001rv+rb Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Venlo 2023.pdf

qnh_zaaknummerqnh_Berichtnummer

Raadsvoorstel raadsnummer 2023 collegevergadering d.d. raadsvergadering d.d. programma portefeuillehouder

1 6 december 2022 25 januari 2023 Bedrijfsvoering Burgemeester

GEMEENTEBESTUUR ons kenmerk 1912876 team RGBAMO steller drs. H.J.J.M. Smeets doorkiesnummer +31 77 3596490 e-mail hjjmsmeets@venlo.nl datum 29 november 2022 bijlage(n) 1 datum verzonden

Onderwerp Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Venlo 2023

Advies

Wij stellen u voor om de Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Venlo 2005 (hierna: de verordening) uit 2005 in te trekken en een nieuwe Verordening (2023) vast te stellen. Daardoor sluit deze weer aan op de gewijzigde organisatiestructuur en de veranderde wijze van sturing.

Aanleiding

Artikel 213a van de Gemeentewet bepaalt dat het college van B&W periodiek onderzoek doet naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door hem gevoerde bestuur. De raad dient -bij verordening- daartoe regels op te stellen. In Venlo is dat sinds 2005 de Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid. In artikel 213a is verder bepaald dat het college schriftelijk verslag uitbrengt over de resultaten aan de raad, net als aan de rekenkamer(commissie), waarbij aan laatstgenoemde dient te worden aangegeven welke onderzoeken worden ingesteld. Geconstateerd is dat de verordening, na 17 jaar, actualisatie behoeft. Vanwege de ouderdom van de vigerende verordening stellen wij u voor deze niet te wijzigen, maar een nieuwe verordening vast te stellen. Op 24 november 2023 heeft de VNG, mede met het oog op de invoering van de Wet versterking decentrale rekenkamers drie nieuwe modelverordeningen uitgebracht, i.c. verordeningen, ieder afzonderlijk voor de respectievelijke invulling van de artikelen 212, 213 en 213a van de Gemeentewet. De nieuwe verordening is hieraan getoetst.

Beoogd effect

Dit wijzigingsvoorstel beoogt de verordening weer te laten aansluiten bij de veranderde gemeentelijke organisatie en te voorzien in de noodzakelijke voorbereidingstijd om tot een goed onderzoeksplan te komen. Goed uitgevoerd en opgevolgd 213a-onderzoek leidt tot een grotere doeltreffendheid en doelmatigheid. Met andere woorden, een beter resultaat voor onze inwoners en een efficiëntere besteding van gemeenschapsmiddelen.

Argumenten

Onderzoeksafbakening Artikel 2 van de verordening verplicht ons om onderzoek te doen naar de doeltreffendheid van minimaal twee (delen van) programma’s en paragrafen (lid 2) en de doelmatigheid van (onderdelen van) organisatie-eenheden van de gemeente Venlo en de uitvoering van taken door de gemeente

(lid 1). Daarbij zou iedere gemeentelijke organisatie-eenheid en risicovolle gemeentelijke taak minimaal eens in de 8 jaar in zijn geheel aan dergelijke toets moeten worden onderworpen. In de praktijk is er tot 2017 nauwelijks aandacht geschonken aan de opvolging van deze verordening, ook niet door de accountant, de rekenkamercommissie of de gemeenteraad. Er werd uiteraard wel onderzoek gedaan, maar niet altijd op de wijze zoals opgenomen in de verordening. Inmiddels is dit veranderd en ontvangen de gemeenteraad en de rekenkamercommissie jaarlijks het onderzoeksplan en afschriften van de rapportages en van het (door de verordening voorgeschreven) plan van verbetering. Voorafgaand aan de vaststelling van het onderzoeksplan vindt (via uw auditcommissie) afstemming van de onderzoeksonderwerpen plaats met de rekenkamercommissie en de accountant. De verordening is echter aan herziening toe. In de praktijk wordt namelijk strikt genomen enkel uitvoering gegeven aan lid 2 van de verordening (i.c. de toets van de doeltreffendheid van twee delen van programma’s of paragrafen), waarbij eveneens aanvullend de doelmatigheid en de uitvoering wordt onderzocht. Het doel van lid 1 van de verordening (doelmatigheid en uitvoering) wordt dus meegenomen in wijze waarop lid 2 in de praktijk wordt uitgevoerd. Daarnaast is de gemeentelijke organisatie ten opzichte van 2005 ingrijpend veranderd.

Van een klassieke concern-diensten organisatie met een functiegeoriënteerde programma-indeling heeft de organisatie zich anno 2022 getransformeerd naar een platte matrixorganisatie op basis van een opgavegerichte programma-indeling. Programma’s sluiten inhoudelijk aan op de bestuurlijk vastgestelde strategische koers en zijn in aantal met meer dan de helft afgenomen. Het aantal organisatie-eenheden, gemiddeld geringer in omvang, is sterk toegenomen. De inhoudelijke opgave is daarbij meer in het centrum van de aandacht komen te staan. Een strikt onderscheid tussen doelmatigheid en doeltreffendheid zoals de verordening voorschrijft is in de praktijk nauwelijks hanteerbaar omdat uitspraken over doelmatigheid een zekere mate van doeltreffendheid veronderstellen. Immers uitspraken over de relatie tussen de ingezette middelen en het resultaat veronderstellen (een zekere mate van) doeltreffendheid. Beleid(-suitvoering) kan namelijk niet doelmatig zijn indien er geen sprake is van doeltreffendheid. Dit verdient derhalve aanpassing.

