028 rv + rb Financiele verordening gemeente Venlo.pdf
Tekst van het document
venlo Raadsvoorstel raadsnummer 2023 collegevergadering d.d. raadsvergadering d.d. programma portefeuillehouder
GEMEENTEBESTUUR
2023-28 14 maart 2023 26 april 2023
team Financiën
Bedrijfsvoering
doorkiesnummer +31 618679098
F. Schatorjé
e-mail a.bosveld@venlo.nl
ons kenmerk 1936376 steller Drs. A. Bosveld
datum 21 maart 2023 bijlage(n) datum verzonden
Onderwerp Financiële verordening gemeente Venlo 2023
Advies Vaststellen van de Financiële Verordening gemeente Venlo 2023 conform bijgaand raadsbesluit.
Aanleiding Het doel van de wettelijk voorgeschreven financiële verordening is het vastleggen van uitgangspunten voor het financiële beleid, het financiële beheer en de inrichting van de financiële organisatie overeenkomstig artikel 212 van de Gemeentewet. Veel zaken zijn vanuit de Gemeentewet en het Besluit begroting en verantwoording provincie en gemeenten (hierna: BBV) verplicht voorgeschreven. Omwille van efficiency maken deze verplichtingen, waarin uw raad geen keuzevrijheid heeft, geen onderdeel uit van de Financiële Verordening. Als gevolg van diverse besluiten moeten hierin enkele wijzigingen worden doorgevoerd bijvoorbeeld met betrekking tot rechtmatigheidsverantwoording. Bij de opstelling van deze verordening is het VNG model Verordening financieel beleid, beheer en organisatie (artikel 212 Gemeentewet) van november 2022 gebruikt als leidraad. Gezien de hoeveelheid aanpassingen/aanvullingen en de overzichtelijkheid is ervoor gekozen geen wijzigingsvoorstel te maken, maar uw raad een voorstel tot integrale herziening aan te bieden. Daarbij wordt de 'oude' verordening ingetrokken en vervangen door een 'nieuwe'.
Beoogd effeet • •
Een financiële verordening die geactualiseerd is op basis van huidige wet- en regelgeving die recht doet aan de kaderstellende rol van uw raad. Afspraken over financiële regelgeving met uw raad die zijn vastgelegd in verschillende beleidsnotities.
venlo •
De informatiewaarde van de planning en control documenten te verbeteren door uw raad betere bijsturingsmogelijkheden aan te bieden.
Argumenten 1. Het vaststellen van de financiële verordening is een bevoegdheid van uw raad. Artikel 212, eerste lid van de Gemeentewet: de Raad stelt bij verordening de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie vast. Deze verordening waarborgt dat aan de eisen van rechtmatigheid, verantwoording en controle wordt voldaan.
2. Met de nu voorliggende verordening beschikt de gemeente weer over een actueel kader voor het beheer van de gemeentelijke financiën. De kaders zijn vollediger en meer stellend geformuleerd. De besluitvorming en informatievoorziening aan de raad is concreter gemaakt. Duidelijkheid is gecreëerd waarover uw raad besluit.
3. Een aantal wijzigingen wordt hieronder nader toegelicht. • Vaststelling programma-indeling en paragrafen Wijziging artikel 2 van planning P&C-cyclus naar vaststelling programma-indeling en paragrafen. Uw raad wordt, op voorstel van het college, in de gelegenheid gesteld uitspraken te doen over de programma-indeling (met bijbehorende programmalijnen) , paragrafen en indicatoren. • Autorisatie begroting en investeringskredieten In de voorliggende verordening wordt bepaald wat uw raad vaststelt met betrekking tot de programmabegroting en investeringskredieten. Met de vaststelling van de programmabegroting stelt uw raad de programmalijnen vast. • Bestuursrapportage en grensbedragen Met de nieuwe verordening wordt uw raad voorgesteld om de begroting te wijzigen naar aanleiding van de uitkomsten van de vastgestelde bestuursrapportage. Tot op heden worden wijzigingen geprognosticeerd. Door deze werkwijze is er sprake van een actuele begroting. In de nieuwe opzet wordt in een bestuursrapportage de voortgang van het beleid en afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen van de baten en lasten van de programmalijnen en investeringskredieten groter dan € 200.000 toegelicht. Het gaat hier om de grensbedragen voor het informeren van uw raad als een raming wordt overschreden. De begrotingsomvang is toegenomen, de grensbedragen kunnen hiermee ook verhoogd worden.
De grensbedragen zijn daarom verhoogd van € 100.000 naar € 200.000. • Rechtmatigheidsverantwoording verantwoordingsgrens college In de verordening stelt de raad de verantwoordingsgrens vast waarboven burgemeester en wethouders moeten rapporteren aan de raad. Met deze rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteert het college van B&W aan de raad over afwijkingen met een verantwoordingsgrens van 1% van de totale lasten van de gemeente, inclusief de dotaties aan de reserves. •
Verruiming handelingsvrijheid college
venlo Voor de praktische uitvoerbaarheid van het college wordt met artikel 8 uw raad voorgesteld de handelingsvrijheid van het college te verruimen bij het toekennen van (gelimiteerde) budgetten vooruitlopend op een raadsbesluit, indien deze budgetten niet zijn vastgesteld bij de begroting. Denk hierbij aan de aan- en verkoop van goederen, werken en diensten. niet groter dan of gelijk aan € 200.000, het verstrekken van leningen, waarborgen en garanties niet groter dan of gelijk aan € 200.000, de aankoop van gronden tot een bedrag van € 2.500.000 en het verstrekken van kapitaal aan instellingen en ondernemingen. • Financieel beleid Met betrekking tot financieel beleid wordt het beleid voortaan uiteengezet in de volgende beleidsnotities: risicomanagement en weerstandsvermogen, investerings- en afschrijvingsbeleid, onderhoud kapitaalgoederen, reserves en voorzieningen, kostprijsberekening en kostentoerekening, leningen en garantiebeleid en financieringsfunctie. Deze notities worden ter vaststelling voorgelegd aan uw raad. • Paragrafen bij begroting en jaarstukken De verplichte paragrafen volgens de BBV worden in deze verordening benoemd en toegelicht. Het verschaffen van helderheid en transparantie is de achterliggende gedachte geweest van deze aanpassingen. Voor de leesbaarheid en ter verduidelijking zijn een aantal artikelen in de voorliggende verordening herschreven.
