067rv +rb Evenementenbeleid 2024.pdf

GEMEENTEBESTUUR

Raadsvoorstel raadsnummer 2023 collegevergadering d.d. raadsvergadering d.d. programma Portefeuillehouder

67 22 augustus 2023 27 september 2023 Centrumstad Venlo M. Pollux

ons kenmerk 53640 team RGWBET steller D.L.H. van Meegeren telefoonnummer +31 77 3599524 e-mail d.vanmeegeren@venlo.nl datum 26 juli 2023 bijlage(n) 1 datum

Onderwerp Evenementenbeleid 2024 Advies

1. Kennisnemen van bijgaand Evenementenbeleid 2024. 2. Instemmen met de volgende vijf uitgangspunten van het Evenementenbeleid 2024 en bijbehorende ambities: a. Belang van evenementen: evenementen dragen bij aan levendigheid, aantrekkelijkheid en verbinding, zijn goed voor ons imago en dragen bij aan onze strategische doelen 2040. b. Aanbod aan evenementen: het huidige aanbod aan evenementen is uitgangspunt, waarbij met organisatoren gestreefd wordt naar een optimale spreiding van evenementen over de gemeente en over het jaar, evenementen zich moeten blijven aanpassen aan de veranderende vraag van bezoekers, we organisatoren faciliteren in het verduurzamen (en gezonder en inclusiever) maken van hun evenement er een nieuwe ‘piramide’ indeling van evenementen in vier categorieën komt op basis van heldere criteria. c. Organisatoren: vanuit gemeentezijde denken we met organisatoren mee over adequate communicatie naar bewoners en ondernemers over de gevolgen van evenementen en de marketing van specifieke evenementen. d. Fysieke ruimte voor evenementen: de toekomst van evenementen in onze gemeente wordt geborgd in de Omgevingsvisie, waarbij in aansluiting hierop de locatieprofielen voor evenementen worden vernieuwd en de mogelijkheden voor multifunctionele locaties met ruimte voor evenementen wordt onderzocht. e.

Rol van de gemeente: een substantieel evenementenbeleid sluit aan bij onze ambities, waarbij de rol van de evenementencoördinator op hoofdlijn behouden blijft, er een heldere regeling voor de verdeling van het evenementenbudget komt en de gemeente een proactieve afstemming met en ondersteuning van organisatoren komt. 53640 1

Raadsvoorstel

3. Intrekken van het Evenementenbeleid 2020-2023 ‘Venlo als Podium’. Aanleiding Het huidige evenementenbeleid “Venlo als podium” is door u vastgesteld op 27 mei 2020. Aanleiding om het vigerende evenementenbeleid te herijken, is een aantal knelpunten die bij de uitvoering van het beleid geconstateerd zijn. Op dit moment zijn 12 evenementen door ons als beeldbepalend aangemerkt. Alleen beeldbepalende evenementen komen op dit moment in aanmerking voor een structurele subsidie. De indeling in beeldbepalende evenementen en overige evenementen met een daaraan gekoppelde subsidiesystematiek biedt onvoldoende flexibiliteit. Er is geen ruimte om nieuwe of andere evenementen financieel te ondersteunen. Daarnaast staat de evenementensector onder druk door de vele ontwikkelingen zoals de effecten van corona, prijsontwikkelingen en toenemende regelgeving op het gebied van wegwerp plastic en stikstof. Dit heeft er o.a. toe geleid dat de afgelopen beleidsperiode twee beeldbepalende evenementen gestopt zijn. Bureau Respons heeft als externe adviseur de gemeente Venlo inhoudelijk en procesmatig ondersteund bij de totstandkoming van het evenementenbeleid. Gelet op het uitvoerende karakter van het nieuwe evenementenbeleid, heeft ons college het nieuwe kader vastgesteld.

Aan uw raad wordt daarom voorgesteld om hiervan kennis te nemen en vanuit uw kaderstellende rol in te stemmen met de ambities van dit beleid.

