022 bijl1 20221215-Notitie Werkwijze Rekenkamer Venlo 2023.pdf

Notitie werkwijze Rekenkamer Venlo 2023

1. Inleiding De Rekenkamer Venlo (verder: de rekenkamer) heef een onafankelijke posite binnen de gemeente. De basis voor de werkzaamheden van de rekenkamer is te vinden in de Gemeentewet en de Verordening Rekenkamer Venlo 2023. De rekenkamer doet onderzoek naar de doelmatgheid, de doeltrefendheid en de rechtmatgheid van het gevoerde beleid van de gemeente (voorheen: gevoerde bestuur). Ons werk bestaat voornamelijk uit het uitvoeren van onderzoeken en het rapporteren daarover. Hoe we dat doen, is in deze Notte Werkwijze vastgelegd. Achtereenvolgens komen aan de orde:         

Algemene uitgangspunten Benoeming, herbenoeming en voordracht van rekenkamerleden Onderzoeksagenda (jaarplan) en jaarverslag Werkwijze onderzoeken Werkwijze rapporten Openbaarheid en beslotenheid Overleg en afstemming met de raad De secretaris: Aanstelling, aansturing, positonering en takenpakket Bijlage 1 Beschrijving procedure interviews

Deze notte wordt regelmatg geactualiseerd en dan ter kennis van de raad en het college gebracht.

1

2. Algemene uitgangspunten Dienstbaar aan de raad In de Gemeentewet (artkel 182, lid 1) is de taak van de lokale rekenkamers beschreven: ‘De rekenkamer onderzoekt de doelmatgheid, de doeltrefendheid en de rechtmatgheid van het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur. (…)’. In de toelichtng op de Gemeentewet is aangegeven dat het instrument rekenkamer bedoeld is om de controlerende taak van de gemeenteraad te versterken. Onze rapporten zijn dus in eerste instante bedoeld voor en gericht aan de gemeenteraad. Onafankelijkheid Om de gemeenteraad goed te kunnen (be)dienen, moet onze onafankelijkheid boven elke twijfel verheven zijn. De rekenkamer mag onder geen beding onderdeel worden van het politeke spel, en nooit het verlengstuk vormen van specifeke belangen binnen of buiten het stadhuis. Die onafankelijkheid betref met name de onderwerpselecte, de aanpak van het onderzoek en het formuleren van conclusies en aanbevelingen. De leden vervullen geen (neven)functes die zich niet verdragen met een goede uitoefening van het rekenkamerwerk. Zorgvuldigheid De rekenkamer onderzoekt en beoordeelt het werk van bestuurders en ambtenaren, en dat vergt grote zorgvuldigheid.

De rekenkamer is zorgvuldig in de omgang met mensen en hun gegevens, kiest de meeste geschikte onderzoeksmethoden, streef naar de verzameling van alle relevante feiten, archiveert volgens wetelijke vereisten, past hoor en wederhoor toe en rapporteert op nauwgezete en evenwichtge wijze. Onderbouwing Methoden en technieken van gegevensverzameling voldoen aan de eisen van betrouwbaarheid, validiteit en repliceerbaarheid. Bevindingen, conclusies en aanbevelingen vloeien op navolgbare wijze voort uit het onderzoekswerk en doen recht aan de werkelijkheid. Bevindingen zijn zoveel mogelijk gebaseerd op schrifelijke bronnen en liefst op meer dan één bron. Objectviteit De rekenkamer treedt het bestuur, onderzochte organisates en organisateonderdelen en medewerkers altjd onbevooroordeeld tegemoet. Transparante oordeelsvorming In de rapporten worden feiten en bevindingen gescheiden van oordelen. Het gehanteerde normenkader wordt zoveel mogelijk geëxpliciteerd in de rapporten en vooraf kenbaar gemaakt. Betrouwbaarheid Tegenover de personen en organisates waarmee de rekenkamer in haar werk te maken heef, is zij duidelijk en consistent en worden gemaakte afspraken nagekomen.

