067 bijl02 Deelrapportage evaluatie evenementenbeleid.pdf

Deelrapportage evaluatie Evenementenbeleid Gemeente Venlo

April 2023 Referentie: 2303

1

1.

Inleiding & participatie

In aanloop naar een herijking van het evenementenbeleid, is het vigerende beleid geëvalueerd. Daarvoor is onder meer een beroep gedaan op mensen die op regelmatige basis betrokken zijn bij evenementen. Zij zijn als volgt gevraagd input te leveren:  Collectieve, interactieve sessies met de gemeenteraad & gemeentelijke beleidsmedewerkers (in 2x namelijk beleid & veiligheid/regelgeving  Online enquête onder organisatoren van evenementen én onder partijen die belang hebben bij evenementen zoals culturele instellingen, winkeliers en horeca. Verder is er een benchmark uitgevoerd met een aantal Nederlandse steden waarbij op een aantal relevante onderdelen een concrete vergelijking is gemaakt met de huidige situatie in Venlo. Ook is er een analyse gemaakt van landelijke ontwikkelingen in de evenementensector met een vertaling naar de Venlose situatie. Ten slotte is er een startgesprek geweest met de wethouder en met diverse beleidsmedewerkers én is er kennis genomen van bestaande stukken en data uit Venlo. Daarnaast zijn uitkomsten meegenomen uit gesprekken met wethouders, bewoners en Venlo Partners en collectieve sessies met organisatoren, culturele partijen en ondernemers (horeca, middenstand). En hoewel nog niet geheel afgerond, is op onderdelen ook gekeken naar de resultaten van de bewonersenquete.

Bij deze evaluatie is ervoor gekozen deze te beschrijven vanuit de uitgangspunten van het huidige beleid. Per punt wordt beschreven hoe de betrokken partijen daar over denken. Belangrijk is dat de bewoners nog niet zijn gehoord, zij worden betrokken in het vervolgtraject door middel van een online enquête.

2

Een belangrijke kanttekening is wel dat een groot deel van de beleidsperiode werd beïnvloed door de Covid19 pandemie. Het behalen van beleidsdoelen kan daardoor lastig worden getoetst. Vanaf het einde van het 1e kwartaal 2020 tot en met het 1e kwartaal 2022 vonden er geen evenementen of evenementen met beperkende maatregelen plaats. Het huidige jaar, 2023, is pas het eerste weer volledige evenementenjaar.

2.

Het beleid in hoofdlijnen

Volgens de definitie die Respons en de Vereniging van Evenementenmakers (VVEM) hanteren is een evenement een georganiseerde, verplaatsbare gebeurtenis, bijgewoond door een verzameling mensen, die zich daarvoor in een bepaald tijdvak en in een inrichting of op een terrein bevindt of beweegt. Venlo kent een uitgebreide portefeuille met evenementen in alle soorten en maten. Evenementen zijn goed voor Venlo kunnen ook belastend werken. Vaak vinden ze plaats in de openbare ruimte waar ondernemers en inwoners rekening mee moeten houden. In het evenementen-beleid maakt Venlo de noodzakelijke afweging tussen levendigheid en leefbaarheid. Er wordt aangegeven waarom evenementen belangrijk zijn, en er staan afspraken in ten aanzien van de uitvoering van evenementen. Verder voorziet het beleid in het nemen van investeringsbeslissingen en subsidie toekenning. Voor deze evaluatie is het beleid opgeknipt in deelonderwerpen die apart worden besproken.

3.

Evenwichtig aanbod gedurende het jaar

In 2019 vonden er 525 evenementen in Venlo plaats waarvan er 167 vergunningplichtig waren. Er werden 1,2 miljoen bezoekers verwelkomd waarvan vele van buiten Venlo. Daarmee zijn evenementen essentieel voor de gemeente. Met een gemiddelde besteding van, volgens gemeentelijke berekening, 37 euro per bezoeker vertegenwoordigen evenementen ook economisch belang van ruim €44 miljoen.

