071rv+rb Ontwerpbegroting BVO ICT NML 2025.pdf

GEMEENTEBESTUUR

Raadsvoorstel raadsnummer 2024 collegevergadering d.d. raadsvergadering d.d. Programma Portefeuillehouder

071 14 mei 2024 26 juni 2024 Bedrijfsvoering F. Schatorjé

ons kenmerk 187701 team RGIMAN steller A. Lonij telefoonnummer 0681743230 e-mail a.lonij@venlo.nl datum 23 april 2024 bijlage(n) 5 datum verzonden

Onderwerp Ontwerpbegroting 2025 BVO ICT NML Advies Het financieel resultaat van ICT NML over 2023 is positief en tevens is de voorliggende ontwerpbegroting realistisch. Informatiebeveiliging, in de breedste zin van het woord, staat hoog op de agenda en wordt voortvarend opgepakt. ICT NML blijft aansluiten bij de doelen uit de programma’s Leefbaar Venlo en Bedrijfsvoering. Daarmee is er een goede basis om uw raad voor te stellen geen zienswijze in te dienen op de ontwerpbegroting 2025. Aanleiding Op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen (hierna: Wgr) wordt de ontwerpbegroting van een openbaar lichaam, bedrijfsvoeringsorganisatie of gemeenschappelijk orgaan voor een zienswijze door het bestuur aangeboden aan de raden van deelnemende gemeenten. Beoogd effect De begroting van een gemeenschappelijke regeling wordt vastgesteld door het bestuur van de betreffende regeling. Met uw zienswijze kunt u als raad de ontwerpbegroting bijsturen. Argumenten 1. Actuele algemene ontwikkelingen Belangrijke aandachtspunten zijn het afronden van openstaande werkzaamheden, het verbeteren van de bedrijfsvoering, en het versterken van de dienstverlening, met name door proactiever contact met deelnemende gemeenten. Daarnaast wordt er gewerkt aan het verder integreren van ECGeo in ICT NML en het optimaliseren van de begroting en doorbelasting voor de GEOmodule.

In het kader van informatiebeveiliging worden stappen gezet richting ISO 27001certificering, in reactie op dreigingsbeelden en richtlijnen zoals vastgesteld door de VNG. 2. Taxatie jaarstukken 2023 187701

1

Raadsvoorstel

De Jaarverantwoording 2023 van bedrijfsvoeringsorganisatie ICT NML toont een voordelig financieel resultaat van €141.000. Dit wordt veroorzaakt door lagere lease- en datacommunicatiekosten, gecompenseerd door hogere licentie- en personeelskosten. Er wordt voorgesteld om het resultaat voor solide archivering en het inhuren van personeel in 2024 te reserveren. De jaarrekening is onderworpen aan een accountantscontrole, die naar verwachting zal resulteren in een goedkeurende verklaring, afhankelijk van de vaststelling van de jaarverantwoording door het bestuur. Het jaarverslag omvat tevens een rechtmatigheidsverantwoording. 3. Ontwerpbegroting 2025

De ontwerpbegroting voor 2025 van de bedrijfsvoeringsorganisatie ICT NML is gericht op verdere ontwikkeling en verbetering. Het toevoegen van de gemeente Leudal aan het samenwerkingsverband voor de GEO-module is een belangrijke mijlpaal. Investeringen zijn gedaan om de dienstverlening te verbeteren, waaronder het afronden van projecten en het verbeteren van de personeelsformatie. De focus voor 2025 ligt op het afronden van lopende werkzaamheden, het verbeteren van interne processen en het zichtbaarder maken van ICT NML naar buiten toe. Daarnaast worden verdere stappen gezet in het integreren van de ECGeo-taken, voorbereidingen getroffen voor ISO 27001-certificering, en wordt goed werkgeverschap verder ontwikkeld. Informatiebeveiliging blijft een prioriteit, Het management streeft naar een positieve werkcultuur en heeft vertrouwen, trots en een goede onderlinge band tussen medewerkers hoog in het vaandel. 4. Uitgangspunten samenwerking en programmadoelstellingen Doelstellingen samenwerking De belangrijkste doelstellingen om samen te werken zijn: -