Effecten nieuwe verordening voor het Planning & Control (P&C) proces Deze nieuwe verordening heeft gevolgen voor de inrichting van het P&C proces en bestaat na vaststelling van dit voorstel uit de volgende producten: 1. 2. 3. 4. 5.
Kadernota Begroting Bestuursrapportage Slotnota Jaarstukken
Ad. 1 Kadernota: De Kadernota vormt de start van de jaarlijkse Planning en Control cyclus. De Kadernota is een bewerking van het collegeprogramma. In de nota staat een concrete uitwerking van de onderwerpen die benoemd zijn in het collegeprogramma. De Kadernota vormt de basis voor de begroting die jaarlijks in november door het college wordt aangeboden aan uw raad. In de Kadernota wordt aangegeven welke afwegingen er zijn gemaakt voor bestaand en nieuw beleid. Deze nota wordt door uw raad vastgesteld. Voorafgaand aan de Kadernota behandelt uw raad de Omgevingsvisie. De Omgevingsvisie is een analyse van de maatschappelijke context van onze gemeente met als doel de omgeving waarin onze gemeenschap, de stad, de regio en onze organisatie zich bevindt te duiden. Van belang daarbij is het bestuurlijk vergezicht van onze stad, Venlo 2040, en de ambities die uw raad daarin heeft opgenomen. De Omgevingsvisie geeft sturing aan de inhoudelijke vertaling van de Kadernota. Ad. 2 Begroting De begroting wordt vastgesteld door uw raad op voorstel van het college. Dit
venlo
document laat zien wat de gemeente het komend jaar van plan is, de doelen en maatschappelijke effecten, de producten en diensten die wij als gemeente leveren en daarbij de middelen die hiervoor beschikbaar worden gesteld. Tevens wordt er een meerjarenperspectief gepresenteerd. Ad. 3 Bestuursrapportage De bestuursrapportage is een tussentijdse rapportage van het huidige begrotingsjaar die de voortgang aangeeft van de doelen uit de begroting en de bijbehorende financiële middelen. De bestuursrapportage wordt direct na het zomerreces aangeboden aan uw raad zodat er voldoende tijd is om het vastgestelde beleid bij te sturen. Ad. 4 Slotnota De slotnota betreft zaken die bij het opstellen van de tussenrapportage nog niet bekend waren en zaken die om moverende redenen nog niet zijn verwerkt (bijvoorbeeld uitkomsten van circulaires). Het gaat hier bijvoorbeeld om de ontwikkeling van: • de kapitaallasten • mutaties op de reserves • budgetoverhevelingen • noodzakelijke (technische) bijstellingen Het te verwachten financiële effect wordt hiermee in beeld gebracht. Om uw raad voorafgaand aan de opstelling van de jaarrekening in het huidige begrotingsjaar goed te informeren over de impact van deze posten, wordt deze nota opgesteld. Het is geen afwijkingenrapportage, maar een overzicht van technische aanpassingen die mede in het kader van rechtmatigheid voorgelegd worden aan uw raad. Ad.
5 Jaarstukken Met de Jaarstukken legt het college verantwoording af over de in het afgelopen kalenderjaar gerealiseerde inkomsten, uitgaven en activiteiten. Het college legt verantwoording af over het gevoerde beleid en de kwaliteit van de dienstverlening. De jaarstukken vallen uiteen in de programmaverantwoording, de paragrafen en de jaarrekening. Per programma wordt inzicht gegeven in de mate waarin de doelstellingen zijn gerealiseerd, de wijze waarop getracht is de beoogde effecten te bereiken en de werkelijke uitgaven en inkomsten over dat jaar. De jaarrekening bevat de programmarekening van baten en lasten en de balans. Deze wordt gecontroleerd door de accountant en voorzien van een controleverklaring. Vanaf 2022 moet het college een rechtmatigheidsverantwoording opnemen in de jaarrekening. Hiermee wordt verantwoording afgelegd over de naleving van de regels, die relevant zijn voor het financiële reilen en zeilen van de gemeente. De accountant zal nog steeds toetsen of de jaarrekening getrouw is. De accountant controleert dus straks ook of de rechtmatigheidsverantwoording van het college getrouw is. Deze nieuwe opzet, zowel qua product als tijd, zorgt voor een betere spreiding van de inzet van uw raad, het college en de organisatie met betrekking tot het P&C proces Benchmarkonderzoek Rekenkamer
venlo
Bij de opstelling van deze verordening hebben wij dankbaar gebruik gemaakt van de voorlopige bevindingen van het benchmarkonderzoek van de Rekenkamer. Grotendeels zijn alle concept bevindingen verwerkt in de geactualiseerde verordening, te weten: • Vaststelling van de programma indeling • De inrichting van de begroting en de jaarrekening • De autorisatie van de begroting en kredieten • Rechtmatigheidsverantwoording • Uitsluiten van derivaten • Inrichting interne controle • Benoemen van de verplichte paragrafen • Financieel beleid wordt verwerkt in nota's • Artikel jaarstukken wordt bestemmingsvoorstel, budgetoverheveling en rechtmatigheid geregeld. De volgende concept bevindingen zijn niet overgenomen: • Het opnemen van de hoogte of een percentage voor de post "onvoorzien". De hoogte van dit bedrag wordt jaarlijks bepaald bij de vaststelling van de programmabegroting. De afgelopen jaren is de post onvoorzien in de begroting vastgesteld op€ 500.000. Dit bedrag is toereikend. • Data (maanden) wanneer Planning en Control producten worden geagendeerd voor raadsbehandeling. Conform wet is geregeld dat de jaarrekening (15 juni) en de programmabegroting (15 december) aangeboden moeten worden aan de toezichthouder. Voor de overige producten is geen verplichting opgenomen (kadernota, tussenrapportage en slotnota).