2

3. Benoeming, herbenoeming en voordracht van rekenkamerleden Op grond van de Gemeentewet benoemt de gemeenteraad de leden en de voorziter van de rekenkamer. Aantal leden De Verordening Rekenkamer Venlo 2023 biedt ruimte voor 3 tot 5 rekenkamerleden. Bij de instelling van de rekenkamer begin 2023 is de inschatng dat een rekenkamer bestaande uit drie leden (waaronder de voorziter) voldoende moet zijn. Indien daar verandering in komt, doet de rekenkamer een beargumenteerd verzoek aan de raad om de rekenkamer (al dan niet tjdelijk) uit te breiden met 1 of 2 leden. Bij dat verzoek moet ook aandacht worden besteed aan de vraag wat dit betekent voor het budget van de rekenkamer. Procedure voor (her)benoeming In de Verordening Rekenkamer Venlo 2023 is vastgelegd dat de rekenkamer een voordracht voor de (her)benoeming van een lid kan doen, en dat zij daarbij een vertegenwoordiging van de raad betrekt. Ruim voor het afopen van de 1e benoemingsperiode van een lid overlegt de rekenkamer intern en met de klankbordgroep van raadsleden (meer hierover in de paragraaf 7 ‘Overleg en afstemming met de gemeenteraad’) over de wenselijkheid van herbenoeming.

De rekenkamer stelt vervolgens al dan niet een met argumenten onderbouwde voordracht voor herbenoeming op, en biedt die tjdig aan de raad aan, zodat de raad minstens zes maanden voor het afopen van de benoemingstermijn kan besluiten over herbenoeming. Ruim voor het afopen van de eventuele 2 e benoemingsperiode van een lid, of als een lid niet voor een 2e termijn wordt benoemd, stelt de rekenkamer een selectecommissie in voor de selecteprocedure voor een nieuw rekenkamerlid. Met de klankbordgroep van raadsleden wordt overlegd over de gewenste wijze van betrokkenheid: als onderdeel van de selectecommissie of op een andere wijze. Op basis van de uitkomst van de selecteprocedure stelt de rekenkamer een voordracht op voor de benoeming van een nieuw lid. Zoals vastgelegd in de verordening doet de rekenkamer bij de voordracht voor benoeming van een nieuw lid een verklaring van het kandidaat-lid met een overzicht van de openbare functes en nevenfunctes die het kandidaat-lid bekleedt. Voor (her)benoeming van de voorziter geldt in principe dezelfde werkwijze als voor de leden, behalve in het geval dat een zitend rekenkamerlid voorziter wil worden. In het geval een zitend rekenkamerlid voorziter wil worden, vindt intern overleg plaats binnen de rekenkamer over de voordracht. De klankbordgroep wordt eerst om advies gevraagd. De vertrekkende voorziter stemt niet mee.

De besluitvorming binnen de rekenkamer over de voordracht wijkt af van het in het Reglement van Orde vastgelegde principe van meerderheid van stemmen. Als één van de andere leden niet akkoord is met de voordracht van een zitend lid en de voordracht dus niet unaniem is, wordt het betrefende lid niet voorgedragen voor benoeming (door de raad) als voorziter.

3

4. Onderzoeksagenda (jaarplan) en jaarverslag De rekenkamer heef een onafankelijke posite binnen de gemeente. Dit betekent dat de rekenkamer zelf bepaalt welke onderwerpen worden onderzocht en hoe het onderzoek wordt ingericht en uitgevoerd. Selectecriteria De rekenkamer maakt met behulp van enkele richtnggevende criteria een afweging welke onderwerpen voor onderzoek in aanmerking komen. Deze criteria zijn:      

Maatschappelijk belang Financieel belang Mate van twijfel over het functoneren van de uitvoering Mate van risico voor doeltrefendheid, doelmatgheid en/of rechtmatgheid Leerefect voor de toekomst Mate van geschiktheid voor (rekenkamer)onderzoek.

Naast deze min of meer ‘harde’ criteria houdt de rekenkamer rekening met de volgende aspecten:   

Spreiding over beleidsterreinen Mate van bruikbaarheid voor de raad Juiste tming.

De rekenkamer doet enkel onderzoek naar onderwerpen waar de gemeente of verbonden partjen van de gemeente (enige mate van) zeggenschap over hebben. Verzamelen suggestes onderzoeksonderwerpen De rekenkamer houdt zelf bij wat er speelt in de gemeente Venlo, om hier mogelijk onderzoek naar te doen. Hiervoor maakt de rekenkamer onder meer gebruik van ofciële stukken zoals raadsdocumenten, B&W-stukken, P&C-documenten (begrotng, jaarrekening, bestuursrapportages en accountantsverslagen), beleidsstukken, etc. Daarnaast is zij alert op signalen uit de samenleving (o.a. vanuit de media). Het staat iedereen (inwoners, raadsleden, collegeleden, en wie dan ook) vrij om de rekenkamer een verzoek te doen om een onderzoek uit te voeren. Alle aangedragen suggestes en ingekomen verzoeken worden in de rekenkamer besproken en afgewogen. Op alle suggestes en verzoeken wordt een reacte gegeven. Voorafgaand aan de totstandkoming van de onderzoeksagenda, die voor één of twee jaar wordt vastgesteld, raadpleegt de rekenkamer alle raadsfractes om suggestes voor onderzoeksonderwerpen op te halen. Het staat raadsleden of -fractes te allen tjde vrij om een verzoek te doen om een onderzoek uit te voeren. Daarnaast kan de raad op grond van de Verordening Rekenkamer Venlo 2023 te allen tjde aan de rekenkamer een gemotveerd verzoek doen tot het instellen van een onderzoek.