Efficiënter werken Zaken laten uitvoeren door een partner die dat beter of goedkoper kan Elkaar op het gebied van ICT-infrastructuur ontzorgen ICT-voorzieningen standaardiseren en uniformeren Beschikbare kennis en capaciteit efficiënter inzetten Slagvaardiger kunnen inspelen op ontwikkelingen Toekomstige groei van ICT-kosten beperken (meer met minder)

Om de effecten te meten is er in 2022 een ICT Benchmark Gemeenten uitgevoerd door M&I Partners over boekjaar 2021. Aan deze benchmark hebben meer dan 70 gemeenten direct of indirect (via een Shared Service Center) meegedaan. Uit de resultaten mogen we concluderen dat de samenwerking kosten efficiënt is. Deze benchmark wordt in 2024 herhaald over boekjaar 2023. Bijdrage aan programmadoelstellingen Er zijn twee programma’s die in dit kader van belang zijn: -

Programma Leefbaar Venlo Programma bedrijfsvoering

Programma Leefbaar Venlo

187701

2

Raadsvoorstel

Uitganspunt is de Strategische Visie 2040 waarin de hoofdrichting staat beschreven van de gewenste toekomstige ontwikkeling. Deze hoofdrichting wordt nader geconcretiseerd in onderliggende beleidsdocumenten en daarmee in de begroting. Een nieuwe strategische visie is daarbij vertaald via strategie, programma’s naar beleid en uitvoering. Een van deze programma’s is Leefbaar Venlo.

187701

3

Raadsvoorstel

Een van de speerpunten van dit programma is het thema Dienstverlening met als definitie: het op een betrouwbare en klantgerichte wijze leveren van gemeentelijke diensten en producten. Programma Bedrijfsvoering Voor het Programma Bedrijfsvoering ligt de focus op het verbeteren van processen, systemen, sturing, competenties en houding en gedrag. Dit alles in het licht van de inhoudelijke doelen van de andere programma’s. Om adequaat te reageren op veranderingen en aansluiting te houden met de doelen voor onze burgers, moet ook de bedrijfsvoering in lijn met de andere programma’s worden doorontwikkeld. Al deze zaken vragen een ICT partner die de doelstellingen van de gemeente begrijpt en doorleeft. Wij zullen ICT NML dan ook bij de doelstellingen blijven betrekken zodat ze begrijpen voor welke uitdagingen wij staan en wat hun aandeel daarin is zowel bij de implementatie als de beheerfase. Kanttekeningen Gesignaleerde risico’s: De huidige opstelling van de bedrijfsvoeringsfuncties, team infrastructuur en projectleiding is beperkt en daardoor vatbaar voor risico's. Gezien de voortdurende groei en professionalisering binnen ICT NML, is het van cruciaal belang om de bedrijfsvoering, het team Infrastructuur en projectleiding zowel kwantitatief als kwalitatief te versterken.

Om de gewenste kwaliteitsstandaarden te behalen, de continuïteit te waarborgen en om in de toenemende vraag van deelnemers te voorzien, is het noodzakelijk om het personeelsbestand binnen diverse teams uit te breiden. In een voorstel dat begin 2024 is opgesteld door ICT NML en gedeeld is met de deelnemers, wordt uiteengezet waarom het verstandig is om het leasecontract van de huidige leverancier te beëindigen en zonder grote financiële gevolgen over te stappen naar een nieuwe overeenkomst. Dit traject is ingezet met als resultaat dat ICT NML is overgestapt naar leasing binnen een hardware mantelovereenkomst via Inkoopcentrum Zuid. Alleen de assets die onder beheer van ICT NML vallen, komen in de lease, met uniforme afschrijvingstermijnen en de ambitie van de deelnemers om niet langer zelf de financiering hiervan op zich te nemen. Bovendien wordt de aanpak voor verdere vermindering van de leasekosten bij de huidige leverancier nader uitgewerkt. Financiën Belangrijke financiële wijzigingen/aanpassingen ten opzichte van de begroting 2024 (van de GR) 2024 2025 2026 2027 2028 € 14.548.538 € 15.187.977 € 15.202.977 € 15.187.977 € 15.187.977 Toename

€ 639.439

€ 654.439

€ 639.439

€ 639.439

De initiële begroting voor 2024 was € 12.123.127. Gedurende 2024 zijn er 2 begrotingswijzigingen gepasseerd waarna de bedragen € 14.097.975 (1e begrotingswijziging) en € 14.548.538 (2e begrotingswijziging) zijn vastgesteld.

