067 bijl03 Deelrapportage benchmark evenementen.pdf

Deelrapportage benchmark Evenementen Gemeente Venlo

Februari 2023 Referentie: 2303

1

1.

Inleiding

De gemeente Venlo is niet de enige gemeente met een evenementenbeleid. Het kijken bij de buren kan helpen om te komen tot een effectievere aanpak. Er is daarom gekeken naar drie andere steden die een vergelijkbare omvang en/of propositie hebben. Dordrecht is de huidige grote ‘evenementenstad van het jaar’, Zwolle is ambitieus en heeft een populatie (HBO) studenten en Leiden heeft sterk vergelijkbare budgetten voor evenementen.

2.

Kengetallen

In deze benchmark is gekeken naar enkele kwantitatieve gegevens zoals kengetallen en financiering. Er is gekozen om 2019 als referentiejaar te gebruiken, het laatste reguliere evenementenjaar vóór de corona pandemie. Alle jaren daarna, inclusief 2022 dat in de eerste maanden nog beperkende maatregelen kende, zijn niet vergelijkbaar. De onderstaande gegevens zijn afkomstig uit de monitor G50 Evenementen & Gemeenten van Respons en de volgende vergelijkingen worden gemaakt: ➢ Aantal inwoners ➢ Aantal evenementen* ➢ Aantal bezoekers evenementen* ➢ Besteedde subsidies ➢ Besteedde subsidie per inwoner *Uitkomsten volgens de definities (grootschalige) evenementen van Respons.

2

Inwoners Aantal per 1-1-2022 evenementen 2019 Dordrecht 119.537 31 Zwolle 130.668 59 Leiden 125.074 33 Venlo 102.136 26

3.

Bezoekaantallen Subsidies (in (in milj.) 2019 milj. €) 2019 0,9 1,0 1,0 0,5

€ 1,2 € 0,5 € 0,3 € 0,3

Subsidie per inwoner 2019 € 9,95 € 4,21 € 2,60 € 2,60

Inhoudelijke aspecten

Daarnaast is er een uitvraag gedaan bij de benchmark gemeenten naar een aantal inhoudelijke aspecten met betrekking tot het evenementenbeleid. Gegevens zijn aangeleverd door de betreffende gemeenten en/of opgehaald uit beleidsstukken. De feitelijke formulering is door ons opgesteld. De volgende onderwerpen komen aan de orde: ➢ Evenementenvisie ➢ Verdeling schaarse ruimte ➢ Ondersteuning organisatoren ➢ Samenwerking in de stad De uitkomsten zijn per onderwerp schematisch weergegeven. Evenementenvisie Dordrecht

Het evenementenaanbod is geen doel op zichzelf, maar een middel om een stad aantrekkelijker en leefbaarder te maken. Evenementen zorgen voor saamhorigheid, levendigheid en vermaak in de stad. Voor jong en oud en voor mensen met uiteenlopende achtergronden.

Zwolle

Zwolle streeft naar een positie als dé evenementenstad in het noordoosten en wil een evenementenaanbod dat passend is voor een woon en leefklimaat van een stad van deze omvang. Naast aandacht voor een breed en inclusief evenementenaanbod ligt de focus op een

3

aanbod voor jongeren en studenten die Zwolle meer wil binden aan de stad. Leiden

Leiden wil een evenementenaanbod met kwaliteit, passend bij Leiden “Stad van Ontdekkingen”, voor diverse doelgroepen. Meer spreiding over de stad, waarbij aandacht is voor evenementen die passen bij de locatie.

Venlo

Evenementen maken de stad levendig maar de stad moet ook leefbaar blijven. Een groei in kwaliteit is belangrijker dan in kwantiteit. Het huidige evenementenaanbod is divers en representatief voor Venlo. De gemeentelijke aandacht ligt op het versterken van beeldbepalende evenementen. Daarnaast streeft de gemeente naar een duurzamer en inclusiever aanbod.

