004bijl 01.08 Toelichting uitbreiding fte's.pdf

BsGW Belastingsamenwerking Gemeenten en Waterschappen

Kerkeveldlaan 2 6042 JX Roermond Postbus 1275 6040 KG Roermond T: 088 8420 444 W: www.bsgw.nl KvK-nr. 52426297

Mededeling aan het Algemeen Bestuur VAN

:

ONDERWERP :

Dagelijks Bestuur Investering in de toekomst: noodzakelijke fte’s

AGENDAPUNT NR.

: 3.a.12

A.B.-VERGADERING : 23-03-2023

Inleiding Kadernota (AB-vergadering 8 december 2022) Er doen zich de komende jaren enkele (landelijke en wettelijke) ontwikkelingen voor, die ertoe leiden dat BsGW geconfronteerd wordt met extra uitvoeringstaken en -kosten in 2024 en verdere jaren. Deze taken en kosten waren ten tijde van het opstellen van de begroting 2023 en meerjarenraming 2024-2027 nog niet bekend en zijn derhalve ook niet in die meerjarenraming opgenomen. Vandaar dat BsGW hier in de Kadernota 2024 extra formatie voor vraagt: Woo

1,5

fte

Wgr

0,5

fte

Rechtmatigheidsverantwoording

1,0

fte

Informatiebeheer

1,0

fte

Trainees Totaal

2,0

fte

6,0

fte

Bij de behandeling van de Kadernota 2024 tijdens de AB-vergadering van 8 december 2022 is gevraagd nut en noodzaak van deze extra fte’s goed en breed te onderbouwen en hierbij duidelijk aan te geven welke inzet structureel dan wel tijdelijk benodigd is. Daarnaast is verzocht middels een verdiepingsslag na te gaan welke extra uitvoeringstaken door de eigen medewerkers kunnen worden opgevangen, of er inlening van medewerkers van de deelnemers mogelijk is, dan wel eigen medewerkers (intern) opgeleid kunnen worden. Dit is niet mogelijk. Ontwerpbegroting 2024 en -meerjarenraming 2025-2027 De verdiepingsslag heeft wel geleid tot een nadere uitsplitsing naar tijdelijk vs. structureel. Ook de formatieomvang is nog eens kritisch tegen het licht gehouden. Rekening houdend met al deze aspecten, bedraagt de noodzakelijke formatie-uitbreiding ingaande 2024 2,8 fte. Hiervan is 1,3 fte structureel en 1,5 fte tijdelijk. In lijn met de gedachtewisseling tijdens de AB-vergadering wordt daarnaast voor de komende vier jaar ingezet op het opleiden van twee keer twee trainees, waarbij na drie jaar een evaluatie plaatsvindt. In de volgende tabel worden de noodzakelijke fte’s voor de jaren 2024 en verder en het financiële effect hiervan weergegeven.

-2-

2024

2025

2026

2027

1,0

1,0

1,0

-

tijdelijk / structureel tijdelijk

PO

0,5

0,5

0,5

0,5

structureel

C ommunicatiemedewerker

0,5

0,5

0,5

-

tijdelijk

Recordmanager

0,8

0,8

0,8

0,8

structureel

Totaal

2,8

2,8

2,8

1,3

Trainees

2024

2025

2026

Trainee 1

1,0

1,0

Trainee 2

1,0

1,0

Noodzakelijke fte Juridisch adviseur

Trainee 3

1,0

Trainee 4

1,0

Totaal

Aantal fte incl. trainees Totale kosten

E V A L U A T I E

2027 1,0 1,0

2,0

2,0

2,0

2,0

2024

2025

2026

4,8

4,8

4,8

3,3

€ 423.462

€ 437.436

€ 451.871

€ 300.031

2027

Bovenstaande financiële ontwikkelingen plus onderstaande toelichting hierop zijn opgenomen in de (ontwerp)begroting 2024 en in de (ontwerp)meerjarenraming 2025-2027. De VIC-functionaris inzake de rechtmatigheidsverantwoording van het Dagelijks Bestuur is opgenomen in de 1 e begrotingswijziging 2023, die beide ter zienswijze aan de deelnemers zijn voorgelegd voor 1 maart 2023.