53640

2

Raadsvoorstel

Beoogd effect Voorliggende beleidsnota (bijlage 1) schetst uitgangspunten en ambities voor de komende jaren. Evenementen dragen bij aan diverse gemeentelijke doelen en zijn belangrijk voor onze stad. Dit beleid is niet van toepassing op grootschalige evenementen van landelijke omvang die slechts af en toe voorkomen zoals bijv. de start van Vuelta. Voor ons nieuwe beleid vormt de “ster van Venlo” het uitgangspunt. Per pijler zijn onderstaande uitgangspunten en ambities geformuleerd. De uitgangspunten worden in 2024 nader uitgewerkt.

Belang  Evenementen dragen bij aan levendigheid, aantrekkelijkheid en verbinding, zijn goed voor ons imago en dragen bij aan onze strategische doelen 2040. Aanbod  We streven samen met organisatoren naar een optimale spreiding van evenementen over de gemeente en over het jaar met oog voor de balans, levendigheid en leefbaarheid.  Evenementen moeten zich blijven aanpassen aan de veranderende vraag van bezoekers. Als gemeente ondersteunen we organisatoren daarbij.  We willen organisatoren faciliteren in het verduurzamen, meer gezonder en inclusiever maken van hun evenement.  Er komt een nieuwe ‘piramide’ indeling van evenementen in 4 categorieën op basis van heldere criteria: o Categorie 1 zijn evenementen met een kleinschalig belang en met een

o

53640

beperkt aantal bezoekers uit de wijk of buurt. Ze dragen primair bij aan sociale verbinding en zijn sterk lokaal geworteld. Deze evenementen hebben hun eigen doelstelling en financiering en worden in dit beleid niet verder uitgewerkt. Categorie 2 evenementen hebben primair een lokaal belang en trekken bezoekers vooral uit de regio Venlo. Ze hebben een diverse achtergrond zoals cultuur- of sportparticipatie of levendigheid maar hebben beperkte economische of publicitaire impact. De organisatie is overwegend lokaal. 3

Raadsvoorstel

o

 

Categorie 3 bestaat uit evenementen met een regionaal, bovenlokaal of (inter)nationaal belang en/of voor een specifieke doelgroep. Bezoekers komen uit de grote regio of van verder. Ze hebben een economische en/of publicitaire impact en kunnen zowel eenmalig als structureel zijn. o Categorie 4 evenementen hebben een regionaal of (inter)nationaal belang, zijn grootschalig en/of spreken een specifieke doelgroep aan en beschouwen we als ‘etalage evenementen’ met een sterk Venlose signatuur. Het huidige aanbod aan evenementen is uitgangspunt. We kijken wel wat er beter kan vanuit onze doelen uit Venlo 2040 en op korte termijn. We stellen een onafhankelijke commissie in die het college van B&W jaarlijks adviseert over de indeling van de evenementenpiramide en de subsidietoekenning.

Organisatoren  In samenspraak met evenementenorganisatoren zetten we in op de inrichting van een ‘Event Support Desk’.  Er komt een communicatie-template/checklist om organisatoren te helpen bij adequate communicatie naar bewoners en ondernemers over de gevolgen van het evenement.  Evenementen in categorie 4 en een deel van categorie 3 evenementen worden beschreven in een marketingplan. Fysieke ruimte voor evenementen  We borgen de toekomst van evenementen in onze gemeente in de Omgevingsvisie.  We vernieuwen de locatieprofielen die aansluiten op de Omgevingsvisie.  We onderzoeken de mogelijkheden voor multifunctionele locaties met ruimte voor evenementen met een duurzame inrichting en betrekken organisatoren daarbij. Rol van de gemeente  We behouden de rol van evenementencoördinator met in de uitvoering een wat aangepaste invulling.  We zorgen voor een substantieel evenementenbudget dat past bij onze ambities.  Er komt een heldere regeling voor de verdeling van het evenementenbudget die aansluit op onze beleidsdoelen en meer flexibiliteit biedt.  We onderzoeken de haalbaarheid van één loket voor evenementen waar organisatoren gemeentelijke financiële ondersteuning kunnen aanvragen.  Gemeentelijke ondersteuning (non cash) wordt uitgewerkt in een regeling die we koppelen aan de evenementenpiramide.

