001rv+rb Inkoopbeleid 2021.pdf

1321045

Raadsvoorstel

GEMEENTEBESTUUR

onderwerp

Inkoopbeleid 2021 1 9 februari 2021

team RGINKT

31 maart 2021

e-mail m.glaesmaekers@venlo.nl

10 februari 2021 Programma Bedrijfsvoering

bijlage(n) 2

programma portefeuillehouder

A. Roest

raadsnummer 2021 collegevergadering

registratienummer 1321045 steller GAHM Glaesmaekers doorkiesnummer +31 77 3596556

d.d. raadsvergadering

datum 3 februari 2021

d.d. fatale termijn

datum verzonden

Voorstel om te besluiten Wij stellen uw raad voor het Inkoopbeleid 2021 vast te stellen met ingangsdatum 1 april 2021 en tevens per die datum het Strategisch Inkoopkader 2014 in te trekken.

Burgemeester en wethouders van Venlo de secretaris

de burgemeester

Twan Beurskens

Antoin Scholten

Raadsvoorstel

Samenvatting (Verplicht, maximaal een half A4) Beleid op het gebied van inkoop en aanbesteding draagt bij aan een doelmatige en rechtmatige besteding van publieke middelen. Dit is uitgewerkt in het Strategisch Inkoopkader 2014. Dit kader is op 4 december 2014 vastgesteld door uw raad. In 2016 is de Aanbestedingswet 2012 herzien en in de jaren daarna zijn diverse nieuwe ontwikkelingen geweest die hebben geleid tot dit nieuwe inkoopbeleid. Met voorliggend raadsvoorstel wordt het bestaande inkoopkader geactualiseerd in lijn met bovengenoemde ontwikkelingen. In het voorliggende raadsvoorstel wordt uw raad gevraagd het Inkoopbeleid 2021 vast te stellen met als beoogde ingangsdatum 1 april 2021 en per die datum het huidige Strategisch Inkoopkader 2014 in te trekken. Na vaststelling van het Inkoopbeleid 2021 door uw raad wordt de wijze waarop de in dit inkoopbeleid beschreven rechtmatigheids- en doelmatigheidsdoelstellingen en uitgangspunten praktisch worden uitgevoerd, uiterlijk in het 2e kwartaal van 2021 nader uitgewerkt in een zogenaamd Inkoopprotocol. Voor het meten van de effecten op deze inkoopdoelstellingen worden indicatoren opgesteld.

Bijlagen Nr. 1. 2.

Naam Inkoopbeleid 2021 Strategisch inkoopkader 2014

Datum 25-1-2021 4-12-2014 .. .. ..

2

Raadsvoorstel - onderbouwing

Onderbouwing Algemene toelichting 1.

Wat is kernopgave (Wat is de belangrijkste opdracht voor de gemeenteraad?)

Vaststellen van het Inkoopbeleid 2021 om de gemeente Venlo in staat te stellen om doelmatig, rechtmatig, integer, non-discriminatoir en transparant in te kopen en daarbij te voldoen aan de wettelijke verplichtingen op het gebied van het (Europese) aanbestedingsrecht. Het inkoopbeleid is een instrument om rechtmatig en onder optimale (maatschappelijke) condities producten en diensten te verkrijgen. Het draagt bij aan een verantwoorde besteding van gemeenschapsgeld en legt ook alle ambities, doelstellingen en uitgangspunten vast die de gemeente Venlo hanteert bij de gemeentelijke aanbestedingen en inkopen. Naast een interne werking zorgt dit inkoopbeleid er ook voor dat derden op de hoogte zijn van de doelstellingen, uitgangspunten en procedures van onze gemeentelijke inkopen.

2.

Historische paragraaf (Wat is de geschiedenis van dit dossier?)

Op 4 december 2014 heeft uw raad het Strategisch Inkoopkader 2014 vastgesteld (Raadsnummer 2014, nummer 73). 3.

Relatie met programma

Het Inkoopbeleid 2021 valt onder het Programma Bedrijfsvoering. 4.

