029bijl Burgerbetrokkenheid Technische vragen - beantwoording.pdf

Leon van den Beucken

Technische vragen RV 2023-29 Beleidskader Burgerbetrokkenheid Bijlage: Plan van Aanpak interne doorwerking aanbevelingen rekenkameronderzoek “burgerinitiatieven in Venlo” Het deelaspect “eenduidig toegangspunt” “In de huidige werkwijze komen gemeenschapsinitiatieven op verschillende manieren bij de gemeente binnen, dat gebeurt bijvoorbeeld via overleg, mail, telefoon, app, brief, etc. Om de toegang meer te stroomlijnen wordt bekeken op welke manier de gemeentelijke website aangevuld kan worden met informatie voor inwoners die een initiatief willen beginnen en welke contactmogelijkheden er op de website geboden kunnen worden.” “Er wordt ook een procesbeschrijving ontwikkeld voor gemeenschapsinitiatieven, daarmee wordt inzichtelijk gemaakt welke route gemeenschapsinitiatieven doorlopen. In de uitvoering van het beleidskader Burgerbetrokkenheid dient hier verder vorm aan te worden gegeven. Het beleidskader wordt gelijktijdig met dit plan van aanpak aangeboden voor besluitvorming door college en raad” We hebben ook gelezen in het rekenkamerrapport, dat het kennen van raadsleden, wethouders, of begeleiding van de dorpsraad bij de onderzochte initiatieven soms een belangrijke rol hebben gespeeld. Vraag 1 Heeft dit invloed op de wijze waarop dit eenduidig toegangspunt wordt ingericht en/of de procesbeschrijving? Antwoord 1 Nee in principe niet.

Wij zijn van mening dat gemeenschapsinitiatieven die aan de gemeente gericht worden op een gelijke wijze behandeld moeten worden en er voor al deze initiatieven een heldere, voor een iedere kenbare, routing aanwezig moet zijn.

De volgende vraag gaat over Het deelaspect: “4. Wijs burgers in voorkomende gevallen op vraagstukken van continuïteit en passende organisatievormen rondom een initiatief.” “Er is een interne werkwijze ontwikkeld voor gemeenschapsinitiatieven. Hierin wordt weergegeven welke acties in de verschillende fasen van het initiatief er ondernomen moeten worden en door wie. Onderdeel van deze werkwijze is dat in het gesprek met een initiatiefnemer er afspraken worden gemaakt over onder andere continuïteit en passende organisatievormen. Deze werkwijze is alleen voor intern gebruik en met name bedoeld om het werkproces voor collega’s onderling in goede banen te leiden.”

Vraag 2 Hoe wordt geborgd dat (groepen) mensen – met name die “micro-initiatieven” ontplooien – zoveel mogelijk gevrijwaard blijven van boekhouding, papierkraam, en het oprichten van stichtingen en hoe wordt de continuïteit geborgd daar waar overheidsparticipatie loslaten, faciliteren betreft? Antwoord 2 De stadsdeelmanagers en medewerkers wijkgericht werken zijn bezig met het proces te omschrijven, waarbij opgemerkt moet worden dat enige administratieve handelingen niet te vermijden zijn. Stichtingen zijn nodig om aanspraak te kunnen maken op financiering door fondsen, dit kan dan eventueel door aan te sluiten bij een bestaande stichting in een wijk.

Onderhouds- / Vervolgkosten SAM-fonds: Vraag 3 Met name bij bewonersinitiatieven met kleine speeltuintjes, kwam er na enkele jaren groenonderhoud en slijtage van de speeltoestellen de vraag, wie gaat het opknappen en hoe gaan we het inregelen dat de initiatiefnemers, ook zonder stichting andere organisatievorm, geen problemen krijgen? Antwoord 3 Bij bewonersinitiatieven worden met de bewoners afspraken gemaakt en vastgelegd over wie wat doet bij het groenonderhoud. Speeltoestellen worden altijd onderhouden door de gemeente als ook de keuringen.

Bijlage 1: Beleidskader Burgerbetrokkenheid, 5 UITGANGSPUNTEN OVERHEIDSPARTICIPATIE IN VENLO bladzijde 17: “2. We bieden duidelijkheid over mogelijkheden en voorwaarden. We laten initiatiefnemers vroegtijdig weten of het nu, ooit of nooit kan wat zij vragen. We bieden duidelijkheid over welke voorwaarden er gelden om ondersteuning van de gemeente te ontvangen. Wanneer we bepaalde hulp niet kunnen bieden of een bepaalde vergunning niet kunnen verlenen geven we daarbij een duidelijke uitleg. Bij de beoordeling van een initiatief kijken we naar de inhoud van het initiatief (is het bijvoorbeeld duidelijk en uitvoerbaar?), de omgeving (is er voldoende steun vanuit de omgeving voor het initiatief?) de meerwaarde van het initiatief (sluit het initiatief aan bij de doelstellingen van de gemeente? Voegt het initiatief iets toe aan de ontwikkeling van duurzame vitale gemeenschappen?) en de rol van de gemeente (kan de gemeente de gevraagde ondersteuning bieden?)” Vraag 4 Zijn dit algemene doelstellingen, of subdoelstellingen, komt er nog een uitgewerkte lijst van deze doelstellingen? Is er ook een mogelijkheid om initiatieven te omarmen die indirect of op langere termijn tot deze doelstellingen leiden? Antwoord 4 Dit zijn algemene doelstellingen. Er komt geen uitgewerkte lijst van deze doelstellingen. Initiatieven die bij ons binnenkomen zullen we warm ontvangen.