3

Als we kijken naar het totale aantal evenementen op basis van vergunningsaanvragen en meldingen zien we dat Venlo in 2022, na de coronajaren, 75% van de aantallen in 2019 heeft gerealiseerd en dus nog niet terug is op dat niveau. Dat is mede het gevolg van het ontbreken van het 1e kwartaal waarin in Venlo traditioneel veel evenementen plaatsvinden, met name alle activiteiten rondom Vastelaovend. 2023 wordt het eerste volledige evenementenjaar na de pandemie en pas dan wordt duidelijk hoe de evenementen er in Venlo voor staan. Vergunningen en meldingen Venlo 2016 - 2022 Totaal (realisatie) 600

538

561 511

525

500 384

400 300 176

200 104 100 0 2016

2017

2018

2019

2020

2021

2022

Spreiding in tijd Een van de parameters van een evenwichtig evenementenaanbod is spreiding in tijd. Kijkend naar de evenementenkalender in vergelijking met andere gemeenten, zien we dat met name het eerste kwartaal goed gevuld is met o.a. alles rondom Vastelaovend maar bijvoorbeeld ook de Venloop. De overige kwartalen zijn in lijn met andere plaatsen. Alle gevraagde partijen geven in (ruime) meerderheid aan dat de spreiding in tijd goed is. Als er nog ruimte is, wordt deze met name gezien in het najaar waarbij wordt aangegeven dat deze ook indoor kunnen zijn. Regelmatig

4

gehoorde opmerking is dat de zomer wel erg vol is en dat op bepaalde momenten evenementen elkaar zelfs concurreren. Verder blijkt dat het aanbod buiten Venlo anders wordt ervaren dan in de stad. Aangegeven wordt dat het aanbod buiten de zomermaanden wel wat karig is. Spreiding in ruimte Van het aantal van ruim 500 grote en kleine evenementen in 2019 (als laatste volledige jaar) vond ruim 40% plaats in de kern Venlo waarvan ruim de helft in het centrum, op ruime afstand gevolgd door Blerick (15%) en Tegelen (12%) en de overige kernen. Een grote groep ziet ruimte voor verbetering, waarbij opgemerkt dat bewoners en raadsleden dat meer benoemen dan niet organistoren. Het belang van en de keuze voor het grote aantal evenementen in vooral de binnenstad wordt wel onderschreven, hoewel het met name in de zomermaanden soms als veel wordt ervaren. Er worden echter ook kansen gezien buiten Venlo centrum. Ook vanuit veiligheidsoverwegingen en ruimteclaims is het zinvol om buiten het centrum te kijken. Met name kernen als Blerick en Tegelen, maar ook de kleinere kernen, worden veelvuldig als alternatief genoemd. Niet alleen vanuit de ruimte en mogelijkheden gedacht maar ook vanuit de gedachte dat juist daar de levendigheid een impuls kan gebruiken. De meeste bestaande organisatoren hebben hier echter geen interesse in maar niet iedereen sluit het uit.

Het aanbod (type evenementen) In algemene zin is men over het totaal aantal evenementen tevreden. Het aanbod in de gemeente Venlo is breed en divers. Met ruim 20% is de categorie straat- en buurtfeesten het grootst, gevolgd door markten en braderieën met 18%. Het betreft hier vooral kleinschalige events. De impact van grootschalige events is groter waarbij er een groot verschil wordt ervaren tussen de kern Venlo en de plekken daarbuiten. De meest populaire onderdelen zijn muziek- en/of theaterfestivals of optredens, sport en Vastelaovend. Desondanks of misschien wel daarom wordt met name voor muziek, theater en sport het huidige aanbod als te beperkt ervaren door de diverse groepen. Zo lijkt er (ook) behoefte te zijn aan specifieke muziekstromen, zoals jazz en specifieke sporten, wielrennen. Ook wordt

