105RB Protocol geheimhouding gemeenteraad Venlo.pdf

GEMEENTEBESTUUR

Raadsbesluit Raadsnummer 2024

Protocol geheimhouding gemeenteraad Venlo 105

raadsvergadering d.d.

18 december 2024

Onderwerp

ons kenmerk 278862 steller V.J.A. Gubbels telefoonnummer +31 77 3597247 e-mail v.gubbels@venlo.nl

De raad van de gemeente Venlo; gelezen het voorstel van het college van 12 november 2024, registratienummer 278862; gelet op de artikelen 23, 24, 87, 88 en 89 van de Gemeentewet en artikel 5.1, eerste en tweede lid van de Wet open overheid; besluit: Tot het vaststellen van het navolgende:

Protocol geheimhouding gemeenteraad Venlo Openbaarheid als uitgangspunt Openbaarheid is het uitgangspunt. Geheimhouding vormt hierop een uitzondering. Het is essentieel om transparant te zijn, maar soms zijn er gegronde redenen om informatie vertrouwelijk te houden. Kortom, zorgvuldig omgaan met geheimhouding is cruciaal om een evenwicht te vinden tussen openbaarheid en vertrouwelijkheid in het lokale bestuur. Juridisch kader Op 1 april 2023 zijn nieuwe regels voor geheimhouding van informatie in werking getreden als onderdeel van de Wet bevorderen integriteit en functioneren decentraal bestuur. Alle bepalingen met betrekking tot de op te leggen geheimhouding zijn opgenomen in hoofdstuk Va van de Gemeentewet. De mogelijkheid om besloten te vergaderen is opgenomen in artikel 23 van de Gemeentewet (hoofdstuk II). Naast de specifieke bepalingen over de geheimhoudingsplicht is het van belang om te wijzen op het breed werkende artikel 2:5 van de Algemene wet bestuursrecht. Dit artikel stelt dat iedereen die werkt voor een bestuursorgaan en vertrouwelijke informatie krijgt, deze informatie geheim moet houden. Dit geldt ook als je niet al een geheimhoudingsplicht hebt door je werk of een andere wet. Je mag de informatie alleen delen als een wet dat verplicht of als het nodig is voor je 278862

1

Raadsbesluit

werk. Hiervoor is het niet per se nodig dat er een besluit tot het opleggen van geheimhouding is genomen, maar kan de verplichting reeds uit de aard van de informatie en de daarbij betrokken belangen voortvloeien. Bevoegdheid geheimhouding opleggen Het college van burgemeester en wethouders (hierna: het college), de burgemeester, een commissie als bedoeld in hoofdstuk V van de Gemeentewet en de gemeenteraad kunnen geheimhouding opleggen op hetgeen in een vergadering is behandeld. Daarnaast kunnen het college van burgemeester en wethouders, de burgemeester, een commissie en de gemeenteraad geheimhouding opleggen op de inhoud van documenten die zijn overlegd of die zij overleggen. Voor wie geldt de geheimhouding? De geheimhouding geldt voor ‘allen’ die bij de behandeling van het desbetreffende document aanwezig waren en ook voor allen die van het behandelde of de stukken kennis dragen. Daarnaast geldt er ook een geheimhoudingsplicht ten opzichte van alles wat er tijdens een besloten vergadering wordt gezegd. Dit betekent dat alle aanwezigen verplicht zijn tot geheimhouding. Besloten vergadering en geheimhouding De geheimhouding over de documenten die tijdens een besloten vergadering zijn behandeld dient tijdens die besloten vergadering te worden opgelegd. Eisen aan de geheimhouding Het opleggen van geheimhouding is een besluit in de zin van de Awb.

Dit betekent dat gemotiveerd moet worden waarom geheimhouding wordt opgelegd. Geheimhouding moet zijn genormeerd aan de hand van de weigeringsgronden van artikel 5.1 van de Wet open overheid. Bij elk besluit tot het opleggen van geheimhouding geeft het bestuursorgaan aan welk belang, genoemd in artikel 5.1, eerste lid en tweede lid van de Wet open overheid, zwaarder weegt dan het belang van openbaarheid. Het besluit om besloten te vergaderen dient ook getoetst te worden aan de weigeringsgronden van artikel 5.1 van de Wet open overheid. De meest voorkomende weigeringsgronden bij de oplegging van geheimhouding zijn: Onderwerp

