029bijl 1 Beleidskader burgerbetrokkenheid.pdf

BELEIDSKADER BURGERBETROKKENHEID |

INHOUDSOPGAVE 1

AANLEIDING

3

2

HET BELANG VAN BURGERBETROKKENHEID

5

3

VORMEN VAN BURGERBETROKKENHEID

7

Overheidsparticipatie Burgerparticipatie Het model van zelfsturing Wat betekent overheids-en burgerparticipatie niet?

7 8 10 11

WIJKGERICHT WERKEN

12

Nu Venlo platform voor wijkgerichte communicatie Wijkanalyses Buurtbudgetten Serviceteam en Serviceteam (+) Wijkwethouders Wijk- en dorpsraden

12 13 13 13 14 14

UITGANGSPUNTEN OVERHEIDSPARTICIPATIE IN VENLO

16

1. We nemen initiatiefnemers serieus 2. We bieden duidelijkheid over mogelijkheden en voorwaarden 3. We bieden ondersteuning en hulp op maat 4. We denken in mogelijkheden in plaats van regels 5. We spreken met één mond en werken voortvarend

16 16 17 17 17

UITGANGSPUNTEN BURGERPARTICIPATIE IN VENLO

18

4

5

6

1. We leveren maatwerk 18 2. We zijn transparant 18 3. We organiseren participatie vroegtijdig 19 4. We hebben een constructieve houding en werken vanuit het principe; ja, mits 19 5. We gaan voor een inclusieve aanpak 19 6. We leren van participatieprocessen en blijven ons ontwikkelen 19

7 8

HET DOEL VAN BURGERBETROKKENHEID

20

Hoe bereiken we ons doel?

20

EVALUATIE EN VERVOLG

22

2 | BELEIDSKADER BURGERBETROKKENHEID

1

AANLEIDING

De relatie tussen burger en overheid verandert. Steeds meer burgers streven naar meer transparante en democratische besluitvormingsprocessen en meer invloed op ontwikkelingen in hun lokale omgeving. De samenleving organiseert zich ook makkelijker. Zo maken steeds meer mensen deel uit van buurtpreventiegroepen, beheren gezamenlijk het openbaar groen, organiseren buurtschoonmaakcampagnes, onderhouden speeltuinen en ontwikkelen zorgen energiecoöperaties. Ook in Venlo zien we steeds meer actieve bewonersgroepen ontstaan die vragen om meer invloed op ontwikkelingen in hun leefomgeving en daarbij als gelijkwaardige partner willen worden gezien. Zij kloppen bij de gemeente aan met wensen, plannen en ideeën voor hun leefomgeving met de vraag wat de mogelijkheden zijn. Niet altijd weten we daar een goed antwoord op te formuleren. Daarom is het belangrijk dat de gemeente duidelijkheid schept over de manier van samenwerken met inwoners en welke mogelijkheden er voor inwoners wel of niet zijn om invloed uit te oefenen op ontwikkelingen in hun leefomgeving. Dit komt ook nadrukkelijk tot uitdrukking in het coalitieakkoord ‘Samen verder bouwen aan een gezond Venlo!’ (2022-2026). Daarin wordt het belang benadrukt van goed luisteren naar wat inwoners beweegt en wat hun wensen zijn en duidelijk aan te geven wat de gemeente wel of niet kan doen.

Ook wordt gesteld dat het belangrijk is dat medewerkers van de gemeentelijke organisatie vaker in de wijken komen, de communicatie met inwoners verbeterd wordt en onderzocht wordt op welke vernieuwende wijze(n) nog meer inwoners bereikt kunnen worden om hen te stimuleren aan de slag te gaan in hun eigen buurt en voor de gemeente om dat mogelijk te maken. Gemeenten hebben ook te maken met nieuwe wetgeving, zoals de Omgevingswet en mogelijk ook de ontwerpwet Versterking participatie op decentraal niveau, die hen verplicht na te denken over hoe inwoners worden betrokken bij de voorbereiding, uitvoering en evaluatie van gemeentelijke plannen en beleid. Dit beleidskader licht de gemeentelijke visie op burgerbetrokkenheid toe; ofwel het door de gemeente faciliteren en/of ondersteunen van initiatieven van inwoners alsmede het betrekken van inwoners bij de voorbereiding, uitvoering en evaluatie van gemeentelijke plannen of beleid. Inwoners verwijst hier niet alleen naar bewoners maar ook naar maatschappelijke organisaties, bedrijven en andere belanghebbenden. Het doel van burgerbetrokkenheid is het vergroten van de betrokkenheid en het eigenaarschap van inwoners over hun eigen leefomgeving alsmede het

BELEIDSKADER BURGERBETROKKENHEID |

verbeteren van de samenwerking met inwoners bij het realiseren van maatschappelijke opgaven. Burgerbetrokkenheid geldt voor de gehele gemeente Venlo en stopt niet bij de grenzen van wijken, buurten of stadsdelen. Daarbij hanteren we als uitgangspunt: ons leefklimaat maken we samen: burgers, ondernemers en overheden, ieder met eigen verantwoordelijkheden.