Toelichting Voor elk van de bovenstaande functies is onderstaand een toelichting opgenomen. Woo/Wgr - Juridisch adviseur/PO/communicatiemedewerker In januari 2022 nam de Tweede Kamer de wijzigingswet Wet open overheid (Woo) aan, de opvolger van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). De Woo trad per 1 mei 2022 in werking en beoogt een meer transparante en actieve overheid. De belangrijkste wijziging in de Woo betreft de actieve openbaarmaking: het verplicht overheden actief, dus uit eigen beweging, bepaalde informatie openbaar te maken, naast het op orde brengen van de informatiehuishouding van bestuursorganen. Het actief openbaar maken houdt in dat documenten in de elf informatiecategorieën binnen 14 dagen nadat ze zijn vastgesteld of ontvangen, gepubliceerd moeten worden op het internet. Verder herhaalt de Woo de bepaling uit de (huidige) Archiefwet dat overheidsorganisaties documenten in goede, geordende en toegankelijke staat moeten houden (gedurende de geldende bewaartermijn of blijvend, zoals vastgesteld in selectielijsten). De zorgen betreffen met name de digitale informatie. De initiatiefnemers stellen dat het op orde brengen van de informatiehuishouding al geruime tijd problematisch is. Bestuursorganen weten niet altijd welke informatie er is en hebben deze niet snel tot hun beschikking.

Met het op orde brengen van de informatiehuishouding zal een aanzienlijke doorlooptijd gemoeid zijn.

-3-

De Woo leidt, net zoals bij de deelnemers, ook voor BsGW tot extra én aanvullende inspanningen. Inspanningen waartoe de huidige organisatie niet geoutilleerd is. Deze inspanningen zullen gericht zijn op het ontwikkelen van beleid voor het actief openbaar maken van documenten, inrichten van werkprocessen (o.a. documenten ontdoen van persoonsgegevens en/of informatie die niet voor openbaarmaking in aanmerking komt), zodanig dat voorafgaand aan de vaststelling van een document al zoveel mogelijk werk is verricht voor de openbaarmaking. Daarnaast bevat de wet regels om digitale documenten duurzaam toegankelijk te maken. Dit is nieuw ten opzichte van de Wob. Achtergrond daarvan is dat bij de uitvoering van de Wob bestuursorganen niet altijd weten welke informatie er is en niet altijd snel over de juiste informatie kunnen beschikken. Door maatregelen te treffen ter verbetering van de digitale informatiehuishouding is sneller en makkelijker op verzoeken om informatie te beslissen. Ook draagt dit bij aan de actieve openbaarmaking van informatie. Het op orde brengen van de informatiehuishouding vergt ingrijpende veranderingen bij BsGW. Omdat in vrijwel alle processen binnen BsGW data/documenten ontstaan is een BsGW-brede aanpak nodig en zal veel inspanning vergen. Een doorlooptijd van ongeveer 8 jaar wordt hiervoor ingeschat.

De implementatie van de nieuwe Archiefwet (2021) zal hierin meegenomen worden, waarbij vanuit de wet het aanstellen van een archivaris verplicht is. Daarnaast verplicht de wet dat bestuursorganen over tenminste één contactpersoon moeten beschikken ter beantwoording van vragen van het publiek over de beschikbare informatie. De verplichting een contactpersoon aan te stellen is opgenomen ter vervanging van de aanvankelijke verplichting om een register bij te houden van de informatie waarover een bestuursorgaan beschikt. Een van de functies van dat register zou zijn dat eenieder gemakkelijk zou kunnen nagaan of een bestuursorgaan beschikt over bepaalde informatie. Daarvoor komt de contactpersoon in de plaats, die vragen moet beantwoorden over de informatie waarover een bestuursorgaan beschikt. Gedurende de behandeling van de Woo in de Eerste Kamer is aan de functie van de contactpersoon een zwaarder gewicht toegekend. Het moeten mensen zijn die ten dienste staan van de burger en die gespecialiseerd raken in het uitvoeren van de Woo en in het in gesprek gaan met burgers, journalisten en wetenschappers om na te gaan welke informatie zij precies vragen en zoeken.

De contactpersoon krijgt volgens de Minister van BZK in de Eerste Kamer eigenlijk twee functies: de contactpersoon moet heel goed op de hoogte zijn van de informatie die een organisatie in beheer heeft en is daarnaast belast met actieve voorlichtingsfunctie. Verzoekers moeten door de contactpersoon worden geholpen bij wat zij precies zoeken en bij het scherp krijgen van het informatieverzoek. Ook moet de contactpersoon ervoor zorgen dat contact wordt gelegd met de mensen die daadwerkelijk toegang tot de gevraagde informatie hebben en die de informatie kunnen verschaffen. Ook zal de communicatiemedewerker (gelet op interne communicatie) er mede voor zorgen dat de bewustwording binnen de organisatie groeit. Medewerkers moeten zich bewust worden dat zij werken aan een product dat mogelijk openbaar gemaakt moet worden. Vergelijkbaar met de bewustwording op het gebied van privacy en informatiebeveiliging.