Opstellen onderzoeksagenda Eenmaal per jaar of per twee jaar neemt de rekenkamer de totale verzameling van onderwerpsuggestes als basis voor de selecte van onderzoeksonderwerpen met behulp van bovengenoemde criteria. Dit selecteproces resulteert in een onderzoeksagenda die voor één of meerdere jaren een onderbouwde keuze van geplande onderzoeken door de rekenkamer bevat. Het programma is niet in beton gegoten: haalbaarheid, actualiteit en relevante bepalen uiteindelijk of de 4

geselecteerde onderwerpen daadwerkelijk worden onderzocht. De onderzoeksagenda wordt in het jaarplan (of meerjarenplan) ter informate aan de raad en het college van de gemeente Venlo toegezonden. Jaarverslag Op grond van de Gemeentewet en de Verordening Rekenkamer Venlo 2023 is de rekenkamer verplicht om jaarlijks aan de raad verantwoording af te leggen over de bestede middelen. De rekenkamer biedt daartoe jaarlijks vóór 1 april een jaarverslag aan de raad aan.

5

5. Werkwijze onderzoeken Startnotte en plan van aanpak Ieder onderzoek start met het opstellen van een startnotte. Deze startnotte omvat in elk geval de volgende onderdelen:     

Aanleiding en probleemstelling Doelstelling van het onderzoek: het beoogde efect c.q. gebruik Centrale vraagstelling en (mogelijke) onderzoeksvragen Globale onderzoeksopzet en eventueel keuze van onderzoeksinstrumenten Globale tjdsplanning.

De startnotte wordt besproken en vastgesteld door de rekenkamer en is de basis voor een eventueel ofertetraject. Als een onderzoeksbureau wordt ingehuurd, wordt de oferte door het bureau aangepast naar aanleiding van de besprekingen met de rekenkamer, en omgezet in een plan van aanpak. Als er geen onderzoeksbureau wordt ingehuurd, wordt de startnotte door de rekenkamer zelf omgezet in een plan van aanpak. De rekenkamer stelt dit plan van aanpak vast en stuurt dit vervolgens ter kennisname aan de raad, het college, de algemeen directeur van de gemeente en de ambtelijke contactpersoon. Het vastgestelde plan van aanpak vormt het uitgangspunt van het onderzoek en is leidend bij het inzeten van de onderzoekscapaciteit. Mocht het nodig zijn het plan van aanpak gedurende de uitvoering van het onderzoek substanteel te wijzigen, dan wordt dit met gegronde redenen medegedeeld aan de raad, het college, de algemeen directeur en de betrokken ambtenaren. Onderzoeksmethoden Afankelijk van het onderwerp en de daaruit afgeleide probleemstelling, doelstelling en onderzoeksvragen kiest de rekenkamer in het plan van aanpak voor een of meer onderzoeksmethode(n). De rekenkamer hanteert in het algemeen één of meer van de volgende onderzoeksmethoden:      

Bureauonderzoek (bijvoorbeeld door middel van literatuurstudie): onderzoek gebaseerd op bestaande literatuur en/of door anderen bijeengebracht materiaal, zoals nota’s, archieven, publicates, artkelen, verslagen en databanken. Dossier- en documentenonderzoek Individuele of groepsinterviews (zie bijlage 1 voor de procedure hieromtrent) Benchmarking: vergelijking met andere organisates Raadplegen van externe deskundigen, bijvoorbeeld door middel van een ‘Expertmeetng’. Casestudy ofwel gevalstudie: onderzoek om een diepgaand inzicht te krijgen in één of enkele objecten of processen.