De data voor deze producten worden niet vastgelegd in de verordening, hierdoor zijn de raad en het college meer flexibel in de behandeling ervan. • Opnemen voorziening oninbare vorderingen. In onze gemeente zijn de jaarlijkse kosten die hiermee gepaard gaan relatief klein en worden deze jaarlijks verantwoord via de planning & control cyclus. • Prijzen economische activiteiten wordt opgenomen in de notitie kostentoerekening en niet separaat opgenomen in de financiële verordening. • In de modelverordening is de rechtmatigheidsverantwoording uiteengezet. In de geactualiseerde verordening komt deze in verschillende artikelen terug. Het voorwaardencriterium, begrotingscriterium en misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium zijn reeds verwerkt in onze interne controle protocol (zie artikel 26, lid 3).
Kanttekeningen Niet van toepassing
Financiën Dit voorstel heeft geen financiële consequenties.
Communicatie Niet van toepassing
venlo Vervolgprocedure raad Het financieel beleid en beheer verdient continue aandacht en moet aangepast worden aan veranderde omstandigheden als dit noodzakelijk is. Het beleid en beheer moet voldoen aan wet- en regelgeving en inspelen op economische en financieel veranderde omstandigheden. Wij streven naar een financieel beleid en beheer met een permanente cyclus. De in de verordening genoemde beleidsdocumenten worden tenminste iedere vier jaar geëvalueerd en geactualiseerd met uitzondering van de beheersplannen. Deze worden conform BBV bepalingen eens in de vijf jaar geactualiseerd.
Burgemeester en wethouders van Venlo de secretaris
de burgemeester
Twan Beurskens
Antoin Scholten
Bijlagen
1.
2. 3. 4. 5.
venlo
venlo Raadsbesluit onderwerp
raadsnummer 2023 raadsvergadering d.d.
GEMEENTEBESTUUR Financiële verordening gemeente Venlo 2023 2023-28 26 april 2023
team Financiën steller Drs. A. Bosveld doorkiesnummer +31 618679098 e-mail a.bosveld@venlo.nl datum 21 maart 2023
De raad van de gemeente Venlo; gelezen het voorstel van het college van 14 maart 2023, registratienummer 1936376; gelet op artikel 212 van de Gemeentewet; besluit: De navolgende Financiële verordening gemeente Venlo 2023 vast te stellen, onder gelijktijdige intrekking van de Financiële verordening gemeente Venlo 2018.
HOOFDSTUK 1 ALGEMENE BEPALINGEN Artikel 1 Definities In deze verordening wordt verstaan onder: • • • •
• •
BBV: Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten. College: het college van burgemeester en wethouders Overheadkosten: alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van medewerkers in het primaire proces. Overheidsbedrijf: onderneming met privaatrechtelijke rechtspersoonlijkheid, niet zijnde een personenvennootschap met rechtspersoonlijkheid, waarin de gemeente, al dan niet tezamen met een of meer andere publiekrechtelijke rechtspersonen, in staat is het beleid te bepalen of een onderneming in de vorm van een personenvennootschap, waarin een publiekrechtelijke rechtspersoon deelneemt. Rechtmatigheid: het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving. Planning en Control cyclus: deze omvat het cyclische proces van richting geven, begroten, rapporteren, bijsturen en verantwoorden. Deze cyclus kent een doorlooptijd van een jaar.
HOOFDSTUK 2 BEGROTING EN VERANTWOORDING Artikel 2 Vaststelling programma indeling en paragrafen 1. 2.
De raad stelt op voorstel van het college een programma-indeling met bijbehorende programmalijnen vast. De raad stelt op voorstel van het college per programma de beleidsindicatoren vast met betrekking tot de beoogde maatschappelijke effecten en te leveren prestaties.
Raadsbesluit
3.
De raad stelt bij aanvang van iedere raadsperiode vast over welke onderwerpen hij in extra paragrafen naast de verplichte paragrafen van de begroting en de jaarstukken kaders wil stellen en wil worden geïnformeerd.
Artikel 3 Kadernota Het college biedt voorafgaande aan de nieuwe planning- en control cyclus aan de raad jaarlijks een kadernota aan waarin de beleidsmatige en budgettaire kaders worden bepaald voor het volgende begrotingsjaar en de meerjarenraming. De raad stelt deze nota vast.
Artikel 4 Autorisatie begroting en investeringen 1.
De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de baten, lasten en investeringen per programmalijn.
2.
Het college informeert de raad vooraf als zij verwachten, dat de lasten van een programmalijn de geautoriseerde lasten dreigen te overschrijden, de investeringsuitgaven van een investeringskrediet het geautoriseerde investeringskrediet dreigen te overschrijden, of de baten van een programmalijn de geautoriseerde baten dreigen te onderschrijden met meer dan € 200.000.
3.
Bij de behandeling van de bestuursrapportage in de raad bedoeld in artikel 5, eerste lid, doet het college voorstellen voor het wijzigen van de geautoriseerde baten en lasten, het wijzigen van de geautoriseerde investeringskredieten en het bijstellen van het beleid. In geval van investeringen met een meerjarig karakter doet het college indien nodig ook bij iedere begroting op grond van geactualiseerde ramingen voorstellen voor het wijzigen van de geautoriseerde investeringskredieten.