Wat is het beoogde maatschappelijke resultaat (Wat wilt u bereiken?)

Het Inkoopbeleid 2021 draagt bij aan een doelmatige en rechtmatige besteding van publieke middelen. 5.

Wat en waarom? (Waarom is dit voorstel nodig?)

Het ‘Strategisch Inkoopkader 2014’ is in 2014 opgesteld en op 4 december van dat jaar vastgesteld op basis van de op dat moment geldende wet- en regelgeving. Gedurende de afgelopen jaren is het speelveld van inkoop aanzienlijk veranderd. Op het gebied van weten regelgeving is de Aanbestedingswet 2012 herzien en bij wet vastgesteld op 22 juni 2016. In dit licht is actualisatie van het Strategisch Inkoopkader 2014 een logische stap is. De belangrijkste aanpassingen/wijzigingen die wij voorstellen ten opzichte van het Strategisch Inkoopkader 2014 zijn in willekeurige volgorde: -

Naamstelling en opmaak van het beleidsdocument De naam ‘Inkoopbeleid’ is een algemeen gebruikte en gangbare term die beter aansluit bij de inkooppraktijk dan ‘Strategisch Inkoopkader 2014’. Dit

3

Raadsvoorstel - onderbouwing

vergemakkelijkt ook de vindbaarheid van dit beleid zowel intern als extern. Verder is dit inkoopbeleid gebaseerd op het in 2019 geactualiseerde VNG model Inkoopen Aanbestedingsbeleid; -

Duidelijke definiëring van doelmatigheid en rechtmatigheid In het Strategisch Inkoopkader 2014 is integriteit als doelstelling geformuleerd. Echter, dit is geen doel op zichzelf maar een randvoorwaarde en een belangrijk ingrediënt van het fundament van inkoop. Bij het onderwerp rechtmatigheid is ook een duidelijke relatie gelegd met interne controle op aanbestedingsrechtmatigheid en de rechtmatigheidsverantwoording;

-

Overzichtelijkheid juridische aspecten Overzichtelijke uiteenzetting van de juridische aspecten met een uitsplitsing naar wet- en regelgeving, algemene beginselen en uniforme voorwaarden;

-

Gebruik van meer landelijke modellen op het gebied van algemene voorwaarden Onderdeel van het flankerend beleid van de Aanbestedingswet 2012 is de Gids Proportionaliteit. Bij aanbesteden moet het beginsel van proportionaliteit in acht nemen. Het proportionaliteitsbeginsel houdt in dat de keuzes die worden gemaakt en de eisen en voorwaarden die wij stellen bij een aanbesteding, in redelijke verhouding dienen te staan tot de aard en omvang van de aan te besteden opdracht. De Gids Proportionaliteit bevat ook bepalingen over het gebruik van algemene voorwaarden. Daarnaast is het gebruik van de vigerende landelijke modellen een efficiënte manier om permanent te beschikken over actuele sets van inkoopvoorwaarden. Ook passen de nieuwe modellen beter bij de eigen wensen van de gemeente over o.a. IT-opdrachten zoals op het gebied van kwaliteits- en beveiligingseisen bij ITinfrastructuur, maar ook privacy aspecten (AVG);

-

5 inkoopprincipes bij duurzaamheid Voor het bereiken van de Venlose en nationale doelstellingen op het gebied van circulariteit, klimaatadaptatie, energietransitie en daarmee dus ook de gezondheid van onze leefomgeving is een doorvertaling gemaakt naar vijf inkoopprincipes. Dit sluit goed aan bij onze huidige praktijk én bij de uitgangspunten van het Manifest Maatschappelijk Verantwoord Inkopen die Venlo heeft ondertekend. Daarnaast geeft dit ook ruimte voor toepassing van innovatie op dit vlak;