Toelichting

Vertrouwelijk medegedeelde bedrijfs- en fabricagegegevens

Als een bedrijf aangeeft dat bepaalde gegevens vertrouwelijk moeten blijven, wordt hiermee rekening gehouden bij openbaarmaking. Deze weigeringsgrond is absoluut, dus er vindt geen belangenafweging plaats tegen het belang van openbaarmaking. Het gaat hierbij om informatie die expliciet als ‘vertrouwelijk’ of een synoniem daarvan is aangeduid. Het kan gaan om bedrijfsgegevens,

278862

2

Raadsbesluit

fabricageprocessen of andere vertrouwelijke informatie die niet openbaar wordt gemaakt. De economische of financiële belangen van de gemeente

Neem als voorbeeld een intern onderzoek waarin een feitelijke beschrijving is opgenomen van hoe fraude in dat geval heeft kunnen plaatsvinden en hoe geprobeerd is om de kans op ontdekking daarvan te minimaliseren. Deze informatie valt onder de genoemde weigeringsgrond. Deze kennis zou immers gebruikt kunnen worden om de gemeente nogmaals financieel te benadelen door op soortgelijke wijze te frauderen.

De eerbiediging van Hierbij gaat het om persoonsgegevens of gegevens die te herleiden zijn tot de de persoonlijke desbetreffende personen. levenssfeer; De bescherming van Deze bepaling verwijst naar de bescherming van gevoelige informatie die, indien andere dan in het openbaar gemaakt, een bedrijf of organisatie een concurrentienadeel zou kunnen eerste lid, onderdeel bezorgen. Dit kan bijvoorbeeld betrekking hebben op handelsgeheimen, unieke c, genoemde productieprocessen, klantenlijsten, marketingstrategieën, enz. concurrentiegevoelige bedrijfs- en Deze informatie is door het bedrijf niet expliciet vertrouwelijk met ons gedeeld. fabricagegegevens;

Kan ook de term ‘vertrouwelijk’ gebruikt worden i.p.v. ‘geheim’? Als er sprake is van een wettelijk opgelegde geheimhouding wordt op alle stukken de term “geheim” vermeldt. De term ‘vertrouwelijk’ wordt in dit verband niet gebruikt. Hoelang blijft de geheimhouding voortduren? Hoofdregel is dat de opgelegde geheimhouding blijft voortduren totdat het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd deze weer opheft. Op deze regel bestaan uitzonderingen. Wanneer namelijk het college, de burgemeester of een commissie geheimhouding oplegt op stukken, die worden voorgelegd aan de gemeenteraad, beslist de gemeenteraad over het opheffen van de geheimhouding en niet langer het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd. Dit geldt ook in het geval dat het college of een commissie zichzelf geheimhouding heeft opgelegd en de gemeenteraad daarin kent. In die situatie is alleen de gemeenteraad nog bevoegd om de geheimhouding op te heffen en niet langer het college dat of de commissie die geheimhouding oorspronkelijk had opgelegd. Dit heeft betrekking op alle vormen van informatie, dus ook op niet-schriftelijke informatie. Opheffen geheimhouding Hierbij zijn de volgende situaties mogelijk: •

Wanneer er in de besluitvorming een termijn is aangewezen voor de duur van de geheimhouding wordt de geheimhouding per die datum vanzelf opgeheven. Dit noemen we ‘de horizonbepaling’.

•

Wanneer er in de besluitvorming geen termijn is aangewezen voor de duur van de geheimhouding, maar wel een voorwaarde dan wordt de geheimhouding vanzelf opgeheven op het moment dat aan die voorwaarde is voldaan.

278862

3

Raadsbesluit

•

Wanneer er geen termijn en geen voorwaarde bij de besluitvorming over het opleggen van geheimhouding is meegenomen dient de geheimhouding per separaat besluit te worden opgeheven. Er dient dus een nieuw besluit te worden genomen over de opheffing.

Kunnen er geheime documenten worden verstrekt aan één gemeenteraadslid? Het is niet meer mogelijk om aan individuele gemeenteraadsleden informatie onder geheimhouding te verstrekken. Dat benadrukt het uitgangspunt dat alle gemeenteraadsleden een gelijke informatiepositie dienen te hebben. Het onder geheimhouding verstrekken van informatie aan één of enkele gemeenteraadsleden leidde in de praktijk tot onduidelijkheid over het bespreken van deze informatie in de fractie.