4 | BELEIDSKADER BURGERBETROKKENHEID

2

HET BELANG VAN BURGERBETROKKENHEID

Actieve betrokkenheid van inwoners bij hun leefomgeving draagt bij aan de leefbaarheid in buurten, wijken en dorpen en aan het welzijn van inwoners. In verschillende wijken en dorpen in Venlo zijn er actieve inwoners die zich inzetten voor elkaar en voor hun leefomgeving. Zo zijn er bijvoorbeeld inwoners die activiteiten voor de jeugd organiseren, zich bezighouden met het verfraaien en onderhouden van het openbaar groen of een informatie en adviespunt runnen om buurtgenoten met vragen op weg te helpen. Dit soort initiatieven scharen we onder de noemer gemeenschapsinitiatieven. Gemeenschapsinitiatieven zijn vrijwillig ondernomen activiteiten door individuele of georganiseerde groepen inwoners (dat kunnen burgers, maar ook bedrijven of maatschappelijke organisaties zijn) die bijdragen aan gemeenschapsvorming en gericht zijn op het verbeteren van de leefbaarheid in de lokale leefomgeving. Belangrijk is dat de gemeenschap eigenaar is van het initiatief. Gemeenschapsinitiatieven zorgen ervoor dat er gemeenschappen ontstaan in buurten, wijken en dorpen waar anderen aan kunnen deelnemen. Daarmee vormen ze een belangrijk onderdeel in de ontwikkeling van vitale gemeenschappen zoals deze ook in de ‘Regiovisie Noord-Limburg 2040 de Gezondste regio’ is beschreven alsmede het in 2021 vastgestelde beleidskader ‘Fier op Venlo’ voor het maatschappelijk domein.

Als lokale overheid ontwikkelen we dagelijks plannen en nemen we besluiten die invloed hebben op het leven van onze inwoners en hun leefomgeving. Het wordt steeds belangrijker om inwoners te betrekken in de voorbereiding van deze besluiten en plannen. Zo verplicht de Omgevingswet, die naar verwachting in januari 2024 in werking treedt, overheden om bij de ontwikkeling van bepaalde plannen zoals de omgevingsvisie, aan te geven hoe ze inwoners hierbij betrokken hebben, wat de uitkomsten daarvan zijn en hoe deze zijn verwerkt in het plan. Het idee is dat wanneer overheden inwoners vroegtijdig betrekken bij plannen die direct invloed hebben op hun leefomgeving ze beter kunnen inspelen op wat er onder inwoners leeft en waar ze behoefte aan hebben. De verwachting is dat het betrekken van inwoners daarnaast ook bijdraagt aan de toename van draagvlak en de groei van het

BELEIDSKADER BURGERBETROKKENHEID |

vertrouwen. Wanneer inwoners namelijk in een vroegtijdig stadium betrokken worden dan kan hun inbreng worden meegenomen bij de planvoorbereiding en afweging, en is de kans groter dat ze eerder achter de genomen besluiten staan of de werking van de gemeentelijke organisatie of de bestuurlijke afweging beter begrijpen.

6 | BELEIDSKADER BURGERBETROKKENHEID

3

VORMEN VAN BURGERBETROKKENHEID

Burgerbetrokkenheid bestaat uit zowel overheids- als burgerparticipatie. Onder overheidsparticipatie verstaan we de manier waarop de gemeente ondersteuning of een bijdrage geeft aan initiatieven van bewoners, maatschappelijke organisaties, bedrijven of andere belanghebbenden. Overheidsparticipatie kan de vorm aannemen van loslaten, faciliteren, stimuleren, regisseren en reguleren. Onder burgerparticipatie verstaan we het op initiatief van de gemeente betrekken van inwoners bij de voorbereiding, uitvoering en evaluatie van gemeentelijke plannen en beleid. Burgerparticipatie kan de vorm aannemen van informeren, raadplegen, adviseren, coproduceren en meebeslissen. Overheidsparticipatie Bij overheidsparticipatie draait het om de manier waarop de gemeente ondersteuning of een bijdrage geeft aan initiatieven van bewoners, maatschappelijke organisaties, bedrijven of andere belanghebbenden. We onderscheiden vijf niveaus van overheidsparticipatie; loslaten, faciliteren, stimuleren, regisseren en reguleren.1 Elk niveau is beschreven in onderstaande ‘overheidsparticipatieladder’ met rolbeschrijving voor inwoners en gemeente. Overheidsparticipatieladder Participatienive au Loslaten

Rol inwoners

Rol gemeente

Voorbeeld

Inwoners nemen zelf initiatief en hebben geen ondersteuning nodig.

De gemeente heeft inhoudelijk noch in het proces enige bemoeienis.

Buurtbarbecues georganiseerd door inwoners onderling

Faciliteren

Inwoners nemen zelf initiatief en hebben (mogelijk) ondersteuning nodig.

De gemeente ziet een bepaald belang in het mogelijk maken van een initiatief van anderen. Daarbij kunnen

Buurtbeheer door inwoners, gemeente stelt gereedschap en materiaal

1

Zoals ook beschreven in het rapport van de Raad voor het Openbaar Bestuur (2012) ‘Loslaten in Vertrouwen’

BELEIDSKADER BURGERBETROKKENHEID |

Stimuleren

Inwoners worden gestimuleerd initiatief te nemen.

Regisseren

Inwoners hebben een initiatief waar gemeente veel belang bij heeft

Reguleren

Inwoners hebben een initiatief die niet past binnen huidige wet- en regelgeving.

verschillende vormen van ondersteuning worden ingezet zoals informatievoorziening, advies, procesondersteuning, contactpersoon, netwerkondersteuning en financiële ondersteuning. De gemeente heeft de wens dat een bepaald initiatief van de grond komt, maar laat de realisatie daarvan aan anderen over. De gemeente zoekt naar mogelijkheden om anderen in beweging te krijgen. De gemeente hecht er belang aan de regie te hebben, andere partijen zijn betrokken. De gemeente maakt gerichte keuzes, stelt voorwaarden, zet middelen gericht in, stuurt op resultaten en controleert of doelen bereikt worden. De gemeente handhaaft wet en regelgeving. Daar waar mogelijk neemt zij knellende wetgeving weg.

beschikbaar voor inwoners die zwerfaval willen opruimen.