5

enerzijds geopperd om te streven naar grote evenementen (met veel uitstraling), anderzijds is er juist een roep om kleinschalige evenementen. Als het gaat om leeftijdscategorieën wordt aangegeven dat het aanbod voor jongeren, zowel tieners als gezinnen met jongere kinderen, achterblijft. Ook voor studenten is er te weinig, vindt men. Opvallend is dat bijvoorbeeld de niet-organisatoren (ondernemers, cultuur) juist aangeven dat het aanbod in de gehele breedte (25 – 65) groter kan. Dat kan ook te maken hebben met de gewenste groep in relatie tot hun bestedingen. Er klinkt wel een behoefte aan vernieuwing in zowel soort als uitvoering. Kwaliteit vs kwantiteit De gemeentelijke keuze voor kwaliteit boven kwantiteit, de hoeveelheid te plaatsen kan rekenen op groot draagvlak. Meer dan de helft van de ondervraagden oordeelt (zeer) positief als het gaat over de kwaliteit van evenementen in Venlo in algemene zin, dus lijkt hier nog wel wat te winnen. Wel is de vraag hoe dit in een vervolgtraject handen en voeten te geven, ook omdat de gemeentelijke invloed beperkt is.

4. Beperking van overlast door evenementen Het overgrote deel van het aanbod betreft events in de buitenlucht waarbij overwegend gebruik wordt gemaakt van de openbare ruimte. Deze openbare ruimte is van ‘iedereen’ en dus heeft het gebruik ervan door evenementen gevolgen voor anderen. Die zijn divers variërend van zwerfafval en geluidsoverlast tot onbereikbaarheid. De mate waarin dit als overlast wordt ervaren verschilt sterk per stakeholdergroep. In algemene zin blijkt dat de tolerantie bij bewoners na corona minder is dan ervoor. De gemeente zoekt naar een balans tussen leefbaarheid, waar het beperken van overlast een onderdeel van is, en levendigheid, evenementen zorgen voor reuring en ontmoeting. Overlast als gevolg van evenementen is onvermijdelijk, maar moet zoveel mogelijk worden beperkt. Bij de groepen die in de evaluatie zijn betrokken wordt hinderlijke

6

overlast niet als substantieel ervaren. De overlast lijkt bij hen in ieder geval niet toe te nemen maar wordt wel in het centrum van Venlo anders ervaren dan daarbuiten. Daarentegen is bij hen het besef daar wel degelijk dat het wonen of ondernemen in het centrum dat met zich meebrengt. Overlast die het meest wordt ervaren heeft betrekking op (on)bereikbaarheid, parkeer- en verkeersoverlast. Overigens wordt aangegeven dat dit niet alleen bij evenementen maar ook bij ‘Duitse dagen’ in Venlo centrum geldt. Geopperd wordt om verder van de evenementenlocaties te parkeren (transferia) en de locaties met name voor bestemmingsverkeer toegankelijk te maken. Ook de periode van opbouw en/of het afzetten van openbare ruimte/wegen zou men graag willen beperken. Daarnaast wordt zwerfafval genoemd als overlast, iets wat in de ogen van velen met gepaste maatregelen kan worden beperkt. Drank-,drugs- en geluidsoverlast worden relatief beperkt ervaren, uitzonderingen daargelaten.

5.

Beeldbepalende evenementen

Er is bij de start van de beleidsperiode voor gekozen om twaalf beeldbepalende evenementen te benoemen, evenementen met een meerwaarde voor de gemeente Venlo die zijn vertaald als:  Een hoog ambitieniveau  Draagt bij aan de profilering (branding) en acquisitiekracht van Venlo  Is zichtbaar in de stad en draagt bij aan de levendigheid van de stad  Heeft een groot en breed publieksbereik  Werkt samen samen met andere partijen (binnen en buiten de eigen sector), zoals ondernemers in de stad  Vernieuwt zich en speelt in op ontwikkelingen  Toont ondernemerschap

