008RC Evaluatie Herijking Subsidiestelsel.pdf

Raadsconsultatie Rc-nummer 2024 collegevergadering d.d. raadsvergadering d.d. paragraaf portefeuillehouder

8 4 september 2024 30 oktober 2024 Bedrijfsvoering F. Schatorjé

GEMEENTEBESTUUR

ons kenmerk 227669 team RGMAPG steller D. van Deurssen telefoonnummer +31 610786844 e-mail d.vandeurssen@venlo.nl datum 19 augustus 2024 bijlage(n) 1

Onderwerp Evaluatie herijking subsidiestelsel Vraag aan de raad

De herijking van het subsidiestelsel in 2020 is geëvalueerd. In de bijlage treft u het evaluatierapport aan. Uw raad wordt gevraagd om wensen en eventuele bedenkingen kenbaar te maken ten aanzien van de opvolging van de bevindingen, conclusies en aanbevelingen in het evaluatierapport. Aanleiding Subsidie is voor de gemeente een instrument om beleidsdoelen te realiseren. In onze opdracht heeft in 2020 een herijking plaatsgevonden van het subsidiestelsel. Dat wil zeggen de herijking van lokale, structurele subsidies minus een aantal uitzonderingen. Concreet gaat het om de volgende subsidieregels:  Subsidieregel Amateurkunst, Volkscultuur en Culturele projecten  Subsidieregel Jeugdactiviteiten  Subsidieregel Evenementen  Subsidieregel Sociale basis  Subsidieregel Sport  Subsidieregel Toerisme en recreatie Het doel van de herijking was het verbeteren van de doeltreffendheid en doelmatigheid van de subsidieverlening. Geconstateerd werd namelijk dat het subsidiebeleid geen recht (meer) deed aan de in het beleid opgenomen en door uw raad vastgestelde doelen en op onderdelen was gedateerd. Daarnaast was de gedachte om subsidiegeld te besteden aan activiteiten die niet tot stand zouden komen zonder financiële bijdrage van de gemeente. Het beschikbare subsidiebudget is immers limitatief en moet worden ingezet daar waar het nodig is en waar het

227669

1

Raadsconsultatie de gemeentelijke doelen ondersteunt. Alle subsidieaanvragen zijn na de herijking getoetst aan de kaders van de herijkte subsidieregel. In eerste instantie was het de bedoeling de herijking na één volledig subsidiejaar te evalueren. Vanwege corona is die intentie bijgesteld en is de afspraak gemaakt te evalueren na één coronavrij jaar. Dat is het jaar 2023. Definities Het doel van de herijking in 2020 was het verbeteren van de doeltreffendheid en doelmatigheid van het subsidiestelsel. Het onderzoeken van deze doelen staat centraal in de evaluatie. Deze termen komen een meermaals terug in het rapport. Dit is wat we ermee bedoelen. Doeltreffendheid

Bereiken we de doelen?

Doelmatigheid

Bereiken we de doelen met zo min mogelijk middelen? Gemeentelijk geld is gemeenschappelijk geld dat we goed willen besteden

Onderzoeksvragen Er zijn 6 onderzoeksvragen geformuleerd: 1. Is de herijking geslaagd? 2. Is de doeltreffendheid verbeterd? 3. Is de doelmatigheid verbeterd? 4. Wat vinden subsidieontvangers? 5. Hoe werkt het subsidieplafond? 6. Wat zijn bevindingen met betrekking tot perverse prikkels? Context Ten aanzien van de evaluatie heeft uw raad ons opgeroepen met de openstaande motie "Gevolgen herijking subsidiestelsel" van 3 november 2023 en de met RV14 reeds afgedane motie "Subsidieplafond" van 20 december 2023:  om u uiterlijk in september 2024 te informeren door middel van de "Evaluatie gevolgen herijking subsidiestelsel" zodat eventuele wijzigingen in beleid en/of subsidieregels kunnen worden meegenomen in de Programmabegroting 2025-2028, omdat dit onderdeel zal worden van de inbreng in de Kadernota in het tweede kwartaal van 2024;  bij deze evaluatie in gesprek te gaan met de subsidieontvangers om te achterhalen op welke vlakken wij hen kunnen helpen;  u bij de evaluatie van het subsidiebeleid te informeren over een eerste opzet om te komen tot een subsidiebeleid waarbij alle indieners van subsidieaanvragen vanaf een gelijk speelveld kunnen meedoen en zogenaamde "perverse prikkels" bij de subsidieaanvragen zoveel als mogelijk worden herkend en vermeden. Deze kaders zijn verwerkt in de evaluatie.