187701

4

Raadsvoorstel

De toename van de initiële begroting over 2024 wordt met name veroorzaakt door toetreding van ECGEO tot de GR. Hiermee is een bedrag van € 1.893.580 gemoeid. Dit heeft overigens geen invloed op de Venlose begroting aangezien de gemeente Venlo nog geen deelnemer is. De totale lasten voor 2025 nemen in totaal met een bedrag van circa € 1.040.000 toe ten opzichte van 2024. Dit wordt voornamelijk veroorzaakt door: - Indexering van het prijs- en loonniveau van in totaal afgerond € 665.000; - Verwerking van autonome ontwikkelingen en ontwikkelingen en wensen van gemeenten van in totaal € 375.000. in 2026 is er € 15.000 geraamd voor de aanbesteding van multifunctionals. Dat jaar zijn er dus incidenteel iets meer lasten, dat werkt ook door in de Venlose begroting. Venlose bijdrage: financieel effect op de jaarschijven 2025-2028 van de Venlose begroting 2024 2025 2026 2027 2028 € 4.922.639 € 5.406.930 € 5.413.014 € 5.406.930 € 5.406.930 Toename

€ 484.291

€ 490.375

€ 484.291

€ 484.291

In overleg met de gemeente Venlo wordt het gemeentespecifiek leasebudget voor de gemeente Venlo verhoogd met € 210.000. Dit ter dekking van investeringen in werkplekken van medewerkers.

Communicatie Verdere communicatie, anders dan het delen van het bericht over de zienswijze met het bestuur van de gemeenschappelijke regeling, is niet aan de orde. Vervolgprocedure raad Een vervolgprocedure is niet aan de orde.

Burgemeester en wethouders van Venlo de secretaris

de burgemeester

Twan Beurskens

Antoin Scholten

Bijlagen 1 Jaarverslag 2023 2 Ontwerpbegroting 2025 v1.01 3 Nadere toelichting op begroting 2025 ICT NML 4 Aanbiedingsbrief gemeenteraden ICT NML april 2024 5 Uitgaande brief zienswijze gemeente Venlo ontwerpbegroting 2025 ICT NML

187701

5

Raadsvoorstel

187701

6

GEMEENTEBESTUUR

Raadsbesluit Onderwerp Raadsnummer 2024 raadsvergadering d.d.

Ontwerpbegroting 2025 GR ICT NML 071 26 juni 2024

ons kenmerk 187701 steller A. Lonij telefoonnummer 0681743230 e-mail a.lonij@venlo.nl datum 23 april 2024

De raad van de gemeente Venlo; gelezen het voorstel van het college van 14 mei 2024, registratienummer 187701; gelet op artikel 35 van de Wet gemeenschappelijke regelingen; besluit: ten aanzien van de ontwerpbegroting 2025 van de gemeenschappelijke regeling ICT NML geen zienswijze kenbaar te maken bij het bestuur. Het financieel resultaat van ICT NML over 2023 is positief en tevens is de voorliggende ontwerpbegroting realistisch. Informatiebeveiliging, in de breedste zin van het woord, staat hoog op de agenda en wordt voortvarend opgepakt. ICT NML blijft aansluiten bij de doelen uit de programma’s Leefbaar Venlo en Bedrijfsvoering. Daarmee is er een goede basis om uw raad voor te stellen geen zienswijze in te dienen op de ontwerpbegroting 2025.

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 26 juni 2024.

De griffier

De voorzitter

Marijke van de Plasse

Antoin Scholten

187701

7