Artikel 5 Bestuursrapportage 1.
Het college informeert de raad jaarlijks door middel van een bestuursrapportage over de realisatie van de begroting op basis van afwijkingen.
2.
In deze bestuursrapportage worden afwijkingen op de voortgang van het beleid en afwijkingen op de vastgestelde ramingen van de baten en lasten van de programmalijnen en investeringskredieten in de begroting groter dan € 200.000 toegelicht.
3.
De begroting wordt gewijzigd naar aanleiding van deze bestuursrapportage.
4.
De inrichting van een bestuursrapportage sluit aan bij de programma-indeling van de begroting, inclusief algemene middelen.
5.
De raad stelt deze bestuursrapportage en de daarin opgenomen begrotingswijzigingen vast.
Artikel 6 Slotnota 1.
Het college stelt op het eind van het kalenderjaar een slotnota op over het lopende begrotingsjaar bestaande uit onontkoombare en niet bijstuurbare afwijkingen. Deze afwijkingen worden verwerkt door middel van begrotingswijzigingen en dienen door de raad te worden vastgesteld. De begroting wordt gewijzigd na vaststelling.
2.
De raad stelt deze slotnota vast.
1936376
2
Raadsbesluit
Artikel 7 Jaarstukken 1.
Gelijktijdig met het aanbieden van de jaarstukken biedt het college de raad het voorstel aan over de bestemming van het jaarrekeningresultaat.
2.
Vooruitlopend op het bestemmingsvoorstel over het jaarrekeningresultaat kan het college de raad voorstellen om restantmiddelen op onderdelen van het rekeningresultaat over te hevelen naar het volgende begrotingsjaar.
3.
In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteert het college aan de raad over afwijkingen met een verantwoordingsgrens van 1% van de totale lasten van de gemeente, inclusief de dotaties aan de reserves.
4.
In de paragraaf bedrijfsvoering worden de geconstateerde afwijkingen groter dan de vastgestelde verantwoordingsgrens nader toegelicht.
Artikel 8 Wensen en bedenkingen over grote onderwerpen In het kader van de actieve informatieplicht beslist het college niet over onderwerpen die niet zijn vastgesteld in de begroting, als het gaat om: a. de aan- en verkoop van goederen, werken en diensten gelijk aan of groter dan € 200.000 per casus; b. het verstrekken van leningen, waarborgen en garanties gelijk aan of groter dan € 200.000 per casus; c. de aankoop van gronden gelijk aan of groter dan € 2.500.000 per casus; d. het verstrekken van kapitaal aan instellingen en ondernemingen, dan nadat de raad is geïnformeerd over het voornemen en hiertoe in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen.
HOOFDSTUK 3 FINANCIEEL BELEID Artikel 9 lnvesterings- en afschrijvingsbeleid 1. a. b. c. d.
Het college biedt de raad eens in de vier jaar een nota investeringsbeleid aan. De nota behandelt in ieder geval: het waarderen, activeren en afschrijven van vaste activa en het verlenen van i nvesteringskred ie ten; de grondslagen voor activering en waardering van vaste activa; de termijnen en methodieken voor afschrijvingen van vaste activa; het moment waarop de afschrijving van vaste activa aanvangt.
2.
Vaste activa worden gewaardeerd en afgeschreven conform de uitgangspunten zoals die zijn vastgelegd in de nota investeringsbeleid.
3.
De raad stelt deze nota vast.
Artikel 10 Reserves en voorzieningen 1.
Het college biedt de raad eens in de vier jaar een nota reserves en voorzieningen aan, waarin het beleid op dit terrein uiteen wordt gezet.
2.
De raad stelt deze nota vast.
1936376
3
Raadsbesluit
Artikel 11 Beheerplannen 1.
Het college biedt de raad tenminste eens in de vijf jaar een of meerdere beheerplannen aan met betrekking tot beheer en onderhoud en van de buitendienste en sportaccommodaties.
2.
De raad stelt de beheerplannen plan vast.
Artikel 12 Kostprijsberekening en kostentoerekening 1.
Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, en van goederen, werken en diensten die worden geleverd aan overheidsbedrijven en derden, wordt een extracomptabel stelsel van kostentoerekening gehanteerd. Bij deze kostentoerekening worden naast de directe kosten, de overheadkosten en de rente van de inzet van vreemd vermogen, reserves en voorzieningen voor de financiering van de in gebruik zijnde activa betrokken.
2.
Voor de toerekening van de overheadkosten worden de overheadkosten die kunnen worden toegerekend aan activiteiten welke geheel of deels worden bekostigd met een specifieke uitkering of subsidie, binnen het taakveld overhead apart geadministreerd en in de desbetreffende verantwoordingen over de besteding toegerekend aan die activiteiten.
3.
Voor de toerekening van de overheadkosten worden de overheadkosten die kunnen worden betrokken in de aangifte vennootschapsbelasting, binnen het taakveld overhead apart geadministreerd en voor de belastingaangifte aan de kostprijs van de vennootschapsbelastingplichtige activiteiten toegerekend.
4.
Voor de toerekening van de overheadkosten aan de kostprijs van rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, en van goederen, werken en diensten die worden geleverd aan overheidsbedrijven en derden, voor zover dat niet activiteiten als bedoeld in het tweede en derde lid betreffen, wordt uitgegaan van het aandeel in de totale geraamde overheadkosten ter grootte van de geraamde directe kosten die met de betreffende heffing maximaal in rekening kunnen worden gebracht, gedeeld door de totale geraamde directe kosten van de taakvelden.
5.
