055 rv+rb Onderzoek BsGW rekenkamer.pdf

xxx

Raadsvoorstel

GEMEENTERAAD

raadsnummer 2022

55 29 september 2021 Welvarend Venlo

ons kenmerk xxx

F. Schatorjé

e-mail y.vangeel@venlo.nl

raadsvergadering d.d. programma portefeuillehouder

team RBRGRF steller drs. MAY van Geel doorkiesnummer +31773599642

datum 27 augustus 2021 bijlage(n) rapport datum verzonden 27 augustus 2021

Onderwerp Werk aan de winkel. Rekenkameronderzoek BsGW door 11 Limburgse rekenkamer(commissie)s. Advies Vaststelling van de 14 conclusies van het rekenkameronderzoek over de BsGW en instemmen met de 7 aanbevelingen: 1. Vraag aan het bestuur van BsGW om op korte termijn enkele kernindicatoren voor de kwaliteit van taakuitvoering en dienstverlening te ontwikkelen en voor te leggen aan het AB BsGW. De vervolgstap is om deze binnen een jaar uit te bouwen tot een volledige en samenhangende set indicatoren die relevant en adequaat zijn om als deelnemende gemeente de kwaliteitsontwikkeling te kunnen monitoren. Maak in het AB afspraken over de wijze waarop BsGW de deelnemers aan de hand van die indicatoren op overzichtelijke wijze periodiek informeert. 2. Vraag het bestuur van BsGW om binnen een jaar een overzichtelijk dashboard met relevante financiële informatie te ontwikkelen en betrek de gemeenteraden bij dat proces. 3. Vraag het bestuur van BsGW om actiever en gerichter te communiceren met de gemeenteraden van de deelnemers, en evalueer dit (bijvoorbeeld in een gesprek) met elk van de gemeenteraden eind 2022. 4. Stel vóór het eind van het jaar in het AB een gezamenlijke strategische aanpak (van gemeenten en BsGW) vast om de proceskosten terug te dringen, inclusief een realistische kwantitatieve doelstelling. Evalueer deze aanpak in het AB een half jaar later. 5.

Vraag het bestuur van BsGW om in 2022 een besluitvormingsproces in het AB te organiseren om keuzes te maken voor verdere harmonisatie van taken. 6. Maak als gemeenteraad waar nodig aanvullende afspraken met het college over versterking van de gemeentelijke sturings- en verantwoordingslijn. 7. Agendeer op korte termijn in het AB een bespreking van de samenwerking tussen DB en AB, met als doel om te komen tot afspraken ter verbetering van het samenspel. Rapporteer hierover aan de gemeenteraden.

Raadsvoorstel

Aanleiding Op initiatief van de rekenkamer Venlo zijn 11 rekenkamer(commissie)s in de zomer van 2020 een onderzoek gestart naar BsGW, de gemeenschappelijke regeling gemeentelijke belastingen. Behalve de rekenkamer Venlo betreft het de rekenkamer(commissie)s van Beesel, Bergen, Brunssum, Gennep, Heerlen, Kerkrade, Landgraaf, Peel en Maas, SittardGeleen en Stein. Aanleiding voor dit onderzoek waren de signalen die we hadden opgehaald uit het rondje langs de fracties dat we als rekenkamer hadden gemaakt. Ook bij de andere rekenkamers en gemeenteraden was er behoefte om meer inzicht en (financiële) grip te krijgen op de gemeenschappelijke regeling BsGW. De heffing van belastingen, de afhandeling van klachten en de financiële consequenties voor de gemeenten en waterschappen zijn immers zaken die alle inwoners raken.