Duurzaam Bouwloket, stimuleren van inwoners om energiemaatregel en te nemen

Inwoners komen met een plan om de inrichting van een weg aan te passen om de leefbaarheid te verbeteren. Het gemeentelijk belang is groot omdat het om een belangrijke verkeersverbindin g gaat. Wijzigen bestemmingsplan

Burgerparticipatie Burgerparticipatie is een manier van beleidsvoering waarbij inwoners, individueel of georganiseerd, direct of indirect, de kans krijgen om invloed uit te oefenen op de voorbereiding, uitvoering of evaluatie van een gemeentelijk initiatief, plan of beleid. Er zijn verschillende manieren waarop de gemeente inwoners kan betrekken bij de voorbereiding, uitvoering of evaluatie van een gemeentelijk initiatief, plan of beleid. We onderscheiden vijf niveaus van burgerparticipatie: 1. Het eerste niveau is informeren. De gemeente bepaalt de agenda en communiceert vroegtijdig over de genomen besluiten naar inwoners toe en houdt hen op de hoogte van de vorderingen. Hierbij wordt geen terugkoppeling van inwoners verwacht. 2. Het tweede niveau is raadplegen. De gemeente vraagt inwoners om hun mening

8 | BELEIDSKADER BURGERBETROKKENHEID

en ideeën over een bepaald (gemeentelijk) initiatief, plan of beleid. De gemeente bepaalt in hoge mate de agenda en luistert naar de inbreng van inwoners. De gemeente kan de inbreng van inwoners meenemen in de besluitvorming, maar is hier niet aan gebonden. 3. Het derde niveau is adviseren. De gemeente vraagt inwoners om advies over een bepaald (gemeentelijk) initiatief, plan of beleid. Inwoners krijgen de gelegenheid om problemen aan te kaarten en oplossingen aan te dragen. De gemeente kent veel gewicht toe aan de inbreng van inwoners en motiveert welke inbreng wel en niet is meegenomen en waarom wel of niet. 4. Het vierde niveau is coproduceren. De gemeente gaat aan tafel zitten met inwoners en stelt samen met hen de agenda, uitgangspunten en inrichting van het (gemeentelijk) initiatief, plan of beleid vast. De uiteindelijke beslissingsbevoegdheid blijft bij de gemeente, maar de gemeente verbindt zich aan de resultaten van het coproductieproces. Omdat het veel inzet vraagt van alle partijen is het belangrijk bewust te kiezen bij welke onderwerpen coproductie echt zinvol is. 5. Het vijfde niveau is meebeslissen. De gemeente geeft inwoners de bevoegdheid om (mee) te beslissen over onderwerpen en voorstellen voor beleid. De keuze wordt - mits passend binnen door de gemeente vastgestelde kaders - altijd gevolgd.

Dit niveau vraagt om duidelijke kaders en randvoorwaarden, maar krijgt steeds meer vorm, bijvoorbeeld bij het beslissen over de inzet van buurtbudgetten. Burgerparticipatieladder Participatieniv eau Informeren

Rol inwoners

Rol gemeente

Voorbeeld

Inwoners melden problemen bij de gemeente.

MijnGemeente app Nu.Venlo.nl Social media Venlo.nl

Raadplegen

Inwoners geven hun mening of delen hun kennis rond het onderwerp.

Adviseren

Inwoners dragen ideeën en oplossingen aan.

Coproduceren

Inwoners zijn medeeigenaar, dragen ideeën

De gemeente is eigenaar en initiatiefnemer. De gemeente informeert inwoners over genomen besluiten. De gemeente is eigenaar en initiatiefnemer. De gemeente luistert, staat open voor meningen en neemt uiteindelijk het besluit. De gemeente is eigenaar en initiatiefnemer. De gemeente staat open voor oplossingen en ideeën van inwoners en koppelt terug wat er met de inbreng is gedaan. De gemeente is medeeigenaar van het

Stadspeiling Nu.Venlo.nl Social media

Leefstijlakkoord

Ambitieboeken

BELEIDSKADER BURGERBETROKKENHEID |

en oplossingen aan, voeren (deels) taken zelf uit en zijn een gelijkwaardige gesprekspartner.

Meebeslissen

Inwoners zijn eigenaar en medeverantwoordelijk voor beslissingen of nemen (deel)beslissingen zelf. Inwoners zoeken draagvlak, bepalen wijze van aanpak, voeren werkzaamheden uit, dragen verantwoordelijkheid en leggen verantwoording af.

Informer en x x x x

Raadpleg en

Reguleren Regisseren x Stimuleren x Faciliteren x Loslaten Burger x overheidsparticipatieladder

vraagstuk, staat open voor ideeën maar stelt ook kaders voor uitwisseling van ideeën, is verantwoordelijk voor beschikbare tijd, budget en faciliteiten. De gemeente en inwoners nemen samen het besluit. De gemeente laat (deel) beslissingen over aan inwoners en bewaakt het publiek belang. De gemeente stelt kaders, toetst plannen aan kaders, faciliteert, adviseert, stelt deskundigheid en/of budget beschikbaar en is eindverantwoordelijk.

