003 RC Gemeenschappelijke regeling ICT NML.pdf

venlo Raadsconsultatie Re nummer 2023

3

collegevergadering d.d.

28 februari 2023 29 maart 2023 Bedrijfsvoering F. Schatorjé

raadsvergadering d.d. programma portefeuillehouder

GEMEENTEBESTUUR ons kenmerk 1933086 team RGIMAN steller JM Lianes Rabies doorkiesnummer +31 77 3596645 e-mail j.lianes@venlo.nl datum 2 februari 2023 bijlage(n) datum verzonden

1- MINI 2023 Onderwerp Ontwerpbesluit tot de tweede wijziging van de gemeenschappelijke regeling ICT NML en tot het toetreden van de gemeente Leudal tot deze regeling. Vraag aan de raad t

De gemeenschappelijke regeling ICT NML stelt aan de deelnemende colleges voor om de regeling te wijzigen en om de gemeente Leudal te laten toetreden. De gemeenteraden kunnen op het ontwerpbesluit tot de tweede wijziging van de gemeenschappelijke regeling ICT NML en tot het toetreden van de gemeente Leudal tot deze regeling een zienswijze bij het college indienen.

Aanleiding ICT NML heeft haar dienstverlening vanaf de oprichting aan haar deelnemers aangeboden met een continue verbeterend karakter. Gedurende het bestaan van de ICT NML samenwerking is de ICT dienstverlening geoptimaliseerd en zijn er ook neven diensten aangeboden zoals incident management, changemanagement en advies verzoeken. In 2017 is de visie van ICT NML door haar deelnemers vastgesteld waarin een duidelijke en bredere dienstverlening wordt gezien als lange termijn doelstelling voor het bieden van meerwaarde voor haar deelnemers. In de visie en de visuele verwoording hiervan, is een voorbeeld opgenomen van Gea dienstverlening. Deelnemers hebben door het vaststellen van de visie uitgesproken dat ICT NML niet enkel een ICT partner hoeft te zijn, maar een platform wordt die een bakermat vormt voor effectieve en efficiënte bedrijfsvoering voor gemeenten. Het geo domein is landelijk al een bewezen casus om effectief op samen te werken. De specifieke software, kennis en werkprocessen gecombineerd met het alsmaar groeiende

Raadsconsultatie

belang naar actuele en betrouwbare (geo )informatie, maakt dat het samenwerken op geografische werkzaamheden al snel loont. Sinds 2017 hebben de gemeenten Leudal, Nederweert, Roermond en Weert (LNRWpartners) een samenwerkingsverband op gebied van de geo(basis)registraties genaamd ECGeo. Bij ECGeo worden de wettelijke en ambtelijke taken geborgd waarvan de focus op geo-informatie ligt. De uitvoering van de wet Basisregistratie Grootschalige Topografie(BGT) wordt hier sinds 2017 belegd en de uitvoering van de wet Basisregistratie Adressen en Gebouwen(BAG) wordt beoogd per 1-1-24. Werkzaamheden bij ECGeo zijn onder anderen het landmeten, beheren van geo informatie maar ook verstrekken van kaarten, analyses en adviezen ter ondersteuning van gemeentelijke processen. Na een zorgvuldige analyse en afstemming door interne en externe expertise is gebleken dat de bestaande geo samenwerking goed onder te brengen is als diensten pakket van ICT NML waarbij meerwaarde ontstaat aan zowel ICT deelnemers als Geo deelnemers. ECGeo is beoogd om per 1-1-24 als separaat programma in de ICT NML begroting te landen. ECGeo wordt dan een apart team met een eigen teamleider en zal haar diensten in den beginne continueren voor haar vier huidige afnemers. Om dit mogelijk te maken wordt de bestaande gemeenschappelijke regeling modulair gemaakt middels het nu voorliggende ontwerp wijzigingsbesluit.

De huidige taken vallen in module 1 ICT en de nieuwe geo-taken komen in module 2 Geo. Verder zal de gemeente Leudal dienen toe te treden tot de regeling.