Het college draagt er zorg voor dat de uitgangspunten voor kostentoerekening nader worden uitgewerkt. Het college biedt de raad eens in de vier jaar een nota kostentoerekening aan, waarin het beleid op dit terrein uiteen wordt gezet. De raad stelt deze nota vast.
Artikel 13 Vaststelling hoogte belastingen, rechten, heffingen en prijzen 1.
Het college doet de raad jaarlijks een voorstel voor de hoogte van de gemeentelijke tarieven voor de belastingen en heffingen.
2.
Het college biedt de raad eens in de vier jaar een nota aan met de kaders voor de prijzen voor de levering van gemeentelijke goederen, werken en diensten aan overheidsbedrijven en derden en voor de huren en de tarieven van erfpachten.
3.
De raad stelt deze nota vast.
1936376
4
Raadsbesluit
Artikel 14 Leningen en garantiebeleid 1.
Het college biedt de raad eens in de vier jaar een nota leningen- en garantiebeleid aan. Deze nota behandeld de werkwijze omtrent het verstrekken van leningen, garanties en risicodragend kapitaal.
2.
De raad stelt deze nota vast.
3.
Het college neemt bij het uitzetten en het aantrekken van middelen de volgende kaders in acht: voor het aantrekken van financieringen met een looptijd langer dan één jaar worden tenminste drie prijsopgaven bij verschillende financiële instellingen gevraagd; er wordt geen gebruik gemaakt van financiële derivaten als bedoeld in artikel 1, onder c, van de Wet financiering decentrale overheden.
a. b.
Artikel 15 Risicomanagement en weerstandsvermogen 1.
é(
a. b. c. d. e. f.
Het college biedt de raad eens in de vier jaar een nota risicomanagement en weerstandsvermogen aan. De nota behandelt in ieder geval: Solvabiliteitsratio; p Netto schuldquote en netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen; Kengetal grondexploitaties; Structurele exploitatieruimte; Belastingcapaciteit; Ratio weerstandsvermogen.
2. De raad stelt deze nota vast.
Artikel 16 Grondbeleid 1.
Het college biedt de raad jaarlijks een nota grondbeleid en vastgoed aan, waarin het beleid op dit terrein uiteen wordt gezet. De grondprijzenbrief maakt onderdeel uit van deze nota.
2.
De raad stelt deze nota vast.
Artikel 17 Samenwerkingspartners 1.
Het college biedt de raad eens in de vier jaar een nota samenwerkingspartners aan, waarin het beleid op dit terrein uiteen wordt gezet.
2.
De verplichte paragraaf verbonden partijen is uitgebreid tot de paragraaf samenwerkingspartners. Hierin worden aanvullend op de verbonden partijen ook opgenomen de zwaar gesubsidieerde instellingen (>€ 0,25 miljoen per jaar) en/of instellingen die een belangrijke unieke maatschappelijke functie vervullen.
3.
De raad stelt deze nota vast.
HOOFDSTUK 4 PARAGRAFEN BIJ BEGROTING EN JAARSTUKKEN Artikel 18 Lokale heffingen Het college neemt in de paragraaf lokale heffingen bij de begroting en de jaarstukken naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 10 van het BBV in ieder geval op de kostentoerekening van de geraamde rentekosten en de geraamde overheadkosten aan de rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht. 1936376
5
Raadsbesluit
Artikel 19 Samenwerkingspartners In de begroting en de jaarstukken wordt in de paragraaf samenwerkingspartners gerapporteerd over de stand van zaken ten aanzien van verbonden partijen/samenwerkingspartners.
Artikel 20 Grondbeleid Jaarlijks wordt in de begroting en de jaarstukken ingegaan op de uitvoering van de nota grondbeleid, middels de paragraaf grondbeleid.
Artikel 21 Onderhoud kapitaalgoederen Bij de begroting en de jaarstukken doet het college in de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen verslag over de voortgang van het geplande onderhoud, vervanging en het eventuele achterstallige onderhoud van de verschillende kapitaalgoederen.
Artikel 22 Bedrijfsvoering 1.
In de paragraaf bedrijfsvoering geeft het college ten minste inzicht in de stand van zaken en de beleidsvoornemens ten aanzien van de bedrijfsvoering.
2.
In de paragraaf bedrijfsvoering worden de geconstateerde fouten en onzekerheden van de rechtmatigheidsverantwoording groter dan 5% van de materialiteit van de interne controle percentage van 1%, nader toegelicht.
Artikel 23 Weerstandsvermogen en Risicobeheer Bij de begroting en de jaarstukken doet het college in de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheer verslag van: a. Solvabiliteitsratio; b. Netto schuldquote en netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen; c. Kengetal grondexploitaties; d. Structurele exploitatieruimte; e. Belastingcapaciteit; f. Ratio weerstandsvermogen.
Artikel 24 Financiering Bij de begroting en de jaarstukken geeft het college in de paragraaf financiering inzage in de beleidsvoornemens ten aanzien van risicobeheer van de financieringsportefeuille en inzicht in de rentelasten, het renteresultaat, de wijze waarop rente aan investeringen en grondexploitaties wordt toegerekend en de financieringsbehoefte.
Artikel 25 Openbaarheid Wet open overheid Bij de begroting en de jaarstukken doet het college in de paragraaf Openbaarheid conform artikel 3.5 van de Wet open overheid verslag van hoe zij rekening heeft gehouden met de bepalingen uit de Wet open overheid.
HOOFDSTUK 5 FINANCIËLE ORGANISATIE EN FINANCIEEL BEHEER Artikel 26 Interne controle 1.