Buurtbudget

Adviser en

Coproduce ren

Meebeslis sen

x x

x x

x

Het model van zelfsturing Het model van zelfsturing brengt in beeld hoe de rol van de overheid zich verhoudt tot de rol van de gemeenschap. Het verschil zit in het eigenaarschap van het thema of de activiteit. Bij zelfsturing (of overheidsparticipatie) ligt het eigenaarschap bij de gemeenschap (openbare domein), bij burgerparticipatie bij de overheid (publieke domein). In het model van zelfsturing worden verschillende typen activiteiten onderscheiden. 2 Type 1 omvat processen en ontwikkelingen waarbij de gemeenschap de leidende actor is. Bij type 2 is eveneens de gemeenschap aan zet, maar spelen gemeenten en maatschappelijke organisaties een ondersteunende rol. Typen 1 en 2 vormen samen het openbare domein. Alle processen in typen 1 en 2 spelen zich af in de leefwereld van inwoners die met elkaar een gemeenschap vormen. Type 3 omvat processen en ontwikkelingen waarvoor de gemeente verantwoordelijkheid draagt en waar inwoners via interactief bestuur worden betrokken bij vormgeving van de inhoud (burgerparticipatie). Type 4 verwijst 2

Bron: Custers, J. & Schmitz, G. (2012) Zelfsturende vitale gemeenschappen. Eburon: Delft.

10 | BELEIDSKADER BURGERBETROKKENHEID

naar processen waar de overheid exclusief verantwoordelijk voor is zoals bijvoorbeeld handhaving. Typen 3 en 4 vormen samen het publieke domein. Processen spelen zich af in de systeemwereld van de overheid, waar door middel van interactief bestuur inwoners worden betrokken in het overheidshandelen.

BELEIDSKADER BURGERBETROKKENHEID |

Model van zelfsturing Openbaar domein Gemeenschap is eigenaar Type

1

Eigenaarsch ap

Gemeenschap

Verhouding gemeenscha pgemeente

Voorbeeld

Publiek domein Gemeente is eigenaar

2 (overheidsparticipa tie) Gemeenschap + gemeente

3 (burgerparticipat ie) Gemeente + gemeenschap

4

Geen: inwoners organiseren activiteiten onderling

De gemeenschap is aan zet, met ondersteuning van de gemeente en/of maatschappelijke organisaties

De gemeente is verantwoordelijk en betrekt inwoners bij haar beleid

Burenhulp, informele zorg

Kruidentuin voor de buurt

‘Beleidskader Nieuwe Energie’

Geen: de gemeente is exclusief verantwoordelij k en informeert inwoners over genomen besluiten Wetgeving en handhaving

Vitale gemeenschappen

Gemeente

Kerntaken

Wat betekent overheids-en burgerparticipatie niet? Overheidsparticipatie impliceert niet dat alle publieke taken bij inwoners neergelegd kunnen worden. Burgerparticipatie betekent niet dat individuele inwoners het gemeentebeleid bepalen. Veel zaken blijven de verantwoordelijkheid van gekozen volksvertegenwoordigers en kundige medewerkers. Waar het wel om gaat is een nieuwe manier waarop inwoners en gemeenten samen kunnen nadenken over problemen en kansen.

12 | BELEIDSKADER BURGERBETROKKENHEID

4

WIJKGERICHT WERKEN

In Venlo werken we wijkgericht. Elke buurt, elke kern, elke wijk heeft zijn eigen, unieke karakter. Dit vraagt om een specifieke aanpak per wijk. Wijkgericht werken verwijst naar een gebiedsgerichte manier van werken waarbij de gemeente, samen met inwoners, en andere stakeholders in de wijk nadenkt en uitvoering geeft aan de aanpak van zaken die de directe leefomgeving betreffen zoals bijvoorbeeld wijkvoorzieningen, openbare ruimte, jongerenwerk, (verkeers)veiligheid, overlast, en waarbij de gemeente naar mogelijkheden zoekt voor maatwerk. In het wijkgericht werken ligt de nadruk op het werken vanuit de kracht van inwoners en de kracht van wijken. Het wijkgericht werken heeft als doel om: - te komen tot een geïntegreerde aanpak van problemen en kansen in wijken en dorpen; - het versterken van de betrokkenheid van inwoners bij hun woon- en leefomgeving; - de afstand tussen bestuur en inwoners te verkleinen; - maar bovenal: de ontwikkeling van duurzame vitale gemeenschappen te ondersteunen. Het wijkgericht werken is continu in ontwikkeling. De afgelopen jaren is er ingezet op het werken met wijkanalyses, buurtbudgetten, multidisciplinaire teams en stappenplannen (wijze van samenwerken met inwoners). Hieronder lichten we een aantal ontwikkelingen toe.

Nu Venlo platform voor wijkgerichte communicatie De afgelopen periode is er hard gewerkt om een gemeentelijk platform op te zetten dat de mogelijkheden biedt om gemeentelijke informatie wijkgericht te communiceren. Dat heeft geresulteerd in nu.venlo.nl. Waar venlo.nl het belangrijkste kanaal is voor de aanvraag van producten en diensten, en archief.venlo.nl om archiefstukken op te zoeken, vormt Nu Venlo (nu.venlo.nl) het kloppend hart in het online landschap voor actualiteiten, informatie en participatie die van belang is voor inwoners, ondernemers en pers. Om deze doelgroepen van goede en actuele informatie te voorzien is het belangrijk dat de website de mogelijkheid heeft om de actualiteiten zo goed mogelijk te tonen. Zo is er de mogelijkheid om per wijk eigen nieuws te communiceren. Op

BELEIDSKADER BURGERBETROKKENHEID |

deze manier wordt er wijkgericht nieuws toegankelijk gemaakt op een eenduidige en gebruiksvriendelijke manier. Naast nieuws is het ook mogelijk om activiteiten en ontwikkelingen via een wijkgerichte agenda te communiceren op Nu Venlo. De komende periode staat in het teken van het door ontwikkelen van dit kanaal. Met name het introduceren van online participatiemogelijkheden staat hoog op de agenda. Wijkanalyses De wijkanalyse geeft een beeld van hoe het gaat met de wijken van de gemeente Venlo. In een oogopslag kun je zien hoe het staat in een wijk op verschillende thema’s en hoe deze wijk zich de afgelopen 2 jaar heeft ontwikkeld. Wat gaat goed in een wijk? En waar kunnen er zaken beter? Wat zijn de ontwikkelingen in de wijken over de tijd? Er wordt hierbij gekeken naar veel verschillende onderwerpen, zoals: Hoe gaan de mensen met elkaar om? Voelen zij zich veilig en gezond? Hoe is het gesteld met de woon- en leefomgeving? De wijkanalyse is gebaseerd op verschillende databronnen zoals de Stadspeiling (gemeente Venlo), de Veiligheidsmonitor (CBS, I&O en gemeente) en gegevens van DUO, UWV en het CBS. De wijkanalyse wordt als basis gebruikt om het gesprek te voeren met inwoners (en netwerkpartners) over wat zij belangrijk vinden voor hun wijk, waar zij knelpunten ervaren en waar zij zich voor willen inzetten.