Beoogd effect Bestuurlijk zal de samenwerking aansluiten bij de werkwijze van ICT NML waar het bestuurlijk overleg sturing geeft aan de GR middels stemrecht per inwonersaantal. De governance van ICT NML blijft daarmee ongewijzigd. De gemeente Leudal heeft als beoogde nieuwe toetreder het ontwerpbesluit genomen om burgemeester Schmalschläger te benoemen als bestuurslid ICT NML. De gemeenschappelijke regeling ICT NML is gewijzigd op een tweetal onderwerpen, enerzijds wegens de uitbreiding naar een modulaire GR, anderzijds wegens een wijziging van de Wet gemeenschappelijke regelingen, die verplicht tot wijzigingen in alle bestaande regelingen. Hierdoor ontstaat de mogelijkheid voor volksvertegenwoordigers om de eigen controlerende en kader stellende rol bij gemeenschappelijke regelingen te versterken. Dit verzoek tot zienswijze wordt voorgelegd in de gemeenten Nederweert, Roermond, Weert, Venlo, Asten en Someren.

Argumenten

1933086

2

Raadsconsultatie

Met het uitbreiden van de GR ICT NML naar een modulaire regeling ontstaat er een mogelijkheid voor de deelnemende gemeenten om taken robuust en efficiënt te beleggen. ICT NML biedt een stabiele organisatie die in staat is om uitvoering te geven aan toekomstige ontwikkelingen in het Gea domein conform de Wet gemeenschappelijke regelingen. Puntsgewijs zijn de argumenten: Het aanpassen van de gemeenschappelijke regeling ICT NML: ■ Conform de wet de volksvertegenwoordigers van de gemeenten meer inspraak geven in de besturing van gemeenschappelijke regelingen, zoals het vragen van zienswijze aan de gemeenteraad ■ Het opstellen van een modulaire gemeenschappelijke regeling waardoor een breder pallet diensten kunnen worden afgenomen door de deelnemers ■ Een toekomstbestendige GR ICT NML die inspeelt op vragen van diens deelnemers Het modulair aanbieden van dienstverlening: ■ Het bieden van een gunstiger samenwerkingsklimaat in de regio ■ Laagdrempelig toetreden tot andere modules voor deelnemers

Met deze transitie wordt een volgende stap gezet in het professionaliseren en robuuster maken van de (geo )samenwerking in de regio. Dit is noodzakelijk vanwege het steeds groter wordende belang van geo-informatie in de uitvoering van de bedrijfsvoering in het fysieke domein en de reeds benoemde wettelijke taken. Vanwege de zorgvuldige procesgang wordt de tijd genomen om de samenwerking per 1 januari 2024 onder te kunnen brengen bij ICT NML. Nadat de gemeenteraad diens zienswijze heeft gegeven en toestemming heeft verleend en de ondernemingsraad advies heeft gegeven op basis van artikel 25 van de WOR, kan het college het definitieve besluit nemen.

Zienswijzen Overeenkomstig met artikel 1 van de wet Gemeenschappelijke Regelingen en de Gemeenschappelijke Regeling ICT NML ontvangt uw raad de gelegenheid tot het indienen van zienswijze bij wijziging en nieuwe toetreders van de GR.

Bovenstaande argumenten alsmede de wijze waarop de deelnemende gemeenten inspraak hebben gehad op het tot stand komen van de geo module onder ICT NML geven ons college geen aanleiding de raad voor te stellenzienswijzen kenbaar te maken.