Beoogd effect Bedoeling van het regionale rekenkameronderzoek naar BsGW is om praktische aanbevelingen aan te bieden om als colleges en raden samen met BsGW effectief te sturen op de kwaliteit en de kosten. Onderzocht is: hoe effectief en kosten-efficiënt is de taakuitvoering van BsGW voor de deelnemende gemeenten? Het onderzoek heeft geresulteerd in 14 conclusies en 7 praktische aanbevelingen voor BsGW, de raad en het college. Het college is daar in zijn bestuurlijke reactie op de conclusies en aanbevelingen op ingegaan. E.e.a. wordt hier nader toegelicht.

Argumenten Conclusie rekenkameronderzoek BsGW: Werk aan de winkel BsGW heeft volgens bestuurders en ambtenaren van de aan het onderzoek deelnemende gemeenten een duidelijke meerwaarde. In de gemeenteraden is dat beeld minder eenduidig, stellen we vast. Over de kwaliteit van de dienstverlening en de ontwikkeling daarvan door de jaren is het moeilijk om harde uitspraken te doen. Dat komt door het ontbreken van een kwalitatieve nulmeting, gefragmenteerde informatie en ontoereikende indicatoren. Het is daardoor ook niet mogelijk om vast te stellen of BsGW het strategische doel van ‘minimaal gelijkblijvende kwaliteit van dienstverlening’ heeft gerealiseerd. Over de kostenontwikkeling kunnen we wel duidelijkheid geven. Zo is de financiële taakstelling van 10% kostenreductie die BsGW bij de start had meegekregen gerealiseerd en wordt vastgesteld dat sprake is van grip op de algemene kostenontwikkeling van BsGW. Dat geldt niet voor de ontwikkeling van de proceskosten, daar is vrijwel geen grip op. Die proceskosten komen voort uit de stijging van het aantal bezwaarschriften, die alle betrokkenen grote zorgen baart. Ook in Venlo is dit het geval. Voor deze stijging is helaas

2

Raadsvoorstel

geen eenduidige oorzaak aan te wijzen. Daarnaast concluderen we dat het aannemelijk is dat de samenwerking in BsGW tot een aanzienlijke kostenbesparing bij de deelnemers heeft geleid, zoals bij aanvang was beoogd. BsGW heeft eind 2020 in een factsheet aangegeven dat die gezamenlijke besparing ongeveer € 105 miljoen is. We kunnen dit achteraf niet meer met 100% zekerheid vaststellen, maar het is wel aannemelijk. De kaders voor de sturings- en verantwoordingsrelatie tussen BsGW en gemeenten zijn in formele zin goed geregeld. Maar in de praktijk werkt het niet optimaal. Een voor de gemeenteraad belangrijke bevinding is dat er nauwelijks sprake is van sturing vooraf en verantwoording achteraf in de gemeenteraden over de inbreng en inzet van de gemeente in het Algemeen bestuur van BsGW. Bestuursrapportages en AB-besluiten worden zelden geagendeerd en besproken. Daarnaast is de kwaliteit van de informatievoorziening in de ogen van de raden maar ook de gemeentelijke portefeuillehouders en accounthouders niet in alle opzichten goed genoeg. Informatie is vaak te gedetailleerd en onoverzichtelijk. Aanbevelingen De eerste aanbevelingen gaan dan ook over het verbeteren van de informatievoorziening naar gemeenten over de ontwikkeling van de kwaliteit van dienstverlening en kosten. Hiervoor zijn duidelijke indicatoren en een overzichtelijk dashboard nodig.

