068rv+rb Verordening op de vertrouwenscommissie gemeente Venlo 2024.pdf

GEMEENTEBESTUUR

Raadsvoorstel raadsnummer 2024 collegevergadering d.d. raadsvergadering d.d. programma portefeuillehouder

068 nvt 24 april 2024 nvt presidium

ons kenmerk 183447 team Griffie steller M.C. van de Plasse telefoonnummer 06-55808139 e-mail m.vandeplasse@venlo.nl datum 22 april 2024 bijlage(n) 1 datum verzonden

Onderwerp Verordening op de vertrouwenscommissie gemeente Venlo 2024 Advies Voorgesteld wordt: 1. de Verordening op de vertrouwenscommissie gemeente Venlo 2024 vast te stellen. 2 Te benoemen tot lid van de vertrouwenscommissie, de volgende raadsleden:  De heer Bram Beurskens  Mevrouw Monique Billekens  De heer Donald Fijnje  De heer Jack van den Hombergh  de heer Hay Janssen  Mevrouw Vera Kuijs  De heer Ali Oruc  de heer Selim Özcelik  Mevrouw Inge Simons 3 De heer Hay Janssen te benoemen als voorzitter van de vertrouwenscommissie; 4 Wethouder Frans Schatorjé toe te voegen als adviseur van de vertrouwenscommissie Aanleiding Op 12 november 2024 loopt de tweede ambtstermijn van burgemeester Scholten als burgemeester van Venlo af. De Commissaris van de Koning in de provincie Limburg heeft de raad hierover geïnformeerd bij brief van 7 maart 2024 en daarin informatie verstrekt over de te onderneming stappen in de herbenoemingsprocedure. De te volgen procedure vraagt het opstellen van een verordening op de vertrouwenscommissie en het instellen van die commissie. Deze commissie heeft tot taak de aanbeveling voor te bereiden in het licht van de profielschets en de in de voorgaande jaren gevoerde functioneringsgesprekken. De activiteiten van de vertrouwenscommissie worden verricht onder geheimhouding. 1

Raadsvoorstel

De aanbeveling die door de vertrouwenscommissie wordt voorbereid wordt vastgesteld door de gemeenteraad op 26 juni 2024. De beraadslagingen hierover vinden plaats tijdens een besloten deel in de openbare vergadering. De aanbeveling door de raad wordt openbaar. Beoogd effect Tijdig een besluit nemen inzake de aanbeveling voor herbenoeming van de burgemeester. Argumenten Kanttekeningen Financiën Conform het bepaalde in het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers heeft een raadslid dat lid is van de vertrouwenscommissie recht op een toelage van € 139,90 per maand. Voor de toepassing van de toelage stelt de burgemeester de duur van de activiteiten vast. De werkzaamheden van de vertrouwenscommissie starten per 1 mei 2024 en eindigen volgens de planning op 26 juni 2024. Op dat moment formuleert de vertrouwenscommissie naar verwachting haar voordracht voor aanbeveling voor de herbenoeming van de burgemeester aan de gemeenteraad. De toekenning van de toelage loopt voor de maanden mei en juni 2024. Communicatie Actieve communicatie van dit voorstel niet van toepassing. Na vaststelling wordt de verordening bekend gemaakt op de wettelijk voorgeschreven wijze. De verordening treedt in werking op de dag na de dag van bekendmaking. Het presidium

de secretaris

de voorzitter

Marijke van de Plasse

Antoin Scholten

Bijlagen Brief Commissaris van de Koning in de provincie Limburg d.d. 7 maart 2024.

2

GEMEENTEBESTUUR

Raadsbesluit OOnderwerp Raadsnummer 2024 raadsvergadering d.d.

Verordening op de vertrouwenscommissie gemeente Venlo 2024 068 24 april 2024

ons kenmerk 183447 steller M.C. van de Plasse telefoonnummer 06-55808139 e-mail m.vandeplasse@venlo.nl datum 22 april 2024

De raad van de gemeente Venlo; gelezen het voorstel van het presidium van 22 april 2024, registratienummer 183447; gelet op artikel 61a van de Gemeentewet;

besluit:

1.

vast te stellen de: “Verordening op de vertrouwenscommissie gemeente Venlo 2024”

Hoofdstuk 1: Algemene bepalingen Artikel 1 Taak 1. De commissie heeft tot taak: a. De aanbeveling tot benoeming of herbenoeming van de burgemeester voor te bereiden. Bij de uitvoering van de werkzaamheden laten de commissieleden zich leiden door de profielschets zoals deze is vastgesteld door de raad; b. Jaarlijks een klankbordgesprek te houden met de burgemeester. Artikel 2 Samenstelling commissie 1. De commissie bestaat uit raadsleden, door de raad uit haar midden benoemd. Elke fractie kan met één lid vertegenwoordigd zijn in de commissie. 2. Indien de gemeenteraad niet heeft bepaald wie voorzitter en plaatsvervangend voorzitter van de commissie zijn, kiest de commissie deze uit haar midden. Artikel 3 Ambtelijke ondersteuning De raadsgriffier is secretaris van de commissie en geeft uit dien hoofde ambtelijke ondersteuning aan de commissie. De griffier is secretaris van de commissie en verleent, waar nodig, ambtelijke 3