Een wijkanalyse is een belangrijk instrument om samen met inwoners (en netwerkpartners) te komen tot een agenda van de wijk. Inmiddels wordt er in meerdere wijken en dorpen samengewerkt op basis van een gezamenlijke agenda. Buurtbudgetten In sommige wijken is de bereidheid onder inwoners om zich in te zetten voor de woon- en leefomgeving en gezamenlijk problemen aan te pakken niet vanzelfsprekend. Om de leefbaarheid in de wijk en het onderlinge contact tussen buurtgenoten in een aantal wijken te stimuleren, is in 2018 het buurtbudget geïntroduceerd. Het buurtbudget is een proces van democratische besluitvorming en een vorm van directe democratie waarbij inwoners zelf beslissen hoe een gemeentelijk budget in hun eigen wijk wordt besteed. Inwoners bepalen samen wat zij belangrijk vinden voor hun wijk. De gedachte is dat inwoners zelf het beste weten wat er voor investeringen nodig zijn in hun directe woon- en leefomgeving. De gemeente stelde hiervoor in 2018 een totaalbedrag van € 90.000 beschikbaar voor de wijk Vastenavondkamp. In 2021-2022 is het buurtbudget in vier wijken toegepast (Tegelen Op de Heide, Venlo Centrum-Noord, Venlo-Oost-Zuid en Klingerberg), waarbij elke wijk een budget kreeg van € 140.000. Het buurtbudget wordt in 2023 geëvalueerd.

Bekeken wordt of het buurtbudget in de huidige vorm wordt doorgezet of er op een andere manier budgetten beschikbaar worden gesteld aan de wijken. Serviceteam en Serviceteam (+) In 2018 zijn we in de wijk Vastenavondkamp gestart met het werken met een serviceteam. Inmiddels heeft elke wijk in Venlo een serviceteam en een

14 | BELEIDSKADER BURGERBETROKKENHEID

serviceteam (+). In het serviceteam worden nieuw ingekomen gemeenschapsinitiatieven besproken, de samenwerking afgestemd en bepaald wie voor de initiatiefnemer het eerste aanspreekpunt is. Ook wordt de gemeentelijke betrokkenheid/inzet gecoördineerd en de voortgang bewaakt. Initiatieven worden eerst in het serviceteam besproken voordat er in het serviceteam (+) met partners over gesproken wordt. Het serviceteam (+) is een breder team van professionals waar naast de gemeente ook professionals aansluiten vanuit de politie, woningcorporaties en Incluzio. Zij komen regelmatig bij elkaar om (hun inzet) af te stemmen en met elkaar te delen wat er in de wijk speelt. Het serviceteam (+) heeft als doel om direct aan te sluiten op de wijk door kennis en kunde te delen en de aanwezige netwerken in beeld te brengen. De medewerkers van het serviceteam hebben toegang tot deze netwerken, zijn flexibel inzetbaar en kunnen snel anticiperen op signalen uit de wijk. Deze signalen kunnen op diverse manieren binnen komen bij het serviceteam (+). Dit kan onder andere door meldingen, klachten, aanspreken op straat, tijdens een spreekuur of op bijeenkomsten. Het serviceteam (+) borgt het wijkgericht werken op uitvoerend niveau en de ervaringen hiermee zijn positief.

Een dergelijke overlegvorm wordt gemist op het hogere abstractieniveau (wijk overstijgend) én voor de complexere vraagstukken, zoals bijvoorbeeld grote ruimtelijke ontwikkelingen. Onderzocht wordt op welke manier het afstemmen, verbinden, en integraal samenwerken op dit hogere abstractere niveau beter georganiseerd kan worden, bijvoorbeeld in de vorm van een gebiedsteam. Wijkwethouders De rol van ‘wijkwethouder’ is in 2018 geïntroduceerd en behelst met name een representatieve en ceremoniële rol. De wijkwethouder is het ‘gezicht’ van het college in de wijk(en). De wijkwethouder is regelmatig aanwezig bij bijeenkomsten en activiteiten in de wijk, toont interesse, luistert naar inwoners en heeft aandacht voor de gevoeligheden in de wijken. De portefeuillehouder wijkgericht werken is de coördinerend bestuurder en eindverantwoordelijke voor het wijkgericht werken, waaronder beleid en financiën. Hij is ook bestuurlijk aanspreekpunt voor (het functioneren van) alle wijkoverleggen en buurtbudgetten. Het wijkwethouderschap is in 2022 geëvalueerd. Uit de evaluatie is gebleken dat het wijkwethouderschap als positief wordt ervaren. Het wordt zeer op prijs gesteld als er iemand van het college aanwezig is en interesse toont in hetgeen zich in de wijk afspeelt.

