078rv+rb Bestuurlijke planning P&C cyclus 2022.pdf

qnh_zaaknummerqnh_Berichtnummer

Raadsvoorstel

GEMEENTEBESTUUR

raadsnummer 2021

ons kenmerk 1808331

collegevergadering d.d. raadsvergadering d.d. programma portefeuillehouder

78 16 november 2021 22-12-2021 Bedrijfsvoering F. Schatorjé

team RGFINT steller JHP Custers MSc doorkiesnummer +31 77 3596123 e-mail j.custers@venlo.nl datum 2-11-2021 bijlage(n) N.v.t. datum verzonden

Onderwerp Bestuurlijke planning P&C cyclus 2022

Advies Wij vragen uw raad de planning voor de P&C producten 2022 vast te stellen. Onderstaand een opsomming van de producten die onderdeel uitmaken van de Planning & Controlcyclus: Omgevingsanalyse Kadernota 2023-2026 VoRap 2022 Jaarstukken 2021 Begroting 2023-2026 FinRap 2022

Aanleiding In het kader van artikel 2 van de Financiële verordening van gemeente Venlo stellen wij uw raad voor de bestuurlijke planning van producten in de Planning & Control (P&C) cyclus voor het jaar 2022 vast te stellen. De volgorde van de producten uit de P&C cyclus is zodanig op elkaar afgestemd dat uw raad afwegingen kan maken op basis van de meest actuele situatie, beginnend met de omgevingsanalyse.

Beoogd effect Met de P&C producten kan uw raad integraal inhoudelijk en financieel sturen. Met dit raadsvoorstel worden de behandeldata van deze producten in uw raad vastgesteld. Navolgende tabel geeft de bestuurlijke planning van de P&C producten 2022 weer. Bestuurlijke planning P&C producten 2022:

Raadsvoorstel

Aanleverdatum

Omgevingsanalyse Kadernota 2023 (beleidsarm) Jaarstukken 2021 VoRap 2022 Begroting 2023 FinRap 2022

17-2-2022 21-4-2022 1-6-2022 (’s avonds) 27-5-2022

Presidium

21-2-2022 *1

Auditcommissie -

*1

NTB

*1

-

Tussen 6 en 11 oktober, *1 direct na persconferentie 24-11-2022 28-11-2022

-

Themabijeenkomst Rondje fracties

OordeelBesluitvormende vormende vergadering vergadering 24-2-2022 9-3-2022 11-5-2022 16-5-2022 18-5-2022 25-5-2022 incl. AB, inloopsessie uitloop 26-5-2022 1-6-2022 8-6-2022 15-6-2022 29-6-2022 RIB voor 18-5-2022 inloopsessie 1-6-2022 8-6-2022 15-6-2022 29-6-2022 inloopsessie 13-10-2022 17-10-2022 2-11-2022 4-11-2022 18-10-2022 7-12-2022 14-12-2022 21-12-2022

*1 Net als voorgaande jaren is behandeling voor een aantal P&C producten in het presidium niet haalbaar.

Argumenten Toelichting bestuurlijke planning P&C producten 2022 Omgevingsanalyse De omgevingsanalyse is een verkenning van maatschappelijke en economische ontwikkelingen die van belang zijn voor de bestuurlijk te maken afwegingen rondom de kadernota en begroting. Deze wordt jaarlijks in het voorjaar uitgebracht en als apart document besproken in de beeld- en oordeelsvormende vergadering van de gemeenteraad. De omgevingsanalyse wordt tijdens een themabijeenkomst via een presentatie toegelicht en besproken in een oordeelsvormende vergadering. Kadernota 2023-2026 Komend jaar is vanwege de gemeenteraadsverkiezingen een bijzonder jaar. Analoog aan voorgaande verkiezingsjaren, is de Kadernota 2023-2026 beleidsarm. Dit omdat het nieuwe coalitieakkoord de beleidskaders- en uitgangspunten bevat op basis waarvan de programmabegroting in 2023-2026 wordt opgesteld. Voortgangsrapportage (VoRap) 2022 Via de voortgangsrapportage (VoRap) informeert het college de gemeenteraad over de afwijkingen in de uitvoering van de begrotingsdoelstellingen. De gemeenteraad stelt de voortgangsrapportage vast. De VoRap geeft de gemeenteraad de mogelijkheid om invulling te geven aan zijn kaderstellende en controlerende rol. Jaarrekening 2021 Via de auditcommissie heeft de Raad de wens geuit om in mei te kunnen beschikken over de jaarstukken.