7

 Gaat voor maximale duurzaamheid Zij zijn benoemd voor een periode van vier jaar. Inmiddels staan er twee van de twaalf niet meer op de kalender. Binnen het beleid waren belangrijke uitgangspunten meerjarige financiering voor beeldbepalende evenementen én een ondersteunende rol voor beeldbepalende evenementen naar de overige evenementen, een buddyproject. Meerjarige financiering Oorspronkelijk twaalf en nu nog tien evenementen ontvangen een variabele gemeentelijke bijdrage die ook in omvang verschilt. De huidige beeldbepalende evenementen zijn tevreden over deze werkwijze maar geven wel aan dat het ontbreken van een indexering van het totale budget, vooral met de huidige financiële uitdagingen die er zijn, noodzakelijk is. Keerzijde van de aanpak is dat er weinig financiële ruimte wis voor ondersteuning van andere evenementen omdat 95% is bestemd voor de beeldbepalende. Daarnaast wordt aangegeven dat in niet alle gevallen duidelijk is waarom bepaalde evenementen als beeldbepalend zijn bestempeld. Overigens is een meerjarige, structurele financiering geen garantie is voor continuïteit, gezien het verdwijnen van twee beeldbepalende evenementen. Een ander verdeling van de beschikbare gelden kan rekenen op breed draagvlak onder de partijen die bij de evaluatie zijn betrokken.

Nog steeds zou dan een substantieel voor beeldbepalende evenementen beschikbaar blijven, maar er ontstaat meer ruimte voor nieuwe (lokale) initiatieven maar ook voor waardevolle evenementen voor Venlo die nu niet als beeldbepalend zijn benoemd. Te denken valt aan evenementen die bijdragen aan cultuur- of sportparticipatie door bewoners. Daarnaast kan een herijking van de criteria voor beeldbepalende evenementen helpen in meer transparantie en is er behoefte aan flexibiliteit in de financieringen waarmee meer evenementen in aanmerking kunnen komen. De verwachting van de betrokken stakeholders is dat de aangepaste verdeling een overwegend positieve invloed heeft op het evenementenaanbod. Vraagtekens worden er gezet bij de hoogte van het bedrag in relatie tot de ambitie van de

8

gemeente, ook vergeleken met andere gemeenten. In onze deelrapportage waarin Venlo wordt vergeleken met andere gemeenten bleek dat de huidige bijdrage (per inwoner) past bij de omvang en status van de gemeente (beiden rond de 30e plek) maar dat gemeenten die écht wat willen met evenementen, meer besteden. Ondersteuning kleine evenementen In den lande zijn er niet zoveel voorbeelden van het buddyproject als in Venlo. Beeldbepalende evenementen, waar veel kennis en ervaring zit, helpen de kleinere evenementen op allerlei vlak. Er zijn weliswaar verbindingen tussen organisatoren van beeldbepalende en overige evenementen, maar dat betreft slechts betrekking op een klein deel van het aanbod. Hoe goed het idee in de basis ook is, in praktijk blijkt het niet te werken. Dat heeft deels te maken met de uitdagingen die ook beeldbepalende evenementen hebben, zoals de druk op personeel / vrijwilligers maar ook de groeiende regelgeving en de uitvoering daarvan. Zo geeft meer dan de helft van de organisatoren aan nog geen oplossing voor de uitvoering van het duurzaam drinkbekerbeleid van de Rijksoverheid. Een uitdaging zoals deze moet dus sowieso eerst voor het ‘eigen evenement’ worden geregeld. Overigens heeft de gemeente Venlo er voor gekozen om de sector hierbij de helpende hand toe te bieden. Iets wat we ook in andere gemeenten zien.

6. Gemeentelijke rol Als het gaat om de rol van de gemeente binnen het evenementenbeleid zijn er drie onderwerpen benoemd namelijk het ondersteunen van bewonersinitiatieven, duidelijkheid over de rol van de gemeente(lijke) organisatie bij evenementen en de communicatie rondom evenementen. Deze aspecten zijn alle drie getoetst in de evaluatie. Ondersteuning bij bewonersinitiatieven In het huidige beleid kiest de gemeente actief voor het ondersteunen van initiatieven van bewoners op het gebied van evenementen. Met de huidige wijze van invulling van de rol van evenementencoördinator is er een belangrijk