Raadsbesluit

bijstand. De gemeentesecretaris wordt als plaatsvervangend secretaris ter ambtelijke ondersteuning toegevoegd aan de commissie. De griffier en de gemeentesecretaris zijn geen lid van de commissie en hebben geen stemrecht. Artikel 4 Vergaderingen 1. De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of ten minste twee leden dit noodzakelijk acht(en). De commissie vergadert slechts indien meer dan de helft van het aantal leden aanwezig is. 2. De voorzitter bepaalt de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering. De voorzitter roept de volgende personen schriftelijk tot de vergadering op: a. de leden van de commissie; b. de sollicitanten naar het ambt van burgemeester, elk voor zover met de betreffende sollicitant een gesprek plaats heeft; c. de burgemeester, voor zover een gesprek plaats heeft. 3. Van elke vergadering wordt door de voorzitter ten minste vierentwintig uur tevoren aankondiging gedaan aan de leden van de commissie. Artikel 5 Stemming De commissie besluit over de vaststelling van een concept aanbeveling bij meerderheid van stemmen, waarbij elk lid één stem heeft. Indien de stemmen staken, wordt het nemen van een beslissing uitgesteld tot de volgende vergadering. Is uitstel van de beslissing niet mogelijk of staken de stemmen ook in die volgende vergadering, dan worden de verschillende meningen in het in artikel 6 bedoelde verslag opgenomen.

Artikel 6 Verslag 1. De commissie brengt over haar werkzaamheden ter voorbereiding op het doen van een aanbeveling schriftelijk een verslag van bevindingen uit aan de gemeenteraad en aan de commissaris van de Koning. 2. Het verslag van bevindingen dat de commissie uitbrengt aan de raad en de commissaris van de Koning bevat in ieder geval: a. een weergave van de wijze waarop de commissie haar werkzaamheden heeft verricht; b. een concept aanbeveling met een gemotiveerde weergave van de bevindingen van de commissie. 3. Het gevoelen van de minderheid wordt desgewenst in de schriftelijke rapportage aan de raad en de commissaris van de Koning vermeld. Artikel 7 Geheimhouding 1. Op alle informatie van de commissie rust ingevolge de wet de verplichting tot geheimhouding, welke zich uitstrekt tot eenieder die van de informatie kennis draagt. 2. De vergaderingen van de commissie zijn ingevolge de wet besloten. De voorzitter van de commissie wijst in elke vergadering op de geheimhoudingsplicht.

4

Raadsbesluit

3. Stukken die van de commissie uitgaan worden onder vermelding van “geheim” door de voorzitter en de secretaris ondertekend en verstuurd. Stukken bestemd voor de commissie worden onder vermelding van “geheim” gezonden aan de secretaris en aldaar bewaard tot het moment van archivering. De secretaris ziet er op toe dat de vertrouwelijkheid in deze procesgang wordt gegarandeerd. 4. Aan degenen die geen lid zijn van de commissie wordt ingevolge de wet geen informatie verstrekt omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde ter vergadering of in het gesprek. 5. De commissie treft een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van bescheiden, het voeren van correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken. 6. De geheimhoudingsplicht blijft ingevolge de wet ook in het geval de commissie wordt ontbonden van kracht. Artikel 8 Archivering 1. De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat na afronding van de benoeming, de herbenoeming en de klankbordgesprekken alle archiefbescheiden onverwijld in een envelop worden verzegeld en gerubriceerd als "geheim", en worden geplaatst in de daartoe aangewezen archiefruimte. 2.

De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat in het belang van een zorgvuldige overbrenging naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats, als bedoeld in artikel 12 van de Archiefwet 1995, een verklaring van overbrenging, als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995, wordt opgesteld voor archiefbescheiden waarvoor de wettelijke termijn verstreken is. In deze verklaring wordt melding gemaakt van het besluit tot toepassing van artikel 15, eerste lid sub a, van de Archiefwet 1995 en de daarin gestelde beperkingen aan de openbaarheid, tot de archiefbescheiden 75 jaar oud zijn.