Verdeling schaarse ruimte Dordrecht

Alle partijen dienen als medegebruiker van de schaarse openbare ruimte de belangen van de ander mee te wegen en te respecteren, dus ook organisatoren. Evenementen moeten in de toekomst, ook met de verdichting van de stad, voldoende ruimte houden om een toonaangevende evenementenkalender te kunnen blijven bieden. Specifieke evenementenlocaties (voorzien van locatieprofielen) én de openbare ruimte zijn in principe vrij om te gebruiken.

Zwolle

Verdeling van schaarse ruimte is niet specifiek voor evenementen maar onderdeel van de strijd om de ruimte (in algemene zin) en een apart dossier. De grote opgave is de groei van het aantal woningen. Een dilemma zit in het feit dat er geen evenementenlocaties komen op de plekken waar woningen worden gebouwd. De (nieuwe) inwoners van die woningen hebben echter wel behoefte aan evenementen.

Leiden

Gemeente gaat met de betrokken partijen (o.a. gebiedsmanagers en organisatoren) na of er een samenwerkingsvorm kan worden ontwikkeld voor de regie en programmering van evenementen in de stad. Bij programmering staat voorop dat evenementen passend

4

moeten zijn bij de locatie én bij het profiel ‘Stad van Ontdekkingen’ en bij de pijler ‘Internationale cultuur’. Een optimale balans tussen levendigheid en leefbaarheid is een van de belangrijkste doelstellingen. Deze kan worden bereikt door meer spreiding van evenementen door de stad en het aanscherpen van bepaalde locatieprofielen. Er zijn locatieprofielen opgesteld voor ruim 40 locaties én organisatoren kunnen een verzoek indienen voor het gebruik van overige locaties in de stad. Venlo

Organisatoren hebben de mogelijkheid om voor elk gebied (binnen gemeentelijke grenzen) een evenementenvergunning aan te vragen. Het is wel zo dat specifieke gebieden beperkt zijn of alleen voor een beperkt aantal evenementen gebruikt worden. De risicocategorisering speelt een rol bij het bepalen van de locaties. Een locatieonderzoek geeft inzicht in de capaciteit (maximaal aantal evenementen), structuur en geluidsbelasting niveau van alle mogelijke locaties binnen de gemeente Venlo. Er wordt vastgesteld welke evenementen het beste op welke locatie georganiseerd kunnen worden. Elementen als overlast voor de omgeving, parkeergelegenheden, riolering en bereikbaarheid voor hulpdiensten worden dan meegenomen. Uitgangspunten van het bestemmingsplan zijn meegenomen in het locatieonderzoek.

Ondersteuning organisatoren Dordrecht

Er is financiële ondersteuning mogelijk vanuit de Subsidieregeling Evenementen, Amateurkunst, Culturele initiatieven en Producties. Daarnaast kan het Evenementenbureau ondersteunen in bijvoorbeeld een citymarketingcampagne. Het Evenementenbureau (Dordrecht Marketing & Partners) kan A+, B en C evenementen ondersteunen en adviseren bij schrijven van een vergunningaanvraag, draaiboeken en een veiligheidsplan.

Zwolle

Organisatoren worden via subsidies en via facilitering ondersteund. Zij kunnen tijdelijk als stimulans een tegemoetkoming krijgen voor kosten die ze maken voor duurzaamheidsmaatregelen.

5

De afdeling vergunningen is behulpzaam, zeker bij nieuwe organisatoren. Zij worden op weg geholpen binnen de gemeente. Organisatoren betalen een gering bedrag aan precario voor het gebruik van de evenementenlocaties, maar alleen als het evenement geen subsidie ontvangt. Er is geen commerciële huur voor het gebruik van de evenemententerreinen. Leiden

Er is geen apart subsidiebudget voor evenementen, maar diverse beleidsterreinen (o.a. cultuur, programma binnenstad) kennen eigen budgetten met steeds aparte beleidsregels. Aanvragen voor een evenementenvergunning kunnen digitaal gedaan worden waarbij gegevens van het vorige jaar als basis voor de huidige aanvraag kunnen dienen. Omdat de aanvrager stap voor stap wordt ondersteund is het voor de gemeente en de adviesdiensten gemakkelijker de aanvraag te beoordelen.