Ook wordt BsGW aangespoord om beter en actiever te communiceren met gemeenteraden. De rekenkamer hecht eraan te benadrukken dat dit een punt is waar de raad het college op kan aanspreken. BsGW is immers geen zelfstandige organisatie maar een samenwerkingsverband van gemeenten (en niet te vergeten het waterschap), dat wordt bestuurd door de verzamelde portefeuillehouders. Voor wat betreft de oplopende proceskosten dringen de rekenkamers er bij BsGW en gemeentebesturen op aan om met spoed te komen tot een diepgaande analyse van de oorzaken en vervolgens een voortvarende gezamenlijke strategische aanpak om de proceskosten terug te dringen en deze aanpak strak te monitoren. Kijkend naar de aanpak van andere belastingsamenwerkingen, zoals in de bestuurlijke reactie van het college wordt gesuggereerd, kan nuttig zijn, maar BsGW moet eerst zo snel mogelijk goed zicht op de eigen situatie zien te krijgen. Om de kwaliteit van dienstverlening verder te verbeteren en mogelijk verder kosten te besparen wordt in het rapport voorgesteld om deze beter te monitoren én om nadrukkelijk met elkaar de mogelijkheden van verdere harmonisatie van taken op te pakken. Daarbij is ook de raad aan zet, aangezien de verordenende bevoegdheid een bevoegdheid van de gemeenteraad is.

De rekenkamer wijst er wel op dat het college, zeker ook gezien het feit dat Venlo een DB-lid levert, de aangewezen partij is om de aanbevelingen op te pakken en binnen het samenwerkingsverband BsGW te agenderen en uit te voeren. Het rekenkamerrapport sluit af met de aanbeveling om het samenspel tussen Dagelijks bestuur (DB) en Algemeen bestuur (AB) te verbeteren om het AB meer in positie te brengen als hoogste bestuursorgaan van BsGW. Wat ligt voor? De raad wordt gevraagd om de conclusies vast te stellen, in te stemmen met de aanbevelingen en om toe te zien op de uitvoering van deze aanbevelingen. Daarbij heeft de

3

Raadsvoorstel

raad zelf ook een rol. Hieronder vindt de aanbevelingen op een rijtje.

Aanbevelingen 1. Vraag aan het bestuur van BsGW om op korte termijn enkele kernindicatoren voor de kwaliteit van taakuitvoering en dienstverlening te ontwikkelen en voor te leggen aan het AB BsGW. De vervolgstap is om deze binnen een jaar uit te bouwen tot een volledige en samenhangende set indicatoren die relevant en adequaat zijn om als deelnemende gemeente de kwaliteitsontwikkeling te kunnen monitoren. Maak in het AB afspraken over de wijze waarop BsGW de deelnemers aan de hand van die indicatoren op overzichtelijke wijze periodiek informeert. 2. Vraag het bestuur van de BsGW om binnen een jaar een overzichtelijk dashboard met relevante financiële informatie te ontwikkelen en betrek de gemeenteraden bij dat proces. 3. Vraag het bestuur van de BsGW om actiever en gerichter te communiceren met de gemeenteraden van de deelnemers, en evalueer dit (bijvoorbeeld in een gesprek) met elk van de gemeenteraden eind 2022. 4. Stel vóór het eind van het jaar in het AB een gezamenlijke strategische aanpak (van gemeenten en BsGW) vast om de proceskosten terug te dringen, inclusief een realistische kwantitatieve doelstelling. Evalueer deze aanpak in het AB een half jaar later. 5. Vraag het bestuur van BsGW om in 2022 een besluitvormingsproces in het AB te organiseren om keuzes te maken voor verdere harmonisatie van taken. 6.

Maak als gemeenteraad waar nodig aanvullende afspraken met het college over versterking van de gemeentelijke sturings- en verantwoordingslijn. 7. Agendeer op korte termijn in het AB een bespreking van de samenwerking tussen DB en AB, met als doel om te komen tot afspraken ter verbetering van het samenspel. Rapporteer hierover aan de gemeenteraden.

Kanttekeningen De uitvoering van de aanbevelingen kan samenvallen met wijziging van de Wet gemeenschappelijke regelingen die momenteel in voorbereiding is. Het wetsvoorstel introduceert aanvullende instrumenten waarmee gemeenteraden hun controlerende en kaderstellende taken ten aanzien van gemeenschappelijke regelingen beter kunnen uitvoeren. Het wetsvoorstel beoogt de democratische legitimatie van gemeenschappelijke regelingen te versterken.