Jaarlijks wordt een controleprotocol opgesteld. In dit controleprotocol zijn de kaders en richtlijnen opgenomen voor de controle van de jaarstukken op het aspect rechtmatigheid. Als bijlage bij dit protocol wordt een normen- en toetsingskader opgenomen. Hierin is beschreven welke wet- en regelgeving van toepassing is en waarop getoetst dient te worden. De raad stelt het controleprotocol vast. 1936376 6
Raadsbesluit
2.
Het college draagt ten behoeve van het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de jaarrekening zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheer handelingen door middel van audits. De organisatie rapporteert het college minimaal tweemaal per jaar de bevindingen van de uitgevoerde werkzaamheden in de vorm van een interne boardletter. Indien sprake is van afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.
3.
De audits richten zich op juistheid, volledigheid en tijdigheid van de informatieverstrekking, de rechtmatigheid (begrotings-, voorwaarden- en misbruik en oneigenlijk gebruik criterium) van de beheerhandelingen. Hiertoe wordt jaarlijks een werkplan verbijzonderde interne controle opgesteld.
4.
De boardletter wordt ter kennisneming aangeboden aan de auditcommissie.
Artikel 27 Financiële organisatie Het college draagt zorg voor de inrichting van de financiële organisatie en legt het volgende vast: a. Een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidige toewijzing van de gemeentelijke taken aan de organisatie-eenheden; b. Een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden en verantwoordelijkheden; c. De verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten; d. Draagt zorg voor het opstellen van budgettaire spelregels die vertaald worden in een budgethoudersregeling; e. Interne regels voor de inkoop en aanbesteding van goederen, werken en diensten f. Het fiscaal beleid over de toepassing binnen de gemeente van de wetgeving op het gebied van Rijksbelastingen inclusief de toepassing van de Wet op het BTW compensatiefonds.
HOOFDSTUK 6 SLOTBEPALINGEN Artikel 28 Inwerkingtreding 1.
Deze verordening treedt in werking de dag na bekendmaking.
2.
Op dat tijdstip wordt de "Financiële verordening gemeente Venlo 2018", zoals vastgesteld door de gemeenteraad d.d. 9 november 2018 ingetrokken.
Artikel 29 Citeertitel Deze verordening kan worden aangehaald als "Financiële verordening gemeente Venlo 2023°.
Toelichting Enkel die bepalingen die verdere toelichting behoeven, worden hieronder nader toegelicht.
Artikel 2 Vaststelling programma-indeling en paragrafen Tweede lid Op voorstel van het college stelt de raad beleidsindicatoren per programma vast. Het is het zogenaamde SMART maken van de begroting ( de daarin vervatte informatie is specifiek, 1936376
7
Raadsbesluit
meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden). Wat de verplichte beleidsindicatoren zijn, volgt uit de (ministeriële) Regeling vaststelling beleidsindicatoren door gemeenten in programma's en programmaverantwoording, die zijn grondslag vindt in artikel 25, tweede lid, onder a, van het BBV. Derde lid Het BBV schrijft een aantal verplichte paragrafen van de begroting en de jaarstukken voor. In een paragraaf wordt de raad integraal over een bepaald thema dat dwars door de begroting loopt, geïnformeerd. Het derde lid bepaalt, dat de raad bij aanvang van een nieuwe raadsperiode kan aangeven, welke paragrafen hij nog meer wenst. Hierbij kan bijvoorbeeld worden gedacht aan een paragraaf subsidies, een paragraaf duurzaamheid en energietransitie of een paragraaf digitale transformatie.
Artikel 3 Kadernota Voor het opstellen van de begroting en de meerjarenraming wordt een dadernota opgesteld. Hierin staan de hoofdlijnen voor het beleid en de financiële kaders van de begroting voor de komende jaren. De kaders geven richting aan het college voor het opstellen van de begroting en de meerjarenraming. ' '
Artikel 4 Autorisatie begroting en investeringen Eerste lid Op grond van artikel 189 van de Gemeentewet berust het budgetrecht bij de raad. De raad neemt uiteindelijk de beslissing welke bedragen hij voor taken en activiteiten op de begroting beschikbaar stelt. Gedurende het begrotingsjaar kan de raad op grond van artikel 192 van de Gemeentewet besluiten nemen voor het wijzigen van de begroting. De gemeente kan slechts uitgaven doen voor de bedragen die hiervoor op de begroting zijn gebracht (artikel 189, derde lid, van de Gemeentewet). De raad kan kiezen op welk niveau hij budgetten beschikbaar stelt. Autorisatie door de raad van de baten en de lasten vindt plaats op het niveau van programmalijnen. Naast lopende uitgaven doet een gemeente investeringen, waaronder investeringen in grondexploitaties. Ook uitgaven voor investeringen moeten door de raad worden geautoriseerd. Voor de autorisatie van deze investeringskredieten is er voor gekozen deze bij de begrotingsbehandeling mee te nemen. Wel kan de raad bij de begrotingsbehandeling aangeven, welke investeringskredieten hij op een later tijdstip wenst te autoriseren. Zo kan de raad de autorisatie van politiek belangrijke investeringen combineren met de behandeling van de inhoudelijke kant van het investeringsvoorstel.
Het bedrag voor een dergelijke investering blijft wel op de begroting staan als voorziene uitgaaf, maar de raad autoriseert de uitgaaf nog niet. Het college is nog niet bevoegd verplichtingen voor de investering aan te gaan. Tweede lid Het college dient dreigende overschrijdingen van geautoriseerde lasten en investeringskredieten en dreigende onderschrijdingen van geautoriseerde baten bij het bekend worden aan de raad te melden, zodat de raad kan besluiten of het budget moet worden gewijzigd of dat het beleid moet worden bijgesteld. Dit is de actieve informatieplicht van het college. Derde lid Voor het behandelen van de daadwerkelijke begrotingswijzigingen en bijstellingen van beleid is er voor gekozen deze mee te nemen bij de behandeling van de bestuursrapportage. Bij 1936376
8
Raadsbesluit
investeringen met een meerjarig karakter, waaronder ook grondexploitaties, vindt bij elke begroting een actualisatie van de ramingen plaats en doet het college aan de raad voorstellen voor het wijzigen van de geautoriseerde investeringskredieten.