Verantwoordelijkheid voor uitvoering en begeleiding van het onderzoek Elk onderzoek heef een lid als trekker c.q. projectleider. Samen met de secretaris van de rekenkamer doet het lid de begeleiding van het onderzoek dat wordt uitgevoerd door het extern ingehuurde onderzoeksbureau, of is de projectleider van het onderzoek als dat door de rekenkamer zelf wordt uitgevoerd. Het lid dat trekker is van het onderzoek zorgt dat het onderzoek zoveel mogelijk volgens planning verloopt, en dat de andere leden tjdig worden betrokken. De secretaris ondersteunt het lid-trekker 6

daarin, voert de regie over de dagelijkse werkzaamheden en fungeert als intermediair voor de onderzoeksbureaus naar de rekenkamer en de ambtelijke organisate. Met regelmaat en in ieder geval tjdens de reguliere rekenkamervergaderingen wordt de voortgang van het onderzoek teruggekoppeld aan de rekenkamer. Verder worden het bevindingenrapport, het bestuurlijk rapport (inclusief conclusies en aanbevelingen) en het nawoord ter goedkeuring voorgelegd aan de rekenkamer. Uitvoering van het onderzoek Het onderzoek start normaliter met een afrapbijeenkomst (kick of) van de rekenkamer met de ambtelijk en bestuurlijk betrokkenen. Hiervoor worden uitgenodigd de gemeentesecretaris, verantwoordelijke bestuurlijke portefeuillehouder, afdelingshoofd, teamleider en betrokken (beleids)ambtenaren. In geval van uitbesteding zijn de externe onderzoekers hierbij ook aanwezig. Tijdens de bijeenkomst verschaf de rekenkamer informate over de doelstelling, de aanpak en de planning van het onderzoek. Aanvullend worden met de gemeentesecretaris of met de door hem aangewezen aanspreekpunt afspraken gemaakt hoe de rekenkamer de door haar benodigde informate van betrokkenen zo efciënt, volledig en tjdig mogelijk kan verkrijgen en hoe de belastng van de ambtelijke organisate tot een minimum kan worden beperkt.

Inhuur van en samenwerking met externe bureaus In principe worden de grotere onderzoeken van de rekenkamer extern uitgevoerd. Een uitzondering op deze regel kan altjd worden gemaakt. Primair hierbij zijn de gemeentelijke regels en voorschrifen met betrekking tot inkoop en aanbesteding leidend. Een doelmatge toepassing van die regels en voorschrifen wordt in de rekenkamer afgewogen. Indien nodig wordt de afdeling Inkoop ingeschakeld ter ondersteuning. Indien mogelijk wordt van meerdere bureaus een oferte gevraagd. De onderzoeksbureaus die worden benaderd, wordt gevraagd om aan de hand van de startnotte een oferte aan te bieden. De bureaus ontvangen bij de oferteaanvraag ook deze Notte Werkwijze met het verzoek in hun oferte rekening te houden met de werkwijze van de rekenkamer. In principe worden de geschikt geachte bureaus uitgenodigd om hun oferte toe te lichten in een gesprek. De rekenkamer (of in ieder geval de beoogd trekker van het onderzoek en de secretaris) beoordeelt de ofertes en eventuele presentates en stelt de rekenkamer een keuze voor. De rekenkamer besluit welk bureau de opdracht krijgt. Bij de oferteaanvraag wordt de bureaus nadrukkelijk gevraagd of zij op het desbetrefende terrein al werkzaam zijn of waren voor de gemeente Venlo.

Wanneer een bureau werkzaam is of was voor de gemeente Venlo, beoordeelt de rekenkamer of dit belangenverstrengeling tot gevolg kan hebben. De onderzoeksopdracht wordt in dat geval niet aan het desbetrefende bureau verstrekt. Het uitgangspunt bij de inschakeling van externe bureaus is dat de eindverantwoordelijkheid en de regie bij de rekenkamer blijven liggen. Dit betekent dat belangrijke beslissingen over de inrichtng en voortgang van het onderzoek door de rekenkamer worden genomen. De secretaris van de rekenkamer is voor wat betref de uitbestede onderzoekswerkzaamheden het eerste aanspreekpunt voor de externe onderzoekers. Van de externe onderzoekers wordt verwacht dat zij zich houden aan deze Notte Werkwijze.