Eén van de redenen hiervoor is dat het jaarrekeningresultaat mede van invloed kan zijn op het ambitieniveau in de Kadernota en op de afwegingen van uw Raad met betrekking tot de Kadernota. In de auditcommissievergadering van 21 oktober jl. heeft team Financiën een presentatie gegeven over de mijlpalen voor de jaarstukken 2021 waarbij enerzijds is aangegeven welke stappen er reeds zijn gezet en anderzijds zijn acties (vooral gericht op Sociaal Domein/ zorgaanbieders) benoemd om te komen tot een versnelling van de jaarstukken 2022 (voorjaar 2023). De volgende acties zijn benoemd: • Sociaal Domein: verdere optimalisering van het primaire proces waarin de uitgangspunten voor prestatielevering, zoals regionaal afgestemd, worden meegenomen en in het proces worden geïmplementeerd 1808331

2

Raadsvoorstel

• • •

Tussentijdse monitoring kwalitatieve doorontwikkeling afsluitingsmomenten (incl. schattingen die hierin gemaakt moeten worden) Optimalisering proces Sturing & Inkoop waarin ‘zorgaanbieders’ worden meegenomen vanuit een multidisciplinaire aanpak Afstemming en samenwerking met externe accountant (comfort uit procescontrols)

Bij de versnelling van de jaarstukken onderkennen wij 2 belangrijke afhankelijkheden te weten: • externe accountant en • contractuele afspraken met zorgaanbieders (o.a. gebaseerd op landelijke afspraken iSociaal Domein). Voor de jaarstukken 2021 worden vergelijkbare mijlpalen aangehouden als de jaarrekening 2020. Wel wordt opgemerkt dat op die onderdelen die reeds kunnen worden versneld, versnelling zal plaatsvinden. Dit betekent dat uw Raad voor 18 mei 2022 (oordeelsvormende vergadering Kadernota 2023-2026) een Raadsinformatiebrief ontvangt waarin uw Raad wordt geïnformeerd omtrent belangrijke aspecten (inhoudelijk en financieel) met betrekking tot de jaarstukken. Uw Raad ontvangt dan begin juni het volledige boekwerk jaarstukken 2021 inclusief controleverklaring van onze accountant. Voor de jaarstukken 2022 (voorjaar 2023) wordt ernaar gestreefd om deze reeds in mei (bij de behandeling van de Kadernota) middels een volledig boekwerk jaarstukken (inclusief controleverklaring van onze accountant) aan uw Raad te kunnen aanbieden.

Om deze versnelling te kunnen realiseren lopen er op dit moment een aantal projecten die hieraan een positieve bijdrage gaan leveren: • Project maandafsluitingen • Project maandrapportages (pilot bij aantal teams met op korte termijn een uitbreiding naar meerdere teams) • Project informatie gestuurd werken en handelen Deze projecten zijn gericht op de kwalitatieve verbetering en versnelling van afsluitingsmomenten. Het boekwerk jaarstukken is een van de afsluitingsmomenten. Zorgaanbieders Een belangrijk onderdeel van de jaarrekening zijn de definitieve afrekeningen met de zorgaanbieders in het sociaal domein. Met de zorgaanbieders zijn in regionaal verband, maar ook op landelijk niveau, afspraken gemaakt over de financiële afrekening van de zorgverlening. Deze afspraken komen erop neer dat de zorgaanbieders uiterlijk 1 april een gecertificeerde verantwoording dienen aan te leveren met betrekking tot de zorgverlening over het voorafgaande jaar. Om het boekwerk jaarstukken te kunnen versnellen is het van belang minder afhankelijk te worden van de definitieve eindafrekeningen van de zorgaanbieders. Dit stelt andere eisen aan de inrichting van het primaire proces op met name het aspect prestatieleveringen.