 Er komt een structureel overleg voor beleidsmedewerkers en organisatoren dat uitvoeringsgericht wordt ingestoken.  We houden jaarlijks een mini-symposium voor alle belanghebbenden van evenementen met een strategische/inhoudelijke opzet en ruimte voor ontmoeting.

53640

4

Raadsvoorstel

Overgangsjaar 2024 In het nieuwe beleidskader wordt gekozen voor een andere wijze van subsidiëring van evenementen. De huidige indeling van beeldbepalende en overige evenementen wordt losgelaten. Gekozen wordt voor een indeling waaraan de subsidieverlening gekoppeld wordt aan vaste maximale bedragen per categorie. Het jaar 2024 wordt een overgangsjaar. In het overgangsjaar blijft de indeling in beeldbepalende evenementen en overige evenementen gehandhaafd. Alleen de beeldbepalende evenementen (conform het huidige beleid) kunnen een subsidie aanvragen in het exploitatietekort. Wij hebben in de vergadering van 18 juli 2023 besloten om de subsidieregel evenementen voor 2024 aan te passen. Per beeldbepalend evenement is een subsidieplafond vastgesteld waarbij de hoogte van de subsidie per beeldbepalend evenement is gemaximeerd en in lijn is gebracht met het beschikbare budget. De subsidiecriteria op basis van het nieuwe beleid worden in 2023/2024 verder uitgewerkt en vastgelegd in een nieuwe subsidieregel evenementen die door ons moet worden vastgesteld. Argumenten Evenementen zijn goed voor onze stad. Ze dragen bij aan een levendig Venlo, een positief imago van de stad en stimuleren de economie. In Venlo is een ruim en gevarieerd aanbod van grote en kleine evenementen op het gebied van o.a. sport en cultuur.

Bijna al onze evenementen worden georganiseerd door vrijwilligers en dragen bij aan gemeenschapszin. Kanttekeningen De evenementensector staat onder druk door de vele ontwikkelingen zoals de effecten van corona, prijsontwikkelingen en toenemende regelgeving op het gebied van wegwerp plastic en stikstof. Daarnaast is het steeds moeilijker om aan vrijwilligers te komen. Het bovenstaande heeft er o.a. toe geleid dat de afgelopen beleidsperiode twee beeldbepalende evenementen gestopt zijn. Voor de organisatie van onze evenementen is de inzet van vrijwilligers onmisbaar. Voortvloeiend uit ons kader “Fier op Venlo” wordt de komende periode het vrijwilligersbeleid verder vormgeven, samen met diverse betrokken organisaties waaronder evenementenorganisatoren.

53640

5

Raadsvoorstel

Financiën Voor evenementen wordt jaarlijks een structureel budget in de begroting opgenomen. In 2023 bedroeg dit budget € 202.667, waarvan € 192.667 is aangewend voor de beeldbepalende evenementen (structureel) en € 10.000 t.b.v. eenmalige subsidie evenementen. Voor 2024 en volgende jaren wordt dit bedrag volledig aangewend voor de subsidiëring van evenementen. Communicatie Op 22 maart 2023 is er een themabijeenkomst voor u georganiseerd onder leiding van Respons. U bent in deze bijeenkomst geïnformeerd over de uitkomsten van de evaluatie van het huidige beleid en daarnaast zijn de kansen en dilemma’s verkend ter voorbereiding op besluitvorming van het nieuwe beleidskader op 27 september 2023. Het huidige beleid is geëvalueerd door middel van enquêtes onder organisatoren, ondernemers en inwoners (bijlage 2). Daarnaast heeft er een benchmark plaatsgevonden met enkele Nederlandse steden (bijlage 3) en zijn de ontwikkelingen in de evenementensector in beeld gebracht (bijlage 4). Er zijn vervolgens interactieve sessies georganiseerd met organisatoren, ondernemers en bewoners. Het participatietraject is afgesloten met de “Dag van het Evenement". Een minisymposium waarbij de opgehaalde uitkomsten zijn gevalideerd.