7

Voor aanvang van het onderzoek wordt met het ingeschakelde externe onderzoeksbureau afgesproken of en in welke mate het bureau naast het bevindingenrapport ook het bestuurlijk rapport (in concept) opstelt, en of het bureau ook een rol speelt bij de presentate van het rapport in de raad. Na afoop van een onderzoek maakt de secretaris, met hulp van het externe onderzoeksbureau, het onderzoeksdossier compleet. Samenwerking met de ambtelijke organisate Op grond van de Gemeentewet artkel 183 lid 1 is de rekenkamer bevoegd alle documenten die berusten bij het gemeentebestuur te onderzoeken voor zover zij dat ter vervulling van haar taak nodig acht. Op grond van artkel 183 lid 2 moet het gemeentebestuur desgevraagd alle inlichtngen verstrekken die de rekenkamer ter vervulling van haar taak nodig acht. Voor een goed verloop van het onderzoeksproces is een soepele samenwerking met de ambtelijke organisate van de gemeente Venlo onontbeerlijk. Dit gebeurt op meerdere manieren. De secretaris heef regelmatg werkoverleg met het door de gemeentesecretaris aangewezen vaste ambtelijk aanspreekpunt. Per onderzoek neemt de rekenkamer de volgende stappen: -

Aanbieden plan van aanpak (inclusief onderzoeksplanning) aan college en gemeentesecretaris voorafgaand aan de start van het onderzoek. Organiseren van een startbijeenkomst (kick of) om de ambtelijke betrokkenen en de bestuurlijk portefeuillehouder te informeren over het aanstaande onderzoek en de benodigde informate, en om eventuele vragen te beantwoorden. Schrifelijk verzoek (voorafgegaan door een mondelinge toelichtng aan het vaste ambtelijk aanspreekpunt) aan de ambtelijke organisate om relevante documentate aan te leveren, waarbij zoveel mogelijk gespecifceerd wordt wat er nodig is. Verzoek aan de ambtelijke organisate i.c. de gemeentesecretaris om namen van betrokken functonarissen aan te leveren ten behoeve van eventuele interviews. Tijdig aankondigen van eventuele afwijkingen van het onderzoeksplan en/of de onderzoeksplanning. Tijdige en zorgvuldige planning, uitvoering en verslaglegging (inclusief accordering) van interviews met functonarissen werkzaam in de ambtelijke organisate.

Onderzoeken versus andere rekenkamerproducten Naast onderzoeken kan de rekenkamer ervoor kiezen om andere producten aan de raad aan te bieden, bijvoorbeeld onder de noemer van een ‘rekenkamerbrief’. Deze rekenkamerbrieven en andere producten doorlopen niet noodzakelijkerwijs dezelfde stappen zoals geschetst in deze paragraaf. Wel zorgt de rekenkamer ervoor dat altjd is voldaan aan de zorgvuldigheidsvereisten, zowel wat betref de inhoud als de omgang met (gegevens van) derden.

8

6. Werkwijze rapporten De Gemeentewet stelt in artkel 185 dat de rekenkamer haar bevindingen en oordelen in openbare rapporten vastlegt. De rekenkamer publiceert in principe per onderzoek een rapport in twee delen: een bevindingenrapport en een bestuurlijk rapport. Het bevindingenrapport beschrijf de onderzoeksdoelstelling, de onderzoeksvragen en de aanpak van het onderzoek, en alle relevante bevindingen die uit het onderzoek zijn voortgekomen. Het bestuurlijk rapport bevat een beknopte weergave van de onderzoeksdoelstelling, de onderzoeksvragen en de aanpak van het onderzoek, en de conclusies en aanbevelingen die uit het onderzoek zijn voortgekomen. Beide rapporten worden op hetzelfde moment samen aangeboden aan raad en college en openbaar gemaakt. Zowel het bestuurlijk rapport als het bevindingenrapport verschijnen onder verantwoordelijkheid van de rekenkamer. Wanneer het onderzoek (mede) is uitgevoerd door een extern bureau, dan wordt dit bureau en de onderzoekers vermeld.. Feitencheck of ambtelijke wederhoor De rekenkamer legt haar concept-bevindingenrapport voor aan de ambtelijke organisate en eventuele andere betrokkene(n) voor een reacte. De rekenkamer verzoekt hen het rapport te controleren op feitelijke onjuistheden en/of onvolledigheden.

Indien mogelijk krijgt de ambtelijke organisate een in te vullen tabel meegestuurd met het concept-rapport; daarin kunnen onjuistheden en onvolledigheden worden aangegeven, plus toelichtng en eventueel ondersteunend bewijs. Voor deze zogenoemde ‘feitencheck’ wordt een termijn in acht genomen van maximaal twee weken. Na ontvangst van de reactes corrigeert de rekenkamer naar eigen inzicht de gebleken feitelijke onjuistheden in het bevindingenrapport. De door de ambtelijke organisate ingevulde tabel met reactes wordt aangevuld met een beknopte reacte van de rekenkamer hoe de reactes in het bevindingenrapport zijn verwerkt. Deze aangevulde tabel wordt meegestuurd voor het bestuurlijke wederhoor. Bestuurlijke reacte of wederhoor Op basis van het (aangepaste) bevindingenrapport formuleert de rekenkamer haar conclusies en aanbevelingen in het bestuurlijk rapport. Conform de verordening op de rekenkamer legt de rekenkamer vervolgens het bestuurlijk rapport met conclusies en aanbevelingen, voorafgaande aan de openbaarmaking, voor aan het college van B&W en eventuele externe betrokkenen partjen. Het college van B&W en eventuele externe betrokken partjen hebben twee weken de tjd om met een bestuurlijke reacte te komen, tenzij er met een gemotveerd verzoek tjdig om uitstel is gevraagd. In de verordening is een reactetermijn van tenminste twee weken vermeld.