Wij stellen u voor om in de nieuwe verordening lid 1 en lid 2 van artikel 2 te integreren, de inhoud daarvan te laten aansluiten bij de tekst van lid 1 van artikel 213a Gemeentewet, lid 1 en daarmee artikel 2 in de nieuwe verordening te wijzigen in: Het college onderzoekt jaarlijks de doeltreffendheid en de doelmatigheid van het door hem gevoerde bestuur waarbij het college jaarlijks de doeltreffendheid van minimaal twee (delen van) programma’s en paragrafen onderzoekt, inclusief de inrichting van de daarbij betrokken organisatie eenheden. Termijn onderzoeksplan Een tweede aandachtspunt is de datum waarop wij u het onderzoeksplan dienen toe te sturen, i.c. 1 oktober. Toesturen voor 1 oktober betekent, rekening houdend met de interne termijnen, dat het concept-plan in de zomermaanden opgesteld zou moeten worden en afgestemd met de rekenkamercommissie en de accountant (via de auditcommissie). In de praktijk is deze datum (dus) nog nooit gehaald. Ten aanzien van dit punt stellen wij u voor dit in de nieuwe verordening te wijzigen naar 1 november.

Kanttekeningen

Niet van toepassing.

Financiën

Er zijn geen kosten verbonden aan dit voorstel. 213a-onderzoeken worden door de organisatie, op een voorstel daartoe van de beleidscontroller, zelf uitgevoerd in opdracht van de concerncontroller.

Communicatie

De rekenkamercommissie dient (door toezending van de verordening) te worden geïnformeerd over dit voorstel.

Vervolgprocedure raad

U ontvangt jaarlijks het onderzoeksplan en de resultaten van de door ons uitgevoerde onderzoeken. Burgemeester en wethouders van Venlo de secretaris

de burgemeester

Twan Beurskens

Antoin Scholten

Bijlagen Nr. 1. 2. 3. 4. 5.

Na Verordening Onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid Venlo 2005 .. .. .. ..

Da .. .. .. .. ..

Raadsbesluit onderwerp raadsnummer 2023 raadsvergadering d.d.

GEMEENTEBESTUUR Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid Venlo 2023 1 25 januari 2023

team RGBAMO steller drs. H.J.J.M. Smeets doorkiesnummer +31 77 3596490 e-mail hjjmsmeets@venlo.nl datum 7 november 2022

De raad van de gemeente Venlo; gelezen het voorstel van het college van 29 november 2022, registratienummer 1912876 gelet op artikel 213a Gemeentewet; besluit: Vast te stellen de volgende “Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Venlo 2023” Intitulé Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Venlo 2023 Gelet op artikel 213a Gemeentewet. Artikel 1 Definities In deze verordening wordt verstaan onder: a. doelmatigheid: het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen; b. doeltreffendheid: de mate waarin de gewenste prestaties en beoogde maatschappelijke effecten van het beleid daadwerkelijk worden behaald. Artikel 2 Onderzoeksfrequentie Het college onderzoekt jaarlijks de doeltreffendheid en de doelmatigheid van het door hem gevoerde bestuur waarbij het college jaarlijks de doeltreffendheid van minimaal twee (delen van) programma’s en paragrafen onderzoekt, inclusief de inrichting van de daarbij betrokken organisatie eenheden. Artikel 3 Onderzoeksplan 1. Het college zendt ieder jaar uiterlijk voor 1 november een onderzoeksplan naar de raad van de in het erop volgende jaar te verrichten interne onderzoeken naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid. 2. In het onderzoeksplan wordt per intern onderzoek globaal aangegeven: a.

het object van onderzoek;

b.

de reikwijdte van het onderzoek;

c.

de onderzoeksmethode;

d.

doorlooptijd van het onderzoek;

e.

de wijze van uitvoering.

3. In het onderzoeksplan wordt aangegeven welke budgetten in de productenraming zijn opgenomen voor de uitvoering van de onderzoeken. Artikel 4 Voortgang onderzoeken Het college rapporteert in de bedrijfsvoeringparagraaf van de begroting en jaarstukken over de voortgang van de onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid en de uitputting van de bijbehorende budgetten. Artikel 5 Rapportage en gevolgtrekking 1. De uitkomsten van een onderzoek worden vastgelegd in een rapportage. Elke rapportage bevat tenminste een analyse van de onderzoeksresultaten en indien nodig aanbevelingen voor verbeteringen. 2. Op basis van de resultaten van ieder onderzoek stelt het college indien nodig een plan van verbetering op. De rapportage en het plan van verbetering worden ter kennisgeving aan de raad aangeboden. Het college neemt op basis van het plan van verbetering organisatorische maatregelen. Artikel 6 Inwerkingtreding Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na publicatie. Op dat tijdstip wordt ingetrokken de Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Venlo 2005, zoals vastgesteld door de gemeenteraad van Venlo op 30 november 2005. Artikel 7 Citeertitel Deze verordening wordt aangehaald als: “Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Venlo 2023”.

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 25 januari 2023 . De griffier

De voorzitter

Geert van Soest

Antoin Scholten