227669

2

Raadsconsultatie Conclusies Onderzoeksvraag 1: is de herijking geslaagd? De herijking heeft geleid tot verbeteringen én er zijn nog verdere verbeteringen mogelijk Ten tijde van de herijking zijn er concreet twee wijzigingen doorgevoerd: (1) de subsidieregels zijn inhoudelijk aangesloten op het (nieuwe) beleid en (2) de eigen vermogenstoets is ingevoerd. Soms is er een wijziging geweest in de wijze waarop de subsidie wordt berekend. Alle subsidieaanvragen zijn ná de herijking getoetst aan de kaders van de herijkte subsidieregel. Beide maatregelen zijn effectief geweest. Deze maatregelen hebben echter ook neveneffecten gehad. Organisaties geven aan dat zij steeds meer moeite ervaren om de begroting sluitend te krijgen. Daarnaast geven subsidieontvangers aan dat het proces ingewikkelder is geworden. Onderzoeksvraag 2: is de doeltreffendheid verbeterd? De doeltreffendheid van één subsidieregel is aanwijsbaar verbeterd Bekijk je doeltreffendheid volgens de definitie zoals beschreven in de onderzoeksaanpak, dan valt sport positief op. De visie en de 4 pijlers geven richting, er zijn meetbare ambities en de subsidieregel is geheel in lijn. Uit de evaluatie blijkt dat de doeltreffendheid van de subsidieregel sport is verbeterd ná de herijking. Het is aannemelijk dat sportorganisaties door de herijking wezenlijk andere dingen zijn gaan doen. Dat blijkt uit het casusonderzoek.

Voor de overige subsidieregels is er geen aanwijsbaar effect van de herijking op de doeltreffendheid. Organisaties voeren ná herijking grotendeels dezelfde activiteiten uit als vóór de herijking. Onderzoeksvraag 3: is de doelmatigheid verbeterd? De doelmatigheid blijkt lastig te beoordelen Over het geheel valt op dat het beleid weinig meetbaar en weinig SMART is geformuleerd. Er is een beeld gevorm op basis van de informatie die voorhanden is. Uitsluitend het tellen van aantal activiteiten, deelnemers of leden geeft een te beperkt beeld. Er is veel meer relevante context die bepaalt of de doelmatigheid is verbeterd. Denk aan bezoekersaantallen, het plezier dat inwoners beleven en effecten ten aanzien van gezondheid en welzijn. In de praktijk blijkt het lastig om hierover betrouwbare, meetbare uitspraken te doen. De doelmatigheid van de subsidieregel sociale basis neemt af. Hier zien we jaar op jaar substantieel hogere bedragen per organisatie. Er geen informatie die suggereert dat de beoogde resultaten en effecten meer en/of beter worden bereikt. Onderzoeksvraag 4: wat vinden subsidieontvangers? Subsidieontvangers ervaren een complex proces, druk op begroting en een controlerende houding van de gemeente De eerste bevinding is dat er door de nieuwe manier van werken meer contact is met stichtingen en verenigingen.

Uit de gesprekken die voor de evaluatie zijn gevoerd met subsidieontvangers, valt een aantal zaken op. Hoewel de geluiden verschillen en er organisaties zijn die het proces helder vinden, geeft ook een aanzienlijk deel aan dat het proces complex en tijdrovend is. In praktische zin vormt het niet kunnen opslaan van het aanvraagformulier een belemmering. Meerjarig verlenen zou de administratieve last kunnen verlichten. Ook is ondersteuning bij het doen van de aanvraag als suggestie gegeven. Organisaties voor amateurkunst, evenementen en jeugdactiviteiten ervaren steeds meer druk om de begroting sluitend te krijgen: van verenigingen worden aanzienlijke eigen inkomsten verwacht. Door een tekort aan vrijwilligers is dit een extra knelpunt. De eigen vermogenstoets vinden organisaties ingewikkeld en praktisch onwerkbaar. Verenigingen spreken hun twijfel uit over de effectiviteit. Tot slot ervaren organisaties dat het proces is ingericht vanuit controle: de hoeveelheid stukken en de mate waarin deze worden 227669

3

Raadsconsultatie gecontroleerd geven geen gevoel van vertrouwen en waardering. Dit geluid horen we met name terug van organisaties die relatief lage bedragen aan subsidies ontvangen maar van wie eenzelfde verantwoording wordt verwacht als van organisaties die relatief hoge bedragen aan subsidie ontvangen. Onderzoeksvraag 5: wat is de praktische uitwerking van het subsidieplafond? Er zijn meer subsidieaanvragen dan beschikbare middelen De subsidieregel toerisme en recreatie valt in positieve zin op. Dit plafond is jaar na jaar nagenoeg toereikend. De werkwijze in twee stappen, éérst een projectideeën indienen, integraal beoordelen en pas daarna subsidie aanvragen, draagt daar naar alle waarschijnlijkheid aan bij. Over het geheel valt op dat er veelal meer subsidiemiddelen worden aangevraagd dan er aan financiële ruimte beschikbaar is. Niet alle aanvragen kunnen dus (geheel) worden gehonoreerd. Dat hoeft ook niet zolang er binnen onze gemeente voldoende activiteiten zijn die bijdragen aan de in het beleid opgenomen doelen. Voor enkele subsidieregels zijn de verleningen incidenteel generiek en evenredig gekort, in de meeste jaren zijn de plafonds verhoogd. Achteraf ophogen kost tijd (besluitvorming, dekking vinden) en laat aanvragers in sommige gevallen daardoor langer in onduidelijkheid.