-4-

De deelnemers hebben in het kader van de Woo niet alleen middelen ontvangen voor de eigen organisatie (op landelijk niveau gaat het om een structureel bedrag van € 42,1 miljoen voor gemeenten en € 3,6 miljoen voor waterschappen en incidenteel € 121,9 miljoen resp. € 6,6 miljoen naast de implementatiesteun van € 3,4 miljoen1), maar ook voor de GR-en waarin zij deelnemen. De BsGWbegroting dient hiertoe logischerwijs in redelijkheid en billijkheid bovenwaarts te worden aangepast. Zonder extra middelen is het onmogelijk om de wet goed en voortvarend te implementeren en uit te voeren. Extra formatie op het terrein van juridisch advies is vanaf 2023 dientengevolge noodzakelijk. In de eerste jaren is extra inzet nodig voor de implementatie van de Woo. Derhalve is deze functie tijdelijk van aard. De extra formatie voor communicatie is eveneens tijdelijk van aard. Deze extra inspanning zal ook gericht zijn op het beoordelen van wat mag/moet gepubliceerd worden en wat onder de uitzondering valt van publicatie (o.a. persoons- en bedrijfsgegevens), naast het daadwerkelijke publiceren en toegankelijk maken en houden van informatie. Naast het actief publiceren van documenten moeten deze ook toegankelijk zijn voor iedereen.

Dus ook te lezen voor mensen met oogproblemen/slechtzienden en zelfs (onderdelen van) documenten kunnen worden voorgelezen (zie ook: Tijdelijk besluit digitale toegankelijkheid overheid, WCAG 2.1 Richtlijnen). In het kader van de Woo is het ministerie van BZK bezig met een nieuwe publicatietool (NLdoc) die daarbij kan helpen. In het verlengde hiervan is eind 2022 een rapportage opgeleverd door de (externe) Functionaris Gegevensbescherming (FG), waarin sterk wordt geadviseerd om extra capaciteit aan te wenden voor een afzonderlijke Privacy Officer voor onder meer het inrichten van beheersmaatregelen, denk aan privacybeleid, bewustwording medewerkers, monitoren van risico’s en het rapporteren over de status van de beheersing, risico’s en maatregelen richting bestuur. Tot en met 2022 was de FG ingehuurd. Deze functie wordt vanaf 2023 vervuld door de huidige Privacy Officer (in vaste dienst). Rechtmatigheidsverantwoording - Verbijzonderde Interne Controle (VIC)-functionaris Vanaf het verslagjaar 2023 is het Dagelijks Bestuur verplicht een rechtmatigheidsverantwoording op te nemen in de jaarrekening. Op dit moment gaat dit via een verklaring bij de jaarrekening van de (externe) accountant. De verantwoordelijkheid voor de financiële huishouding en het rechtmatig handelen wordt hiermee explicieter bij het Dagelijks Bestuur belegd.

Het Dagelijks Bestuur dient de administratie en interne beheersing zodanig in te richten, dat het verantwoording kan afleggen. Dit betreft (in eerste instantie) de financiële rechtmatigheid over zowel de financiële huishouding van BsGW zelf (jaarrekening, € 25,2 miljoen) alsmede de heffingenadministratie van de deelnemers (jaarafrekeningen, € 725 miljoen). In 2022 is hiervoor een projectgroep opgericht onder begeleiding van een externe deskundige.

1 https://www.binnenlandsbestuur.nl/bestuur-en-organisatie/gemeenten-eisen-volledige-vergoeding-