Daarmee wordt de afstand tussen bestuur en inwoners verkleind, kunnen signalen snel opgepikt worden en wordt ook het wijkgericht werken versterkt. Uit de evaluatie blijkt geen aanleiding gevonden om anders te kijken naar de rol van de wijkwethouder en de huidige verdeling over de wijken. Wijk- en dorpsraden De gemeente Venlo telt 15 wijk- en dorpsraden. Zoals wijken en dorpen onderling verschillen, zo zijn er ook verschillen tussen de wijk- en dorpsraden. Verschillen bijvoorbeeld in bekendheid, in samenstelling, in werkwijze, in communicatie, in onderwerpen waarop men zich richt en in relatie met de gemeente. Ook in doelstellingen, taken en rollen zijn er verschillen. Het is

BELEIDSKADER BURGERBETROKKENHEID |

belangrijk dat de wijk- en dorsraden de rol en positie krijgen waarvoor ze bedoeld zijn; namelijk het versterken van de wijk- of dorpsgemeenschap. Wijk- en dorpsraden kunnen verschillende functies hebben, waaronder een representatieve, adviserende, activerende en verbindende functie. 3 De representatieve functie verwijst naar het vertegenwoordigen van de belangen van bewoners uit de wijk of het dorp. De adviserende functie heeft betrekking op het gevraagd of ongevraagd adviseren van de gemeente, bewoners of andere wijk- en dorpsraden. De activerende functie draait om het stimuleren en ondersteunen van bewoners bij bewonersinitiatieven en –collectieven. De verbindende functie heeft betrekking op het creëren en bestendigen van een gemeenschapsgevoel. Dit kan bijvoorbeeld door het middel van het bemiddelen tussen bewoners of het samenbrengen van bewonersinitiatieven, maar ook breder zoals het verbinden van verenigingen, of het zoeken naar regionale verbindingen. De representatieve en in zekere mate adviserende functie zijn over het algemeen de meest dominante functies die heden ten dage door de wijk- en dorpsraden worden vervuld. Door verschillende maatschappelijke ontwikkelingen zoals de ontwikkeling van de ‘participatiemaatschappij’ en ‘doe-democratie’ is het speelveld waarin de wijk- en dorpsraden zich begeven veranderd.

Bewoners weten op meerdere manieren de gemeente te vinden en organiseren zich ook steeds meer op verschillende manieren. Sommige bewoners willen ook vooral ‘doen’ en de handen uit de mouwen steken om de eigen leefomgeving een stukje mooier, veiliger en socialer te maken. Niet altijd past daar de vergadercultuur die veel wijk- en dorpsraden hebben bij. Gelet op deze ontwikkelingen wordt het voor de wijk- en dorpsraden steeds belangrijker om de activerende en verbindende functie vorm te geven. Steeds meer wijken dorpsraden zien ook een kans of zien zichzelf zelfs genoodzaakt een andere koers te varen om in te spelen op de ontwikkelingen waarmee ze geconfronteerd worden.

3

Zoals beschreven in het rapport: De functies van Bewonersoverlegorganisaties in een veranderende samenleving opgesteld door de Universiteit Utrecht (2018) in opdracht van de Landelijke Vereniging voor Kleine Kernen.

16 | BELEIDSKADER BURGERBETROKKENHEID

5

UITGANGSPUNTEN OVERHEIDSPARTICIPATIE IN VENLO

Betrokken inwoners die wensen, plannen of ideeën hebben voor hun leefomgeving en een initiatief beginnen hebben vaak op enig moment behoefte aan informatie of ondersteuning vanuit de gemeente. Gemeenschapsinitiatieven zijn in de eerste plaats van de gemeenschap zelf, maar de gemeente kan deze initiatieven tot op zekere hoogte wel ondersteunen en faciliteren. Zo kan de gemeente met een initiatiefnemer meedenken hoe een goed initiatief mogelijk gemaakt kan worden en of dit ook via een subsidie of fonds (deels) betaald kan worden. Daarbij is het belangrijk dat de gemeenschap eigenaar blijft van het initiatief en de gemeente duidelijk is over welke initiatieven wel gefaciliteerd en/of ondersteund worden en welke niet. We streven naar een oplossingsgerichte en constructieve benadering van gemeenschapsinitiatieven en het bieden van helderheid over mogelijkheden en randvoorwaarden. De drie kernwaarden van de gemeente Venlo zoals geformuleerd in de besturingsfilosofie zijn professioneel, betrokken en vitaal. Deze kernwaarden vertaald naar de praktijk van gemeenschapsinitiatieven houdt in dat we de volgende uitgangspunten hanteren in de samenwerking met initiatiefnemers: 1. We nemen initiatiefnemers serieus In de omgang met initiatiefnemers tonen we oprechte interesse, nemen we de tijd om te luisteren en vragen te stellen.

We waarderen de betrokkenheid en de bereidheid van initiatiefnemers om eigen verantwoordelijkheid te nemen voor de eigen buurt of wijk, ongeacht of het idee goed en uitvoerbaar is of niet (direct). We geven initiatiefnemers de ruimte om naar eigen inzicht het initiatief vorm te geven. 2. We bieden duidelijkheid over mogelijkheden en voorwaarden We laten initiatiefnemers vroegtijdig weten of het nu, ooit of nooit kan wat zij vragen. We bieden duidelijkheid over welke voorwaarden er gelden om ondersteuning van de gemeente te ontvangen. Wanneer we bepaalde hulp niet kunnen bieden of een bepaalde vergunning niet kunnen verlenen geven we daarbij een duidelijke uitleg. Bij de beoordeling van een initiatief kijken we naar de inhoud van het initiatief (is het bijvoorbeeld duidelijk en uitvoerbaar?),