-

Wijziging van drempelbedragen De nationale aanbestedingsprocedure bij overheidsopdrachten van leveringen en diensten is geschrapt. Deze aanbestedingsprocedure wordt in Nederland in de aanbestedingspraktijk nauwelijks toegepast. Tevens is deze nationale procedure vergelijkbaar met een Europese aanbestedingsprocedure. Verder stellen wij voor de ondergrens van het drempelbedrag voor onderhandse aanbestedingen van werken op te hogen naar € 150.000 (was € 50.000). Dit sluit beter aan bij de aanbestedingspraktijk en de in de Gids Proportionaliteit gehanteerde drempelbedragen. Hiermee worden ook onnodige transactiekosten voorkomen die disproportioneel zijn ten opzichte van de opdrachtwaarde;

-

Samenwerkingsverbanden Specifiek voor de inkoop van diensten op het gebied van de domeinen WMO, Jeugd en Participatie in het sociaal domein (ondergebracht in het project Sturing en

4

Raadsvoorstel - onderbouwing

Inkoop) is de Modulaire Gemeenschappelijke Regeling Sociaal Domein LimburgNoord (kortweg MGR) opgericht. De in deze regeling ondergebrachte diensten worden ingekocht en beheert conform het geldende Inkoop- en contractmanagementbeleid van de MGR. Het inkoop- en contractmanagementbeleid van de MGR is in de conceptfase ter toetsing voorgelegd aan de teamleider Inkoop zoals het inkoopbeleid 2021 van de gemeente Venlo ook vooraf is getoetst door de MGR. Hierdoor is grote mate van overeenstemming tussen beide beleidsdocumenten. Het enige wezenlijke verschil is het verschil in hoogte van de drempel voor enkelvoudig onderhands aanbesteden bij SAS-diensten, te weten € 500.000 bij de MGR versus €214.000 bij Venlo. De reden wordt bij het onderdeel ‘Sociale en andere specifieke diensten’ nader toegelicht; -

Sociale en andere specifieke diensten (kortweg: SAS) meervoudig onderhands aanbesteden vanaf de Europese aanbestedingsgrens voor reguliere diensten Onder de wettelijke drempelbedragen voor een Europese aanbestedingsprocedure stelt de raad in het inkoopbeleid 2021 grensbedragen vast die bepalend zijn voor de toe te passen aanbestedingsprocedures. Tot dusver betekende dit voor sociale en andere specifieke diensten dat tot een bedrag van € 750.000 exclusief btw één offerte opgevraagd kon worden. Dit drempelbedrag ligt beduidend hoger dan het Europese drempelbedrag (€ 214.000 exclusief btw) van reguliere diensten. De gedachte van de wetgever hierachter is dat vanwege de aard van deze SASdiensten een beperkte grensoverschrijdende dimensie aan de orde is. Daarbij verschilt de invulling van deze SAS-diensten per lidstaat en is afhankelijk van ‘culturele tradities’. Op basis van een groeiend aanbod aan dienstverleners is echter ook op landelijke en zelfs regionale schaal steeds meer sprake van een groeiende concurrentiestelling. In het inkoopbeleid 2021 stellen wij voor bij opdrachten voor SAS-diensten vanaf de drempel voor Europees aanbesteden van reguliere diensten (op dit moment € 214.000,- excl. btw) de meervoudig onderhandse aanbestedingsprocedure toe te passen. Dit bevordert daar waar mogelijk de concurrentiestelling en daarmee ook de kansen voor (lokale) marktpartijen;

-

Organisatie van inkoop De uitvoering van de aan dit inkoopbeleid verbonden inkoopactiviteiten vindt plaats volgens het vigerende organisatiebesluit. Nieuw is de aandacht voor monitoring van dit inkoopbeleid, het meten van de effecten en de tweejaarlijkse evaluatie.

Het Inkoopbeleid 2021 geeft (potentiële) opdrachtnemers ook inzicht hoe de gemeente Venlo inkoop ziet, wat zij daarbij belangrijk vindt en hoe zij te werk gaat. Daarom wordt dit inkoopbeleid, naast publicatie op onze internetpagina ook gepubliceerd op www.overheid.nl. 6.

Afweging / argumentatie (Welke politieke keuzevraagstukken dienen zich aan? Zijn er reële alternatieven? Welke belangenafweging moet daarbij door de raad worden gemaakt?)