De ontvangen schrifelijke reacte(s) worden integraal opgenomen in het defniteve bestuurlijk rapport. Opstelling defnitef rapport (bestuurlijk rapport en bevindingenrapport) Na ontvangst van de bestuurlijke reacte(s) stelt de rekenkamer eventueel een nawoord op. In dit nawoord gaat de rekenkamer in op de aspecten van de bestuurlijke reacte(s) die nader aandacht vragen. Onderdeel van het nawoord kan zijn een antwoord op de vraag of de conclusies en aanbevelingen van de rekenkamer gehandhaafd dan wel aangepast dienen te worden naar aanleiding van de bestuurlijke reacte(s). Het nawoord wordt door de rekenkamer vastgesteld. Vervolgens wordt het integrale eindrapport opgemaakt en defnitef vastgesteld door de rekenkamer. 9

Onderzoeken versus andere rekenkamerproducten (rekenkamerbrieven) Naast rapporten kan de rekenkamer ervoor kiezen om andere producten aan de raad aan te bieden, bijvoorbeeld onder de noemer van een ‘rekenkamerbrief’. Deze rekenkamerbrieven en andere producten doorlopen niet noodzakelijkerwijs dezelfde stappen zoals geschetst in deze paragraaf.

10

7. Overleg en afstemming met de gemeenteraad De rekenkamer is een belangrijk instrument voor de gemeenteraad. Om die reden bepaalt de Gemeentewet dat de gemeenteraad de rekenkamer de rekenkamerleden (her)benoemt. Daarvoor moeten praktsche afspraken tussen raad en rekenkamer worden gemaakt. In paragraaf 3 van deze Notte Werkwijze is daar een aparte paragraaf aan gewijd. Daarnaast vindt de rekenkamer het van groot belang om op diverse aspecten van haar werkzaamheden afstemming met de raad te zoeken, om er zodoende voor te zorgen dat de rekenkamer de raad zoveel mogelijk ten dienste kan zijn. In deze paragraaf proberen we zo concreet mogelijk te zijn wat we bedoelen met ‘de raad’: presidium, klankbordgroep, raadsfractes of de raad als geheel. Klankbordgroep De rekenkamer verzoekt de raad aan het begin van elke nieuwe raadsperiode drie leden te benoemen voor de klankbordgroep die dient als vast aanspreekpunt en overlegorgaan voor de rekenkamer. De klankbordgroep wordt in principe ingesteld voor de volledige raadsperiode, en bestaat uit raadsleden uit drie verschillende fractes, met minimaal 1 lid van een oppositefracte. De rekenkamer en de klankbordgroep overleggen zo vaak als nodig wordt geacht, maar minimaal vier keer per jaar, over alle rekenkameraangelegenheden, met name de hieronder nader genoemde zaken.

Zowel de rekenkamer als de klankbordgroepleden kunnen agendapunten aandragen voor dat overleg. Van het overleg wordt een (vertrouwelijk) verslag gemaakt. Totstandkoming van de onderzoeksagenda Voorafgaand aan de totstandkoming van de onderzoeksagenda, die voor één of twee jaar wordt vastgesteld, raadpleegt de rekenkamer alle raadsfractes om suggestes voor onderzoeksonderwerpen op te halen. Op basis daarvan stelt de rekenkamer de onderzoeksagenda op (zie paragraaf 4 van deze Notte Werkwijze). Vóór vaststelling van de onderzoeksagenda is de concept-versie onderwerp van overleg met de klankbordgroep. Lopende onderzoeken De rekenkamer legt de klankbordgroep in ieder geval de volgende zaken in elk onderzoeksproces voor commentaar voor: -

Concept-startnotte met onderzoeksdoelstelling en onderzoeksvragen Eerste versie bestuurlijk rapport met conclusies en aanbevelingen.