BELEIDSKADER BURGERBETROKKENHEID |

de omgeving (is er voldoende steun vanuit de omgeving voor het initiatief?) de meerwaarde van het initiatief (sluit het initiatief aan bij de doelstellingen van de gemeente? Voegt het initiatief iets toe aan de ontwikkeling van duurzame vitale gemeenschappen?) en de rol van de gemeente (kan de gemeente de gevraagde ondersteuning bieden?) 3. We bieden ondersteuning en hulp op maat Niet elk initiatief heeft dezelfde ondersteuning nodig. In de gesprekken met initiatiefnemers bekijken we wat de initiatiefnemers zelf kunnen doen en welke hulp of ondersteuning het initiatief nodig heeft. 4. We denken in mogelijkheden in plaats van regels We hebben een oplossingsgerichte, meedenkende en flexibele houding, zonder daarbij het algemeen belang of de belangen van derden uit het oog te verliezen. Wet- en regelgeving vormen het kader. We houden nadrukkelijk rekening met de bedoeling van de regels en gaan daarbinnen zo goed mogelijk om met onnodige belemmeringen. 5. We spreken met één mond en werken voortvarend We kijken over de grenzen van onze eigen taken of afdeling heen en hebben oog voor de capaciteiten van initiatiefnemers. We zorgen voor een snelle reactie en een vast aanspreekpunt. We zorgen ervoor dat de juiste medewerker wordt ingezet en we verbergen ons niet achter teams of functies en schuiven niet af.

Gemeenschapsinitiatieven kunnen via verschillende kanalen aan de gemeente worden voorgedragen, bijvoorbeeld via de wijk- en dorpsraden, via de stadsdeelmanagers of via telefoon en mail. De huidige mogelijkheden voor financiële ondersteuning van gemeenschapsinitiatieven bestaat met name uit een subsidieregeling en een aantal stimuleringsmaatregelen op specifieke onderwerpen. De subsidieregeling SAM-fonds is bedoeld voor het eenmalig ondersteunen van kleine gemeenschapsinitiatieven tot een maximaal bedrag van 5000 euro. Voor grotere, terugkerende of structurele gemeenschapsinitiatieven is er geen aparte subsidieregeling.

18 | BELEIDSKADER BURGERBETROKKENHEID

6

UITGANGSPUNTEN BURGERPARTICIPATIE IN VENLO

Het betrekken van inwoners bij de voorbereiding en uitvoering van gemeentelijke plannen en beleid is niet nieuw voor de gemeente Venlo. De afgelopen jaren is daar al veel ervaring mee opgedaan. Zo hebben we onder andere bij de vorming van beleidskaders op de onderwerpen wonen, parkeren, nieuwe energie en het maatschappelijk domein inwoners betrokken. Op 25 januari 2023 heeft de gemeenteraad het Participatiebeleid Omgevingswet Gemeente Venlo vastgesteld. In het Participatiebeleid Omgevingswet staan een aantal uitganspunten beschreven voor het betrekken van belanghebbenden bij het proces van besluitvorming over een project of activiteit. Deze uitgangspunten zijn van toepassing op instrumenten binnen de Omgevingswet waarvoor (burger)participatie verplicht is gesteld, maar zijn algemeen geformuleerd waardoor ze voor ieder participatieproces waarbij inwoners betrokken worden toepasbaar zijn. De uitgangspunten zijn: 1. We leveren maatwerk Ieder participatieproces is maatwerk. Welke participatieaanpak we kiezen is afhankelijk van het onderwerp, de doelgroep, en de impact op de leefomgeving. De gemeente kijkt per onderwerp hoe (en of) participatie toegepast kan worden en stelt van te voren een participatieplan op. Daarbij wordt rekening gehouden met I. De aanwezige beleidsruimte II. Tijd, capaciteit en geld III. De scope van de belanghebbenden IV.

Type participatieniveau (informeren, raadplegen, adviseren, coproduceren, meebeslissen) V. Communicatie en VI. Evaluatie. 2. We zijn transparant We maken bij de start van elk participatieproces duidelijk wat de mogelijkheden zijn

BELEIDSKADER BURGERBETROKKENHEID |

en wat de grenzen zijn van participatie. We verschaffen tijdig informatie over het doel van het participatieproces, de gekozen vorm en de rol die betrokkenen kunnen vervullen. Ook tijdens het proces informeren we betrokkenen regelmatig en koppelen we terug wat we met hun inbreng hebben gedaan. Blijkt de gekozen participatievorm niet goed aan te sluiten op de behoefte van de betrokkenen, dan kijken we samen met betrokkenen hoe we daar een andere invulling aan kunnen geven. 3. We organiseren participatie vroegtijdig Wanneer we een participatieproces opstarten, houden we er rekening mee dat we betrokkenen zo vroeg mogelijk in het proces betrekken. In de voorbereiding is vaak meer ruimte om het verschil te maken en draagvlak te creëren voor plannen. 4. We hebben een constructieve houding en werken vanuit het principe; ja, mits In het contact met betrokkenen laten wij merken geïnteresseerd te zijn in wat zij naar voren brengen. We wegen de inbreng van betrokkenen mee en maken zichtbaar welke plek hun inbreng heeft gehad in de uiteindelijke besluitvorming. Hierbij hoort een manier van denken van ‘ja, mits’ in plaats van ‘nee, tenzij’. "Ja" denken betekent niet gelijk ook "ja" zeggen. "Ja" denken vraagt van ons als gemeente om na te denken over de noodzakelijke kaders en waar mogelijkheden zijn voor het stellen van algemene regels of juist helemaal geen regels. 5.

