003rv+rb Controleprotocol 2020.pdf

Raadsvoorstel

AUDITCOMMISSIE

onderwerp

Controleprotocol 2020 3 N.v.t.

team GEGRH

27 januari 2021

registratienummer 1713978

N.v.t. Algemene Middelen Wethouder Roest

bijlage(n) Controleprotocol 2020

raadsnummer 2021 collegevergadering

steller G.J.P. van Soest doorkiesnummer 077-359692 e-mail g.vansoest@venlo.nl

d.d. raadsvergadering

datum 30 november 2020

d.d. fatale termijn programma portefeuillehouder

datum verzonden

Voorstel om te besluiten Het controleprotocol regelt de reikwijdte van de opdracht van de raad aan de accountant voor de controle van de jaarrekening. Hierin worden namelijk de voor de controle geldende normstellingen en de daarbij te hanteren goedkeuring- en rapporteringtoleranties bepaald. Thans is aan de orde om het controleprotocol voor de controle van de rekening 2020 vast te stellen. Wij stellen u voor om het controleprotocol 2020 inclusief normenkader, zoals opgenomen als bijlage van het raadsbesluit, vast te stellen. Namens de Auditcommissie als bedoeld in artikel 4 van de “Controleverordening gemeente Venlo” De voorzitter,

De griffier,

J.C.G. Spijksma

G.J.P. van Soest

Samenvatting Het voorliggende controleprotocol jaarrekening 2020 is gebaseerd op de Kadernota rechtmatigheid1 van de commissie BBV en regelt de voor de controle geldende normstellingen en de daarbij te hanteren goedkeuring- en rapporteringtoleranties. De kadernota rechtmatigheid wordt geactualiseerd als de ontwikkelingen daar aanleiding toe geven. De commissie BBV heeft dat sinds twee jaar niet meer gedaan. De kadernota rechtmatigheid 2018 blijft daarmee van kracht voor de jaarrekeningcontrole 2020. De inhoud van controleprotocol 2020 is grotendeels ongewijzigd gebleven ten opzichte van dat van 2019. Belangrijkste wijziging betreft de actualisatie van de vigerende wet- en regelgeving, het zogenaamde Normenkader, en de thema-audits.2 Daarnaast is de rapportagetolerantie aangescherpt om meer recht te doen aan de actieve informatieplicht inzake de bevindingen boven een bepaalde grenswaarde, ongeacht de strekking van de verklaring. De beïnvloedbare aspecten staan opgenomen in de blauwe tekstvakken. Belangrijkste elementen in deze: - De goedkeuringstolerantie wordt niet bijgesteld.

Deze is conform minimum vereiste Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (Bado); - Aanvullingen (nuancering) op oordeelsvorming betreffende het begrotingscriterium; - Aanpak oordeelsvorming sociaal domein conform jaarrekeningcontrole 2019 - Controle aanbestedingen te richten op de voor accountantscontrole verplichte onderdelen van het normenkader, te weten aanbestedingen onderhevig aan de Europese wet- en regelgeving. Bijlagen Nr. 1.

Naam Controleprotocol 2020

Datum 30-11-2020

1

De Kadernota Rechtmatigheid 2018 is 31 oktober 2018 verschenen en is te raadplegen op de website van de commissie BBV; http://www.commissiebbv.nl/rechtmatigheid/kadernota/

2

Het normenkader dateert van 25 november 2020. Eventuele door uw Raad nog nadien vast te stellen regelgeving zal, voor zover betrekking hebbend op 2020, uiteraard door de accountant worden meegenomen.

Onderbouwing Algemene toelichting 1.

Wat is kernopgave (Wat is de belangrijkste opdracht voor de gemeenteraad?)

Dit controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeuring- en rapporteringtoleranties voor de controle van de jaarrekening 2020 van de gemeente Venlo. 2.

Relatie met programma

De accountant toetst de getrouwheid en rechtmatigheid van het financiële beheer en van de financiële organisatie waardoor er een relatie is met alle programma’s. 3.

Wat is het beoogde maatschappelijke resultaat (Wat wilt u bereiken?)

Middels de jaarrekening en de daarbij behorende controleverklaring van de externe accountant verantwoording afleggen over de getrouwheid en (financiële) rechtmatigheid. 4.

Wat en waarom? (Waarom is dit voorstel nodig?)

