104RV Vaststelling nota Verbonden Partijen en Samenwerkingspartners 2025-2028.pdf

GEMEENTEBESTUUR

Raadsvoorstel raadsnummer 2024 collegebesluit d.d. raadsvergadering d.d. programma portefeuillehouder

104 12 november 2024 18 december 2024 Grenzeloos Venlo F. Schatorjé

ons kenmerk 297154 team RGBAMO steller mr. J.W.G. Felix telefoonnummer +31 77 3596609 e-mail jo.felix@venlo.nl bijlage(n) 2

Onderwerp Vaststelling Nota Verbonden Partijen en Samenwerkingspartners 2025-2028 en eerste wijziging Financiële Verordening 2023 Advies Uw raad wordt voorgesteld: 1. Bijgaande nota Verbonden Partijen en Samenwerkingspartners 2024-2028 vast te stellen, onder gelijktijdige intrekking van de Samenwerkingswijzer Venlo 2016. 2. Bijgaande eerste wijziging van de Financiële Verordening Venlo 20231 vast te stellen. Aanleiding De gemeente Venlo werkt op een groot aantal gebieden samen met andere overheden, maatschappelijke instellingen en het bedrijfsleven. Dat doen wij in de eerste plaats om een bijdrage te leveren aan maatschappelijke doelstellingen (ons openbaar belang). Deze samenwerkingen zijn echter niet altijd vrij van risico’s. Om deze risico’s beheersbaar te houden is een visie nodig op de aansturing van onze samenwerkingen. Met voorliggend beleidskader geven wij, in lijn met uw Financiële Verordening 2023, invulling aan onze verplichting om aan uw raad een nota Verbonden Partijen en Samenwerkingspartners aan te bieden. Hierin zetten wij het Venlose beleid op samenwerking uiteen. Op 2 oktober jl. hebben wij tijdens een themabijeenkomst de hoofdlijnen van voorliggende nota uiteengezet.

Beoogd effect ‘Grip’ op of ‘governance’ van samenwerkingen zijn de afgelopen jaren een populair begrip geworden om uitdrukking te geven aan de wens om overzicht te behouden op samenwerkingen en, waar nodig, invloed te kunnen uitoefenen op (on)gewenste ontwikkelingen bij een verbonden partij. Het risico bestaat echter wel dat ‘grip’ en ‘governance’ aan relevantie verliezen omdat de woorden te pas en te onpas worden gehanteerd. Een belangrijke doelstelling van voorliggend 1 Zie het raadsbesluit 2024-104

1 297154

beleid is dus ook om helderheid te verschaffen op de vraag wat er nodig is om ‘grip’ op een samenwerking te houden dan wel te krijgen, en een overkoepelende visie te ontwikkelen hoe wij in Venlo vormgeven aan samenwerking. Dat begint allereerst met een duidelijke afbakening van de begrippen ‘verbonden partij’ en ‘samenwerkingspartner’ (ten aanzien van de samenwerkingspartners geldt ook dat dit voorstel een aanpassing van de financiële verordening behelst). Met voorliggende nota beogen wij verder inhoud te geven aan de volgende facetten: •

Governance: de bestuurlijke inrichting van de verbonden partij en de mate van invloed die Venlo op basis van deze inrichting zou kunnen uitoefenen op het door de verbonden partij te voeren of gevoerde bestuur.

•

Risicosignalering en -beheersing: het overzicht dat de gemeente Venlo heeft op de risico’s binnen een verbonden partij en de mogelijkheden die er zijn om in te grijpen.

•

Informatievoorziening: het proactief, tijdig en adequaat informeren van de gemeente Venlo over het door de verbonden partij gevoerde bestuur.

•

Politiek-bestuurlijke context: kaderstelling en controle door de gemeenteraad en het college mogelijk maken.

Argumenten 1.1 Voorliggende nota is tot stand gekomen na evaluatie van bestaand beleid en een benchmark met vergelijkbare gemeenten Het startpunt van deze beleidsherijking is een evaluatie van de Samenwerkingswijzer uit 2016. Qua documentatie is gebruik gemaakt van de door uw raad vastgestelde Samenwerkingswijzer alsmede onderzoeken en rapportages die sindsdien hebben plaatsgevonden (Grip op Samenwerking, 213a-onderzoek, rekenkamerbrief). Daarnaast hebben wij met diverse vergelijkbare gemeenten gesproken over de wijze waarop zij hun beleid op verbonden partijen hebben vormgegeven. In voorliggende nota hebben wij beoogd alle evaluatiepunten en ‘best practices’ uit andere gemeenten een plek te geven. In bijlage 1 treft u de evaluatie en benchmark ter kennisname aan. 1.2 Voorliggende nota faciliteert kaderstelling en controle door uw raad In voorliggende nota hebben wij samenwerking als cyclisch model benaderd: de intentie, de implementatie en de evaluatie. Per fase stellen wij kaders voor waarbinnen de samenwerking vorm zou moeten krijgen. Daarmee borgen we een uniforme systematiek voor de aansturing van onze verbonden partijen. Verder hebben wij per fase in beeld gebracht wat de rol van uw gemeenteraad zou kunnen zijn, op welke wijze wij u daarin kunnen faciliteren en hoe kaderstelling en controle door uw raad vervolgens plaats zou kunnen vinden.