Bij de subsidieregels amateurkunst, volkscultuur en culturele projecten, jeugdactiviteiten en sport vlakt de plafondoverschrijding af, wat te verklaren is door maximumbedragen en/of maximumpercentages in de subsidieregel. Onderzoeksvraag 6: wat zijn de bevindingen met betrekking tot perverse prikkels? Perverse prikkels ontstaan door (te) ruime kaders Perverse prikkels zijn in deze evaluatie gedefinieerd als prikkels om een zo hoog mogelijk subsidiebedrag aan te vragen. Perverse prikkels zijn enkel genoemd in relatie tot de subsidieregel sociale basis. Bij de sociale basis is te zien dat het gemiddeld verleende bedrag jaar op jaar substantieel toeneemt, terwijl er geen informatie is die suggereert dat de doeltreffendheid beter is. Uit de evaluatie blijkt dat de subsidieregel sociale basis weinig kaders stelt. De subsidieregel specificeert niet wanneer de gewenste resultaten en effecten zijn bereikt, hoeveel activiteiten Venlo nodig heeft en/of welke maximumbedragen gelden voor bepaalde typen doelen of activiteiten. Een dergelijk open geformuleerd subsidiebeleid kan inherent een perverse prikkel vormen voor organisaties om een zo hoog mogelijk bedrag te vragen. Zelfs als het subsidieplafond wordt gehandhaafd, wordt door de subsidieaanvrager ingezet op een zo hoog mogelijk budget om activiteiten zoveel mogelijk uit te kunnen blijven voeren.

Aanbevelingen De aanbevelingen voor alle subsidieregels zijn: 1. Formuleer beleid SMART en maak impact meetbaar 2. Verleen zoveel mogelijk subsidies meerjarig 3. Breng gelaagdheid aan in de zwaarte van de verantwoording * 4. Bepaal vanaf welk bedrag het eigen vermogen wordt getoetst* 5. Vereenvoudig de digitale formulieren en organiseer ondersteuning 6. Leg reële maximumbedragen vast in alle subsidieregels en bepaal de hoogte van de plafonds opnieuw 7. Spreek waardering van en vertrouwen in vrijwilligers uit

227669

4

Raadsconsultatie Specifieke aanbevelingen per subsidieregel zijn: 8. Amateurkunst, volkscultuur en culturele projecten: verhelder doelen en effecten volkscultuur en maak maatwerk mogelijk 9. Jeugdactiviteiten: verhelder gewenste resultaten en effecten 10. Evenementen: haal praktijkervaringen uit het eerste jaar op 11. Sport: maak impact meetbaar 12. Sociale basis: concretiseer doelen in maat en getal en bepaal reële maximumbedragen 13. Toerisme en recreatie: maak het beleid eenduidig en objectiveer de beoordeling * Aanbeveling 3 en 4 zijn gedeeltelijk al in praktijk gebracht. Voor subsidiejaar 2025 is de eerste stap gezet door aanvragen tot en met € 5.000,- vrij te stellen van de eigen vermogenstoets én vrij te stellen van verantwoording. Vervolgprocedure raad Uit het vaststellen van het evaluatierapport volgt een vervolgopdracht om de aanbevelingen te vertalen in de subsidieregels voor het subsidiejaar 2026 en verder. Uw wensen en eventuele bedenkingen ten aanzien van de opvolging van de conclusies, bevindingen en aanbevelingen in het evaluatierapport worden meegenomen in de vervolgopdracht. Ons college is opdrachtgever. De subsidieregels voor 2026 en verder worden uiterlijk op 1 juli 2025 gepubliceerd. Het vaststellen van de subsidieregels is een bevoegdheid van ons college. Wij informeren u over de wijzigingen.

In het geval dat de aanbevelingen aanleiding geven tot aanpassingen in de Algemene subsidieverordening, volgt een raadsvoorstel waarin u wordt verzocht in te stemmen met de wijzigingen. Motie herijking subsidiestelsel Met het afronden van de evaluatie herijking subsidiestelsel komen wij tegemoet aan de oproep van uw raad in de motie RV58 “Gevolgen herijking subsidiestelsel”. De evaluatie is opgeleverd, inclusief bevindingen van subsidieontvangers, het subsidieplafond 2024 is extra opgehoogd en subsidieontvangers hebben voor 2023 compensatie/nabetaling gekregen. Motie RV58 inzake Gevolgen herijking subsidiestelsel is hiermee afgedaan.

Burgemeester en wethouders van Venlo de secretaris

de burgemeester

Ondertekend door Twan Beurskens op 11-09-2024

Ondertekend door Antoin Scholten op 12-09-2024

Twan Beurskens

Antoin Scholten

Bijlagen 1. Evaluatie herijking subsidiestelsel 227669

5