Paragraaf 1 Algemeen Artikel 1.1 Geheimhouding is de uitzondering In de informatievoorziening tussen de gemeenteraad, het college, de burgemeester en een commissie en in de vergaderingen van gemeenteraad en commissies is openbaarheid de regel en geheimhouding de uitzondering. Artikel 1.2 Wettelijke kaders 1. Op grond van artikel 87 van de Gemeentewet kunnen de gemeenteraad, het college, de burgemeester en een commissie op grond van een belang, genoemd in artikel 5.1, eerste en tweede lid, van de Wet open overheid, een verplichting tot geheimhouding opleggen ten aanzien van informatie die bij dat orgaan berust (uitgewerkt in paragraaf 3 van deze regeling). 2. De Gemeentewet bepaalt in artikel 89 de regels voor de gemeenteraad, het college, de burgemeester en commissies voor het opheffen van geheimhouding. 3. De Gemeentewet bepaalt in de artikelen 23 en 24 de regels voor besloten raadsvergaderingen en in de artikelen 82 en 83 de regels voor besloten commissievergaderingen, (uitgewerkt in paragraaf 2 van deze regeling). 4. De Algemene wet bestuursrecht bepaalt in artikel 2:5 dat een geheimhoudingsplicht geldt voor alle gegevens waarvan iemand het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs moet vermoeden.

Paragraaf 2 Geheimhouding van documenten op grond van artikel 87 Gemeentewet Artikel 2.1 Geheim Informatie van het college, de burgemeester, de gemeenteraad en commissies is ‘openbaar’ of ‘geheim’. De term ‘vertrouwelijk’ wordt niet gehanteerd.

278862

4

Raadsbesluit

Artikel 2.2 Het opleggen van geheimhouding op schriftelijke informatie 1. Het college, de burgemeester, de gemeenteraad en de commissie leggen alleen geheimhouding op als er sprake is van een belang als bedoeld in artikel 5.1, eerste en tweede lid, van de Wet open overheid. 2. In een expliciet besluit tot het opleggen van geheimhouding wordt gemotiveerd op grond van welk belang de geheimhouding wordt opgelegd. 3. Het besluit zelf is openbaar tenzij het besluit op zichzelf reeds een deel van de geheime inhoud bevat. Artikel 2.3 Horizonbepaling 1. Het college, de burgemeester of de gemeenteraad en de commissie vermelden onder welke voorwaarde of op welke datum de geheimhouding eindigt. 2. Bestaat er geen voorwaarde waaronder - of geen datum waarna - de geheimhouding kan worden opgeheven, dan wordt vermeld dat de geheimhouding 'voor onbepaalde tijd' dient te gelden. 3. Wanneer het de geheimhouding van een raadsvoorstel en/of eventuele bijlagen betreft neemt de gemeenteraad de horizonbepaling over in haar raadsbesluit. Opheffing geschiedt dan per genoemde datum of de verwezenlijking van de genoemde voorwaarden. Artikel 2.4 Formulering besluiten 1. Formulering collegebesluit wanneer het college van burgemeester en wethouders de gemeenteraad geheimhouding oplegt: 1.

“Op grond van artikel 87 en artikel 88 lid 2 van de Gemeentewet en artikel 5.1, (artikellid en onderdeel van dat artikellid invullen), van de Wet open overheid, geheimhouding op te leggen ten aanzien van het besluit tot (omschrijving besluit), het ter vergadering behandelde en alle hieraan ten grondslag liggende documenten OF op de volgende documenten: a. ‘Document’ 2. De geheimhouding op te leggen tot <datum> OF onder de voorwaarde <…>. 2. Formulering raadsbesluit 1. Op grond van artikel 87 van de Gemeentewet en artikel 5.1, (artikellid en onderdeel van dat artikellid invullen), van de Wet open overheid, geheimhouding op te leggen ten aanzien van het besluit tot (omschrijving besluit), het ter vergadering behandelde en alle hieraan ten grondslag liggende documenten OF op de volgende documenten: a. ‘Document’ 2. De geheimhouding op te leggen tot <datum> OF onder de voorwaarde <…>. 3. De hierboven omschreven formulering van de besluiten kunnen per situatie worden aangepast. De weergegeven formulering van besluiten dient als uitgangspunt.