De nota is daarnaast nadrukkelijk als naslagwerk opgezet voor wanneer u zich afvraagt ‘hoe het ook alweer zat met verbonden partijen en samenwerkingspartners’. 1.3 Voorliggende nota bevat een afwegingskader waarbinnen een samenwerking vorm zou moeten krijgen Een samenwerking komt doorgaans niet zomaar uit de lucht vallen. De aanleiding is vaak dat één of meerdere partijen opstaan en het initiatief tot samenwerking nemen. Het is ook goed denkbaar dat een bepaalde samenwerking wettelijk is voorgeschreven, zoals bijvoorbeeld in de Wet op de 2 297154

veiligheidsregio’s. In de intentionele fase wordt primair onderzocht of de samenwerking wenselijk, mogelijk en/of opportuun is, en zo ja welke vorm voor het specifieke doel het meest geschikt is. Als vertrekpunt voor ieder initiatief tot samenwerking is in de nota een afwegingskader opgenomen om de juiste vorm te kunnen bepalen. Gemotiveerd kan worden afgeweken, maar dit afwegingskader helpt in ieder geval om de discussie op de juiste manier te voeren. Bij de oprichting, wijziging of beëindiging van een verbonden partij wordt uw raad in positie gebracht. 1.4 Voorliggende nota beoogt ongewenste dubbele rollen te voorkomen Het kiezen van een samenwerkingsvorm is één, het bemensen van deze samenwerking is vers twee. Dat is niet eenvoudig, omdat iedere rol (AB, DB, aandeelhouder, bestuurslid, toezichthouder) een andere verantwoordelijkheid kent. De situatie waarin een collegelid of ambtenaar van de gemeente Venlo plaatsneemt in een bestuur of toezichthoudend orgaan, kan leiden tot ongewenste belangentegenstellingen. Voorliggende nota formuleert hier normen voor. Daarbij moet er opnieuw een onderscheid worden gemaakt tussen publiekrechtelijke en privaatrechtelijke entiteiten.

Een belangrijk uitgangspunt bij deze laatste categorie is het uitsluiten dat een collegelid of ambtenaar namens de gemeente Venlo zitting neemt in een bestuur, raad van toezicht/commissarissen of ander adviserend gremium van een privaatrechtelijke entiteit. 1.5 Voorliggende nota differentieert verbonden partijen in risicocategorieën, waardoor uw raad en ons college gerichter toezicht kunnen houden Om de energie en aandacht te geven aan die verbonden partijen die voor de gemeente Venlo van het grootste belang zijn, dan wel een belangrijk risico vormen, zullen alle verbonden partijen naar aanleiding van voorliggende nota worden beoordeeld op een aantal facetten: politiek belang, organisatie, interne processen, omgeving, eigenaarsbelang, financieel resultaat, financiële flexibiliteit en governance. Op basis van dit model, het ‘risicokompas’, kan per verbonden partij een risicocategorie worden aangewezen. Deze risicocategorie heeft vervolgens invloed op de mate (frequentie en intensiteit) van toezicht en gewenste verantwoording. Kanttekeningen 2.1 Voorliggende nota vertegenwoordigt enkel de beleidsopvattingen van de gemeente Venlo Een belangrijke kanttekening bij samenwerken is dat besluitvorming binnen een verbonden partij doorgaans gericht is op consensus.

Het feit dat uw raad en ons college een bepaald standpunt innemen, wil niet automatisch zeggen dat het ook precies zo zal geschieden. Er bestaat dus altijd het risico dat een norm of uitgangspunt uit voorliggende nota niet op (voldoende) draagvlak kan rekenen bij andere deelnemers van een verbonden partij. 2.2 Rollen van Venlose bestuurders en/of ambtenaren zullen uiterlijk bij aanvang van een nieuwe bestuursperiode heroverwogen worden Hoewel wij uw raad voorstellen om niet langer een rol als bestuurder, toezichthouder of adviseur van privaatrechtelijke entiteiten in te nemen, voelen wij ons ook verantwoordelijk richting onze partners in dergelijke verbonden partijen. Na vaststelling van de nota door uw raad, zullen wij per ommegaande kenbaar maken dat wij voornemens zijn om op termijn uit deze gremia te stappen, maar dat ook niet direct – zonder goede opvolging – zullen doen. Wij koersen erop om dit uiterlijk bij aanvang van een nieuwe collegeperiode te effectueren.

3 297154

2.3 Dit voorstel houdt ook een wijziging van de Financiële Verordening Venlo 2023 in Uit bijgaande evaluatie volgt het voorstel om de definitie ‘Samenwerkingspartner’ aan te passen. Deze definitie vloeit echter voort uit de Financiële Verordening 2023. Vaststellen van de Nota Verbonden Partijen met daarin een wijziging van de definitie ‘Samenwerkingspartner’ houdt dus ook in dat de Financiële Verordening gewijzigd moet worden. Financiën Vaststelling van bijgaande nota of wijziging van de financiële verordening heeft geen financiële consequenties. Communicatie Anders dan ten behoeve van de evaluatie van ons huidige beleid en de benchmark met andere gemeenten, heeft er op voorhand geen communicatie met externe partijen plaatsgevonden. Vervolgprocedure raad Conform de Financiële Verordening 2023 zullen wij uiterlijk in 2027 een nieuwe evaluatie naar het beleid op verbonden partijen en samenwerkingspartners uitvoeren en in 2028 een nieuwe nota aan uw raad voorleggen. Burgemeester en wethouders van Venlo de secretaris

de burgemeester

Ondertekend door Twan Beurskens op 14-11-2024

Ondertekend door Antoin Scholten op 14-11-2024

Twan Beurskens

Antoin Scholten

Bijlagen 1. Nota Verbonden Partijen en Samenwerkingspartners 2025-2028 2. Evaluatie en benchmark (ter kennisname)

4 297154