Gezien de soms korte termijnen in de (toch al langlopende) onderzoeksprocessen van de rekenkamer bepalen de rekenkamervoorziter en de klankbordgroepleden in goed overleg of de aanlevering van dit commentaar kan plaatsvinden in een regulier overleg, of er een apart overleg wordt gepland of dat het commentaar schrifelijk of mondeling wordt aangeleverd. Agendering en behandeling van rekenkamerrapporten door de raad In overeenstemming met artkel 10 van de Verordening Rekenkamer Venlo 2023 verzoekt de rekenkamer het presidium om afgeronde rapporten te agenderen voor behandeling door de raad. Evaluate van het proces van agendering en raadsbehandeling is onderwerp van overleg met de klankbordgroep.

11

Bruikbaarheid van rapporten Belangrijk onderwerp van overleg met de klankbordgroep is de bruikbaarheid van rekenkamerrapporten voor de raad. Na publicate en (raads)behandeling van elk rapport vormt dit onderwerp van overleg. Periodieke evaluate van de rekenkamer De rekenkamer evalueert periodiek het eigen functoneren en laat zichzelf ook periodiek door een externe partj evalueren. De eerste vorm van evaluate is intern en vertrouwelijk; de tweede vorm levert een openbaar rapport op dat wordt aangeboden aan de raad. Beide vormen van evaluate vormen vooraf en achteraf onderwerp van overleg met de klankbordgroep. De leden van de klankbordgroep worden ook betrokken in het evaluateonderzoek, bijvoorbeeld als respondenten. Een jaar na de instelling (begin 2023) van een onafankelijke rekenkamer zal de afstemming met de raad, en in het bijzonder de samenwerking met de klankbordgroep, worden geëvalueerd door rekenkamer en klankbordgroep.

12

8. De secretaris: aanstelling, aansturing, positionering en takenpakket De Verordening Rekenkamer Venlo 2023 bepaalt in artkel 6 dat de rekenkamer wordt ondersteund door een (ambtelijk) secretaris. Deze is verantwoording verschuldigd over zijn of haar werkzaamheden aan de rekenkamer. De secretaris wordt benoemd door de raad. De voorziter van de rekenkamer is verantwoordelijk voor de dagelijkse aansturing van de secretaris. In de verordening is bepaald dat de secretaris wordt ondergebracht bij de grife. Rechtspositonele besluiten over de secretaris worden genomen door de grifer, in overleg met de voorziter van de rekenkamer. De rekenkamervoorziter voert, samen met de grifer, de functonerings- en beoordelingsgesprekken met de secretaris. Grifer en rekenkamervoorziter zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor een goede organisatorische inbedding van de secretaris, voor zaken zoals salarisuitbetaling en andere arbeidsvoorwaarden, een werkplek, toegang tot ICT-voorzieningen, ondersteuning door personeelszaken, en alles wat verder nodig is. Takenpakket De secretaris vormt de ogen en oren van de rekenkamer in de gemeentelijke organisate en is het eerste aanspreekpunt voor de ambtelijke organisate. De secretaris zorgt voor de contnuïteit en voortgang van het rekenkamerwerk, in nauwe samenspraak met de leden en ingeschakelde onderzoeksbureaus.

De taken van de secretaris zijn in elk geval: -

-

-

-

-

Organisate en verslaglegging van de rekenkamervergaderingen en het jaarlijkse rondje fractes. Opstelling van het plan van aanpak voor nieuwe onderzoeken in samenspraak met het verantwoordelijke rekenkamerlid, en aanbieding hiervan aan de raad, het college, de ambtelijke organisate en eventuele andere relevante partjen. Organisate van het ofertetraject voor externe bureaus, van de selecteprocedure en van het proces van het aangaan van de overeenkomst met externe bureaus. Dagelijkse aansturing en begeleiding van onderzoeken die worden uitgevoerd door externe onderzoeksbureaus en afstemming daarover met de leden. Daaronder vallen in elk geval: de organisate van de startbijeenkomst met de ambtelijke organisate en portefeuillehouder; de documentenuitvraag bij de ambtelijke organisate en zo nodig ook buiten de gemeentelijke organisate; het plannen van interviews, eventueel uitgevoerd door de externe onderzoekers: het bewaken van de planning, het budget en de (formele) afspraken met het onderzoeksbureau; het mede-beoordelen (samen met de leden) van concept-rapportages; het organiseren van de ambtelijke en bestuurlijke wederhoor. Eindredacte en opmaak van rapporten en andere producten van de rekenkamer, eventueel in samenwerking met een externe uitvoerder.

