027bijl1 Plan van aanpak aanbevelingen rekenkameronderzoek Burgerinitiatieven in Venlo (1884814).pdf
Tekst van het document
Plan van aanpak interne doorwerking aanbevelingen rekenkameronderzoek ‘Burgerinitiatieven in Venlo’ Stand van zaken per 1 maart 2023 Datum bespreken plan van aanpak door directie: 6 maart 2023 Datum vaststelling plan van aanpak door B&W: 21 maart 2023 Verantwoordelijke programmamanager(s): Nicole Simons Verantwoordelijke teamhoofd: Jos Backus Betrokken medewerker(s): Nuha Al Sader
Op 12 oktober 2022 presenteerde de rekenkamer tijdens een themasessie haar onderzoek “Burgerinitiatieven in Venlo: ervaringen en effecten op basis van negen cases” aan de gemeenteraad. Op basis van dit onderzoek heeft de rekenkamer een viertal aanbevelingen geformuleerd. De gemeenteraad heeft op 19 oktober 2022 besloten alle aanbevelingen over te nemen en het college opgedragen hier uitvoering aan te geven. De Rekenkamer heeft de volgende aanbevelingen geformuleerd: 1. Overweeg om een eenduidig toegangspunt te organiseren waar burgers met ongevraagde burgerinitiatieven terechtkunnen en gebruik daarbij ervaringen van andere gemeenten. 2. Zorg voor een set basiscriteria waarmee de ambtelijke organisatie de haalbaarheid en beleidsmatige wenselijkheid van burgerinitiatieven snel kan toetsen en het bestuur kan besluiten over de eventuele ondersteuning. 3. Wees duidelijk richting initiatiefnemers over het onderscheid tussen maatschappelijk of privaat belang van een initiatief en de consequenties daarvan voor de vraag of de gemeente een initiatief kan ondersteunen. 4. Wijs burgers in voorkomende gevallen op vraagstukken van continuïteit en passende organisatievormen rondom een initiatief. In het onderstaande plan van aanpak wordt per aanbeveling aangegeven welke concrete acties worden ondernomen, wanneer deze plaatsvinden en wat de huidige stand van zaken is.
De aanbevelingen hebben allen een plek gekregen in het beleidskader Burgerbetrokkenheid. Om de nadruk te leggen op het eigenaarschap vanuit de gemeenschap spreken we in dit beleidskader niet van ‘burgerinitiatieven’, maar van gemeenschapsinitiatieven. Hieronder volgt per aanbeveling een toelichting over de stand van zaken.
Plan van aanpak interne doorwerking aanbevelingen rekenkameronderzoek ‘Burgerinitiatieven in Venlo’ Aanbeveling
Actie
Planning (incl. deadlines)
1. Overweeg om een eenduidig toegangspunt te organiseren waar burgers met ongevraagde burgerinitiatieven terechtkunnen en gebruik daarbij ervaringen van andere gemeenten.
In de huidige werkwijze komen gemeenschapsinitiatieven op verschillende manieren bij de gemeente binnen, dat gebeurt bijvoorbeeld via overleg, mail, telefoon, app, brief, etc. Om de toegang meer te stroomlijnen wordt bekeken op welke manier de gemeentelijke website aangevuld kan worden met informatie voor inwoners die een initiatief willen beginnen en welke contactmogelijkheden er op de website geboden kunnen worden.
Planning vaststelling beleidskader: Directie: 6 maart 2023 College: 21 maart 2023 Raad: 26 april 2023
Aanbeveling
Er wordt ook een procesbeschrijving ontwikkeld voor gemeenschapsinitiatieven, daarmee wordt inzichtelijk gemaakt welke route gemeenschapsinitiatieven doorlopen. In de uitvoering van het beleidskader Burgerbetrokkenheid dient hier verder vorm aan te worden gegeven. Het beleidskader wordt gelijktijdig met dit plan van aanpak aangeboden voor besluitvorming door college en raad.