9

aanspreekpunt voor organisatoren van en initiatiefnemers voor evenementen. Naast aanspreekpunt biedt hij naar gelang de vraag, diverse vormen van ondersteuning. Wel moet duidelijk voor ogen worden gehouden voor welk soort evenementen de coördinator een rol vervult. Initiatieven komen niet altijd bij de coördinator. Zeker kleinschalige evenementen als buurtfeesten of sporttoernooien bewandelen vaak een andere route. Daar komt bij dat er als gevolg van de beperkende maatregelen als gevolg van corona nieuwe initiatieven sporadisch voorkwamen in de jaren 2020 tot en met begin 2022. Duidelijkheid gemeentelijke taken De gemeente heeft een wettelijke taak op het gebied van de openbare orde en veiligheid in relatie tot evenementen. Dat zou zich in ieder geval moeten vertalen in een transparant proces rondom vergunningverlening en handhaving. En dat moet weer bijdragen aan de veiligheid en een ordelijk verloop van evenementen. De eerder beschreven evenementencoördinator draagt ook bij aan het duidelijk maken van gemeentelijke taken. Hij wijst (potentiële) organisatoren de weg en legt uit. Dit maar ook andere maatregelen hebben ertoe geleid dat ruim 80% van de organisatoren zegt op de hoogte te zijn van regelgeving, vergunningen, subsidies, etc. Wat daarbij helpt is dat veel evenementen al lang georganiseerd worden en dat de organisatoren veel ervaring hebben.

Bij een gemeentelijke evenementencoördinator dreigt soms het gevaar van twee petten. Waar hij organisatoren adviseert en helpt, vertegenwoordigt hij ook de partij die moet besluiten over het verstrekken van een vergunning en daarmee het goedkeuren van veiligheids- en verkeersplannen, etc. Het bewegen in beide kampen kan soms wat schuren. Duidelijke gemeentelijke communicatie Naast de publicatie inzake aanvragen van evenementenvergunningen door de gemeente, is er meer communicatie. Bijvoorbeeld met betrekking tot de gevolgen van evenementen. Denk aan geluids- of parkeeroverlast, bereikbaarheid, etc. Dit is

10

weliswaar primair een taak voor organisatoren, bewoners en ondernemers verwachten dat de gemeente Venlo specifiek communiceert over bijvoorbeeld afsluitingen, opbouw, etc. De organisatoren zijn in grote mate tevreden over de communicatie van de gemeente. Niet organisatoren blijken wat minder positief. Dat wil niet zeggen dat de gemeente niet communiceert, maar meer dat de boodschap niet altijd aankomt. Wat het oordeel negatief kan beïnvloeden is niet de boodschap maar het gevolg en het waarom. Zo is er bij ondernemers onvrede over het vroegtijdig afzetten van delen van de stad. Uit de reacties kunnen we opmaken dat dit meer speelt in het centrum van Venlo dan op andere plekken. Uit het interview met bewoners in de binnenstad bleken zij iets minder positief over de communicatie van de gemeente, mogelijk vanuit dezelfde achtergrond. Bewoners beoordelen de algemene gemeentelijke informatie rondom evenementen in grote mate als voldoende tot goed. Als het gaat om verkeersmaatregelen is het oordeel iets minder goed maar wederom in meerderheid voldoende tot goed. Ook hier geldt dat er een primaire taak bij organisatoren ligt. Gebleken is dat de interne communicatie, dus binnen het stadhuis, wat aandacht behoeft. Een betere betrokkenheid van medewerkers vanuit verschillende domeinen kan bijdragen aan een meer integrale en efficiënte aanpak.

Dat gaat dan met name over strategische afstemming en financiering.

7.

