027 RIB Plan van aanpak aanbevelingen rekenkameronderzoek Burgerinitiatieven.pdf

venlo Raadsinformatiebrief RIB nummer 2023 collegevergadering d.d. programma portefeuillehouder

27 21 maart 2023 Leefbaar Venlo J. Smeets

GEMEENTEBESTUUR ons kenmerk 1923632 team RGVEWW steller N. Al Sader doorkiesnummer +31 618899643 e-mail n.alsader@venlo.nl datum 23 januari 2023

bijlage(n) 1 datum verzonden

2 8 I441 2023 Onderwerp Plan van aanpak aanbevelingen rekenkameronderzoek burgerinitiatieven

Kennisnemen van Via deze raadsinformatiebrief informeren wij uw raad over de wijze waarop uitvoering gegeven wordt aan de aanbevelingen van het Rekenkameronderzoek "Burgerinitiatieven in Venlo: ervaringen en effecten op basis van negen cases".

Aanleiding Op 12 oktober 2022 presenteerde de rekenkamer tijdens een themasessie haar onderzoek "Burgerinitiatieven in Venlo: ervaringen en effecten op basis van negen cases" aan uw raad. Op basis van dit onderzoek heeft de rekenkamer een viertal aanbevelingen geformuleerd. Uw raad heeft op 19 oktober 2022 besloten alle aanbevelingen over te nemen en het college opgedragen hier uitvoering aan te geven. In voorliggende Raadsinformatiebrief wordt het plan van aanpak inzake de aanbevelingen uit het rekenkameronderzoek beschreven. Het college heeft op 19 oktober 2022 toegezegd om uw raad middels een raadsinformatiebrief te informeren over de voortgang. Deze raadsinformatiebrief komt hieraan tegemoet.

Kernboodschap Het rekenkameronderzoek "Burgerinitiatieven in Venlo: ervaringen en effecten op basis van negen cases" In het rekenkameronderzoek "Burgerinitiatieven in Venlo: ervaringen en effecten op basis van negen cases" zijn negen "ongevraagde" burgerinitiatieven onderzocht die aan de gemeente Venlo zijn voorgelegd. Het gaat om burgers die zelf het initiatief nemen en op enig moment hulp nodig hebben van de gemeente. De rekenkamer wilde met dit onderzoek de raad inzicht bieden in de praktijk van ongevraagde burgerinitiatieven in Venlo: welke plannen en projecten betreft het, welke ondersteuning hebben initiatiefnemers nodig, wat gebeurt er als initiatiefnemers contact zoeken met de gemeente, en waar leidt dit toe?

Raadsinformatiebrief

De rekenkamer heeft een inventarisatie gemaakt van burgerinitiatieven in de gemeente Venlo op het gebied van groen en natuur, wonen en zorg. Vervolgens zijn een aantal van deze initiatieven verder onderzocht. Per casus zijn twee personen geïnterviewd, een initiatiefnemer en een betrokken gemeenteambtenaar. Het concept rapport is vervolgens voor ambtelijk wederhoor voorgelegd. Na verwerking van de opmerkingen heeft de rekenkamer zelf een gesprek gevoerd met twee strategisch beleidsambtenaren, bedoeld om te reflecteren op de bevindingen. Het rekenkameronderzoek laat zien dat inwoners van de gemeente Venlo geregeld zelf initiatieven ontplooien, met name op de terreinen groen en zorg. Over het algemeen hebben initiatiefnemers positieve ervaringen in de contacten met de gemeente en voelen zij zich goed geholpen. Het onderzoek laat ook zien dat de manier waarop de gemeente omgaat met de burgerinitiatieven ad-hoc verloopt. Er is geen toegang of ingang in de gemeentelijke organisatie georganiseerd voor initiatiefnemers. Welke ondersteuning wel en niet wordt geboden is niet vastgelegd, en er zijn in dat opzicht ook verschillen geconstateerd tussen de onderzochte initiatieven. Het hebben van de juiste contacten bij de gemeente bleek een succesfactor te zijn. Daarnaast bleek continuïteit ook een aandachtspunt.

Het verkrijgen van ondersteuning in de beginfase van initiatieven gaat vaak goed, maar als het initiatief na een tijdje in een volgende fase belandt, wordt dat minder makkelijk, zeker als het gaat om een structurele bijdrage aan bijvoorbeeld de exploitatie. Op basis van deze bevindingen heeft de Rekenkamer de volgende aanbevelingen geformuleerd: 1. Overweeg om een eenduidig toegangspunt te organiseren waar burgers met ongevraagde burgerinitiatieven terechtkunnen en gebruik daarbij ervaringen van andere gemeenten. 2. Zorg voor een set basiscriteria waarmee de ambtelijke organisatie de haalbaarheid en beleidsmatige wenselijkheid van burgerinitiatieven snel kan toetsen en het bestuur kan besluiten over de eventuele ondersteuning. 3. Wees duidelijk richting initiatiefnemers over het onderscheid tussen maatschappelijk of privaat belang van een initiatief en de consequenties daarvan voor de vraag of de gemeente een initiatief kan ondersteunen. 4. Wijs burgers in voorkomende gevallen op vraagstukken van continuïteit en passende organisatievormen rondom een initiatief.