278862

5

Raadsbesluit

Artikel 2.5 Hoofddocument openbaar Het opleggen van geheimhouding op een compleet document vindt zeer terughoudend plaats. Waar mogelijk wordt de informatie die geheim moet blijven in een bijlage opgenomen. Paragraaf 3 Vergaderen in beslotenheid (artikel 23 Gemeentewet) Artikel 3.1 Stap 1: Openbare aankondiging en opening 1. Raadsvergaderingen zijn openbaar. Ze worden in het openbaar aangekondigd en geopend en ook in het openbaar gesloten. 2. Op de agenda wordt in globale termen aangekondigd dat een geheim document of onderwerp wordt besproken. Artikel 3.2 Stap 2: het sluiten van de deuren 1. Gelet op artikel 23 lid 2 van de Gemeentewet wordt op verzoek van tenminste één vijfde deel van het aantal leden dat de presentielijst heeft getekend dan wel als de voorzitter dit nodig oordeelt, de deuren gesloten. 2. Als de deuren worden gesloten besluit de gemeenteraad of er naast de gemeenteraadsen commissieleden, de griffier en de medewerkers van de griffie, de betrokken collegeleden en de direct betrokken ambtenaren nog andere personen aanwezig mogen zijn. 3. Indien voorzienbaar is dat een deel van een vergadering achter gesloten deuren zal plaatsvinden, dan wordt zo mogelijk eerst het openbare gedeelte van de vergadering afgerond. 4. De griffie staakt de (online) uitzending en zorgt ervoor dat de vergadering niet langer elders buiten de vergaderruimte is te volgen.

Artikel 3.3 Stap 3: Vergaderen in beslotenheid 1. Nadat de deuren zijn gesloten brengt de voorzitter eerst het voorstel om met gesloten deuren te vergaderen in bespreking. Gelet op artikel 23 lid 3 van de Gemeentewet zal alleen als de gemeenteraad in meerderheid hiertoe besluit daadwerkelijk met gesloten deuren worden vergaderd. 2. Voor een besloten raadsvergadering wordt een aparte presentielijst gebruikt. Hierop tekenen behalve de gemeenteraadsleden ook eventuele overige aanwezigen en derden. 3. Gelet op artikel 23 lid 4 van de Gemeentewet geldt een verplichting tot geheimhouding omtrent informatie die in die vergadering ter kennis van de aanwezigen komt. De verplichting duurt voort totdat de gemeenteraad haar opheft. De verplichting tot geheimhouding wordt voorafgaand aan de vergadering benoemd. 4. In het verslag van de voorzitter van de gemeenteraad voor een besloten vergadering wordt opgenomen: “Vaststellen van de beslotenheid van de vergadering”. 5. Geheimhouding van het ter vergadering behandelde wordt door de gemeenteraad ter vergadering zelf opgelegd bij meerderheid van stemmen op grond van artikel 87 Gemeentewet. De voorzitter doet daartoe aan het eind van de vergadering een voorstel als volgt: “Ik stel u voor geheimhouding op te leggen ten aanzien van wat in deze 278862

6

Raadsbesluit

vergadering is behandeld en ten aanzien van de inhoud van alle schriftelijke en mondelinge informatie die in deze vergadering is behandeld.” 5. Van het vaststellen van de beslotenheid van de vergadering en op stukken opgelegde geheimhouding wordt expliciet melding gemaakt in het verslag. Dit verslag van het besloten deel van de vergadering is niet openbaar, tenzij het openbaar wordt gemaakt. 6. Raadsleden die na aanvang van een besloten vergadering aankomen dan wel tussentijds de vergaderzaal verlaten, hebben zonder enige belemmering toegang. Betrokkenen dienen zich hierbij bewust te zijn van het besloten karakter van de vergadering en de gemaakte afspraken in het kader van geheimhouding. Daarnaast dienen zij zich te melden bij de voorzitter en griffier. 7. Tijdens een besloten vergadering wordt als laatste punt aan de aanwezigen meegegeven dat er van rechtswege sprake is van geheimhouding omtrent hetgeen besproken is tijdens de vergadering. Daarnaast wordt nogmaals benadrukt dat de geheimhouding van toepassing is op alle informatie die in de besloten vergadering is gedeeld en op de stukken waar geheimhouding over is opgelegd.