Kanttekeningen en Risico's

Het management team van ICT NML krijgt er een programma bij, het risico bestaat dat de ICT taken minder aandacht krijgen dan voorheen. Om dit te voorkomen is met het MT van ICT NML gekeken naar voldoende PIOFACH ondersteuning voor het nieuwe programma,

1933086

3

Raadsconsu ltatie

tevens wordt het MT uitgebreid met de teamleider van ECGeo wat de slagkracht van het huidige MT bevorderd. Een ander risico betreft eventuele hogere kosten voor de gemeenten die geen geo diensten afnemen. Om dit te mitigeren is er zorgvuldig omgegaan met de begroting van ICT NML (inclusief het programma Geo). Overhead kosten zijn strikt gescheiden van het programma ICT en inzet van de huidige directeur en de controller wordt verdeeld over de twee programma's. Dat maakt dat de kosten voor de overhead voor de ICT deelnemers zelfs dalen. Kosten voor opslag van data (terrabytes) die in de geo-wereld omvangrijk zijn, waren al enkele jaren ondergebracht bij ECGeo waardoor dit ook geen nadelig effect heeft voor ICT afnemers. Communicatie en participatie: Het ontwerpbesluit is integraal tot stand gekomen met het Opdrachtgeversoverleg en Bestuurlijk overleg van ICT NML, bijgestaan door de juridisch-, financieel- en privacy adviseurs van de deelnemende ICT NML gemeenten zijnde Nederweert, Roermond, Weert, Venlo Asten en Someren. De deelnemers aan de geo samenwerking hebben een additioneel raadsvoorstel ontvangen waarin de besluitvorming omtrent personele consequenties en overdracht van taken zijn voorzien. Planning: Maart: Maart:

Maart:

Juni: Juli: Juli:

Adviesaanvraag Ondernemingsraden Leudal, Nederweert, Roermond, Weert en ICT NML aangaande artikel 25 wet WOR Zienswijze gemeenteraden Leudal, Nederweert, Roermond en Weert aangaande beleggen uitvoering BAG en BGT taken en transitie naar ICT NML Zienswijze gemeenteraden Nederweert, Roermond, Weert, Venlo, Asten en Someren aangaande wijzigen van de GR ICT NML naar een modulaire GR en toetreding Leudal Toestemming Gemeenteraden Leudal, Nederweert, Roermond, Weert, Venlo, Asten en Someren Formeel besluit colleges ICT NML gemeenten aangaande wijzigen van de GR ICT NML naar een modulaire GR Formeel besluit colleges Leudal, Nederweert, Roermond en Weert aangaande beleggen uitvoering BAG en BGT taken en transitie naar ICT NML

Context Financieel zijn de gevolgen van het uitbreiden van de Gemeenschappelijke Regelingen voor het ICT programma als zeer klein te bestempelen. De begroting van de geo module zal landen in de begroting ICT NML middels een begrotingswijziging medio 2023 na akkoord van de deelnemende gemeenten. Middels deze begrotingswijziging worden ook de positieve effecten voor de ICT afnemende gemeenten doorgevoerd middels de reguliere begrotingswijziging. Deze effecten voor de ICT NML module zijn beperkt. De overhead kosten voor de inzet van directie worden naar

1933086

4

Raadsconsultatie

rato verdeeld over de twee modules. Dat zorgt voor een kosten reductie van €120.000 op het ICT programma. Dit levert voor de ICT deelnemers een structurele besparing op voor de ICT portefeuille. Deze besparing betreft: Venlo€ 49.000, Roermond€ 30.000, Weert€ 20.000, Nederweert €6.000, Asten€ 7.000, Someren€ 8.000. Vervolgprocedure raad Nadat uw raad eventuele zienswijzen heeft ingediend, vervolgt de gebruikelijke procedure. Dit betekent dat het college een voorlopig besluit neemt omtrent de ontwerpregeling en vervolgens toestemming vraagt aan de gemeenteraad voor het wijzigen van de regeling en de toetreding. Het college neemt ten slotte het definitieve besluit tot wijziging van de gemeenschappelijke regeling en de toetreding.

Burgemeester en wethoud de secretaris

van Venlo de burgemeester

Bijlagen

1. 2. 3.

Toelichting bij voorstel tot wijziging GR ICT NML. Ontwerp Tweede wijziging Gemeenschappelijke regeling ICT NML v2. Concept-zienswijze op de wijziging gemeenschappelijke regeling ICT NML

4. 5.

1933086

5