005rv+rb Gunning aanbesteding accountant.pdf

Raadsvoorstel

GEMEENTEBESTUUR

raadsnummer 4-005

ons kenmerk 113187

collegevergadering d.d. raadsvergadering d.d. paragraaf portefeuillehouder

16-01-2024 31 januari 2024 Bedrijfsvoering F. Schatorjé

team RGRBR steller Geert van Soest telefoonnummer 06 5256 3208 e-mail g.vansoest@venlo.nl datum 18 dec 2023 bijlage(n) datum verzonden 18 december 2023

Onderwerp Gunning openbare Europese aanbesteding Accountantsdienstverlening Advies 1. Het aanwijzen van de accountant PricewaterhouseCoopers Accountants N.V.; 2. In te stemmen met het structureel verhogen van het budget accountantskosten met € 24.000 vanaf het jaar 2025 en aanvullend het budget van de jaren 2025 en verder jaarlijks te verhogen conform index 6920A1 “Financiële audits door accountants”.

Aanleiding Wij hebben momenteel een lopende overeenkomst met PwC voor de accountantsdienstverlening. Deze overeenkomst loopt per 1 april 2024 af en kan niet meer worden verlengd. Om die reden is een Europese aanbesteding gestart teneinde een nieuwe overeenkomst af te kunnen sluiten. De gemeente Venlo is deze procedure aangegaan gezamenlijk met de Modulaire Gemeenschappelijke Regeling Sociaal Domein Limburg-Noord en de Gemeenschappelijke regeling WAA en WAA-groep N.V.. Insteek van deze gezamenlijke aanbesteding is om tot één accountant te komen voor de drie organisaties. Wel sluit elke organisatie een eigen overeenkomst af. De raad is opdrachtgever van de accountant en wijst deze op grond van de Gemeentewet aan. Het Reglement op de auditcommissie bepaalt dat het voorstel tot het benoemen van (respectievelijk het beëindigen van de relatie met) een accountant afkomstig is van de auditcommissie. Deze commissie heeft ook het inhoudelijk Programma van Eisen vastgesteld. De voorzitter van de auditcommissie en de griffier hebben zitting genomen in de beoordeling- en adviescommissie en hebben deelgenomen aan de bureaupresentaties.

113187

1

Raadsvoorstel

Beoogd effect Via de jaarlijkse accountantscontrole wordt invulling gegeven aan de controlerende taak van de raad. De accountant geeft hierbij een oordeel over de getrouwheid en (in aanvulling op de betreffende taak van het college) de rechtmatigheid van de jaarrekening Argumenten Vooraf is bepaald dat de overeenkomst wordt gegund aan de inschrijver die de beste prijskwaliteitverhouding (EMVI) heeft, waarbij de kwaliteit voor 70% en de prijs voor 30% meetelt. In een eerste beoordelingsronde zijn de offertes afgezet tegen de kwalitatieve criteria: adviesfunctie, controlefilosofie, duurzame samenwerking en communicatieve vaardigheden (beoordeling schriftelijk aangeleverde geanonimiseerde managementletter en een accountantsverslag van een vergelijkbare entiteit). Vervolgens hebben de aanbieders een presentatie gegeven, waarbij de beoordelingscommissie punten heeft gegeven op de onderdelen communicatieve vaardigheden, samenwerking en proactieve houding. Op basis van deze scores is door het college, als bevoegde om privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten, op 16 januari 2024 besloten om de accountantsdiensten (voorlopig) te gunnen aan PWC. Conform de vastgestelde offerteaanvraag vindt gunning plaats voor een periode van 4 jaar met de mogelijkheid om 4 maal met 1 (boek)jaar te verlengen. De bijbehorende beoordelingsprotocollen zijn vertrouwelijk in te zien bij de griffie.

Kanttekeningen Vanwege de aangescherpte richtlijnen voor de accountantscontrole en de toename van SiSa regelingen is de landelijke trend dat de kosten voor de accountantsdiensten toenemen. Inzet hierbij is maximale eigen inzet en minimale externe inzet. Financiën De gunning van de accountantsdiensten aan PWC leidt tot een jaarlijks bedrag van € 225.000,00 aan accountantskosten met een jaarlijkse index conform index 6920A1 “Financiële audits door accountants”. Beschikbaar is een structureel budget van € 200.773. Vanaf 1 april 2024 loopt het nieuwe contract. De totale kosten dat kalenderjaar zijn 211.825, dus dit leidt tot een verwacht tekort van € 11.052,- Voorgesteld wordt om het budget voor accountantskosten structureel met € 24.227 te verhogen vanaf het jaar 2025 (vanaf dan geldt het nieuwe contact voor het hele kalenderjaar) en aanvullend voor de jaren 2025 en verder jaarlijks een indexering te hanteren conform index 6920A1 “Financiële audits door accountants”. Alternatieve dekking is niet aanwezig, aangezien er binnen de budgetten van de raad geen mogelijkheden zijn om deze extra kosten te dekken.

113187

2

Raadsvoorstel

Communicatie Communicatie is strikt gebonden aan de voorwaarden van de Europese aanbestedingsprocedure. Vervolgprocedure raad Voorafgaand aan de besluitvorming in de raad over de aanwijzing van de accountant zijn de inschrijvers geïnformeerd over de voorlopige gunning onder het voorbehoud van de aanwijzing door de raad. Zij hebben vervolgens de mogelijkheid om bezwaar aan te tekenen tegen de voorlopige gunning. In geval er geen bezwaar wordt gemaakt (binnen een (wettelijke) termijn van 20 kalenderdagen), wordt de voorlopige gunning omgezet naar een definitieve gunning. Indien er wel bezwaar wordt gemaakt is mogelijk aanvullende besluitvorming in de gemeenteraad noodzakelijk. Besluitvorming over de gunning van de accountantsdiensten binnen de MGR en WAA heeft een eigen traject.

De auditcommissie de griffier,

de voorzitter

Geert van Soest

Inge Simons

Bijlagen n.v.t.

113187

3

Raadsbesluit

GEMEENTEBESTUUR

onderwerp

Gunning openbare Europese aanbesteding Accountantsdienstverlening

ons kenmerk 113187

Raadsnummer 4-005

steller Geert van Soest telefoonnummer 06 5256 3208 e-mail g.vansoest@venlo.nl

raadsvergadering d.d.

31 januari 2024

datum 18 december 2023

De raad van de gemeente Venlo; gelezen het voorstel van de auditcommissie van 23 november 2023, registratienummer 113187; gelet op artikel 213 van de Gemeentewet; besluit: 1. Het aanwijzen van de accountant PricewaterhouseCoopers Accountants N.V.; 2. In te stemmen met het structureel verhogen van het budget accountantskosten met € 24.000 vanaf het jaar 2025 en aanvullend het budget van de jaren 2025 en verder jaarlijks te verhogen conform index 6920A1 “Financiële audits door accountants”.

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 31 januari 2024.

De griffier

De voorzitter

Geert van Soest

Antoin Scholten

113187

4