Venlo

Het overgrote deel van subsidiebudget wordt ingezet om beeldbepalende evenementen te ondersteunen.. De aanvraag kan gedaan worden door grootstedelijke evenementen met een onrendabele top die zonder bijdrage niet mogelijk zijn, of door evenementen die bovenmatig imagoversterkend werken. Subsidieafspraken gelden voor 4 jaar. Een klein jaarlijks budget is beschikbaar voor kleinere evenementen als tegemoetkoming in de onrendabele top.

Samenwerking in de stad Dordrecht

In het kader van de vernieuwing van het evenementenbeleid wordt onderzocht hoe dit nu gaat en hoe het en verbeterd kan worden met als uitgangspunt ‘samenwerken in plaats van tegenwerken'.

Zwolle

In frequent overleg met de horeca komt ook het evenementenbeleid aan de orde.

6

Leiden

Uit de evaluatie van het evenementenbeleid bleek een behoefte aan samenwerking bij de regie en programmering van evenementen. De gemeente wil met de betrokken partijen onderzoeken welke mogelijkheden van samenwerking er zijn, met daarbij een duidelijke afbakening van rolverdeling en taken.

Venlo

Beeldbepalende evenementen zouden nauwer gaan samenwerken met de kleinere evenementen. Hetzij door kennis uit te wisselen, hetzij door materialen uit te wisselen. In de evaluatie van het evenementenbeleid wordt getoetst in hoeverre dit invulling heeft gekregen.

4. Leges De financiële verschillen worden gedeeltelijk verklaard door de dienstverlening van de gemeente en/of een extern (evenementen)bureau. Zo is het tarief voor een Cevenement in Dordrecht relatief laag en biedt daarbij het evenementenbureau (in theorie) ook nog ondersteuning aan organisatoren bij o.a. het opstellen van het veiligheidsplan. De tarieven zijn aangeleverd door de benchmark gemeenten. In het overzicht zijn meldingen voor kleine evenementen buiten beschouwing gelaten. De verschillen in de benchmark zijn overzichtelijk, maar er zijn grote verschillen. Er zijn gemeenten die duizenden Euro’s aan leges vragen zoals Eindhoven met € 2.500 voor B en € 25.000 voor C evenementen en Breda met respectievelijk € 3.544 en € 12.566 voor B en C evenementen. A-evenement

B-evenement

C-evenement

Dordrecht

€ 65,60

€ 465,00

€ 465,00

Zwolle

€ 215,00

€ 326,00

€ 878,00

Leiden

€ 78,04

€ 156,09

€ 200,68

7

In veel gemeenten dekken de leges de kosten (gemaakte uren) van het ambtelijk apparaat niet. Dit kan een bewuste keuze zijn omdat evenementen een bijdrage leveren aan diverse beleidsdoelen zoals levendigheid, participatie en economie. De benchmark gemeenten hanteren voor hun evenementenvergunningen de indeling A, B en C als grondslag, met name gebaseerd op het risicoprofiel van het evenement (o.a. bezoekers, afzettingen, etc.). Venlo kent ook een vierdeling geheel gebaseerd op bezoekaantallen. Daarbij is gekozen voor bezoekers waar ook van bezoeken kan worden uitgegaan; een bezoeker kan meerdere bezoeken brengen. Als het gaat om belasting is wellicht het aantal bezoeken relevanter.

Venlo

< 1500 bezoekers

1500 – 3000 bezoekers

1500 – 3000 bezoekers

>5000 bezoekers

€ 130

€ 260

€ 390

€ 650

Als we de cijfers in een grafie vergelijken krijgen we een volgend beeld: Leges evenementen in euro 1000 900 800 700 600 500 400 300 200 100 0 < 1500 bzoekers

A categorie

1500 - 3000 bezoekers Dordrecht

B categorie Zwolle

Leiden

3000 - 5000 bezoekers Venlo

C categorie

> 5000 bezoekers