082rv+rb Controleprotocol 2021.pdf

Raadsvoorstel

AUDITCOMMISSIE

onderwerp

team GEGRH

raadsnummer 2021 vergadering auditcie dd raadsvergadering d.d. fatale termijn programma portefeuillehouder

Controleprotocol 2021 82 25 november 2021 22 december 2021 N.v.t. Algemene Middelen Wethouder Schatorjé

steller G.J.P. van Soest doorkiesnummer 077-359692 e-mail g.vansoest@venlo.nl registratienummer 1814460 datum 15 november 2021 bijlage(n) Controleprotocol 2021 datum verzonden

Voorstel om te besluiten Het controleprotocol regelt de reikwijdte van de opdracht van de raad aan de accountant voor de controle van de jaarrekening. Hierin worden namelijk de voor de controle geldende normstellingen en de daarbij te hanteren goedkeuring- en rapporteringtoleranties bepaald. Het is nu aan de orde om het controleprotocol voor de controle van de rekening 2021 vast te stellen. Wij stellen u voor om het controleprotocol 2021 inclusief normenkader, zoals opgenomen als bijlage van het raadsbesluit, vast te stellen. Namens de Auditcommissie als bedoeld in artikel 4 van de “Controleverordening gemeente Venlo” De voorzitter,

De griffier,

Marianne Steenmetz

Geert van Soest

Raadsbesluit

Samenvatting Het voorliggende controleprotocol jaarrekening 2021 is gebaseerd op de Kadernota rechtmatigheid1 van de commissie BBV en regelt de voor de controle geldende normstellingen en de daarbij te hanteren goedkeuring- en rapporteringtoleranties. De kadernota rechtmatigheid wordt geactualiseerd als de ontwikkelingen daar aanleiding toe geven. De Commissie BBV heeft de vigerende Kadernota Rechtmatigheid 2018 per augustus 2021 geactualiseerd met een addendum specifiek gericht op de jaarrekeningcontrole 2021, te raadplegen op de website van de Commissie BBV. De Kadernota Rechtmatigheid 2018 met dit addendum blijft daarmee van kracht voor de jaarrekeningcontrole 2021. De inhoud van controleprotocol 2021 is grotendeels ongewijzigd gebleven ten opzichte van dat van 2020. Belangrijkste wijziging betreft de actualisatie van de vigerende wet- en regelgeving, het zogenaamde Normenkader, en de thema-audits.2 De beïnvloedbare aspecten staan opgenomen in de blauwe tekstvakken. Belangrijkste elementen in deze: - De goedkeuringstolerantie wordt niet bijgesteld.

Deze is conform minimum vereiste Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (Bado); - Aanvullingen (nuancering) op oordeelsvorming betreffende het begrotingscriterium; - Controle aanbestedingen te richten op de voor accountantscontrole verplichte onderdelen van het normenkader, te weten aanbestedingen onderhevig aan de Europese wet- en regelgeving. Bijlagen Nr. 1.

Naam Controleprotocol 2021

Datum 12-11-2021

1

De Kadernota Rechtmatigheid 2018 is 31 oktober 2018 verschenen en is te raadplegen op de website van de commissie BBV: https://commissiebbv.nl/cms/view/6ee002d9-5328-4abb-a0b8-b15a9637e3d6/kadernotarechtmatigheid-2018 Voor het addendum: https://commissiebbv.nl/cms/view/108129b4-1d10-46dc-b099151cdb98b570/addendum-kadernota-rechtmatigheid-2021

2

Het normenkader dateert van 25 oktober 2021. Eventuele door uw Raad nog nadien vast te stellen regelgeving zal, voor zover betrekking hebbend op 2021, uiteraard door de accountant worden meegenomen.

Raadsbesluit

Onderbouwing Algemene toelichting 1.

Wat is kernopgave (Wat is de belangrijkste opdracht voor de gemeenteraad?)

Dit controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeuring- en rapporteringtoleranties voor de controle van de jaarrekening 2021 van de gemeente Venlo. 2.

Relatie met programma

De accountant toetst de getrouwheid en rechtmatigheid van het financiële beheer en van de financiële organisatie waardoor er een relatie is met alle programma’s. 3.

Wat is het beoogde maatschappelijke resultaat (Wat wilt u bereiken?)

Middels de jaarrekening en de daarbij behorende controleverklaring van de externe accountant verantwoording afleggen over de getrouwheid en (financiële) rechtmatigheid. 4.

Wat en waarom? (Waarom is dit voorstel nodig?)