Plan van aanpak aanbevelingen Rekenkameronderzoek In bijlage 1 bij deze Raadsinformatiebrief is het plan van aanpak interne doorwerking aanbevelingen rekenkameronderzoek 'Burgerinitiatieven in Venlo' opgenomen. In het plan van aanpak wordt per aanbeveling aangegeven welke concrete acties worden ondernomen, wanneer deze plaatsvinden en wat de huidige stand van zaken is. De aanbevelingen hebben allen een plek gekregen in het beleidskader Burgerbetrokkenheid. Om de nadruk te leggen op het eigenaarschap vanuit de gemeenschap spreken we in dit beleidskader niet van 'burgerinitiatieven', maar van gemeenschapsinitiatieven. Hieronder volgt per aanbeveling een toelichting over de stand van zaken.

Aanbeveling 1 Overweeg om een eenduidig toegangspunt te organiseren waar burgers met ongevraagde burgerinitiatieven terechtkunnen en gebruik daarbij ervaringen van andere gemeenten.

Stand van zaken Wordt uitgevoerd.

1923632

2

Raadsinformatiebrief

Toelichting In de huidige werkwijze komen gemeenschapsinitiatieven op verschillende manieren bij de gemeente binnen, dat gebeurt bijvoorbeeld via overleg, mail, telefoon, app, brief, etc. Om de toegang meer te stroomlijnen wordt bekeken op welke manier de gemeentelijke website aangevuld kan worden met informatie voor inwoners die een initiatief willen beginnen en welke contactmogelijkheden er op de website geboden kunnen worden. Er wordt ook een procesbeschrijving ontwikkeld voor gemeenschapsinitiatieven, daarmee wordt inzichtelijk gemaakt welke route gemeenschapsinitiatieven doorlopen. In de uitvoering van het beleidskader Burgerbetrokkenheid dient hier verder vorm aan te worden gegeven. Het beleidskader wordt gelijktijdig met dit plan van aanpak aangeboden voor besluitvorming door college en raad. Aanbeveling 2 Zorg voor een set basiscriteria waarmee de ambtelijke organisatie de haalbaarheid en beleidsmatige wenselijkheid van burgerinitiatieven snel kan toetsen en het bestuur kan besluiten over de eventuele ondersteuning. Stand van zaken Wordt uitgevoerd. Toelichting In het beleidskader burgerbetrokkenheid is een definitie opgenomen van gemeenschapsinitiatieven.

Deze luidt als volgt: gemeenschapsinitiatieven zijn vrijwillig ondernomen activiteiten door individuele of georganiseerde groepen inwoners (dat kunnen burgers, maar ook bedrijven of maatschappelijke organisaties zijn) die bijdragen aan gemeenschapsvorming en gericht zijn op het verbeteren van de leefbaarheid in de lokale leefomgeving en waarvan de gemeenschap eigenaar is van het initiatief. In deze definitie zijn een aantal criteria beschreven waar een initiatief aan dient te voldoen om aanspraak te kunnen maken op gemeentelijke ondersteuning. Dit vormt de leidraad voor het beoordelen van een initiatief en de eventuele ondersteuning. Daarnaast zijn er in het beleid ook een aantal uitgangspunten voor overheidsparticipatie geformuleerd. Deze uitgangspunten maken duidelijk op welke manier de gemeente met gemeenschapsinitiatieven omgaat en op welke punten een initiatief beoordeeld wordt. Aanbeveling 3 Wees duidelijk richting initiatiefnemers over het onderscheid tussen maatschappelijk of privaat belang van een initiatief en de consequenties daarvan voor de vraag of de gemeente een initiatief kan ondersteunen. Stand van zaken Wordt uitgevoerd. Toelichting Deze aanbeveling is eveneens ondervangen in de definitie van gemeenschapsinitiatieven en de uitgangspunten voor overheidsparticipatie.

Verder is het zaak om in de uitvoering ook duidelijk te zijn, dus in de communicatie met initiatiefnemers.

1923632

3

Raadsinformatiebrief

Aanbeveling 4 Wijs burgers in voorkomende gevallen op vraagstukken van continuïteit en passende organisatievormen rondom een initiatief.

Stand van zaken Wordt uitgevoerd.

Toelichting Er is een interne werkwijze ontwikkeld voor gemeenschapsinitiatieven. Hierin wordt weergegeven welke acties in de verschillende fasen van het initiatief er ondernomen moeten worden en door wie. Onderdeel van deze werkwijze is dat in het gesprek met een initiatiefnemer er afspraken worden gemaakt over onder andere continuïteit en passende organisatievormen. Deze werkwijze is alleen voor intern gebruik en met name bedoeld om het werkproces voor collega's onderling in goede banen te leiden.

Communicatie N.v.t.

Vervolgprocedure raad Het beleidskader Burgerbetrokkenheid wordt gelijktijdig met deze Raadsinformatiebrief aan uw raad aangeboden.

Burgemeester en wethoud de secretaris

nlo

Bijlage 1.

Plan van aanpak aanbevelingen rekenkameronderzoek Burgerinitiatieven in Venlo

1923632

23-01-2023

4