Hoofdstuk 2: Bepalingen inzake de benoeming Artikel 9 Adviseur 1. De gemeenteraad kan één of meer wethouders als adviseur toevoegen aan de commissie. 2. De adviseur wordt uitgenodigd voor de vergaderingen van de commissie. Artikel 4, tweede lid, is van overeenkomstige toepassing. Artikel 10 Informatie over en gesprek met sollicitant De secretaris nodigt namens de voorzitter sollicitanten uit voor een gesprek met de commissie. De commissie treft daarbij de voorzieningen die nodig zijn ter bescherming van de privacy van de sollicitant. Elk overleg met derden, in welke vorm dan ook, is uitgesloten. Artikel 11 Bijzondere bepalingen inzake verslaglegging

5

Raadsbesluit

1. De commissie brengt van haar bevindingen verslag uit aan de raad en aan de commissaris van de Koning. 2. Het in artikel 6 bedoelde verslag van bevindingen wordt in ieder geval vergezeld van de conceptaanbeveling van twee personen. Artikel 12 Ontbinding Lopende een procedure tot benoeming is ontbinding van de commissie uitsluitend mogelijk met ingang van de dag volgend op die waarop door de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties aan de gemeenteraad bekend is gemaakt dat in de vacature is voorzien.

Hoofdstuk 3: Bepalingen inzake de herbenoeming Artikel 13 Adviseur 1. De gemeenteraad kan één of meer wethouders als adviseur toevoegen aan de commissie. 2. De adviseur wordt uitgenodigd voor de vergaderingen van de commissie. Artikel 4, tweede lid, is van overeenkomstige toepassing. Artikel 14 Informatie over en gesprek met de burgemeester 1. De commissie maakt vooraf aan de burgemeester, de gemeenteraad en de commissaris van de Koning kenbaar op basis van welke informatiebronnen zij zich een oordeel zal vormen over het functioneren van de burgemeester. Daarbij baseert zij zich in ieder geval op de profielschets en de wettelijke taken van de burgemeester. 2. Alvorens haar verslag van bevindingen aan de gemeenteraad, de commissaris van de Koning en de burgemeester te zenden, bespreekt de commissie dit met de burgemeester. Van dit gesprek wordt een verslag gemaakt dat bij het verslag van bevindingen wordt gevoegd. Artikel 15 Bijzondere bepaling inzake verslaglegging 1. Het in artikel 6 bedoelde verslag van bevindingen wordt in ieder geval vergezeld van een conceptaanbeveling inzake de herbenoeming. 2. Indien ter zake van het functioneren van de burgemeester afspraken zijn gemaakt tussen de commissie en de burgemeester, worden deze expliciet in het verslag van bevindingen vermeld.

Artikel 16 Ontbinding Lopende een procedure tot herbenoeming is ontbinding van de commissie uitsluitend mogelijk met ingang van de dag volgende op die waarop door de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties aan de gemeenteraad bekend is gemaakt dat de burgemeester bij Koninklijk besluit is herbenoemd.

6

Raadsbesluit

Hoofdstuk 4: Bepalingen inzake de klankbordgesprekken Artikel 17 Aantal 1. De commissie houdt jaarlijks met de burgemeester een klankbordgesprek over het functioneren. 2. Indien de commissie dan wel de burgemeester de wens daartoe kenbaar maakt, houdt de commissie tussentijds een klankbordgesprek. Artikel 18 Voorbereiding en inhoud 1. De commissie maakt voorafgaand aan de klankbordgesprekken aan de burgemeester kenbaar bij wie zij informatie zal inwinnen over het functioneren van de burgemeester. 2. De commissie beschouwt het functioneren van de burgemeester in elk geval aan de hand van de profielschets en aan de wettelijke taken van de burgemeester. Tevens betrekt de commissie hierbij het verslag van en de afspraken uit het vorige klankbordgesprek. Artikel 19 Bijzondere bepalingen inzake het verslag 1. Alvorens het verslag vast te stellen, krijgt de burgemeester de gelegenheid te reageren op het concept. 2. Het verslag wordt getekend door alle deelnemers aan het gesprek. 3. Het verslag wordt niet openbaar gemaakt. Een afschrift van het verslag wordt gezonden aan de commissaris van de Koning.

Hoofdstuk 5: Slotbepalingen Artikel 20 Onvoorziene gevallen In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de commissie. Artikel 21 Ontbinding en wijziging van de samenstelling van de commissie 1. De commissie blijft in stand zolang zij niet wordt ontbonden. 2. De samenstelling van de commissie kan tussentijds worden aangepast. Artikel 22 Inwerkingtreding en citeertitel 1. Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking. 2. Deze verordening wordt aangehaald als “Verordening op de vertrouwenscommissie Venlo 20243”.

2. Te benoemen tot lid van de vertrouwenscommissie, de volgende raadsleden:  De heer Bram Beurskens  Mevrouw Monique Billekens  De heer Donald Fijnje 7

Raadsbesluit

3 4

 De heer Jack van den Hombergh  de heer Hay Janssen  Mevrouw Vera Kuijs  De heer Ali Oruc  de heer Selim Özcelik  Mevrouw Inge Simons De heer Hay Janssen te benoemen als voorzitter van de vertrouwenscommissie; Wethouder Frans Schatorjé toe te voegen als adviseur van de vertrouwenscommissie

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 24 april 2024. De griffier

De voorzitter

Marijke van de Plasse

Antoin Scholten

8