Samenwerking

Samenwerking is natuurlijk nooit een doel van het beleid maar wel een belangrijk instrument om de doelen te bereiken. Daarom is het stimuleren van samenwerking in de brede zin van het woord in het huidige beleid beschreven. Over de samenwerking van organisatoren met de gemeente is al aangegeven dat dit als positief wordt ervaren. En hoewel de verbindingen beperkt zijn, geldt hetzelfde voor de samenwerking tussen de beeldbepalende en kleine evenementen daar

11

waar die wel gerealiseerd zijn. Over de samenwerking met partijen als culturele instellingen en ondernemers (o.a. horeca, middenstand) is een kwart van de organisatoren tevreden en iets minder dan de helft oordeelt neutraal en is daar dus ook niet heel tevreden over. Ruim de helft van de ondernemers en culturele instellingen werkt niet samen met organisatoren van evenementen. Daar waar ze dat wel doen is een grote meerderheid (85%) daar (zeer) tevreden over. De culturele instellingen zijn iets minder tevreden dan de ondernemers. Meer dan een derde van de organisatoren werkt niet met andere organisatoren samen. Degenen die dat wel doen zijn daar overwegend tevreden over. Conclusie is dat samenwerking een impuls kan krijgen en dat zowel organisatoren (onderling) als niet organisatoren daar beiden een rol in hebben door elkaar veel nadrukkelijker op te zoeken. Daarbij helpt het als ze elkaar beter kennen. Niet organisatoren dagen organisatoren uit om creatief na te denken over vormen van samenwerking die veel meer kan zijn dan een sponsorpakket.

8. Verduurzamen Verduurzamen is een belangrijk maatschappelijk thema en speelt dus ook bij evenementen. Bezoekers van evenementen en bewoners hebben een voorkeur voor maatregelen die ook overlast tegengaan. Meest genoemd is het zwerfafval, gevolgd door afvalscheiding en een duurzaam drinkbeker beleid. Dat laatst komt er sowieso omdat er vanaf januari 2024 nieuwe wetgeving van kracht is. Omdat blijkt dat niet alle organisatoren zijn voorbereid op het drinkbekerbeleid, ondersteunt gemeente Venlo hen. Bij het zwerfafval wordt aangegeven dat het niet alleen gaat om op en rond het evenemententerrein maar ook de wegen ernaartoe. Duurzaam eten & drinken staat het laagste op het prioriteitenlijstje van bewoners, net als het beperken van vracht- en autoverkeer. De mening van niet organistoren (middenstand, horeca) sluit hier nagenoeg geheel bij aan.

12

Organistoren zelf geven aan dat voor het beperken van zwerfafval hoge prioriteit heeft, gevolgd door duurzame energie en het beperken van transport & verkeer. Ze ondernemen ook al actie op een aantal van deze aspecten. Beperken van zwerfafval en afvalscheiding worden dan het meest genoemd, gevolgd door drinkbekerbeleid (straks wettelijk verplicht). Het aanpakken van duurzame mobiliteit, zowel eigen bewegingen als die van de bezoekers, duurzame energie en duurzaam eten & drinken worden op dit moment nog niet zo goed opgepakt. Driekwart van de organisatoren beschikt niet over een duurzaamheidsplan, een kwart wel. En hoewel een duurzaamheidsplan een onderdeel is van de subsidievoorwaarden, blijkt de toetsing hierop beperkt. De verwachting is dat er meer duurzame overheidsmaatregelen afkomen op organisatoren, zoals verlaging van de stikstof- en CO2-uitstoot. Een vijfde van de organisatoren verwacht dat deze maatregelen hun evenement sterk zal beïnvloeden en ze alleen met extra geld kunnen blijven organiseren. Ruim de helft denkt dat de gevolgen beperkt blijven en in ieder geval geen gevolgen voor hun evenement heeft. Een kwart wil sowieso verduurzamen, ook zonder maatregelen van de overheid.

9. Terug in de volgende ronde Van de huidige beleidsuitgangspunten is er een aantal dat ook, al dan niet in aangepaste vorm, terug zou moeten komen in de komende beleidsperiode. Een evenwichtig aanbod van evenementen, kwaliteit boven kwantiteit staat en een spreiding over de gehele gemeente, staan dan bovenaan. De gemeentelijke rol moet in een aangepaste vorm terugkomen ten aanzien van de informatie aan organisatoren en de ondersteuning van bewonersinitiatieven. Ook moet er weer aandacht zijn voor verduurzaming. ///////////