Actie
Status per 1 maart 2023: keuze uit uitgevoerd/wordt uitgevoerd/nog niet opgepakt Wordt uitgevoerd
Planning procesbeschrijving: Na vaststelling beleidskader Burgerbetrokkenheid
Planning 2
Stand van zaken per 1 maart 2023
Stand van
Status per 1 maart
Plan van aanpak interne doorwerking aanbevelingen rekenkameronderzoek ‘Burgerinitiatieven in Venlo’ (incl. deadlines)
2. Zorg voor een set basiscriteria waarmee de ambtelijke organisatie de haalbaarheid en beleidsmatige wenselijkheid van burgerinitiatieven snel kan toetsen en het bestuur kan besluiten over de eventuele ondersteuning.
Aanbeveling
In het beleidskader burgerbetrokkenheid is een definitie opgenomen van gemeenschapsinitiatieven. Deze luidt als volgt: gemeenschapsinitiatieven zijn vrijwillig ondernomen activiteiten door individuele of georganiseerde groepen inwoners (dat kunnen burgers, maar ook bedrijven of maatschappelijke organisaties zijn) die bijdragen aan gemeenschapsvorming en gericht zijn op het verbeteren van de leefbaarheid in de lokale leefomgeving en waarvan de gemeenschap eigenaar is van het initiatief. In deze definitie zijn een aantal criteria beschreven waar een initiatief aan dient te voldoen om aanspraak te kunnen maken op gemeentelijke ondersteuning. Dit vormt de leidraad voor het beoordelen van een initiatief en de eventuele ondersteuning. Daarnaast zijn er in het beleid ook een aantal uitgangspunten voor overheidsparticipatie geformuleerd. Deze uitgangspunten maken duidelijk op welke manier de gemeente met gemeenschapsinitiatieven omgaat en op welke punten een initiatief beoordeeld wordt.
Actie
Planning vaststelling beleidskader: Directie: 6 maart 2023 College: 21 maart 2023 Raad: 26 april 2023
Planning (incl. deadlines) 3
zaken per 1 maart 2023
2023: keuze uit uitgevoerd/wordt uitgevoerd/nog niet opgepakt Wordt uitgevoerd
Stand van zaken per 1 maart
Status per 1 maart 2023: keuze uit uitgevoerd/wordt
Plan van aanpak interne doorwerking aanbevelingen rekenkameronderzoek ‘Burgerinitiatieven in Venlo’ 2023 3. Wees duidelijk richting initiatiefnemers over het onderscheid tussen maatschappelijk of privaat belang van een initiatief en de consequenties daarvan voor de vraag of de gemeente een initiatief kan ondersteunen.
Deze aanbeveling is eveneens ondervangen in de definitie van gemeenschapsinitiatieven en de uitgangspunten voor overheidsparticipatie. Verder is het zaak om in de uitvoering ook duidelijk te zijn, dus in de communicatie met initiatiefnemers.
Planning vaststelling beleidskader: Directie: 6 maart 2023 College: 21 maart 2023 Raad: 26 april 2023
Aanbeveling
Actie
Planning (incl. deadlines)
4. Wijs burgers in voorkomende gevallen op vraagstukken van continuïteit en passende organisatievormen rondom een initiatief.
Er is een interne werkwijze ontwikkeld voor gemeenschapsinitiatieven. Hierin wordt weergegeven welke acties in de verschillende fasen van het initiatief er ondernomen moeten worden en door wie. Onderdeel van deze werkwijze is dat in het gesprek met een initiatiefnemer er afspraken worden gemaakt over onder andere continuïteit en passende organisatievormen. Deze werkwijze is alleen voor intern gebruik en met name bedoeld om het werkproces voor collega’s onderling in goede banen te leiden.
Planning vaststelling beleidskader: Directie: 6 maart 2023 College: 21 maart 2023 Raad: 26 april 2023
4
uitgevoerd/nog niet opgepakt Wordt uitgevoerd
Stand van zaken per 1 maart 2023
Status per 1 maart 2023: keuze uit uitgevoerd/wordt uitgevoerd/nog niet opgepakt Wordt uitgevoerd