Artikel 5 Bestuursrapportage De bestuursrapportage is een tussentijdse rapportage en is een belangrijk onderdeel van de planning- en control cyclus voor de gemeenteraad. Op basis van tussentijdse rapportage wordt de raad geïnformeerd over de afwijkingen van budgetten en investeringskredieten en de voortgang van de uitvoering van het beleid. Tweede lid Het tweede lid bepaalt welke afwijkingen ten opzichte van de begroting het college in de tussentijdse rapportage moet toelichten. De financiële afwijkingen worden op de vastgestelde ramingen van de programmabegroting aangepast nadat de aangeboden begrotingswijzigingen door de raad zijn vastgesteld.
Artikel 6 Slotnota De slotnota heeft betrekking op het huidige begrotingsjaar. De slotnota betreft zaken die bij het opstellen van de tussenrapportage nog niet bekend waren en zaken die om moverende redenen nog niet zijn verwerkt. Het gaat hier om de ontwikkeling van: • de kapitaallasten • mutaties op de reserves • budgetoverhevelingen • noodzakelijke (technische) bijstellingen • laatste ontwikkelingen ten aanzien van de personeelskosten waar nu inzicht op is. Het te verwachten financiële effect wordt hiermee in beeld gebracht en vertaald in begrotingswijzigingen. Om de raad voorafgaand aan de opstelling van de jaarrekening in het huidige begrotingsjaar goed te informeren over de impact van deze posten wordt deze slotnota opgesteld.
Artikel 7 Jaarstukken Het college legt verantwoording af over de uitvoering van de programma's. De verantwoording is opgebouwd uit een beleidsmatig deel en een financieel deel. Met de jaarstukken zorgt het college voor het verzamelen en vastleggen van gegevens, legt verantwoording af over de over de mate waarin de doelen en effecten van de begroting zijn bereikt. Daarnaast verschaffen zij informatie over de ingezette beleidsinstrumenten en de kosten ervan, zodat doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid kan worden getoetst. De jaarrekening zal een positief, dan wel een negatief saldo kennen. In dit artikel wordt geregeld dat het college een voorstel doet voor de bestemming van het positieve saldo, dan wel de afdekking van een eventueel negatief saldo. Dit artikel biedt ook de mogelijkheid om vooruitlopend op de bestemming van het rekeningresultaat budgetten die niet tot besteding zijn gekomen over te hevelen naar het volgende begrotingsjaar. 1936376
9
Raadsbesluit
Artikel 8 Wensen en bedenkingen over grote onderwerpen Voor de praktische uitvoerbaarheid van het college wordt met dit artikel de raad voorgesteld de handelingsvrijheid van het college te verruimen bij het toekennen van (gelimiteerde) budgetten vooruitlopend op het raadsbesluit, indien deze budgetten niet eerder zijn opgenomen in de begroting. Denk hierbij aan de aan- en verkoop van goederen, werken en diensten groter dan € 200.000, het verstrekken van leningen, waarborgen en garanties groter dan € 200.000, de aankoop van gronden tot een bedrag van € 2.500.000 en het verstrekken van kapitaal aan instellingen en ondernemingen.
Artikel 9 tot en met artikel 17 Het financieel beleid wordt voortaan uiteengezet in de volgende beleidsnotities: risicomanagement en weerstandsvermogen, investeringsbeleid en afschrijvingsbeleid, beheersplannen, reserves en voorzieningen, kostentoerekening, kaders voor de prijzen van goederen, werken en diensten en huren en tarieven, leningen en garantiebeleid, grondbeleid en samenwerkingspartners. Deze notities worden ter vaststelling voorgelegd aan de gemeenteraad. 1
11
Artikel 13 Vaststelling hoogte belastingen, rechten, heffingen en prijzen Het vaststellen van de tarieven voor belastingen, rechten, leges en heffingen is een bevoegdheid van de raad. Deze bevoegdheid kan niet worden gedelegeerd (artikel 156 van de Gemeentewet). Het eerste lid bepaalt dat de raad de tarieven voor de belastingen, rioolheffingen, afvalstoffenheffing jaarlijks vaststelt. Het college biedt met een vaste frequentie aan de raad een nota met daarin de kaders voor de te hanteren prijzen, huren en tarieven voor erfpacht. De raad stelt deze nota vast.
Artikel 16 Samenwerkingspartners In artikel 15 van het BBV staat welke informatie de paragraaf samenwerkingspartners van de begroting en de jaarstukken in ieder geval moet bevatten. Het gaat hierbij om de visie op en beleidsvoornemens omtrent de samenwerkingspartners en een lijst van de samenwerkingspartners. In de lijst van samenwerkingspartners wordt ten minste de volgende informatie opgenomen: de wijze waarop de gemeente een belang heeft bij deze partij, het belang dat de gemeente in deze samenwerkingspartij heeft aan het begin en aan het eind van het begrotingsjaar, de verwachte omvang van het eigen vermogen en het vreemd vermogen en eventuele risico's.
Artikel 18 Lokale heffingen In artikel 10 van het BBV staat welke informatie de paragraaf lokale heffingen van de begroting en de jaarstukken in elk geval moet bevatten. In dit artikel wordt de aanvullende informatievraag van de raad gedefinieerd. Een deel van de aanvullende informatie dient voor het met de begroting vaststellen van de gehanteerde omslagrente voor de kostprijsberekening van rechten en leges waarmee kosten in rekening worden gebracht. Ook wordt gevraagd de toerekening van de rente en de toerekening van de overheadkosten aan de verschillende rechten, leges en heffingen in beeld te brengen.