Organisate van het proces van aanbieding van rapporten aan de raad (en presidium), het college en de organisate, inclusief opstelling van het raadsvoorstel. Organisate van de presentate van rapporten aan de raad, de media en de buitenwereld (inclusief persbericht en internetpublicate). Het onderhouden van de contacten met de gemeenteraad, het college, de grife, de ambtelijke organisate, tjdens het onderzoeksproces en ook in meer structurele zin, al dan niet samen met de voorziter en/of de leden. Opstelling van (concept-)jaarplan en -jaarverslag en aanbieding hiervan aan de raad, het college, de ambtelijke organisate en eventuele andere relevante partjen.

13

-

-

Archivering, dossiervorming en beheer van de besluiten en het schrifelijk (onderzoeks)materiaal van de rekenkamer. Bewaken van het budget van de rekenkamer en de inzet van middelen. Volgen van (juridische) ontwikkelingen in de wereld van lokale rekenkamers. Gevraagde en ongevraagde advisering van de rekenkamer in alle strategische en operatonele aangelegenheden.

-

14

Bijlage 1. Beschrijving procedure interviews Naast het verzamelen van onderzoeksgegevens uit dossiers, documenten, fnanciële stukken e.d., vormt het houden van interviews met ‘sleutelfguren’ een belangrijke informatebron voor een rekenkameronderzoek. In de regel vinden individuele gesprekken plaats, maar ook groepsgesprekken zijn mogelijk. Bij de start van het onderzoek wordt bij de gemeentesecretaris en/of de vaste ambtelijke contactpersoon een zo volledig mogelijke lijst van sleutelpersonen opgevraagd, van binnen en buiten de ambtelijke organisate, met namen en bereikbaarheidsgegevens. Uit zorgvuldigheidsoverwegingen maakt de rekenkamer of het onderzoeksbureau rechtstreeks interviewafspraken met relevante gesprekspartners, zonder tussenkomst van de gemeentesecretaris en/of de vaste ambtelijke contactpersoon. Om te borgen dat de geïnterviewden veilig kunnen spreken met de rekenkamer, zijn de interviewverslagen vertrouwelijk. Dat houdt in dat de rekenkamer het verslag alleen deelt met de respondent zelf en niet verder verspreidt. In rapportages kan wel gebruik worden gemaakt van wat is gezegd, maar dit is niet herleidbaar tot de functonaris in kweste (dus in principe geen leterlijke citaten; geen namen als bronvermelding). Verder gelden de volgende regels: • Aan het begin van het interview wordt aangegeven dat het gesprek vertrouwelijk is.

• De aard van de vertrouwelijkheid wordt kort uiteengezet. • In het verslag staat aangegeven dat het verslag vertrouwelijk is. Namen van bestuurders worden wel vermeld in het rapport. Ook zij worden niet zonder toestemming geciteerd. Een interview duurt gemiddeld ongeveer één uur, afankelijk van de hoeveelheid vragen die gesteld worden en de te verschafen informate door de geïnterviewde. Enkele dagen van te voren ontvangt de geïnterviewde een overzicht van de onderwerpen die in het interview aan de orde zullen komen, zodat de geïnterviewde zich zo goed mogelijk kan voorbereiden. Het interview wordt, ingeval van een uitbesteed onderzoek, meestal afgenomen door één of meer onderzoekers van het onderzoeksbureau, eventueel in aanwezigheid van de rekenkamersecretaris en/of eventueel één van de leden van de rekenkamer (meestal de trekker van het onderzoek). Tijdens het interview maakt het onderzoeksbureau aantekeningen. Daarnaast kan het interview worden opgenomen met geluidsapparatuur. Deze opname wordt alleen als back-up gebruikt voor het maken van het gespreksverslag en wordt direct na vaststelling van het verslag gewist, net als de aantekeningen. Nadat het interview heef plaatsgevonden, stelt het onderzoeksbureau een concept-interviewverslag op, de secretaris van de rekenkamer stuurt dit toe aan de geïnterviewde(n).

Deze heef de mogelijkheid om zijn/haar opmerkingen en/of aanvullingen op het verslag te maken en aan de secretaris op te sturen. Na aanpassing van het concept stuurt de secretaris het defniteve gespreksverslag aan de geïnterviewde. De defniteve verslagen worden door de rekenkamer in het onderzoeksdossier opgeborgen, maar worden niet opgenomen in het onderzoeksrapport van de rekenkamer. In sommige gevallen kunnen

15

citaten uit de gespreksverslagen in het rapport worden aangehaald. Deze worden ofwel geanonimiseerd ofwel enkel met toestemming van de respondent weergegeven.

16