We gaan voor een inclusieve aanpak Bij elk participatieproces willen we zoveel mogelijk belanghebbenden in staat stellen om te participeren. We houden daarom rekening met bijvoorbeeld de tijden waarop mensen werken en we communiceren in begrijpelijke taal, afgestemd op de betrokkenen. 6. We leren van participatieprocessen en blijven ons ontwikkelen Bij het afsluiten van een participatieproces evalueren we het proces samen met de betrokkenen. Zo blijven we scherp op de uitvoering van ons participatiebeleid en

20 | BELEIDSKADER BURGERBETROKKENHEID

leren we hoe we participatie in toekomstige processen beter kunnen vormgeven. Op basis van deze uitgangspunten is er een intern stappenplan burgerparticipatie opgesteld voor medewerkers van de gemeentelijke organisatie.

BELEIDSKADER BURGERBETROKKENHEID |

7

HET DOEL VAN BURGERBETROKKENHEID

Het doel van burgerbetrokkenheid is het vergroten van de betrokkenheid en het eigenaarschap van inwoners over hun eigen leefomgeving alsmede het verbeteren van de samenwerking met inwoners bij het realiseren van maatschappelijke opgaven. Ons doel is bereikt wanneer: - Meer inwoners betrokken zijn bij hun leefomgeving en meer eigenaarschap ervaren (bijvoorbeeld door het melden van problemen in de buurt, het deelnemen aan gemeentelijke plannen en beleid, of het zelf organiseren van initiatieven) - Wijken waar we extra inzet hebben gepleegd leefbaarder worden, blijkend uit een toename van de waardering voor de sociale en fysieke leefomgeving - We een hogere waardering krijgen van onze inwoners op onze dienstverlening (zoals een hoger percentage inwoners die vertrouwen zegt te hebben in het gemeentebestuur en een hoger cijfer op het onderwerp participatie). De indicatoren die (mogelijk) aangeven dat de doelen worden bereikt: - Een toename in het aantal meldingen; - Een hogere score in de wijkanalyse op de indicatoren maatschappelijke inzet, openbare ruimte, veiligheid, samenleven en welzijn; - Een hogere score op de tevredenheid met de gemeentelijke dienstverlening en relatie inwoners-gemeente blijkend uit de stadspeiling. Hoe bereiken we ons doel? 1. Institutionaliseren van burgerbetrokkenheid in de gemeentelijke organisatie.

Burgerbetrokkenheid vraagt om andere vaardigheden en een andere instelling van medewerkers. Medewerkers dienen in staat te zijn om ‘binnen’ en ‘buiten’ met elkaar te verbinden, zowel tussen gemeente en inwoners, als tussen de verschillende organisatielagen. Om de interne en externe omgeving op een gestructureerde manier in kaart te brengen is Factor C een geschikte methodiek. Team Communicatie kan daarbij adviseren en ondersteunen. De basis voor burgerbetrokkenheid begint bij een organisatie waarin er een

22 | BELEIDSKADER BURGERBETROKKENHEID

cultuur bestaat die gericht is op leren, waarin fouten maken mag en waarin er vertrouwen is in collega’s en inwoners. De directie, het college en de raad kunnen hierin een voortrekkersrol nemen zodat burgerbetrokkenheid breed gedragen wordt binnen de organisatie. 2. Werken aan de zichtbaarheid van medewerkers in de wijk Inwoners hebben behoefte aan face-to-face contact en vaste aanspreekpunten in de wijk. Belangrijk is dat de inzet van medewerkers in de wijken blijvend is en dat men niet alleen in de wijken komt wanneer er iets van inwoners gevraagd wordt. Dat betekent zonder agenda het gesprek voeren met inwoners en wanneer er wel een agenda is daar transparant over zijn. Een relatie opbouwen en het vertrouwen winnen van inwoners kost tijd en daar dient ook vanuit management op gestuurd te worden zodat het werken in de wijken en met inwoners een natuurlijker onderdeel wordt van het reguliere werk. 3. Verbeteren van de communicatie & proces inrichten voor gemeenschapsinitiatieven We onderzoeken op welke manier de gemeentelijke communicatiekanalen beter benut kunnen worden om de burgerbetrokkenheid te versterken. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een poll-functionaliteit binnen Nu Venlo. In de huidige werkwijze komen gemeenschapsinitiatieven op verschillende manieren bij de gemeente binnen, dat gebeurt bijvoorbeeld via overleg, mail, telefoon, app, brief, etc.

Om de toegang meer te stroomlijnen, wordt bekeken op welke manier de gemeentelijke website aangevuld kan worden met informatie voor inwoners die een initiatief willen beginnen en welke contactmogelijkheden er op de website geboden kunnen worden. Ook wordt er intern bekeken hoe we een goed proces kunnen inrichten voor gemeenschapsinitiatieven en een procesbeschrijving ontwikkelen die inzichtelijk maakt welke routes gemeenschapsinitiatieven kunnen doorlopen. 4. Werken met flexibele budgetten De financiering van het wijkgericht werken is een aandachtspunt. Bestaande budgetten bij diverse teams bieden vaak weinig tot geen ruimte om flexibel te kunnen inspelen op de vragen van inwoners, terwijl dat wel het uitgangspunt is. Het ontwikkelen van flexibele budgetten is noodzakelijk om gemeenschapsinitiatieven goed te kunnen ondersteunen.

BELEIDSKADER BURGERBETROKKENHEID |

8

EVALUATIE EN VERVOLG

De huidige inspraakverordening is aan modernisering toe. Om te anticiperen op mogelijk nieuwe wetgeving die ons verplicht om de inspraakverordening te verbreden tot een participatieverordening zal het beleidskader Burgerbetrokkenheid de basis vormen voor de nader op te stellen participatieverordening. De participatieverordening zal door de gemeenteraad worden vastgesteld. Voorgesteld wordt om dit beleidskader na vier jaar (na vaststelling) te evalueren.

24 | BELEIDSKADER BURGERBETROKKENHEID

BELEIDSKADER BURGERBETROKKENHEID |