Financiën Het onderzoek is in opdracht van 11 rekenkamer(commissie)s uitgevoerd door onderzoeksbureau Lysias Advies. Bijdrage van de rekenkamer Venlo is € 14.800,-.

4

Raadsvoorstel

Communicatie Voor dit onderzoek zijn gesprekken gevoerd met vertegenwoordigers van BsGW, de deelnemende gemeenten en gemeenteraden.

Agendering presidium Op verzoek van de rekenkamer wordt het voorstel in september 2021 behandeld in de gemeenteraad.

Vervolgprocedure raad Het college van B&W van Venlo heeft een bestuurlijke reactie op het rapport gegeven, die u kunt terugvinden in de bijlagen bij het rapport. Na behandeling in de raad is het zaak om de noodzakelijke verbeterslagen zo spoedig mogelijk in gang te zetten. Juist omdat daarbij veel partijen betrokken zijn, is het van belang dat de besturen van de gemeente Venlo en de andere gemeenten en het waterschap zich committeren aan een daadkrachtige aanpak. Er is immers werk aan de winkel!

Rekenkamer van de gemeente Venlo

De voorzitter

De secretaris

Yvon van Geel Klaartje Peters

Bijlagen Nr. 1. 2.

Naam Rekenkamerrapport BsGW Bijlagen rekenkamerrapport BsGW..

Datum

5

Raadsbesluit onderwerp raadsnummer 2021 raadsvergadering d.d.

GEMEENTERAAD Rekenkameronderzoek BsGW. 55 29 september 2021

team RBRGRF steller drs. MAY van Geel doorkiesnummer +31773599642 e-mail y.vangeel@venlo.nl datum 27 August 2021

De raad van de gemeente Venlo; Gezien het advies van presidium van 30 augustus 2021. besluit: De 14 conclusies van het rekenkameronderzoek over de BsGW vast te stellen en in te stemmen met de 7 aanbevelingen: 1. Vraag aan het bestuur van BsGW om op korte termijn enkele kernindicatoren voor de kwaliteit van taakuitvoering en dienstverlening te ontwikkelen en voor te leggen aan het AB BsGW. De vervolgstap is om deze binnen een jaar uit te bouwen tot een volledige en samenhangende set indicatoren die relevant en adequaat zijn om als deelnemende gemeente de kwaliteitsontwikkeling te kunnen monitoren. Maak in het AB afspraken over de wijze waarop BsGW de deelnemers aan de hand van die indicatoren op overzichtelijke wijze periodiek informeert. 2. Vraag het bestuur van BsGW om binnen een jaar een overzichtelijk dashboard met relevante financiële informatie te ontwikkelen en betrek de gemeenteraden bij dat proces. 3. Vraag het bestuur van BsGW om actiever en gerichter te communiceren met de gemeenteraden van de deelnemers, en evalueer dit (bijvoorbeeld in een gesprek) met elk van de gemeenteraden eind 2022. 4. Stel vóór het eind van het jaar in het AB een gezamenlijke strategische aanpak (van gemeenten en BsGW) vast om de proceskosten terug te dringen, inclusief een realistische kwantitatieve doelstelling. Evalueer deze aanpak in het AB een half jaar later. 5.

Vraag het bestuur van BsGW om in 2022 een besluitvormingsproces in het AB te organiseren om keuzes te maken voor verdere harmonisatie van taken. 6. Maak als gemeenteraad waar nodig aanvullende afspraken met het college over versterking van de gemeentelijke sturings- en verantwoordingslijn. 7. Agendeer op korte termijn in het AB een bespreking van de samenwerking tussen DB en AB, met als doel om te komen tot afspraken ter verbetering van het samenspel. Rapporteer hierover aan de gemeenteraden.

Raadsbesluit op initiatiefvoorstel

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 29 september 2021. De griffier

De voorzitter

Geert van Soest

Antoin Scholten

2