Artikel 3.4 Overeenkomstig van toepassing op commissievergaderingen Hetgeen omschreven in artikel 3.1, 3.2 en 3.3 van deze paragraaf is overeenkomstig van toepassing op commissievergaderingen. Paragraaf 4 Opheffen geheimhouding Artikel 4.1 Gevolgen bij opheffing geheimhouding Zodra de termijn is verstreken, de voorwaarde is voldaan (horizonbepaling) of wanneer een voorstel tot opheffing van geheimhouding is aangenomen ontvangt de griffier de openbare stukken. De griffier plaatst vervolgens de desbetreffende stukken openbaar op het raadsinformatiesysteem, onder vermelding van het genomen besluit tot opheffing geheimhouding. Paragraaf 5 algemene bepalingen Artikel 5.1 Herkenbaarheid geheime documenten Iedere pagina van een geheim document wordt voorzien van de aanduiding 'GEHEIM’. Artikel 5.2 Overleg tussen gemeenteraadsleden onderling Overleg tussen gemeenteraadsleden over verstrekte geheime informatie is mogelijk, ook als er leden van de gemeenteraad niet aanwezig zijn geweest bij de (besloten) vergadering. Artikel 5.3 Informatie delen met anderen 1. Geheime informatie wordt met alle raadsleden gedeeld. Indien geheime informatie door het college of de burgemeester schriftelijk wordt verstrekt aan een commissie waarin raadsleden zitten, worden deze ook aan de gemeenteraad als geheel verstrekt. 278862

7

Raadsbesluit

2. Uitgangspunt is dat raads- en commissieleden geheime informatie die zij tijdens een besloten vergadering mondeling hebben ontvangen met andere raads- en commissieleden die niet aanwezig waren mogen delen. 3. De gemeenteraad kan informatie waarop een verplichting tot geheimhouding is gelegd op grond van artikel 88 lid 6 van de Gemeentewet tevens aan anderen verstrekken. Daarbij geldt als randvoorwaarde dat verstrekking noodzakelijk is in het kader van het dagelijks bestuur van de gemeente (bijvoorbeeld wanneer de informatie gedeeld moet worden in het kader van een rechtszaak of ten behoeve van een onderzoek van de rekenkamer, de accountantsdienst of een - op grond van artikel 155a Gemeentewet- door de gemeenteraad ingestelde onderzoekscommissie). 4. Uitsluitend voor zover dit voor de werkzaamheden van het college noodzakelijk is in het kader van het dagelijks bestuur, mag het college informatie waarop het geheimhouding heeft opgelegd en die verstrekt is aan de gemeenteraad, ook delen met anderen, onder de vermelding dat geheimhouding dat de geheimhouding in acht wordt genomen door eenieder die kennis van de informatie draagt, totdat de gemeenteraad deze opheft. Het college of de burgemeester informeert de gemeenteraad zo spoedig mogelijk over welke informatie om welke reden aan wie is verstrekt.

Paragraaf 6 Beschikbaarheid en register Artikel 6.1 Beschikbaarheid geheime documenten en verslagen besloten vergaderingen Geheime documenten worden in het besloten deel van het raadsinformatiesysteem gepubliceerd of ter inzage gelegd bij de griffie. Artikel 6.2 Register 1. De griffie legt een register aan van alle documenten waar geheimhouding is opgelegd en die aan de gemeenteraad zijn verstrekt. 2. De griffie legt een register aan van alle vergaderingen of delen van vergaderingen die in beslotenheid zijn gehouden. 3. De registers bevatten de datums van de vergadering, de reden voor de geheimhouding en de horizonbepaling dan wel de datum waarop of voorwaarde waaronder de geheimhouding wordt opgeheven. 4. De registers worden op het openbare gedeelte in het raadsinformatiesysteem geplaatst. 5. De griffie bewaakt de horizonbepalingen en zorgt ervoor dat indien geheimhouding kan worden opgeheven hiertoe een voorstel aan de gemeenteraad wordt gedaan. Paragraaf 7 Schending geheimhouding Artikel 7.1 Strafbepaling 1. Bij schending van de geheimhouding besluit de burgemeester in overleg met het presidium of hij namens de gemeente aangifte doet.

278862

8

Raadsbesluit

2. Bij schending van de geheimhouding kan de raad besluiten het betreffende raads- of commissielid voor ten hoogste drie maanden uit te sluiten van het ontvangen van informatie waarop de verplichting tot geheimhouding rust.

Paragraaf 8 Inwerkingtreding en citeertitel Artikel 8.1 Inwerkingtreding 1. Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na publicatie. 2. Op dat moment wordt ingetrokken de Handreiking geheimhouding Venlo’ en de daarvan onderdeel uitmakende “Protocol geheimhouding Venlo” zoals vastgesteld op 29 maart 2017. Artikel 8.2 Citeertitel Dit besluit wordt aangehaald als het “Protocol geheimhouding gemeenteraad Venlo” Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 18 december 2024.

De griffier

De voorzitter

Ondertekend door Marijke van de Plasse op 18-12-2024

Ondertekend door Antoin Scholten op 19-12-2024

Marijke van de Plasse

Antoin Scholten

278862

9