Voornoemd aspect zal een belangrijke rol krijgen in de herinrichting van het primaire proces waarbij de uitgangspunten van de prestatielevering, zoals regionaal afgestemd, worden meegenomen en in het primaire proces worden geïmplementeerd. De huidige situatie is echter nog dusdanig dat op het moment na ontvangst van de definitieve eindafrekeningen van de zorgaanbieders, deze intern beoordeeld worden, en vervolgens verwerkt worden in de administratie en de jaarrekening. Ook de cijfers van het CAK/SVB, die pas eind maart of begin april worden ontvangen, worden op hetzelfde

1808331

3

Raadsvoorstel

moment verwerkt in de administratie en jaarrekening. Dit proces is arbeidsintensief en kent een doorlooptijd van circa 3 weken. Het resultaat is een volledige jaarrekening die vervolgens naar de accountant gaat ter controle. Volledigheidshalve wordt opgemerkt dat de accountant de overige onderdelen van de jaarrekening (niet zijnde de afrekeningen zorgaanbieders) in een eerder stadium heeft gecontroleerd. Gelet op de doorlooptijd van de accountantscontrole is, zoals eerder vermeld, voorzien dat de controleverklaring begin juni beschikbaar is. Deze is vereist voor de formele behandeling van de jaarstukken door uw Raad. Tenslotte wordt opgemerkt dat de jaarrekening en jaarverslag uiterlijk 15 juli aangeleverd dienen te worden bij onze toezichthouder, de Provincie Limburg en het CBS. Volgens de planning is de formele besluitvormende behandeling in de raadsvergadering van 29 juni en wordt na vaststelling ingezonden richting Provincie Limburg en CBS. Begroting 2023-2026 De besluitvorming over de begroting 2023-2026 is voorzien in de eerste week van november. De wettelijke deadline voor het aanleveren van de vastgestelde begroting richting de provincie Limburg en CBS is 15 november. Hiermee ligt de planning van de begroting in lijn met voorgaand jaar. De planning van de begroting is daarom in lijn met voorgaande jaren opgesteld.

In de bestuurlijke planning is rekening gehouden met de dit jaar ingezette ontwikkeling van Algemene Beschouwingen bij Kadernota in plaats van bij begroting. FinRap 2022 Besluitvorming van de FinRap is net als voorgaande jaren voorzien in december. Belangrijkste doel is het waarborgen van de financiële rechtmatigheid richting jaarrekening. In de FinRap worden de verwachte financiële afwijkingen benoemd en inhoudelijk toegelicht. Op basis hiervan wordt een prognose per 31 december 2022 opgenomen.

Kanttekeningen N.v.t.

Financiën N.v.t.

Communicatie N.v.t.

Vervolgprocedure raad Door het vaststellen van deze planning wordt uw raad op de aangegeven data de producten ter besluitvorming voorgelegd. De volgorde van de producten is conform de wens van uw raad opgesteld en geeft uw raad de mogelijkheid om integraal te wegen en indien gewenst, tijdig bij te sturen in lopend begrotingsjaar.

1808331

4

Raadsvoorstel

Burgemeester en wethouders van Venlo de secretaris

de burgemeester

Twan Beurskens

Antoin Scholten

Bijlagen Nr. 1. 2. 3. 4. 5.

Naam .. .. .. .. ..

1808331

Datum .. .. .. .. ..

5

Raadsbesluit onderwerp raadsnummer 2021 raadsvergadering d.d.

GEMEENTEBESTUUR Bestuurlijke planning P&C cyclus 2022 78 22-12-2021

team RGFINT steller JHP Custers MSc doorkiesnummer +31 77 3596123 e-mail j.custers@venlo.nl datum

De raad van de gemeente Venlo; gelezen het voorstel van het college van 22 november 2021, registratienummer 1808331; gelet op artikel 2 van de Financiële Verordening ; besluit: De bestuurlijke planning P&C cyclus 2022 vast te stellen. Aanleverdatum

Omgevingsanalyse Kadernota 2023 (beleidsarm) Jaarstukken 2021

17-2-2022 21-4-2022 1-6-2022 (’s avonds) 27-5-2022

VoRap 2022 Begroting 2023 FinRap 2022

Presidium

21-2-2022 *1

Auditcommissie -

*1

NTB

*1

-

Tussen 6 en 11 oktober, *1 direct na persconferentie 24-11-2022 28-11-2022

-

Themabijeenkomst Rondje fracties

OordeelBesluitvormende vormende vergadering vergadering 24-2-2022 9-3-2022 11-5-2022 16-5-2022 18-5-2022 25-5-2022 incl. AB, inloopsessie uitloop 26-5-2022 1-6-2022 8-6-2022 15-6-2022 29-6-2022 RIB voor 18-5-2022 inloopsessie 1-6-2022 8-6-2022 15-6-2022 29-6-2022 inloopsessie 13-10-2022 17-10-2022 2-11-2022 4-11-2022 18-10-2022 7-12-2022 14-12-2022 21-12-2022

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 22-12-2021. De griffier

De voorzitter

Geert van Soest

Antoin Scholten