We houden ook oog voor initiatieven die indirect of op de lange termijn tot deze doelstellingen leiden.

Vraag 5 Is het afwezig zijn van een bepaalde voorziening, initiatief of de staat van de wijk op een bepaald onderdeel Swing Viewer - Nieuw (venloinzicht.nl) een extra prikkel om het initiatief te steunen c.q. faciliteren? Antwoord 5 Ja, de afwezigheid van een bepaalde voorziening, initiatief of de staat van de wijk kan een extra prikkel zijn een initiatief die hierin voorziet te ondersteunen en/of te faciliteren.

De opmaat naar de Strategische Visie Venlo 2040 is co-productief verlopen. In een uitgebreid en transparant proces. Vraag 6 Zijn er in het kader van dit beleidsstuk duidelijke elementen in het kader van de (opmaat naar en inbreng van) de strategische visie Venlo 2040 meegenomen, zo ja, welke? Antwoord 6 In de Strategische Visie Venlo 2040 staan een aantal concrete aanknopingspunten waar dit beleidskader op aanhaakt. Hieronder hebben we een aantal passages uit de Strategische Visie Venlo 2040 uitgelicht die ingaan op de verhouding burger-overheid. Pagina 9: Vitale gemeenschappen zijn niet enkel geografisch bepaalde gemeenschappen meer, maar kunnen bestaan uit groepen mensen die met elkaar over grenzen heen gemeenschappen vormen en daarbij (bewust of onbewust) andere groepen mensen uitsluiten. Zo kunnen gemeenschapszin (binnen de eigen groep) en uitsluiting (en polarisering) hand in hand gaan. Dat heeft nieuwe uitdagingen met zich meegebracht ten aanzien van de wijze waarop wij als lokale overheid ons verhouden tot onze inwoners. Pagina 11: Eén ding is echter niet veranderd en dat is dat de kwaliteit van onze gemeenschap nog steeds wordt afgemeten aan de kwaliteit van leven die we gezamenlijk kunnen bieden aan degenen die om wat voor reden dan ook op onze aandacht en toewijding zijn aangewezen.

Ook in 2040 levert de gemeentelijke organisatie hieraan een belangrijke bijdrage, onverminderd. Echter niet exclusief. Veel is er in de afgelopen jaren nagedacht en geschreven over de verhouding tussen de inwoners en de overheid. Steeds weer hebben we ontdekt dat de verwachtingen ten aanzien van beiden te groot waren. We hebben geleerd dat zowel de (lokale) overheid als onze inwoners ‘bescheidener’ moeten zijn ten aanzien van hun wederzijdse verwachtingen. De gemeente Venlo geeft vertrouwen en biedt ruimte aan initiatieven van inwoners, vrijwilligers en professionals. Daarnaast hebben we -door vallen en opstaan- met elkaar geleerd welke zaken tot het domein van de gemeenschap of het individuele huishouden behoren en welke zaken door de gemeente Venlo moeten worden gedaan. Ook in 2040 is deze discussie niet afgerond. Pagina 16:

Samen met de inwoners van Arcen en Steyl hebben we gezocht naar creatieve oplossingen die bijdragen aan de kwaliteit van hun woonomgeving. Pagina 20: We zijn in gesprek met onze inwoners en hebben veel geïnvesteerd in een (ver-) nieuw(d)e relatie tussen gemeentebestuur en inwoners. We hebben leren kijken en geleerd onderscheid te maken tussen de verschillende vormen die er bestaan tussen loslaten enerzijds en overnemen anderzijds. En soms vergissen we ons nog wel eens, omdat overheid zijn uiteindelijk ook gewoon mensenwerk is. Daar doen we niet moeilijk over, we leggen aan onze gemeenschap graag verantwoording af over onze keuzes en over onze aanpak en zijn daarop aanspreekbaar. Omdat dat er nu eenmaal bij hoort. Deze houding heeft bijgedragen aan de groei van het vertrouwen in de overheid.

De praktijk wijst ook uit dat in sommige gevallen het niet helder of er een vergunning nodig is voor een initiatief. Er wordt gezegd: dien maar een principeverzoek in. Dat betekent vooruitbetalen terwijl je niet weet of je initiatief het gaat halen. Terwijl je iets moois wil doen voor de samenleving en aldus een algemeen belang dient. In deze gevallen, blijkt nog niet altijd volledige empathie en daarvoor moet een oplossing worden geleverd. De verordening aanpassen stuitte op bezwaren en risico’s zo leerde eerdere navraag. Vraag 7 Kan er een interne regeling of voorziening worden getroffen zodat de initiatiefnemer ontzorgd wordt? Wat is de stand van zaken hiervan op dit moment, en wanneer kan dit in het beleid en praktijk verwezenlijkt worden? Antwoord 7 Initiatiefnemers van kleinschalige maatschappelijke initiatieven kunnen in de oriënterende fase terugvallen op de kennis van wijk- en dorpsraden, stadsdeelmanagers en andere betrokkenen bij het werken in de wijk. Daarin vindt vaak al een eerste toetsing van een initiatief plaats, zonder dat hier kosten voor de initiatiefnemer mee gemoeid zijn. Als gebleken is dat het een initiatief betreft waarvoor een vergunning- of ontheffingsprocedure noodzakelijk is dan moet deze uiteraard doorlopen worden. Daar horen ook (leges)kosten bij.

Wel is het zo dat bij reeds bestaande subsidieregelingen, zoals het SAM-fonds, initiatiefnemers de legeskosten als een vorm van proceskosten kunnen opnemen bij de subsidieaanvraag.

Fractie EENLokaal Leon van den Beucken