De gemeenteraad heeft naast de volksvertegenwoordigende en kaderstellende rol ook uitdrukkelijk een controlerende rol. De raad wordt hiertoe ondersteund door onder meer de externe accountant. Met het controleprotocol 2021 bepaalt de gemeenteraad binnen welke kaders PwC haar accountantscontrole dient uit te voeren. Het is de verantwoordelijkheid van de gemeente om een jaarrekening op te stellen, vervolgens is het de verantwoordelijkheid van de externe accountant om deze jaarrekening te controleren en hierbij een controleverklaring af te geven. 5.

Afweging / argumentatie (Welke politieke keuzevraagstukken dienen zich aan? Zijn er reële alternatieven? Welke belangenafweging moet daarbij door de raad worden gemaakt?)

Het controleprotocol is gebaseerd op de geactualiseerde Kadernota van de commissie BBV. De commissie geeft adviezen en suggesties voor de inrichting en uitgangspunten van het controleprotocol. Hiermee worden nadere aanwijzingen gegeven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeuring- en rapporteringtoleranties voor de controle van de jaarrekening 2021 van de gemeente Venlo. De auditcommissie heeft ervoor gekozen met de specifieke thema-audits (zie raadsbesluit) één op één aan te sluiten bij het auditplan van de accountant. 6.

Welke externe partners en adviesraden zijn erbij betrokken?

PwC en de commissie BBV 7.

Financiële paragraaf

N.v.t. voor wat betreft het controleprotocol. De controle wordt uitgevoerd volgens het met PwC afgesloten contract (zie raadbesluit 2018-11).

Raadsbesluit

8.

Risicoparagraaf (welke risico’s spelen een rol bij de besluitvorming?)

Wel of geen risico Juridische aspecten en wettelijk kader

Wel of niet N.v.t.

Financiële risico’s en aspecten

N.v.t.

Economische risico’s

N.v.t.

Maatschappelijke risico’s

N.v.t.

Exploitatie, realisatie, ontwikkeling, beheer, bouw- en planschade

N.v.t.

Afbreukrisico’s en mogelijke contractschade (in relatie tot externe partners)

N.v.t.

Overige strategische risico’s

N.v.t.

Toelichting (Benoem de relevante, strategische risico’s) N.v.t. 9.

Vervolgprocedure voor de raad

Dit controleprotocol zal de accountant hanteren bij de controle van de jaarrekening 2021 waarna middels de controleverklaring en het rapport van bevindingen de gemeenteraad wordt geïnformeerd over de resultaten van de accountantscontrole.

Raadsbesluit

Raadsbesluit onderwerp raadsnummer 2021 raadsvergadering d.d.

GEMEENTEBESTUUR team GEGRH

Controleprotocol 2021 82 22 december 2021

steller G.J.P. van Soest doorkiesnummer +31 77 3596924 e-mail g.vansoest@venlo.nl datum 15 november 2021

De raad van de gemeente Venlo; gelezen het voorstel van de Auditcommissie van 25 november 2021, registratienummer 1814460, gelet op artikel 4 van de “Controleverordening gemeente Venlo” besluit vast te stellen: Het controleprotocol 2021 ten behoeve van de controle van de jaarrekening 2021, met daarbij in het bijzonder: • Geen afwijkende goedkeuringstolerantie • De rapporteringstolerantie op 5% van de goedkeuringstolerantie (0,05% van omvangbasis) vast te stellen • Vier concreet benoemde aanvullingen t.a.v. het oordeel van de accountant op het begrotingscriterium; niet wordt meegenomen: o Overschrijdingen a.g.v. toegerekende salariskosten o Overschrijdingen t.a.v. overhead van projecten o Kredietoverschrijdingen lager dan 10% o Overschrijdingen die onderdeel zijn van Vorap en Finrap • De rechtmatigheidscontrole van de aanbestedingen te richten op de verplichte onderdelen binnen het normenkader (Europese wetgeving) • Specifieke aandachtspunten: o o o o o o o o

Waardering van projecten als Kazernekwartier en de verslaggevings-technische verwerking van de Bargeterminal; Ontwikkelingen en beheersing sociaal domein; Waardering deelneming en uitstaande gelden gerelateerd aan Greenport; Kwaliteit tussentijdse informatievoorziening en periodieke afsluiting; Voortgang doorontwikkeling interne processen vanuit de risicoanalyse en procesverantwoordelijken; Vaststellen borging bevindingen in de primaire processen uit de managementletter 2021 en de versterking van het ‘3 lines of defense model’; Doorontwikkeling van de verbijzonderde interne controlefunctie; Beheersing exploitatiestromen gerelateerd aan Covid-19.

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 22 december 2021. De griffier

De voorzitter

Geert van Soest

Antoin Scholten