarom verplaatst naar de Verordening op de raadscommissies.

-

Raadsinstrumenten staan genoemd met oude deadlines.

-

Raadsinstrumenten staan genoemd met nieuwe deadlines.

N.v.t.

N.v.t.

-

Burgerinitiatief.

-

Alles omtrent burgerinitiatief is uit het Reglement van Orde gehaald en er zal hiervoor een nieuwe verordening worden opgesteld.

-

Procedure planning & control.

-

Alles omtrent planning & control is uit het Reglement van Orde gehaald. Dit wordt elk jaar weer in het presidium behandeld en vastgesteld en was daarom overbodig.

Verordening op de raadscommissies gemeente Venlo 2025 De ‘Verordening op de raadscommissies gemeente Venlo 2025’ is een nieuwe verordening en kent geen voorganger. Afspraken die van toepassing waren op de commissies stonden voorheen in het Reglement van Orde en dit is nu losgetrokken. Wat er nieuw is in deze verordening: - De commissies zijn vanaf vaststelling officiële, gemeentewettelijke commissies (ex artikel 82 Gemeentewet) waardoor deze commissies in beslotenheid kunnen vergaderen; 330780

3

-

-

-

Evenwichtige verdeling van onderwerpen per commissie. De verdeling per programma, zoals dat in het verleden was geregeld, is losgelaten; De gemeenteraad benoemd vaste commissieleden uit elke fractie. Dit zijn zowel raadsleden als burgerraadsleden. Fracties tot en met zes zetels kunnen twee commissieleden voordragen. Per fractie is er één plaatsvervanger. Fracties vanaf zeven zetels kunnen drie commissieleden voordragen en er zijn per fractie twee plaatsvervangers; In de verordening is vastgelegd dat raadsconsultaties plaatsvinden in de commissievergadering; De technisch voorzitter van een commissie is een raadslid en wordt door de gemeenteraad aangesteld. Deze voorzitter neemt tevens zetel in de agendacommissie; De commissieleden maken zelf de (politieke) afweging om themabijeenkomsten, werkbezoeken, rondetafelgesprekken en aangedragen onderwerpen te agenderen. Het is vervolgens aan de agendacommissie om dit in de tijd passend te maken; Spreekrecht van burgers is geregeld in deze verordening omdat er nu voor elke commissie kan worden ingesproken, over geagendeerde en niet-geagendeerde onderwerpen.

Rechtspositieverordening raadsleden en burgerraadsleden gemeente Venlo 2025 Onderdeel

Was

Wordt

Vergoeding burgerraadsleden

Vergoeding geregeld via het fractiebudget en niet afhankelijk van aanwezigheid bij commissievergadering.

Vergoeding wordt geregeld via de presentielijst. Een burgerraadslid dat als commissielid optreedt moet deelnemen aan de beraadslaging door plaats te nemen aan tafel.

Faciliteiten raadsleden en burgerraadsleden

Raadsleden tekenen een bruikleenovereenkomst bij het in ontvangst nemen van een toegangsdruppel en informatie- en communicatievoorziening.

Raadsleden en burgerraadsleden tekenen een bruikleenovereenkomst bij het in ontvangst nemen van een toegangsdruppel en informatie- en communicatievoorziening.

Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Venlo 2025 Voorheen waren de verordeningen ambtelijke bijstand en fractieondersteuning separaat. Echter is het inmiddels gebruikelijk – en raadt de VNG het aan – om deze verordeningen samen te voegen. Dit vergemakkelijkt voor zowel raads- als burgerraadsleden de zoektocht naar welke (ambtelijke) bijstand zij precies kunnen krijgen. Nieuw voor burgerraadsleden in deze verordening is dat zij het recht krijgen om technische vragen te stellen over raadsvoorstellen. De overige raadsinstrumenten zijn enkel voorbehouden aan raadsleden.

330780

4

Raadsvoorstel

Protocol actieve en passieve informatieplicht gemeente Venlo 2025 Het protocol actieve en passieve informatieplicht was sterk verouderd en had dringend een herziening nodig. Hierin is vastgelegd op welke manieren het college de raad kan informeren. Wat anders is ten opzichte van het verleden is dat dit nog enkel door middel van raadsinformatiebrieven, een themabijeenkomst of een werkbezoek kan. Briefjes en mailtjes vanuit de organisatie doen we al een tijd niet meer en dat is nu geformaliseerd in dit protocol. Dit protocol doet tevens recht aan de wensen van de raad als het gaat over hoe het geïnformeerd wil worden. Meermaals is uitgesproken dat de frequentie van themabijeenkomsten en presentaties naar beneden moest. In dit protocol is dan ook vastgelegd dat schriftelijke informatievoorziening de voorkeur heeft, tenzij moverende redenen worden aangedragen om het via een themabijeenkomst te doen. Financiën Niet van toepassing. Communicatie Na vaststelling van deze verordeningen en het protocol worden de documenten gepubliceerd. Vervolgprocedure raad Indien nodig wordt een actualisatie aan uw raad voorgelegd. Het presidium,

de secretaris

de voorzitter

Ondertekend door Marijke van de Plasse op 11-12-2024

Ondertekend door Antoin Scholten op 11-12-2024

Marijke van de Plasse

Antoin Scholten

Bijlagen 1. Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad gemeente Venlo 2025; 2. Verordening op de raadscommissies gemeente Venlo 2025; 3. Rechtspositieverordening raadsleden en burgerraadsleden gemeente Venlo 2025; 4. Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Venlo 2025; 5. Protocol actieve en passieve informatieplicht gemeente Venlo 2025.

330780

5