woo-kosten

-5-

Vanaf verslagjaar 2023 leidt een en ander tot extra capaciteitsbeslag op de gehele organisatie in het algemeen en voor auditwerkzaamheden en controlling in het bijzonder. Deze extra capaciteit is structureel in de vorm van extra werkzaamheden, die voorheen (deels) door de accountant werden uitgevoerd. Zo zijn de interne controleplannen uit te breiden en/of aan te scherpen (mede afhankelijk van de te kiezen procentuele afwijking waarop het AB terug gerapporteerd dient te worden), zijn aanvullende steekproeven uit te voeren en is een systematische registratie van de uitgevoerde verbijzonderde interne controle (VIC) op te zetten. Hierbij wordt in eerste instantie gestreefd naar de financiële rechtmatigheid op basis van de hoogste norm: 3%. Voor het opzetten van en uitvoeren van het controleplan ten einde te komen tot een goedkeuring op het gebied van de financiële rechtmatigheid is het aanstellen van een onafhankelijke VIC-functionaris, met een rechtstreekse lijn naar het DB, benodigd waarover BsGW momenteel niet beschikt. Dit heeft extra structurele personele kosten tot gevolg in de vorm van 1 fte. De financiële effecten hiervan zijn opgenomen in de 1e begrotingswijziging 2023, die voor 1 maart a.s. ter zienswijze is aangeboden aan de deelnemers.

Afhankelijk van de zienswijzen en het besluit van het Algemeen Bestuur in de vergadering van 29 juni 2023 zullen de financiële effecten worden verwerkt in de begroting 2024 en meerjarenraming 2025-2027. Informatiebeheer - Recordmanager De Provincie Limburg in 2021 heeft een archiefinspectie uitgevoerd binnen BsGW. In 2022 zijn op basis van het bestuurlijk vastgestelde en het door de Provincie Limburg geaccordeerde plan van aanpak de eerste verbeterstappen gezet. Naast het digitaliseren van het archief en het zaaksysteemwerken is met name ook aanvullende kennis en kunde nodig om alle digitale aspecten binnen BsGW vanuit juridisch perspectief én kostenbewustzijn (enkelvoudige opslag – meervoudig gebruik) te (waar)borgen. Het vakgebied van informatiebeheer is daarnaast volop in ontwikkeling; de (in wording nieuwe) Archiefwet 2021, Baseline Informatiebeveiliging Overheid, de AVG. Deze ontwikkelingen zullen moeten worden doorvertaald naar goed ingerichte informatieprocessen en duurzaam informatiebeheer voor de organisatie, mede doordat BsGW een informatie gedreven organisatie is waarbij de beveiliging van informatie essentieel is voor een betrouwbare dienstverlening aan onze klanten. Voor dit laatste ontbreekt het op dit moment aan (voldoende) kennis en kunde binnen onze organisatie.

Gezien de omvang van het verbetertraject en het structureel borgen van de kwaliteit van de digitale informatiehuishouding is vanaf 2024 0,8 fte (in de vorm van een recordmanager) benodigd is om aan de vereiste kwaliteit te kunnen (blijven) voldoen. De recordmanager adviseert over de ontwikkelingen op het gebied van informatiemanagement en de inrichting van het digitale informatiebeheer, stelt kaders en richtlijnen op met betrekking tot de informatiehuishouding, brengt verbeteringen aan in informatieprocessen en de ordeningsstructuur, stelt werkprocessen omtrent informatiebeheer op en coördineert deze en stimuleert, begeleidt en traint medewerkers. Deze functionaris heeft een adviesfunctie over de informatiehuishouding en begeleidt BsGW hierin.

-6-

Investeren in de toekomst: trainees Momenteel is er een ongekende krapte op de arbeidsmarkt. Daarnaast is sprake van een vergrijzing in de samenleving maar ook binnen BsGW. Binnen nu en acht jaar zal 23% van het totale bestand via natuurlijk verloop uitstromen. Daarnaast zullen medewerkers mogelijk ervoor kiezen om eerder dan de pensioengerechtigde leeftijd uit dienst te treden. Traditionele wervingscampagnes helpen hierin niet langer meer en er zal gezocht moeten worden naar andere manieren om toch de juiste kennis in huis te halen. Deze ontwikkelingen noodzaakt BsGW om andere wegen te bewandelen om vacatures ingevuld te krijgen en voor te sorteren op de komende, hiervoor genoemde, ontwikkelingen. De afgelopen jaren heeft BsGW daarom een aantal trainees succesvol opgeleid en konden hierdoor vacatures worden ingevuld. Deze trainees kunnen worden ingezet op het gebied van het nieuwe belastingstelsel waterschappen, maatschappelijk verantwoord innen, data-analyse (voorsprong ncnp’s), ICT, juridisch advies, financien, etc. In lijn met de gedachtewisseling tijdens de AB-vergadering wordt voor de komende vier jaar ingezet op het opleiden van 2x 2 trainees, waarbij na drie jaar een evaluatie plaatsvindt.