De gemeenteraad heeft naast de volksvertegenwoordigende en kaderstellende rol ook uitdrukkelijk een controlerende rol. De raad wordt hiertoe ondersteund door onder meer de externe accountant. Met het controleprotocol 2020 bepaalt de gemeenteraad binnen welke kaders PwC haar accountantscontrole dient uit te voeren. Het is de verantwoordelijkheid van de gemeente om een jaarrekening op te stellen, vervolgens is het de verantwoordelijkheid van de externe accountant om deze jaarrekening te controleren en hierbij een controleverklaring af te geven. 5.

Afweging / argumentatie (Welke politieke keuzevraagstukken dienen zich aan? Zijn er reële alternatieven? Welke belangenafweging moet daarbij door de raad worden gemaakt?)

Het controleprotocol is gebaseerd op de geactualiseerde Kadernota van de commissie BBV. De commissie geeft adviezen en suggesties voor de inrichting en uitgangspunten van het controleprotocol. Hiermee worden nadere aanwijzingen gegeven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeuring- en rapporteringtoleranties voor de controle van de jaarrekening 2020 van de gemeente Venlo. De auditcommissie heeft ervoor gekozen met de specifieke thema-audits (zie raadsbesluit) één op één aan te sluiten bij het auditplan van de accountant. 6.

Welke externe partners en adviesraden zijn erbij betrokken?

PwC en de commissie BBV 7.

Financiële paragraaf

N.v.t. voor wat betreft het controleprotocol. De controle wordt uitgevoerd volgens het met PwC afgesloten contract (zie raadbesluit 2018-11).

8.

Risicoparagraaf (welke risico’s spelen een rol bij de besluitvorming?)

Wel of geen risico Juridische aspecten en wettelijk kader

Wel of niet N.v.t.

Financiële risico’s en aspecten

N.v.t.

Economische risico’s

N.v.t.

Maatschappelijke risico’s

N.v.t.

Exploitatie, realisatie, ontwikkeling, beheer, bouw- en planschade

N.v.t.

Afbreukrisico’s en mogelijke contractschade (in relatie tot externe partners)

N.v.t.

Overige strategische risico’s

N.v.t.

Toelichting (Benoem de relevante, strategische risico’s) N.v.t. 9.

Vervolgprocedure voor de raad

Dit controleprotocol zal de accountant hanteren bij de controle van de jaarrekening 2020 waarna middels de controleverklaring en het rapport van bevindingen de gemeenteraad wordt geïnformeerd over de resultaten van de accountantscontrole.

Raadsbesluit

GEMEENTEBESTUUR

onderwerp

team GEGRH

raadsnummer 2021 raadsvergadering

Controleprotocol 2020 3 27 Januari 2021

d.d.

steller G.J.P. van Soest doorkiesnummer +31 77 3596924 e-mail g.vansoest@venlo.nl datum 30 november 2020

De raad van de gemeente Venlo; gelezen het voorstel van de Auditcommissie van 9 december 2020, registratienummer 1713978, gelet op artikel 4 van de “Controleverordening gemeente Venlo” besluit vast te stellen: Het controleprotocol 2020 ten behoeve van de controle van de jaarrekening 2020, met daarbij in het bijzonder:  Geen afwijkende goedkeuringstolerantie  De rapporteringstolerantie op 5% van de goedkeuringstolerantie (0,05% van omvangbasis) vast te stellen  Vier concreet benoemde aanvullingen t.a.v. het oordeel van de accountant op het begrotingscriterium; niet wordt meegenomen: o Overschrijdingen a.g.v. toegerekende salariskosten o Overschrijdingen t.a.v. overhead van projecten o Kredietoverschrijdingen lager dan 10% o Overschrijdingen die onderdeel zijn van Vorap en Finrap  Prioriteit leggen bij de getrouwheid en een eventueel niet goedkeurend oordeel (onzekerheid) ) in verband met de corona-crisis voor wat betreft de financiële rechtmatigheid te aanvaarden.  De rechtmatigheidscontrole van de aanbestedingen te richten op de verplichte onderdelen binnen het normenkader (Europese wetgeving)  Specifieke aandachtspunten: o Inzichtelijk maken van nieuwe exploitatiestromen met betrekking tot COVID-19 inclusief de inrichting van de beheersing; o Rapporteren over de impact van reguliere exploitatiestromen door COVID-19, denk aan reguliere subsidies en inkopen.

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 27 januari 2021. De griffier

De voorzitter

Geert van Soest

Antoin Scholten