Op basis van deze input is een concept-beleidsnota opgesteld die ambtelijk (sport, cultuur, toerisme, economie en het maatschappelijk domein) en met stakeholders vooraf is gedeeld. De opgehaalde input is zo goed mogelijk vertaald in de definitieve versie van de beleidsnota. Vervolgprocedure raad Het structurele budget wordt in 2024 en volgende jaren volledig aangewend voor de subsidiëring van evenementen. Als u instemt met het beleidskader zal voor de begroting 2024 eventueel een eenmalig voorstel worden ingediend voor de uitwerking van het nieuwe beleid. Aan de hand van deze uitwerking zal voor de implementatie eventueel een structureel voorstel worden ingediend voor de begroting 2025 Burgemeester en wethouders van Venlo

de secretaris

de burgemeester

Twan Beurskens

Antoin Scholten

Bijlagen 1. Beleidsnota “Venlo Evenementenstad “ 53640

6

Raadsvoorstel

2. 3. 4.

Deelrapportage evaluatie evenementenbeleid Deelrapportage benchmark evenementen Deelrapportage ontwikkelingen evenementensector

53640

7

GEMEENTEBESTUUR

Raadsbesluit onderwerp

Evenementenbeleid 2024

Raadsnummer 2023

67

raadsvergadering d.d.

27 september 2023

ons kenmerk 53640 steller D.L.H. van Meegeren telefoonnummer +31 77 3599524 e-mail d.vanmeegeren@venlo.nl datum

De raad van de gemeente Venlo; gelezen het voorstel van het college van 22 augustus 2023, registratienummer 53640; besluit: 1. Kennisnemen van bijgaand Evenementenbeleid 2024. 2. Instemmen met de volgende vijf uitgangspunten van het Evenementenbeleid 2024 en

bijbehorende ambities: a. Belang van evenementen: evenementen dragen bij aan levendigheid, aantrekkelijkheid en verbinding, zijn goed voor ons imago en dragen bij aan onze strategische doelen 2040. b. Aanbod aan evenementen: het huidige aanbod aan evenementen is uitgangspunt, waarbij met organisatoren gestreefd wordt naar een optimale spreiding van evenementen over de gemeente en over het jaar, evenementen zich moeten blijven aanpassen aan de veranderende vraag van bezoekers, we organisatoren faciliteren in het verduurzamen (en gezonder en inclusiever) maken van hun evenement er een nieuwe ‘piramide’ indeling van evenementen in vier categorieën komt op basis van heldere criteria. c. Organisatoren: vanuit gemeentezijde denken we met organisatoren mee over adequate communicatie naar bewoners en ondernemers over de gevolgen van evenementen en de marketing van specifieke evenementen. d. Fysieke ruimte voor evenementen: de toekomst van evenementen in onze gemeente wordt geborgd in de Omgevingsvisie, waarbij in aansluiting hierop de locatieprofielen voor evenementen worden vernieuwd en de mogelijkheden voor multifunctionele locaties met ruimte voor evenementen wordt onderzocht. e.

Rol van de gemeente: een substantieel evenementenbeleid sluit aan bij onze ambities, waarbij de rol van de evenementencoördinator op hoofdlijn behouden blijft, er een heldere regeling voor de verdeling van het evenementenbudget komt 53640

8

Raadsbesluit

en de gemeente een proactieve afstemming met en ondersteuning van organisatoren komt. 3. Intrekken van het Evenementenbeleid 2020-2023 ‘Venlo als Podium’. Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 22 september 2023.

De griffier

De voorzitter

Geert van Soest

Antoin Scholten

53640

9