1936376
10
Raadsbesluit
Artikel 21 Onderhoud kapitaalgoederen In artikel 12 van het BBV staat welke informatie de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen van de begroting en de jaarstukken in elk geval moet bevatten. Dit artikel bevat bepalingen waaruit volgt dat het college aan de raad een onderhoudsplan aanbiedt over respectievelijk het onderhoud openbare ruimte, het onderhoud riolering en het onderhoud gebouwen. Hiermee kan de raad de kaders voor het toekomstig onderhoudsniveau vaststellen.
Artikel 22 Bedrijfsvoering In verband met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording heeft de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en jaarstukken een grotere rol gekregen. De commissie BBV doet hierover een aantal stellige uitspraken: • Het college geeft in de paragraaf bedrijfsvoering een toelichting op alle afwijkingen die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen en eventueel welke maatregelen worden genomen om deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen. • Indien de normen uit de gids proportionaliteit veelvuldig niet nageleefd worden of slecht gedocumenteerd en/of gemotiveerd zijn, dan moet het college hierover rapporteren via de paragraaf bedrijfsvoering. • Niet-financiële onrechtmatigheden in verband met het niet naleven van bepalingen in de Wet fido en de bijbehorende ministeriële regelingen moeten worden opgenomen en toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering. Overigens adviseert de commissie BBV ook om afspraken te maken tussen het de raad en het college raad over de wijze waarop met niet financiële onrechtmatigheden wordt omgegaan. Daarnaast adviseert de commissie BBV om geconstateerde fraude door eigen medewerkers toe te lichten in de paragraaf bedrijfsvoering.
De raad kan ervoor kiezen om een rapportagegrens vast te leggen voor het toelichten van onrechtmatigheden in de paragraaf bedrijfsvoering, die afwijkt van de verantwoordingsgrens die is vastgelegd in artikel 11. Het college moet in de paragraaf bedrijfsvoering een nadere toelichting geven op alle afwijkingen die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen.
Artikel 23 Weerstandsvermogen en risicobeheersing In artikel 11 van het BBV staat welke informatie de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing van de begroting en de jaarstukken in elk geval moet bevatten. In dit artikel wordt de aanvullende informatievraag van de raad voor deze paragraaf gedefinieerd. Er is opgenomen, dat de raad voor het vormen van een oordeel over het weerstandsvermogen in deze paragraaf ook wordt geïnformeerd over de ontwikkeling van de netto schuld per inwoner, de ontwikkeling van het saldo van baten en lasten als aandeel van de inkomsten en over de onbenutte belastingcapaciteit als aandeel van de inkomsten.
Artikel 25 Openbaarheid Wet open overheid (Woo) Het college besteedt in de jaarlijkse begroting aandacht aan de beleidsvoornemens over de uitvoering van deze wet en doet in de jaarlijkse verantwoording verslag van de uitvoering ervan, mede in relatie tot de beleidsvoornemens. De Woo is de opvolger van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) en regelt het recht van burgers op informatie van de overheid. Zo krijgt iedereen meer inzicht in het handelen van de overheid. Een belangrijk 1936376
11
Raadsbesluit
verschil met de Wob is dat de Woo naast informatieverstrekking op verzoek (passief) overheidsorganisaties ook verplicht zelf informatie gefaseerd openbaar te maken (actief). Mede hierdoor is de Woo een belangrijke stap naar een open overheid. Uitgangspunt hierbij is dat iedereen recht heeft op toegang tot publieke informatie en dat alle overheidsinformatie in beginsel openbaar is. Alleen in uitzonderingsgevallen wordt hiervan afgeweken.
Artikel 26 Interne controle De accountant toetst jaarlijks of de gemeenterekening een getrouw beeld geeft van de gemeentelijke financiën. Het college dient maatregelen te treffen, zodat gedurende het jaar of vooraf aan de accountantscontrole de gemeente zelf nagaat of de cijfers in de administraties een getrouw beeld geven en of de financiële beheer handelingen die aan de baten, de lasten en de balansmutaties ten grondslag liggen, rechtmatig (zijn) verlopen. De maatregelen worden weergegeven in het interne controle protocol.
Artikel 27 Financiële organisatie Onder artikel 27 zijn algemene bepalingen opgenomen voor de inrichting van de gemeentelijke administratie. 'Het college is op grond van artikel 160 van de Gemeentewet bevoegd regels te stellen over de ambtelijke organisatie. Artikel 27 geeft een opsomming op welke terreinen van de financiële organisatie het college beleid en interne regels stellen. Om hier invulling aan te geven ligt het voor de hand dat het college een organisatiebesluit vaststelt en dat het college de volmachten en mandaten alsook de kostenverdeelsleutels voor de ( extracomptabele) kostentoerekening vastlegt. Bij het beleid en de interne regels voor de inkoop en aanbesteding kan gedacht worden aan een inkoopreglement en ook aan gemeentelijke inkoopvoorwaarden.
Artikel 28 Inwerkingtreding Volgens de Gemeentewet is een begrotingsjaar gelijk aan een kalenderjaar. In begrotingsjaar t worden de jaarstukken uit het begrotingsjaar t-1 vastgesteld, wordt uitvoering gegeven aan de begroting voor het jaar t en wordt tot slot de begroting voor het jaar t+1 vastgesteld. De nieuwe verordening is van toepassing op alle stukken die betrekking hebben op het begrotingsjaar t+1 en later. De oude verordening is ondanks het intrekken nog wel van toepassing op de jaarstukken van het begrotingsjaar t-1 en de begroting en jaarstukken van het jaar t.
Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 26 april 2023. De griffier
De voorzitter
Geert van Soest
Antoin Scholten
1936376
12