Ondanks dat het huidige Strategisch Inkoopkader 2014 op onderdelen ingehaald is, wordt al gewerkt in de geest van de gewijzigde Aanbestedingswet 2012 en de huidige inkooppraktijk. Desondanks is het van belang dat het inkoopbeleid van de gemeente Venlo een weergave is van de actuele aanbestedingsrechtelijke wet- en regelgeving en organisatorische ontwikkelingen. Middels het Inkoopbeleid 2021 wordt formalisering van

5

Raadsvoorstel - onderbouwing

de beschreven wijzigingen doorgevoerd. Dit draagt ook bij aan een verdere professionele uitstraling van de gemeente Venlo als opdrachtgever. 7.

Welke externe partners en adviesraden zijn erbij betrokken?

Er zijn geen externe partners betrokken geweest bij de totstandkoming van het Inkoopbeleid 2021. Zoals in punt 5 toegelicht is de gewijzigde wetgeving de aanleiding voor actualisering. Binnen de mogelijkheden is in dit inkoopbeleid wederom ruimte gecreëerd voor stimulering van lokaal midden en kleinbedrijf. De wijze waarop hier invulling aan wordt gegeven, wordt nader uitgewerkt in het inkoopprotocol. Bij het opstellen hiervan zal worden bekeken op welke wijze het lokale midden en kleinbedrijf wordt betrokken en op welke wijze communicatie van en naar het lokale midden en kleinbedrijf kan plaatsvinden. De wethouder Economie, Arbeidsmarkt en Hoger Onderwijs kan hierin richting ondernemers een rol vervullen als sponsor en aanjager. Dit inkoopbeleid is gebaseerd op het in 2019 geactualiseerde VNG model Inkoop- en Aanbestedingsbeleid. 8.

Financiële paragraaf

Het vaststellen en implementeren van het Inkoopbeleid 2021 heeft op zichzelf geen financiële consequenties.

9.

Risicoparagraaf (welke risico’s spelen een rol bij de besluitvorming?)

Wel of geen risico

Wel of niet

Juridische aspecten en wettelijk kader

Niet

Financiële risico’s en aspecten

Niet

Inhuur externen / derden

Niet

Economische risico’s

Niet

Maatschappelijke risico’s

Niet

Exploitatie, realisatie, ontwikkeling, beheer, bouw- en planschade

Niet

Afbreukrisico’s en mogelijke contractschade (in relatie tot externe partners)

Niet

Overige strategische risico’s

Niet

Toelichting (Benoem de relevante, strategische risico’s) Juridische aspecten en wettelijk kader Het Inkoopbeleid 2021 voldoet aan alle wettelijke inkoopkaders. Indien sprake is van inhuur externen / derden (Benoem de relevante kosten(begroting) en eventuele risico’s)

Niet van toepassing

6

Raadsvoorstel - onderbouwing

10. Vervolgprocedure voor de raad De monitoring van de effecten van het inkoopbeleid en toetsing op de naleving van het Inkoopbeleid 2021 vindt plaats via de geldende momenten en documenten binnen de P&C-cyclus.

7

Raadsbesluit

GEMEENTEBESTUUR

onderwerp

team RGTVTL

raadsnummer 2021 raadsvergadering

Inkoopbeleid 2021 1 31 maart 2021

d.d.

steller GAHM Glaesmaekers doorkiesnummer +31 77 3596556 e-mail m.glaesmaekers@venlo.nl datum 31 maart 2021

De raad van de gemeente Venlo; gelezen het voorstel van het college van 9 februari 2021, registratienummer 1321045; gelet op artikel 149 van de Gemeentewet of op artikel ; gezien het advies van ; overwegende dat ; besluit(en): 1. Inkoopbeleid 2021 met ingangsdatum 1 april 2021 2. Intrekken Strategisch Inkoopkader 2014 per 1 april 2021

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 31 maart 2021. De griffier

De voorzitter

Geert van Soest

Antoin Scholten